Правила ведения деловой беседы

Умение бесконфликтно и продуктивно вести беседу - необходимое качество для того, кто хочет добиться успеха в жизни, показатель об­щей культуры.

Подготовка и обслуживание совещаний

Начинается работа по подготовке совещания с принятия решения о необходимости его проведения, выносимых на него вопросах и предполагаемых участниках, времени и месте проведения.

При подготовке совещания можно выделить вопросы:

1) выработка повестки дня, определение круга участников и времени совещания;

2) определение места совещания (выбор помещения);

3) оповещение участников совещания: составление и передача приглашения;

4) уточнение списка участников;

5) подготовка материалов для рассмотрения на совещании: основного сообщения, справочно-информационных материалов проекта решения;

6) организация рабочей группы совещания и распределение обязанностей;

7) определение финансовых расходов;

8) проведение организационных мероприятий: заказ гостиницы и транспорта, организация кофе-паузы и культурно-массовых мероприятий, закупка канцелярских принадлежностей, воды, цветов;

9) проверка готовности помещения (количество мест и техническая оснащенность).

Подготовка командировок руководителя

Командировка – поездка куда-либо со служебной целью.

Накануне отъезда секретарь должен:

- иметь проверенную информацию о прибытии/отъезде: место, точное время прибытия/отъезда, номера рейсов. Убедиться, что билеты выкуплены и доставлены;

- иметь окончательный список отъезжающих в командировку;

- подтвердить бронирование гостиницы;

- выписать командировочное(ые) удостоверение(я);

- иметь утвержденную программу пребывания;

- составить контрольный список необходимых для поездки личных и служебных документов.

После возвращения руководителя из командировки секретарь дол­жен оформить авансовый отчет, при­ложив к нему все документы, подтверждающие служебные расходы, и, возможно, анали­тический отчет, с которым руководитель выступит на заседании колле­гиального органа (совете директоров, собрании учредителей и т.д.).

Прием иностранной делегации

Программа пребывания состоит из следующих элементов:

1) встреча делегации;

2) дело­вая часть программы;

3) представительские приемы с российской стороны;

4) куль­турная программа;

5) посе­щение объектов, поездка по стране (если предполагает­ся);

6) проводы делегации.

3 Делопроизводственные функции секретаря

Дата добавления: 2015-07-20