Распорядительные документы. Наиболее важные вопросы излагаются, рассматриваются и решаются в таких

Наиболее важные вопросы излагаются, рассматриваются и решаются в таких распорядительных документах, как постановление, приказ, распоряжение, указание, решение.

Распорядительные документы издают в следующих случаях:

1. При решении организационных вопросов:

- создание;

- реорганизация;

- ликвидация организации или структурного подразделения;

- утверждение структуры организации;

- определение прав и обязанностей должностных лиц;

- подведение итогов деятельности организации.

2. В части планирования:

- определение порядка и сроков составления планов;

- утверждение перспективных и новых планов;

- изменение показателей и заданий;

- подведение итогов выполнения планов.

3. В производственной сфере:

- проведение мероприятий по внедрению изобретений, новых технологий, стандартов;

- выпуск новой продукции (оказание новых видов услуг и т. п.).

4. В области строительства:

- определение объема и целевого назначения капитальных вложений;

- утверждение технико-экономических нормативов и показателей;

- утверждение цен, прейскурантов, нормативов работ;

- приемка в эксплуатацию новых или реконструированных объектов.

5. В сфере материально-технического снабжения и сбыта:

- распределение материальных ресурсов;

- распределение фондов на сырье, топливо, оборудование и т. п.

6. В сфере финансов и кредита:

- повышение рентабельности;

- эффективное использование основных фондов, оборотных средств и банковских кредитов;

- утверждение отчетов и балансов по вопорсам выполнения финансовых, кредитных и прочих планов.

7. При решении вопросов труда и заработной платы:

- определение должностных окладов и ставок;

- поощрение и наказание и т. п.

На практике существуют и другие основания для издания распорядительных документов.

Все расорядительные документы составляются с учетом законодательства и не должны содержать положений, противоречащих таковому.

Приказ. Приказ — это основной распорядительных документ, издаваемый руководителем организации в целях решения основных и оперативных задач управления.

Приказами оформляются: порядок деятельности предприятия; решения и поручения по организации работы и т. п.

Распорядительная деятельность организациидокументируется, как правило, приказами генерального директора. Приказ по основной деятельности является нормативным документом, который отражает управленческие решения по вопросам структуры организации, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, внешнеэкономической деятельности, реализации продукции, оказания услуг и т. п.

Проекты приказов подготавливаются специалистами и согласовуются с ведущими сотрудниками организации (финансовым директором, главным бухгалтером, юристом) и подписываются генеральным директором. Подписанный приказ регистрируется.

Приказ вступает в силу с момента его подписания или с момента указанного в самом документе.

Приказ печатается на общем или специальном бланке и имеет следующие реквизиты:

- наименование организации;

- наименование вида документа;

- дату;

- номер;

- заголовок к тексту;

- текст;

- подпись;

- визы;

- место составления — указывают в том случае, если на бланке нет почтового адреса.

Приказы по основной деятельности оформляются на бланке организации.

Бланки, на которых печатают приказ, могут быть с продольным и угловым расположением реквизитов.

Дата оформляется цифоровым или словесно-цифровым способом: 15.06.2001 или 15 июня 2001 г. Номер обычно порядковый.

Заголовок должен кратко отражать содержание текста приказа. Если он содержит более 28 печатных знаков, то лучше разделить его на строки. Точка в конце заголовка не ставится. Например: Об изменении штатного расписания в связи с реорганизацией предприятия.

Заголовок к тексту приказа, оформленного на бланке с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Текст приказа строится из констатирующей и распорядительной частей: в констатирующей части указываются причины издания приказа, ссылки на документы, послужившие основанием для подготовки приказа.

Констптирующая часть может начинаться словами:

- В целях...

- В связи...

- В соответствии...

- Во исполнение...

Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части фиксируют название этого документа, его номер и дату.

В распорядительной части содержатся предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за выполнение, и сроки исполнения.

Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами на отдельной строке. После слова «ПРИКАЗЫВАЮ» стивится двоеточие.

Распорядительная часть может разделяться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Каждый пункт распорядительной части должен начинаться с укзания конкретного действия, выраженного глаголами в неопределенной форме.

Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или коенкретные должностные лица.

Последний пункт распорядительной части, как правило, содержит сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет, дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его номера и даты, а также заголовка. Текст пункта должен должен начинаться словами: «Признать утратившим силу...».

Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе ссылки, который соствляется вместе с проектом приказа.

После этого в пункте указываются исполнители (должностные лица или функциональные подразделения) и срок исполнения. В последнем пункте приказа указывается лицо, ответственное за выполнение приказа в целом.

Отдельные задания могут быть оформлены в виде приложений, на которые ссылаются соответствующие пункты приказа.

Визы включают в себя должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату.

Приказы подписывает руководитель организации, в его отсутствие — лицо, его замещающее.

За правильное оформление приказов отвечает служба документационного обеспечения предприятия или секретарь. (Составить ПРИКАЗ (командировка)).

Указание — документ, носящий информационно-методический характер, связанный

с организацией исполнения приказов, инструкций на предприятиях и в орагнизациях.

Их подписывают первый заместитель руководителя, главный инженер и их заместители.

Указание оформляется на общих бланках формата А4. Состав реквизитов такой же, как у приказа.

Текст указания состоит из двух частей: констатирующе и распорядительной.

Констатирующая часть начинается словами: «В целях...», «Во исполнение...».

Распорядительная часть указания строится так же, как и в приказе.

Распорядительная и констатирующая части текста отделяются словами: «Предлагаю», «Обязываю», «Считаю необходимым», которые оформляются от левого поля прописными буквами.

Распоряжение — правовой акт управления государственного органа, имеет обязательную силу для граждан и организаций, которым оно адресовано. Эту форму употребляют предприятия, организации, министерства, администрации городов, районов.

Распоряжения издаются в министерствах, администрациях для решения вопросов, не требующих коллегиального обсуждения.

Подготовка распоряжений в подобных случаях организуетсяпо поручению главы администрации или во исполнение указаний вышестоящих организаций.

Распоряжения, принимаемые во исполнение документов вышестоящих органов, должны содержать ссылку на их номер и дату и полное наменование.

Распоряжение на предприятии (в организации) — документ, направленный на решение оперативных вопросов управления. Подписывают его заместители, руководители структурных подразделений. Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга лиц и структурных подразделений.

Такой документ издается на предприятиях, в организациях, учреждениях.

Распоряжение оформляется аналогично указанию. Текст распоряжения делится на пункты и подпункты. Каждый пункт начинается с указания предприсываемого действия, выраженного глаголом неопределенной формы (обязать, указать, утвердить), затем указывается исполнитель. В последенем пункте указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением распоряжения.

Проекты распоряжений печатаются в 2-х экземплярах и визируются всеми заинтересованными лицами. Состав их определяет лицо, ответственное за подготовку распоряжения.

Согласование может быть оформлено на отдельном листе.

Решение — распорядительный документ коллегиального органа управления, принимается в целях разрешения наиболее важных вопросов. Издается министерствами, научными советами, различными комитетами.

Решения печатаются на общих или специальных бланках формата А4.

Состав реквизитов:

- название коллегиального органа;

- наименование документа;

- дата;

- номер;

- место издания;

- заголовок к тексту;

- текст;

- подписи;

- визы.

Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной части. В констатирующей указывают причины издания решения и цели, которые могут быть достигнуты при его выполнении. Если решение издается на основании документа вышестоящего органа, то в констатирующей части указывают номер документа, его дату и заголовок к тексту.

Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом РЕШИЛ, иногда указывают наименование коллегиального органа.

При необхлдимости распорядительную часть можно разделить на пункты и подпункты. Каждый пункт должен начинаться с указания исполнителя (в качестве исполнителя могут быть учреждения, структурные подразделения, должностные лица). После исполнителя указывается предписываемое действие.

В последнем пункте распорядительной части указывают лицо, на которое возложен контроль за исполнением документа.

Выписка из приказа (протокола) — копия части документа. Она представляет собой ту часть текста, которая нужна для работы.

Выписка из приказа содержит те же реквизиты, что и приказ.

При составлении выписки из приказа переписываются:

- наименование организации;

- в наименовании вида документа вместо слова ПРИКАЗ пишется ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА;

- дата;

- номер приказа;

- место составления;

- заголовок к тексту;

- текст (констатирующая часть, а из распорядительной только то, что необходимо для практической работы);

- подпись.

Секретарем делается отметка о заверении копии, состоящей из следующих элементов: слово «Верно», наименование должности лица, заверяющего выписку из приказа, личная подпись должностного лица, расшифровка подписи, дата заверения выписки.

Торгово-закупочное предприятие «Колхида»

УКАЗАНИЕ

«__» _______ г. №

г. _______________

О графике отпусков на 2011 год

Для составления графика отпусков на 2011 год

ПРЕДЛАГАЮ:

Руководителям всех структурных подразделений представить в отдел кадров списки сотрудников с указаниемпредполагаемого срока очередного трудового отпуска в текцщемгоду. Срок представления списков — до 20.12.2010 г.

Отделу кадров составить график отпусков работников предприятия на 2011 год и представить его на утверждение в дирекцию предприятия.

Ответственный — специалист по кадрам Иванова В.П.

Срок представления графика 30.12.2010 г.

Директор предприятия Л.П.Шувалова

Дата добавления: 2015-08-13