Охарактеризуйте процесс переплета или подшивки дела как этапа оформления дел.

Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения следует подшивать на 4 прокола (переплетать). В дела с твердой обложкой с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления (скрепки, булавки, скалки) должны быть удалены из дел. Листы нумеруются черным графитным карандашом или нумератором (в правом верхнем углу). Каждый том дела нумеруется самостоятельно. В конце дела (тома) на отдельном листе делается заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов, отражаются исправления в нумерациях, оговариваются особенности физического состояния документов и проставляется подпись лица, ответственного за ДП, с указанием должности, а также дата. Формат листа заверителя – А4.

43. Как происходит нумерация листов дела?

На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, необходимость учета которых обусловлено спецификой документации (особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела сформированные по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов и т.д.), составляется внутренняя опись документов, находящиеся в деле. Внутренняя опись помещается в начале дела и подписывается составителем. Ее листы нумеруются отдельно от листов документов, их количество указывается заверительной надписью после общего количества листов дела (со знаком +). Например: в настоящем деле 150 листов + 20 листов внутренней описи. Формат внутренней описи – А4.

--------------44. Что такое лист-заверитель дела? Каковы особенности его составления и оформления.-------------

---------45. Что такое внутренняя опись документов дела? Каковы особенности ее составления и оформления.-

46. Каковы особенности оформления обложки дела?

Обязательными реквизитами обложки явл.: наименование вышестоящей организации, наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер дела, заголовок дела, начала и окончание дела, количество листов, номера фонда, описи и дела по описи. В начале года реквизиты обложки оформляются на основании НД, а в конце года эти надписи уточняются, и обложка дела заполняется полностью. Надписи на обложках делаются четко, светостойкими чернилами или тушью.

Наименование вышестоящей организации

Наименование организации

Наименование структурного подразделения

Дело №___, Том ___

Заголовок дела

Начало___________

Окончено__________

На _________ листах

Хранить _______ лет

Ф____

Оп___

Д____

47-48. Что такое экспертиза ценности документов? Каковы ее задачи и назначение?

ЭЦД – это определение научно-исторической, социально-культурной и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения.

Для проведения ЭЦД в организациях создаются постоянные действующие экспертные комиссии (ЭК).

ЭК создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных сотрудников в составе 3-5 человек.

Члены ЭК обязательно это заведующий архивом организации, руководитель службы ДОУ (секретарь) и главный бухгалтер. Председатель комиссии – заместитель руководителя.

ЭЦД проводится в 2 этапа: в делопроизводстве и в архиве организации.

49. Как происходит экспертиза ценности документов в делопроизводстве организации?

ЭЦД в делопроизводстве охватывает те документы, которые еще не поступили на хранение в архив организации. Она осуществляется ежегодно работниками службы ДОУ и членами ЭК. На этом этапе рассматриваются и уточняются НД; определяется правильность оформления документов, формирование и оформление дел; даются директивные указания и рекомендации по работе с документами.

Главная задача в ЭЦД в делопроизводстве это определение сроков хранения на основании действующих перечней документов. Отбор документов проводится по 3 группам:

· Постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения – для передачи в архив организации.

· Временного до 10 лет включительно хранения – для дальнейшего хранения в структурных подразделений.

· Временного хранения, если сроки хранения документов истекли – для выделения к уничтожению.

ЭЦД осуществляется путем полистного просмотра дел. При этом изымаются вторые экземпляры документов, черновики, проверяется правильность формирования в дела документов с различными сроками хранения.

Обычно тщательно следует проверять дела с пометкой ЭПК (экспертно-проверочная комиссия). Эта отметка означает, что среди документов временного срока хранения могут находиться документы, которые в силу своей важности должны храниться постоянно.

Эти документы отделяются от других документов дела, формируются в самостоятельные дела, включаемые в опись дел постоянного хранения. Остальные документы с пометкой ЭПК подлежат уничтожению вместе с группой дел временного хранения, сроки, хранения которых истекли.

По итогам ЭЦД в ДП организации составляется в годовые разделы описей и дел постоянного хранения в структурных подразделений, временного (свыше 10 лет) хранения, а также дел по личному составу.

50. Как происходит экспертиза ценности документов в архиве?

ЭЦД в архиве охватывает документы, хранящиеся, в архиве организации и преследует 2 цели:

· Выделение к уничтожению документов временного (свыше 10 лет) хранения по мере истечения установленный сроков хранения.

· Отбор документов и дел для передачи в государственный архив, а в не государственных организациях, не передающих свои документы в государственные архивы, - для их постоянного хранения в архиве.

Данная экспертиза проводится постоянно по мере поступления дел от структурных подразделений и при необходимости упорядочения документов и дел.

На этом этапе экспертизы также осуществляется полистный просмотр дел. В процессе экспертизы выявляются документы с повторяющейся информацией, которые подлежат уничтожению. Особое внимание уделяется делам с пометкой ЭПК.

После проведения ЭЦД в архиве составляются сводные описи дел временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения, опись дел по личному составу, а дела с истекшим сроком хранения уничтожаются.

Документы уничтожаются в том случае, когда истекает срок хранения, установленный на 1 января текущего года. На такие дела составляется акт о выделении их к уничтожению, в которых делается отметка об утверждении (согласовании) описей дел постоянного хранения и по личному составу. Это связано с тем, что документы уничтожаются лишь за тот хронологический период времени, за который имеются соответствующие описи дел постоянного хранения и по личному составу, утвержденным согласно действующих требованиям. Иначе уничтожения является не законным.

51. Как происходит описание документов постоянного и временного (более 10 лет) хранения?

На все завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются описи дел.

Опись дел – систематизированный перечень, заголовков дел, предназначенные для раскрытия состава и содержания дел, информационный поисковый архивный справочник.

В архив направляются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описи.

Дела временного (до10 лет) включительно хранения передачи в архив не подлежат. Они хранятся в структурном подразделении или в службе ДОУ, а по истечению сроков хранения уничтожаются в установленном порядке.

Дела в архив поступают по графику. Принятые, в архив, дела помещаются в специальные коробки или формируются в связки толщиной 20 см.

Архив – структурное подразделение организации или учреждения, которое осуществляет прием и постоянное хранение документов в течении определенного времени установленное законом.

Независимо от формы собственности к организации предъявляется единое требование в обл. ДП и архивного дела.

52-53. Что такое личное дело работника? Каков состав личного дела работника?

Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Личные дела ведутся на руководителей и специалистов.

Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу.

При формировании личного дела документы включаются в следующей последовательности:

· Внутренняя опись документов личного дела.

· Дополнение к личному листку по учету кадров.

· Личный листок по учету кадров.

· Автобиография.

· Копии документов об образовании.

· Заявление о приеме на работу.

· Копия приказа о приеме на работу.

При формировании личных дел отдельных категорий работников в них дополнительно включаются следующие документы:

· Декларация о доходах.

· Контракт.

· Анкета.

· Договор о материальной ответственности.

· Направление на работу.

В процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника:

· Характеристики и аттестационные листы.

· Списки научных трудов и изобретений.

· Заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника.

· Копии приказов о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.д.

По решению кадровой службы в состав личных дел включаются трудовые договоры с работником. В сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности.

«»» Какие документы не подшиваются в личное дело работника?»»»

· Копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работников в качестве меры дисциплинарного взыскания).

· Справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы.

· Другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно.

54. Охарактеризуйте порядок заполнения личного листка по учету кадров и дополнения к нему?

Личный листок по учету кадров оформляются по установленной форме согласно приложению 2.

Личный листок по учету кадров заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов. Полнота и правильность заполнения личного листка проверяются работником кадровой службы (специалистом по кадрам), который сверяет соответствие записей, сделанных в личном листке, записям в документах.

При заполнении личного листка по учету кадров соблюдаются следующие требования:

· На все вопросы личного листка по учету кадров должны быть даны исчерпывающие ответы, которые не должны носить односложный характер “да”, “нет”.

· Не допускается прочеркивание граф; в случае отрицательного ответа указывается: ”не имею”, “не участвовал” и т.д.

· Фамилия, имя, отчество пишутся полностью в именительном падеже. Например: Сидорский Олег Николаевич.

· В графе “Дата рождения” арабскими цифрами указываются число, месяц и год рождения. Например: 15.08.1962.

· Место рождения указывается в соответствии с административно-территориальным делением на момент рождения. Например: БССР, дер. Леньки Слуцкого р-на Минской обл.

· В графе “Гражданство” указывается название страны (Республика Беларусь, Российская Федерация и т.д.).

· В графе “Образование” указывается: ”общее среднее”, ”профессионально-техническое”, ”среднее специальное”, ”высшее”.

· Если учебное заведение не окончено, указывается, сколько курсов окончил или с какого курса ушел, для окончивших неполную среднюю школу указывается, сколько классов окончил.

· Наименование высшего и среднего специального заведения пишутся полностью.

· В графе “Какие имеете труды и изобретения” перечисляются опубликованные научные труды с указанием выходных данных, запатентованные изобретения либо делается запись: “Список научных трудов (изобретений) прилагается”.

· В графе “Выполняемая работа с начала трудовой деятельности” отражаются предыдущая трудовая деятельность, а также перерывы, связанные с учебой, болезнь и т.д. Если работник в одной и той же организации занимал в разные периоды времени различные должности, то указывается, с какого и по какое время он работал в каждой должности.

· В графе “Семейное положение” указываются данные на момент заполнения личного листка: “холост (не замужем), ”женат (замужем),” ”разведен (разведена)”, ”вдовец (вдова)”, после этого перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (записываются фамилия, имя, отчество и год рождения каждого члена семьи).

Например: Женат:

Жена – Трофимова Елена Константиновна, 1964 г.р.

Сын – Сидорский Кирилл Олегович, 1988 г.р.

Дочь – Сидорская Анастасия Олеговна, 1992 г.р.

Мать – Гуревич Нина Павловна, 1937 г.р.

В графе “Место жительства” указываются адрес прописки, фактический адрес проживания и телефон.

На личный листок по учету кадров наклеивается фотокарточка принимаемого на работу.

Личный листок по учету кадров подписывается составителем с указанием даты заполнения. Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся

«»»Какие документы могут подшиваться в сформированное личное дело работника?»»»

- характеристики и аттестационные листы

- списки научных трудов и изобретений

- заявление работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника.

- копии приказов, решений о переводе, увольнении и т. д.

- иные документы, предусмотренные законодательством РБ

55. Как происходит учет, ведение и хранение личных дел работников?

Документы личного дела помещаются в отдельную обложку.

Если фамилия работника после оформления личного дела изменилась, то старая фамилия заключается в скобки, а новая записывается над ней.

Личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от других дел по порядку номеров либо в алфавитном порядке.

Личные дела работников подлежат строгому учету. Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел.

При увольнении или переводе работника, ответственного за учет и сохранность личных дел, имеющиеся личные дела передаются другому работнику по акту приема-передачи дел.

Личные дела могут выдаваться во временное пользование работникам организации с разрешением руководителя организации.

Руководитель организации приказом не реже одного раза в пять лет назначает комиссию по проверке наличия и состояния личных дел.

Личные дела уволенных работников подлежат передаче в архив организации по описи.

56. Что такое трудовая книжка? Каковы особенности ведения и хранения ТК работника?

Трудовая книжка – это один из основных документов подтверждающие общий непрерывный и специальный стаж работы.

Трудовые книжки ведутся на всех работников во всех организациях независимо от формы собственности.

Прием на работу без трудовой книжки не допускается Законодательством, запрещается иметь несколько трудовых книжек.

Лица, поступающие, на работу обязаны предъявить администрации трудовую книжку, оформленную по всем правилам. Прием на работу без данного документа не допускается. Если лицо устраивается на работу впервые на него устраивается трудовая книжка (ТК), которая заполняется в его присутствии, на не позднее недельного срока после приема на работу.

Порядок введения ТК регулируется постановлением Советов Министров РБ “О трудовых книжках работников” от 10 октября 1997 года № 16-35, а также инструкций о порядке ведения трудовых книжек от 9 марта 1998 года № 30. В записях ТК производятся на основании паспорта и документов, подтверждающих образование и профессию (титульный лист).

57. Как вносятся записи в трудовую книжку работника?

В ТК вносят сведения:

· О работнике

· О работе (прием на работу, перевод на другую работу, увольнение)

· О награждениях и поощрениях

· О подготовке повышении квалификации и переподготовки

· О назначении пенсии

58. Каковы правила оформления титульного листа трудовой книжки?

Сведения о образовании, специальности или профессии указываются на основании аттестатов, сертификатов, справок о незаконченном высшем образовании. На титульном листе обязательно ставится подпись лица выдавшего ТК и печать фирмы, где она была впервые заполнена. Записи на последующих страницах ТК начинаются с простановки штампа организации или написания от руки и его наименования. Если организация изменила название, то делается запись отдельной строкой: ПО ”Прогресс” с 01.03.2010 переименована в ПО ”Прогресс-М”.

Взыскания не вносятся в трудовую книжку.

Дата добавления: 2015-07-20