Лабораторная работа № 1 Знакомство с Microsoft Project 2003. Организация проекта

Цель работы:

• понять различные компоненты, составляющие MS Project 2003;

• знать меню MS Project и их команды, набор панелей инструментов;

• уметь работать с отображениями на экране;

• изучить диалоговые окна установок параметров MS Project по умолчанию и уметь устанавливать их для часто используемых полей (например, данных, графиков, представлений).

Теоретический материал

Проект – это деятельность, которая направлена на достижение определенных целей, требует согласованного выполнения взаимосвязанных действий и ограниченную протяженность во времени. В нашей терминологии проект и работа — синонимы. Первый закон руководства проектом гласит:

В любом проекте разработки продукта или системы существует функция следующих четырех переменных: 1) функциональность [выходного продукта]; 2) дата сдачи [продукта]; 3) объем работ (или стоимость); 4) качество. Функция (функциональность, дата сдачи, объем работ, качество) = Константа.

При изменении любой из этих переменных соответствующим образом изменяются все остальные.

Руководитель проекта сам отвечает за подготовку или контроль за подготовкой плана в MS Project и понимает все элементы этого плана для того, чтобы вносить изменения, обеспечивающие продвижение проекта. MS Project представляет собой мощное расчетное средство и должен использоваться для облегчения управления проектом. MS Project не управляет проектом за вас. Применение MS Project позволяет обеспечить больший контроль над проектом и усилит ваши возможности по отслеживанию состояния проекта.

Как и другие продукты Microsoft, MS Project 2003 имеет множество вариантов выполнения одной и той же задачи. Любые операции в MS Project можно сделать как минимум двумя способами, а иногда шестью или семью. В данных лабораторных работах будем использовать ряд различных путей и в собственных проектах можно выбирать, какой из них лучше подходит.

Окно MS Project содержит ряд различных областей:

Строка меню. Это стандартное меню приложения Windows. Оно обеспечивает доступ ко всем основным функциональным возможностям. Меню имеет тот же самый формат, что и другие офисные программы пакета Microsoft Office.

Панель инструментов «Стандартная» (Standard). Это просто ускоренный путь доступа к часто используемым командам меню. Первые десять кнопок, или значков, идентичны для всех офисных программ. Доступна также функция Подсказки (Tooltips), которая кратко описывает функцию каждой кнопки. Для ее активации достаточно навести курсор мыши на нужный значок.

Панель инструментов «Форматирование» (Formatting). Эта панель содержит дополнительные значки, помогающие структурировать ваш проект и форматировать текст. Количество и содержание панелей инструментов можно изменять.

Панель ввода. Позволяет редактировать вводимые данные.

Строка состояния. Эта строка отображается в самом низу экрана.

Параметры отображения. Вы можете контролировать вывод на экран панелей инструментов, панели ввода и строки состояния. Это проделывается посредством команд Options (Параметры) или Customize (Настройка) в меню Tools (Сервис).

В командном меню сосредоточены все функциональные возможности программы MS Project 2003. Меню и панели инструментов можно изменять для отображения б о льшего или м е ньшего объема информации. Содержание некоторых команд из меню может изменяться в зависимости от контекста, в котором к ним обращаются. Можно также изменять размещение меню на экране, а также количество и значение команд в каждом из них. Если значок или рисунок находится рядом с командой в меню, это означает, что на некоторой панели инструментов также есть этот значок (на кнопке), и что такие кнопки представляют собой ускоренный метод вызова той же самой команды. Назначение пунктов командного Microsoft Project 2003 меню представлено в таблице 1.

Задание

1. Определите название вашего проекта.

2. Определите цель вашего проекта.

3. Определите руководителя проекта.

4. Перечислите факторы успеха.

5. Изобразите структуру окна программы Microsoft Project 2003 и назовите его элементы.

6. Выясните, как называется каждая панель инструментов и какие компоненты представлены на ней.

7. Продемонстрируйте каждое из меню в MS Project и обратите внимание на команды в каждом из них.

Таблица 1

File (Файл)	Это меню обеспечивает сохранение и поиск файлов, а также функции печати. Оно также обеспечивает средства просмотра свойств проектов.
Edit (Правка)	Это меню обеспечивает функции копирования, вырезания и вставки, а также средства редактирования задач иресурсов и определения зависимостей задачи.
View (Вид)	Виды представляют собой наиболее мощное средство MS Project. Это меню предоставляет ряд готовых видов (представлений), ряд готовых таблиц и возможность определять новые. Оно обеспечивает доступ к набору типовых отчета и к различным панелям инструментов. Различные способы просмотра обеспечивают много путей вывода на экран данных из базы данных в MS Project. На экран могут быть выведены или отдельное представление или комбинация (двух) видов. Каждое представление имеет название и может быть определено пользователем.
	Представление данных в виде диаграммы Ганга - заданный по умолчанию вид, выводимый при запуске MS Project. При необходимости вид по умолчанию можно изменить. База данных проекта содержит информацию по трем областям проекта: 1) задачи, 2) ресурсы: 3) назначения ресурсов задачам. Некоторые из этих данных (например, названия задач и их продолжительность) вводятся пользователем, а остальная часть этих данных (например, полная продолжительность проекта) рассчитывается самим MS Project.
Insert (Вставка)	Это меню обеспечивает возможность вставки новых и повторяющихся задач. Оно также обеспечивает средства для вставки рисунков или объектов в файл.
Format (Формат)	Предоставляет средства форматирования для текста в файле, а также позволяет форматировать специфические виды информации. Кроме того, позволяет создавать стили для текста и полос диаграммы Ганта.
Tools (Сервис)	Предоставляет большое количество различных, но необходимых функциональных возможностей.
Project (Проект)	Это меню позволяет видеть суммарную информацию о проекте, такую, как начальные и конечные даты, освоение бюджета в плане, и другую информацию для конкретных задач и проектов. Оно также обеспечивает функции фильтрации и сортировки.
Window (Окно)	Стандартное меню приложений Windows, позволяющее отображать ряд окон одновременно. Это полезно при одновременной работе над рядом проектов. Это меню позволяет управлять одновременным отображением двух видов.
Help (Справка)	Обеспечивает получение всесторонней справочной информации с помощью гипертекстовых средств Windows. Оно также обеспечивает доступ к системе подсказывающих карточек, откуда можно обращаться к обучающей программе. Существует возможность использования клавиши F1 для получения контекстно-зависимой справки.

8. Значения по умолчанию могут применяться для оформления информации в виде, нужном пользователю. Для отображения по умолчанию, например, даты требуемого формата выберите Tools (Сервис) / Options (Параметры) / View (Вид) выбрать подходящий формат даты (поле со списком Date Format) / ОК.

9. Установите характеристики по умолчанию для задач (например, задача требует для выполнения фиксированного объема ресурсов, фиксированного количества времени или фиксированных трудозатрат): Tools (Сервис) / Options (Параметры) / Schedule (Планирование) / Default task type (Тип задачи по умолчанию) = Fixed Units (Фиксированный объём ресурсов). При этом для вычисления продолжительности [выполнения] задачи Microsoft Project использует следующее правило:

Задачи могут быть либо с фиксированными ресурсами (fixed units), либо с фиксированными трудозатратами (fixed work), либо с фиксированной продолжительностью (fixed duration). Для понимания этого определения надо проанализировать формулу MS Project, которая используется для вычисления продолжительности [задачи]. В самой простой форме эта формула выглядит так:

Трудозатраты / Ресурсы = Продолжительность

Можно установить одну из этих величин по умолчанию, вводить или модифицировать другую, а третья будет вычисляться автоматически.

10. Для определения устанавливаемых по умолчанию характеристик используйте кнопку Справки: в нижнем левом углу диалогового окна Параметры / кнопка Справка / вкладка Вид / закрыть окно Справки после прочтения выведенной на экран информации.

Контрольные вопросы

1. Дайте определение проекта. В чем состоит назначение проекта MS Project?

2. Функции каких характеристик проекта являются в совокупности постоянной величиной?

3. Что из себя представляют зависимости задач и каков может быть характер связи между двумя задачами?

4. Какие разновидности трудозатрат существуют в Microsoft Project 2003?

5. Что из себя представляет задача в MS Project 2003?

6. Какие типы задач предусмотрены в MS Project 2003? Чем они отличаются друг от друга? Какой тип задач устанавливается по умолчанию?

7. Что такое максимальное количество единиц в задачах с фиксированной длительностью? В чем оно измеряется? Приведите пример.

8. Дайте характеристику каждого типа задачи

9. Какой смысл содержит вопросительный знак, расположенный после единицы длительности?

10. Какая задача называется предшественник, а какая – последователь?

11. Как называются единицы или процент рабочего времени ресурса, в котором измеряется назначение ресурса задаче?

12. В каких единицах измеряются длительность и трудозатраты по умолчанию?

13. Какой смысл вкладывается в термины общий и свободный временные резервы задачи?

14. Какое назначение имеет кнопка По умолчанию в диалоговом окне Параметры?

Дата добавления: 2015-07-20