Экспорт адресной книги приложения Outlook Express

1.Запустите приложение Microsoft Outlook Express.

2. В меню Файл выберите пункт Экспорт, а затем пункт Адресная книга.

3. В диалоговом окне Экспорт адресной книги выберите пункт Текстовый файл с разделителями-запятыми и нажмите кнопку Экспорт.

4. В поле Сохранить экспортируемый файл как введите имя для экспортированного файла, а затем нажмите кнопку Обзор.

5. В списке Сохранить в диалогового окна Сохранить как выберите место, где следует сохранить данный файл, и нажмите кнопку Сохранить. Удобно хранить файлы данных во внутренней папке Мои источники данных папки Мои документы. Это место, где приложение Word ищет файлы данных в первую очередь, когда требуется их просматривать во время слияния.

6. Нажмите кнопку Далее. Установите флажки напротив полей, которые нужно экспортировать, а затем нажмите кнопку Готово.

Примечание. Когда принимается решение, какие поля экспортировать, нужно подумать, как должны выглядеть документы на бланках, сообщения электронной почты или наклейки, которые будут создаваться с помощью слияния. Например, если в составные документы никогда не вставляются псевдонимы или адреса персональных веб-узлов, соответствующие им поля экспортировать не следует.

7. Когда появится сообщение о том, что процедура экспорта завершена, нажмите кнопку ОК.

8. Чтобы закрыть диалоговое окно Экспорт адресной книги, нажмите кнопку Закрыть и выйдите из приложения Outlook Express.

Чтобы подключиться к файлу данных после возвращения в приложение Word для выполнения слияния, выберите параметр Использовать существующий список и с помощью обозревателя найдите местоположение CSV-файла, который только что был экспортирован. Перед тем как открыть данный файл, возможно, потребуется ответить на вопрос приложения, каким знаком разделителя в списке адресов будет отделяться один столбец от другого. Выберите в качестве знака разделителя Запятая и нажмите кнопку OК.

К советам Outlook

·При работе с электронной таблицей Microsoft Office Excel, базой данных Microsoft Office Access или с другим типом файла данных щелкните параметр Использовать существующий список и найдите этот файл в диалоговом окне Выбор источника данных.

Приложение Excel позволяет выбрать в качестве источника данных любой лист или именованный диапазон книги. Приложение Access — любую таблицу или запрос (Запрос. Средство поиска всех записей источника данных, удовлетворяющих заданным условиям. Для указания условий поиска в таких запросах используются операторы, кавычки, подстановочные знаки и скобки.), определенный в данной базе данных. В случае другого типа файла данных выделите этот файл в диалоговом окне Выбор источника данных. Если этого файла нет в списке, выделите соответствующий тип файла или выберите пункт Все файлы в списке Тип файлов. При слиянии можно использовать следующие типы файлов данных.

· Файлы простых программ управления базами данных, для которых установлено соответствующее средство связи технологии OLE (OLE DB. Архитектура компонентов базы данных, обеспечивающая эффективный доступ по сети и через Интернет к источникам данных многих типов, в том числе реляционным источникам данных, почтовым файлам, неформатированным текстовым файлам и электронным таблицам.) или драйверODBC (Протокол ODBC (Open Database Connectivity). Стандартный способ совместного доступа к базам данных из других программ. Драйверы ODBC используют структурный язык запросов (SQL) для доступа к внешним данным.). Несколько таких драйверов входят в состав Microsoft Office.

· Файл HTML, содержащий одну таблицу. Первая строка таблицы должна содержать названия столбцов, а остальные — данные.

· Электронные адресные книги:

адресная книга приложения Microsoft Outlook;

список контактов приложения Microsoft Schedule+ 7.0;

любые похожие списки адресов, создававшиеся с помощью MAPI (MAPI. Принятая корпорацией Майкрософт спецификация интерфейса, позволяющего работать с различными приложениями рабочей группы и обмена сообщениями (включая электронную почту, голосовую почту и факс) через единое клиентское приложение.)-совместимой системы рассылки, такой как Microsoft Outlook.

· Документ приложения Microsoft Word. Этот документ должен содержать одну таблицу. Первая строка таблицы должна содержать заголовки, а остальные строки — записи, которые должны быть включены в составной документ. В качестве источника данных можно также использовать источник данных заголовка (Источник данных заголовка. Документ, содержащий строку заголовка (или запись), которая используется для объединения указанного источника данных с основным документом слияния.).

· Любой текстовый файл, содержащий поля данных (Поле данных. Категория данных, соответствующая одному столбцу данных в источнике данных. Имена полей данных перечислены в первой строке (строке заголовка) источника данных. Примерами таких имен могут служить «Индекс» и «Фамилия».), разделенные знаками табуляции или запятыми, и записи данных (Запись данных. Полный набор данных, соответствующих одной строке данных в их источнике. Примером записи данных может служить набор всех сведений об одном клиенте в списке рассылки.), разделенные знаками абзаца.

Советы по форматированию данных в приложении Excel

Если файл данных представляет собой электронную таблицу Excel, включающую величины в процентах, в денежных единицах или почтовые индексы, можно сохранить численное форматирование этих данных с помощью динамического обмена данными, подключившись к таблице Excel из приложения Word. Например, гарантируется, что почтовый индекс 07865 из файла данных, состоящий из пяти цифр, не будет отображаться, как число 7865 (без стоящего впереди нуля).

Перед тем как подключиться к электронной таблице, выполните следующие действия в приложении Word.

1. Нажмите кнопку Microsoft Office , а затем выберите пункт Параметры Word.

2. Щелкните параметр Дополнительно.

3. Прокрутите раздел Общие и установите флажок подтверждать преобразование формата файла при открытии.

4. Нажмите кнопку ОК.

5. С открытым основным документом, получаемым в результате слияния, в группе Начать слияние на вкладке Рассылки выберите пункт Выбрать получателей, а затем пункт Использовать существующий список.

6. Найдите электронную таблицу Excel в диалоговом окне Выбор источника данных и дважды щелкните ее.

7. В диалоговом окне Преобразование источника данных щелкните тип источника данных Книги MS Excel с помощью DDE (*.xls), а затем нажмите кнопку ОК.

Примечание. Если файлы Книги MS Excel с помощью DDE (*.xls) не отображаются, установите флажок Показать все.

8. В диалоговом окне Microsoft Office Excel в разделе Диапазон или имя выделите диапазон ячеек или электронную таблицу, содержащие необходимые для слияния сведения, затем нажмите кнопку ОК.

Примечание. Чтобы предотвратить появление подсказок каждый раз, когда открывается файл данных, можно после подключения к электронной таблице отключить параметр подтверждать преобразование при открытии.

· Если файла данных еще не существует, выберите команду Создание списка и используйте открывшуюся форму для создания списка. Этот список сохраняется в виде файла базы данных (MDB), который можно использовать многократно.

Примечание. Если вместо приложения Microsoft Word установлен выпуск 2007 системы Microsoft Office, можно также использовать приложение Microsoft Query для конструирования запросов (Запрос. Средство поиска всех записей источника данных, удовлетворяющих заданным условиям. Для указания условий поиска в таких запросах используются операторы, кавычки, подстановочные знаки и скобки.) и извлечения необходимых данных из внешнего источника данных (Внешний источник данных. Источник данных, к которому требуется получить доступ, например лист Microsoft Excel или база данных Microsoft Access.).

Уточнение списка получателей или элементов

При подключении к определенному файлу данных, возможно, не требуется переносить данные всех записей файла данных в основной документ.

Чтобы ограничить список получателей или использовать подмножество элементов файла данных, выполните следующие действия.

1. На вкладке Почта в группе Слияние выберите команду Изменить список.

2. В диалоговом окне Адресаты слияния выполните одно из следующих действий.

· Выделение отдельных записей Этот метод наиболее полезен, если список короткий. Установите флажки напротив тех получателей, которые должны быть включены в список, и снимите флажки напротив тех получателей, которые должны быть исключены из списка.

Если известно, что в составной документ нужно включить лишь несколько записей, можно снять флажок в строке заголовка, а затем выделить только нужные записи. Аналогично, если нужно включить в документ большую часть списка, установите флажок в строке заголовка, а затем снимите флажки с тех записей, которые не нужно включать.

· Сортировка записей Щелкните заголовок столбца элемента, по которому требуется выполнить сортировку. Список отсортируется в алфавитном порядке по возрастанию (от A до Я). Снова щелкните заголовок столбца, чтобы отсортировать список в алфавитном порядке по убыванию (от A до Я).

Если необходима более сложная сортировка, выберите команду Сортировка в группе Уточнить список получателей, а затем, перейдя на вкладку Сортировка записей диалогового окна Фильтр и сортировка, выберите свои критерии сортировки. Например, можно использовать этот тип сортировки, если нужно совместить адреса получателей с их фамилиями, расположенными в алфавитном порядке внутри каждого почтового индекса, а почтовые индексы перечислять в цифровой последовательности.

· Фильтрация записей Эта функция полезна, если список содержит записи, которые не требуется видеть или включать их в составной документ. После фильтрации списка можно использовать флажки для включения и исключения записей.

Чтобы отфильтровать записи, выполните следующие действия.

1. В группе Уточнить список получателей выберите пункт Фильтр.

2. На вкладке Отбор записей диалогового окна Фильтр и сортировка выберите условия, которые нужно использовать для фильтрации.

Например, чтобы создать копии основного документа только для адресов, в которых в качестве страны указана Австралия, выберите пункт Страна в списке Поле, условие Равно в списке Оператор и название Австралия в списке Сравнение.

3. Для дальнейшего уточнения действия фильтра щелкните оператор И или Или и укажите дополнительные условия.

Например, чтобы создать копии основного документа только для предприятий Мюнхена, следует фильтрацией выделить записи, поле которых Город содержит слово Мюнхен, а поле Название организации не является пустым. Если в этом фильтре использовать оператор Или вместо оператора И, составной документ будет содержать все адреса Мюнхена, а также все адреса, которые включают название компании, независимо от названия города.

Примечание. Если установлено программное обеспечение для проверки адреса, можно нажать кнопку Проверить адреса в диалоговом окне Адресаты слияния для проверки адресов получателей.

Добавление в документ текстовых заполнителей (полей слияния)

После подключения основного документа к файлу данных можно вводить текст документа и добавлять текстовые заполнители, указывающие места, где в каждой копии документа должны появляться уникальные данные.

Текстовые заполнители, такие как адрес или приветствие, называются полями слияния. Поля в приложении Word соответствуют выделенным заголовкам столбцов в файле данных.

Столбцы файла данных представляют собой категории данных. Поля, добавляемые к основному документу, являются текстовыми заполнителями для этих категорий.

Строки файла данных представляют собой записи данных. При выполнении слияния приложение Word создает копию основного документа для каждой записи.

При помещении поля в основной документ подразумевается, что в месте его расположения должна появиться определенная категория данных, например фамилия или адрес.

Примечание. При вставке поля слияния в основной документ имя поля всегда заключается в двойные угловые скобки («»). В составных документах эти скобки служат не для выделения. Они лишь позволяют отличать поля в основном документе от нормального текста.

Что происходит при слиянии

При слиянии данные первой строки файла данных замещают поля в основном документе, тем самым, образуя первый составной документ. Данные второй строки файла данных замещают поля, образуя второй составной документ, и т. д.

Примеры работы с полями

Из файла данных в основной документ в качестве поля можно добавить любой заголовок столбца. Это дает определенную гибкость при составлении бланков писем, наклеек, сообщений электронной почты и других составных документов. Ниже перечислены примеры.

· Подготовка письма, уведомляющего местные предприятия о том, что они выбраны для включения в ежегодный выпуск городского путеводителя. Если файл данных содержит столбец «Компания» с названием каждого предприятия бизнеса, с которым нужно войти в контакт, вместо того, чтобы вводить имя каждой компании в отдельности, можно вставить в документ поле «Компания».

· Рассылка ежеквартальных сообщений электронной почты заказчикам, оповещающих о появившихся новых продуктах и скидках. Чтобы персонализировать эти сообщения для лучших заказчиков, в файл данных можно добавить столбец «Строка приветствия», где можно ввести такое обращение, как «Уважаемая г-жа Ильина, это новое украшение, как раз то, что Вы искали». Поместив поле «Строка приветствия» в основной документ, можно таким образом включать эти обращения в конце определенных сообщений.

· Список рассылки для подписчиков информационного бюллетеня. Если файл данных включает столбец с названием «Срок истечения», содержащий даты истечения срока каждой подписки, то поместив, поле «Срок истечения» в основной документ наклейки перед выполнением слияния, можно с помощью информации на почтовой наклейке показать каждому из подписчиков дату окончания срока действия его подписки.

Можно комбинировать поля и разделять их с помощью знаков препинания. Например, чтобы сформировать точный адрес, необходимо в основной документ вставить следующие поля:

«Имя» «Фамилия»

«Дом и улица»

«Город», «Область», «Почтовый индекс»

Для часто встречающихся случаев, таких как блоки адреса или строки приветствия, приложение Word предоставляет сложные поля — сочетание из нескольких полей. Ниже перечислены примеры.

· Поле «Блок адреса» комбинируется из нескольких полей, включающих имя, фамилию, дом и улицу, город и почтовый индекс.

· Поле «Строка приветствия» может включать в себя одно или более полей имен, в зависимости от используемых слов приветствия.

Содержимое каждого из сложных полей можно соответствующим образом настроить. Например, для адреса можно выбрать формальное имя (г-н Александр Туманов младший), а в обращении использовать «Для» вместо «Уважаемый».

Установление соответствия полей слияния файлу данных

Чтобы не было сомнений, что приложение Word найдет в файле данных столбец, соответствующий каждому адресу или элементу приветствия, необходимо установить соответствие полей слияния в Word столбцам в файле данных.

Для установления соответствия полей выберите пункт Подбор полей в группе Составление документа и вставка полей на вкладке Рассылки.

Откроется диалоговое окно Подбор полей.

Элементы адреса и приветствия приводятся слева. Заголовки столбцов из файла данных приводятся справа.

Word подыскивает соответствующий столбец для каждого элемента. На иллюстрации показано, что Word автоматически нашел соответствие столбца Фамилия файла данных полю Фамилия. Но он не смог противопоставить друг другу другие элементы. В частности, из этого файла данных Word не нашел соответствия полю Имя.

В списке справа можно выделить столбец файла данных, соответствующий элементу слева. Теперь на иллюстрации видно, что столбец Имя соответствует полю Имя. Нет ничего страшного в том, что для полей Обращение, Уникальный идентификатор и Отчество не нашлось соответствия. Составной документ не нуждается в использовании каждого поля. Если добавить поле, для которого нет данных в файле данных, оно будет фигурировать в составном документе как пустой текстовый заполнитель — обычно это пустая строка или скрытое поле.

Ввод содержимого и добавление полей

1. В основном документе щелкните место, где необходимо вставить поле.

2. Пользуйтесь группой Составление документа и вставка полей на вкладке Рассылки.

3. Добавьте любые из следующих элементов.

Блок адреса с именем, почтовым адресом и прочими сведениями

1. Выберите пункт Блок адреса.

2. В диалоговом окне Вставка блока адреса выберите требуемые элементы адреса и форматы отображения, а затем нажмите кнопку ОК.

3. Если появится диалоговое окно Подбор полей, значит, приложение Word не смогло найти некоторые сведения, необходимые для блока адреса. Щелкните стрелку рядом с пунктом (нет соответствия), а затем выделите соответствующее поле в источнике данных, требуемое для слияния.

Строка приветствия

1. Выберите пункт Строка приветствия.

2. Выберите формат строки приветствия, которая включает обращение, имя и знак пунктуации, следующий за именем.

3. Выберите текст строки приветствия для случаев, когда имя получателя недоступно, например, когда источник данных не содержит имени или фамилии получателя, а содержит только название компании.

4. Нажмите кнопку ОК.

5. Если появится диалоговое окно Подбор полей, значит, приложение Word не смогло найти некоторые сведения, необходимые для строки приветствия. Щелкните стрелку рядом с пунктом (нет соответствия), а затем выделите соответствующее поле в источнике данных, требуемое для слияния.

Отдельные поля

Сведения можно вставлять из отдельных полей, таких как фамилия, номер телефона или сумма вклада спонсоров. Чтобы быстро добавить поле из файла данных в основной документ, щелкните стрелку рядом со списком Вставка поля данных, а затем выберите имя поля.

Чтобы использовать большее количество параметров при вставке отдельных полей в документ, выполните следующие действия.

3. На вкладке Почта в группе Запись и добавление полей выберите команду Вставить поле слияния.

4. В диалоговом окне Вставка поля данных выполните одно из следующих действий.

· Чтобы выделить поля адреса, которые будут автоматически соответствовать полям источника данных, даже если поля источника данных имеют другие названия, выберите пункт Поля адреса.

· Чтобы выделить поля, которые всегда используют данные напрямую из столбца файла данных, выберите пункт Поля базы данных.

5. В списке Поля щелкните необходимое поле.

6. Нажмите кнопку Вставить, а затем Закрыть.

7. Если появится диалоговое окно Подбор полей, значит, приложение Word не смогло найти некоторые сведения, необходимые для вставки поля. Щелкните стрелку рядом с пунктом (нет соответствия), а затем выделите соответствующее поле в источнике данных, требуемое для слияния.

Примечание. Если первоначально поле было вставлено из списка Поля базы данных, а затем документ был переключен на другой источник данных, не имеющий столбца с тем же, что и поле, именем, приложение Word не сможет вставить сведения в это поле в составном документе.

Настраиваемые поля из списка контактов приложения Outlook

Единственный способ включить настраиваемые поля списка контактов в основной документ — это начать слияние из приложения Outlook. Предварительно нужно настроить отображение списка контактов с применением именно тех полей, которые должны быть использованы при слиянии. После этого можно начинать слияние. Как только будут установлены все необходимые параметры настройки, автоматически откроется приложение Word, и можно будет завершить слияние.

Дата добавления: 2015-07-20