Как оформить представительские расходы

Для контроля за затратами по приему делегаций рекомендуется установить предельные размеры (нормативы) отдельных видов представительских расходов. Нормативы и перечень лиц, ответственных за использование средств, утверждаются приказом руководителя.

Приказ, например, может быть оформлен так:

┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ ЗАО "Актив" │

│ Приказ │

│от 3 января 2013 года N 6/ПР│

│ │

│ О представительских расходах │

│ │

│ Приказываю: │

│ 1. Установить на 2013 год следующие нормы расходования средств на│

│представительские расходы: │

│┌──────────────────────────────────────────────┬──────────────────────┐│

││ Вид представительских расходов │ Расходы на одного ││

││ │ человека ││

│├──────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤│

││Затраты, связанные с проведением официального│ до 300 руб. в день ││

││приема (завтрака, обеда или другого│ ││

││аналогичного мероприятия) │ ││

│├──────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤│

││Транспортное обеспечение участников│ до 600 руб. в день ││

││официального приема │ ││

│├──────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤│

││Буфетное обслуживание во время переговоров │ до 125 руб. в день ││

│├──────────────────────────────────────────────┼──────────────────────┤│

││Оплата услуг переводчиков, не состоящих в│ ││

││штате организации: │ ││

││- для руководителя делегации │ до 250 руб. в день ││

││ │ ││

││- для членов делегации из расчета 1 переводчик│ до 200 руб. в день ││

││на 5 человек │ ││

│└──────────────────────────────────────────────┴──────────────────────┘│

│ 2. Назначить ответственным за расходование средств на │

│представительские расходы, правильное и своевременное оформление│

│связанных с ними документов исполнительного директора С.С. Петрова. │

│ 3. Представлять отчет о приеме каждой делегации в течение 3 рабочих│

│дней после окончания приема. │

│ │

│Генеральный директор │

│ЗАО "Актив" Иванов /А.Н. Иванов/│

└───────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

После каждого приема делегации лицу, ответственному за оформление представительских расходов, следует составить отчет. В отчете указываются дата и место проведения приема, его программа, приглашенные лица, представители организации, участвовавшие в приеме, и величина представительских расходов.

Отчет о приеме делегации может быть оформлен следующим образом:

┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Утверждено│

│ генеральным директором│

│ ЗАО "Актив" А.Н. Ивановым│

│ 22 марта 2013 года│

│ Отчет │

│ о приеме делегации ООО "Пассив", │

│ проведенном с 18 по 19 марта 2013 года │

│ │

│ Участники приема: │

│ от ЗАО "Актив": от ООО "Пассив": │

│ А.Н. Иванов Б.Н. Кузнецов │

│ С.И. Петров Ф.М. Смирнов │

│ О.А. Зайцев Т.В. Баранова │

│ │

│ Тема переговоров: │

│ Организация совместного производства и реализации│

│деревообрабатывающих станков │

│ │

│ Программа приема: │

│ 18 марта 2013 года │

│ 9.00-12.00 Переговоры │

│ 12.00-13.00 Обед │

│ 13.00-17.00 Ознакомление делегации с процессом│

│ производства станков │

│ 19 марта 2013 года │

│ 10.00-14.00 Переговоры │

│ 14.00-15.30 Обед и заключительный прием по поводу│

│ состоявшихся деловых переговоров │

└───────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

После окончания приема работник, ответственный за расходование средств на представительские расходы, должен составить авансовый отчет по форме N АО-1.

К авансовому отчету прилагаются все первичные документы, подтверждающие расходы по приему делегации (чеки ККМ, товарные чеки, закупочные акты и т.д.).

Дата добавления: 2015-08-03