Letter of Complain.

Нередки случаи, когда после получения товара, который был заказан ранее, обнаруживаются различные дефекты, произошедшие в процессе транспортировки; либо несоответствие количества, или ассортимента заказанного товара; разница в цене товара, указанная в бланке заказа и полученного фактически. Поэтому при обнаружении каких-либо ошибок приходится писать поставщику письмо-рекламацию. Сделать это необходимо сразу же после получения товара и обнаружения брака.

Начало письма должно быть официальным, но не агрессивным. Стиль должен быть нейтральным, но не допускающим агрессивных выражений. Если известна причина, по которой произошла ошибка, или вы знаете как можно её исправить, необходимо указать на это поставщику.

Клише для употребления в письмах - претензиях:

I. Openings:

1. We would like to inform you … Мы хотим сообщить Вам..

2. We are writing to complain about… Сообщаем Вам, что мы недовольны…

3. It’s not the first time this mistake has Не в первый раз происходит такая

occurred and we are far from satisfied ошибка и мы очень недовольны

the service you offer. уровнем предлагаемого Вами сервиса

4. There appears to be an error in the documents…

Нам кажется, в документах содержится ошибка

5. There seems to be some misunderstanding regarding the latest consignment of goods – кажется, возникло недопонимание, касающееся последней партии товара

6. This mistake must meet the tight deadline - Данная ошибка должна быть исправлена в сжатые сроки.

II. Explaining the problem:

1. We think thereason that wrong goods have been sent to us because of the mistake of your despatch department, who didn’t take special care when delivered goods. Полагаем, причиной отправки не тех товаров явилась ошибка вашего транспортного отдела, который не проявил должного внимания при отгрузке товара.

2. Could you ask your accounts department to check our code carefully in the future – Просим обратиться к Вашему финансовому отделу с просьбой правильно указывать коды

Our account number is…and they have been sending us statements coded… Наш код…, а они направляют нам счета, указав код…

III. Suggestion of a solution:

1. The best solution would be for us to return the wrong consignment to you.. Лучшим решением для нас будет возвратить Вам ошибочную партию товара.

2. Rather than send a credit note, you could send us three new items instead of the damaged ones Вместо кредитного авизо вы могли выслать нам три единицы товара вместо испорченных.

Letter of Complain:

Zurich Esposito: Universal Imports 28 Whitechapel Court. London E10 7NB

To: Brad Zurich December, 17 th 2004

Sales & Marketing Manager

Regent House, 5th floor 15/6 Haymarket, London,

WIV 5BX

Administration: 02072859981 Reservations: 020 7564 0930 Fax: [phone]

Dear Mr. Brad,

I am writing with reference to Order N. 357, which was received yesterday.

The boxes in which the goods were packed were damaged, and looked as if they had been open in transit. Also we did not order the shipment of sports shoes N. 19 according to you catalogue, we ordered sports shoes No. 18, 20, 21, 22, 23 B, 24, 25B.

You will find a list of the damaged and missing articles attached, and the consignment will be put aside until we receive your instructions.

Please, ensure that this sort of problem does not arise again.

Yours sincerely,

O. Matushevich

Sales & Marketing Manager

Enclosure: List of damaged and missing articles.

Дата добавления: 2015-07-20