Шаг 2. Регламентация бизнес-процессов

Шаг 1. Выделение бизнес-процессов

Выделять и описывать бизнес-процессы в такой цепочке (рис.2) логичнее всего будет, привязывая бизнес-процессы к существующим структурным подразделениям (рис.3). Структурные подразделения имеют руководителей, у руководителей есть ресурсы. Существующие подразделения создавались по функциональному принципу - выполнения какой-либо функции, создания законченного продукта или полуфабриката. Деятельность подразделений, пусть формальным образом, но задокументирована. Существуют положения о подразделениях и должностные инструкции. Распределение функциональных обязанностей в первом приближении существует. Таким образом, выделение бизнес-процессов будет производиться не на пустом месте, а в рамках уже существующей системы управления организацией.

Шаг 2. Регламентация бизнес-процессов

После выделения процессов начинается этап их описания и регламентирования. Управлять можно только четко определенными объектами с зафиксированными взаимосвязями. Формулировки, взаимосвязи и порядок работы и управления должны быть зафиксированы в документах. Наличие бумажных копий документов не обязательно. Документ - это информация, закрепленная на материальном носителе. Носитель может быть любым: бумажным, электронным, пластиковым и пр. Главная его задача - сохранение информации в удобном для пользователя виде.

Создается документация по бизнес-процессам в рамках ведения процесса оптимизации бизнес-процессов. Определяется и согласовывается взаимодействие между бизнес-процессами (рис. 4). Строится система управления и описания бизнес-процессов и компании в целом. Для этого определяется, какая информация должна поступать руководству, и регламентируется порядок принятия решений руководителями. Создается проект системы управления бизнес-процессами.

При регламентировании и оптимизации бизнес-процессов очень часто выявляется необходимость организационных изменений в компании. Процессы меняют размеры, иногда меняют владельцев и способы взаимодействия.

На втором шаге производится пересмотр и согласование взаимодействий между подразделениями. Составленные ранее формальные документы должны получить новое, реальное наполнение. Документация должна стать полезной для руководителей и сотрудников. По опыту работы в организациях этот шаг является наиболее болезненным для руководителей. Возникает несколько типовых управленческих проблем:

o руководителям "анархического склада" не хочется заниматься "лишней бюрократией" - "мы без этого жили раньше, проживем и дальше" или "у нас нет времени этим заниматься, мы должны делать деньги";

o документирование взаимоотношений между бизнес-процессами в рамках оптимизации бизнес-процессов приводит к "перетягиванию одеяла (ресурсов)" друг у друга или к "перекладыванию ответственности" друг на друга и, как следствие этого, к конфликтам;

o наступает понимание того, что ежедневная "текучка" постепенно привела в полную негодность существующие инструкции и положения, для того чтобы сделать их работоспособными, требуется очень много сил и времени.

Дата добавления: 2015-08-03