Как оформить выдачу средств на хозяйственные нужды

С изменениями от августа 2013 г. Подотчетные лица

Подотчетные лица - работники вашей организации (в том числе и совместители), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании.

Для получения подотчетных сумм работник каждый раз должен писать заявление. Руководитель компании в заявлении укажет размер и сроки выдачи подотчетных средств.

Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет (с приложением документов, подтверждающих расходы).

Организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам:

- на хозяйственные нужды;

- на командировочные расходы;

- на оплату представительских расходов.

Расходы на хозяйственные нужды

Под расходами на хозяйственные нужды обычно понимаются затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.

Как оформить выдачу средств на хозяйственные нужды

Выдавая деньги под отчет, помните, что нельзя выдавать подотчетные средства работнику, который не отчитался по ранее выданным суммам (п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операции, утв. Банком России от 12 октября 2011 г. N 373-П).

Обратите внимание: с 1 января 2012 года действует новый порядок выдачи подотчетных сумм. Теперь для того, чтобы получить подотчетные средства, работник каждый раз должен писать заявление. Руководитель компании на этом заявлении должен написать суммы, сроки выдачи подотчетных средств и поставить свою подпись и дату. Издавать приказ с перечнем подотчетных лиц больше не нужно.

Заявление, например, можно выглядеть так:

Выдать А.Н. Иванову 2 000 рублей сроком для отчета не позднее трех рабочих дней 11 января 2013 год Генеральный директор Петров Генеральному директору ЗАО "Актив" С.С. Петрову от менеджера отдела снабжения А.Н. Иванова   Заявление   Прошу выдать денежные средства на покупку картриджа для принтера.
11 января 2013 г.	Иванов	/А.Н. Иванов/

Каких-либо ограничений на суммы, выдаваемые работникам под отчет, законодательство не устанавливает.

Однако, оплачивая расходы, подотчетное лицо действует от имени организации. Следовательно, работник, получивший деньги под отчет, должен соблюдать предельный размер расчетов наличными (100 000 рублей. по одному договору с одной фирмой или предпринимателем). Это установлено указанием Центрального банка РФ от 20 июня 2007 года N 1843-У.

Если работник нарушит установленный лимит расчетов, ваша фирма может быть оштрафована.

Сумма штрафа - от 40 000 до 50 000 рублей. Штраф налагается только на ту фирму, которая расплатилась наличными (то есть на покупателя). За это же нарушение на руководителя фирмы может быть наложен административный штраф от 4000 до 5000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).

Дата добавления: 2015-08-03