Организация рабочего дня руководителя

Организация секретарского обслуживания

Основные функции секретаря организации (административные, организационные, аналитические, технические)

1 Административные функции секретаря

Планирование рабочего дня

Одной из важнейших функ­ций секретаря-референ­та является планирова­ние рабочего дня.

При организации своего ра­бочего времени секретарь дол­жен учитывать, что часть его ра­бочего дня целиком связана с работой руководителя: прием посетителей, организация и обслуживание совещаний, под­готовка срочных документов.

В основу планирования рабо­чего дня нужно поставить те операции и процедуры, которые повторя­ются ежедневно, а также те, ко­торые осуществляются в соот­ветствии с ранее установлен­ным графиком.

Организация работы приемной

Организация приема зависит от категории посетителей:

1 - сотрудников своей организации;

2 -сотрудников других организаций:

а) по предварительной договоренности;

б) прибывших внезапно;

3 - посетителей по личным вопросам.

Для приема сотрудников организации по текущим вопросам желательно иметь установленные часы и дни, что является основой рационального планирования рабочего дня руководителя.

Прием представителей других организаций осуществляется по предварительной договоренности. О каждом посетителе, независимо от его служебного положения, обязательно докладывают.

Если в офис явился неизвестный секретарю посетитель, необходимо установить его личность и выяснить вопросы, которые он намерен обсу­дить.

Личный прием в соответствии с законодательством осуществляют руководители организаций, их заместители или ответственные работники. К лич­ным вопросам можно отнести просьбы сотрудников о повышении зара­ботной платы, переводе на работу в другой отдел, выделении денежной ссуды (кредита), предоставлении внеочередного отпуска и т.п.

Правила ведения телефонных переговоров

Телефонные переговоры являются важнейшим элементом работы любого секретаря. Соблюдение речевого этикета в те­лефонных разговорах - один из показа­телей культуры делового общения.

Организация рабочего дня руководителя

Организация рабочего дня руководителя начинается с планирования рабочего времени. Планирование рабочего времени руководителя – необходимое и обязательное условие эффективного управления. Существуют два основных вида планирования деятельности: долгосрочное (перспективное) и текущее.

Долгосрочным планированием можно считать планирование работы на год (полгода), квартал, месяц.

Текущее планирование - планирование рабочего дня (недели) с указанием конкретной даты, времени и продолжительности мероприятия (планируемой работы).

2 Организационные функции секретаря

Дата добавления: 2015-07-20