Как отразить в учете расходы на хозяйственные нужды

Выдачу наличных денег подотчетным лицам из кассы оформите расходным кассовым ордером. В расходном кассовом ордере укажите цель выдачи денежных средств (например, на покупку канцтоваров).

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Если вы выдали работнику из кассы деньги под отчет, сделайте проводку:

Дебет 71 Кредит 50-1

- выданы работнику денежные средства под отчет из кассы.

Работник, получивший денежные средства под отчет, должен за них отчитаться. Для этого ему необходимо представить в бухгалтерию авансовый отчет по форме N АО-1 (с приложением документов, подтверждающих расходы), а неизрасходованные средства вернуть в кассу организации (суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, могут быть возмещены работнику).

Если произведенные расходы носят производственный характер, то затраты отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счетов учета затрат или ценностей, купленных подотчетным лицом.

При покупке подотчетными лицами того или иного имущества сделайте проводку:

Дебет 08 (07, 10, 41) Кредит 71

- оприходовано имущество, приобретенное подотчетным лицом.

При покупке ценностей в розничной торговле работник должен представить в бухгалтерию товарный чек или накладную и чек контрольно-кассовой машины.

Если расходы подотчетного лица связаны с нуждами основного (вспомогательного или обслуживающего) производства, то затраты отразите проводкой:

Дебет 20 (23, 29) Кредит 71

- списаны расходы подотчетного лица, необходимые для нужд основного (вспомогательного, обслуживающего) производства.

Если денежные средства выдаются для осуществления расходов, связанных с управленческой деятельностью, то сделайте проводку:

Дебет 25 (26) Кредит 71

- оплачены подотчетными лицами общепроизводственные (общехозяйственные) расходы.

Если денежные средства выдаются для осуществления расходов, связанных с продажей готовой продукции или товаров, сделайте запись:

Дебет 44 Кредит 71

- затраты подотчетных лиц, связанные с продажей готовой продукции (товаров), учтены в расходах на продажу.

Если подотчетное лицо оплатило расходы непроизводственного характера (например, расходы на осуществление спортивных мероприятий, отдыха, развлечений и т.п.), сделайте в учете запись:

Дебет 91-2 Кредит 71

- затраты подотчетного лица непроизводственного характера учтены в составе прочих расходов.

Такая же проводка делается, если расходы подотчетного лица связаны с получением организацией прочих доходов (например, работник оплатил ремонт основных средств, предоставленных организацией в аренду).

Сумму НДС по расходам или имуществу, оплаченному подотчетным лицом, спишите проводками:

Дебет 19 Кредит 71 - учтена сумма НДС по расходам подотчетных лиц;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19 - произведен налоговый вычет.

Обратите внимание: налоговый вычет по НДС предоставляют только при наличии счета-фактуры поставщика товаров (работ, услуг).

Сумму НДС по расходам непроизводственного характера из бюджета не возмещают. Такую сумму списывают проводкой:

Дебет 91-2 Кредит 19 - списан НДС по расходам непроизводственного характера.

Если работник израсходовал сумму большую, чем ему выдано из кассы, то эту сумму ему необходимо возместить.

Такую операцию отразите записью:

Дебет 71 Кредит 50-1 - возмещены работнику затраты, превышающие сумму денежных средств, выданных из кассы.

Если работник возвращает неизрасходованные суммы в кассу организации, сделайте в учете запись: Дебет 50-1 Кредит 71

- оприходованы денежные средства, не израсходованные работником и возвращенные в кассу организации.

Если работник не представил отчет о расходовании денежных средств и не вернул в установленные сроки средства в кассу организации, сделайте в учете запись:

Дебет 94 Кредит 71

- отражена сумма невозвращенных денежных средств.

В дальнейшем сумма невозвращенных денежных средств может быть удержана из заработной платы работника:

Дебет 73 Кредит 94

- отражена задолженность работника в сумме невозвращенного аванса.

Дебет 70 Кредит 73

- удержана сумма невозвращенных денежных средств из зарплаты работника.

Если долг подотчетного лица будет списан за счет средств организации, эту сумму придется включить в доход работника, облагаемый налогом на доходы физических лиц (ст. 209 НК РФ).

Это значит, что с работника придется удержать налог на доходы физических лиц, а на сумму списанного долга начислить страховые взносы и взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Взносы необходимо начислить, так как доход получен сотрудником в рамках трудовых отношений.

Дата добавления: 2015-08-03