Охарактеризуйте документопотоки организации.

Различают следующие документопотоки организации:

· Входящая корреспонденция – документы, поступающие в организацию (по почте в конвертах, по электронной почте, курьер, нарочным).

· Исходящие документы – отправляются из организации.

· Внутренние документы – документы, созданные в организации для решения вопросов и не выходящие за ее пределы (приказы, заявления, докладные записки, планы, отчеты и т.д.).

27. Каковы правила приема и обработки входящей корреспонденции?

Обработка входящей корреспонденции осуществляется в день поступления:

· Прием корреспонденции, проверка правильности доставки и целостности упаковки.

· Передача писем с пометкой “лично” по назначению.

· Вскрытие конвертов и проверка вложений, уничтожение конвертов.

· Предварительное рассмотрение, сортировка на регистрируемые и не регистрируемые. (с 1-4 первичная обработка).

· Простановка отметки о поступлении.

· Регистрация.

· Передача документов руководителю (доклад).

· Рассмотрение документов руководителем (резолюция).

· Внесение сведений из резолюции в регистрационную форму (журнал или карточка).

· Передача документов исполнителю.

· Исполнение документов.

· Контроль исполнения документов.

· Подшивка исполненного документа в дело.

Правильность доставки проверяется до вскрытия конверта. Не правильно доставленная корреспонденция направляется по назначению. Если конверт поврежден и его невозможно, использовать, составляется акт один экземпляр, которого с поврежденной корреспонденцией направляется отправителю, второй остается у секретаря.

Не вскрываются конверты с пометкой “лично” и в адрес общественных организаций (БРСМ, Профсоюз, ОСВОД).

Конверты не уничтожаются в след. случаях:

· Если дата почтового штемпеля необходима, как доказательство даты отправки или получения документа.

· Если на документе нет даты.

· Если дата документа существенно отличается от даты его получения.

· Если в полученном документе нет обратного адреса отправителя.

В этих случаях конверт присоединяется к документу и впоследствии вместе с ним подшивается в дело.

На всех документах ставится регистрационный штамп с датой поступления. Если конверт не вскрывается, этот штамп ставится на конверте.

Не регистрируемые документы отдаются исполнителям в этот же день.

Примерный перечень документов, который не регистрирует секретарь:

· Письма, присланные для сведения.

· Телеграммы, сообщения о командировках, о заседаниях, совещаниях.

· Рекламные письма, программы совещаний.

· Поздравительные письма, пригласительные билеты.

· Печатные издания (брошюры, журналы и т.д.).

· Бухгалтерские документы.

Эти материалы подлежат учету других структурных подразделений.

После регистрации документы передаются руководителю в день их поступления. В этот же день руководитель просматривает документы, и свое решение оформляет в виде резолюции.

28. Каковы правила обработки исходящей корреспонденции?

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах.

Руководитель подписывает документ, секретарь его регистрирует. Исходящая корреспонденция отправляется в течении дня, при этом второй экземпляр подшивается в дело.

Схема работы с исходящими документами:

· Составление проекта документа.

· Согласование проекта документа.

· Оформление исходящего документа.

· Подписание руководителем.

· Регистрация.

· Конвертирование. Проверка правильности адреса па письме и на конверте.

· Подшивка второго экземпляра в дело.

Штамп организации

ОАО “Салют” ул. Притыцкого, д. 64 220004, г. Минск

29. Каковы правила обработки внутренней корреспонденции?

· Составление проекта документа.

· Проверка правильности и оформление документа.

· Подписание документа руководителем.

· Регистрация документов.

· Исполнение документа. Контроль исполнения документа.

· Подшивка документов в дело.

30. Как происходит регистрация документов? Каковы основные принципы регистрации?

Регистрация документов – это фиксация фактов создания либо получения документов путем присвоения им порядковых номеров (индексов), проставления их и записи.

На всех без исключения документах в правом нижнем углу ставится регистрационный штамп (реквизит 31 – “Отметка о поступлении”). Если корреспондент не вскрывает конверт, то штамп ставится на конверте. Нерегистрируемые документы (телеграммы, поздравительные письма, рекламные освещения) направляются по назначению, предварительно на них ставится регистрационный штамп без заполнения.

Цель регистрации является обеспечение сохранности документов, а также учета, поиска и контроля.

Основной принцип регистрации – однократность, т.е. регистрируется документ только один раз и в одном месте (в канцелярии, общем отделе либо секретарем). Входящие документы регистрируются в день поступления, а исходящие и внутренние – в день подписания.

Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения. Сам процесс регистрации – это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для создания базы данных о документах учреждения. Таким образом, в процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам организации (фирмы).

Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются.

31. Что такое регистрационный индекс документа? Из каких частей он состоит?

При регистрации документу присваивается регистрационный индекс. Индекс входящего, внутреннего документа, как правило, состоит из индекса дела по номенклатуре и порядкового номера документа, например, № 04-12/127.

Порядковая нумерация документов возрастает в пределах года отдельно по поступающей и отправляемой документации. Порядковый регистрационный номер присваивается, начиная с 01 января каждого года до 31 декабря этого же года включительно. Нумерация документов в течение нескольких лет не допустима.

Индексами распорядительных документов (приказов, решений и т.д.) и протоколов явл. Их порядковые номера (№ 1, 2…), присваемые самостоятельно в пределах каждого вида документов в течение одного года. Приказы по личному составу регистрируются отдельно от приказов по основной деятельности и имеют буквенный индекс, например, № 25-к.

Номера обращения граждан также дополняются буквенным индексом – первой буквой фамилии автора, например, Б-4.

Форма регистрации может быть 3 видов:

· Журнальная

· Карточная

· Автоматизированная, электронная (на ПЭВМ)

Наиболее рациональной формой регистрации является автоматизированная система регистрации документов на компьютере.

Журнал регистрации входящих документов

Порядковый номер	Дата поступ- ления	Дата и № док-та	Коррес- пондент	Краткое содержа- ние	Резолю- ция	Отметка об пос- тупле- нии
1.
2.
3.
4.

Журнал регистрации исходящих и внутренних документов

Индекс документов	Дата документа	корреспондент	Краткое содержание документа	Отметка об исполнении документа (в дело, №)

33. Каковы правила работы с конвертами при обработке поступившей корреспонденции?

Правильность доставки проверяется до вскрытия конверта. Не правильно доставленная корреспонденция направляется по назначению. Если, конверт поврежден и его невозможно использовать, составляется акт один экземпляр, которого с поврежденной корреспонденцией направляется отправителю, второй остается у секретаря.

Не вскрываются конверты с пометкой “лично” и в адрес общественной организации (БРСМ, Профсоюз, ОСВОД).

Конверты не уничтожаются в след. случаях:

· Если дата почтового штемпеля необходима, как доказательство даты отправки или получения документа.

· Если на документе нет даты.

· Если дата документа существенно отличается от даты его получения.

· Если в полученном документе нет обратного адреса отправителя.

В этих случаях конверт присоединяется к документу и впоследствии вместе с ним подшивается в дело.

34. Как происходит контроль исполнения документов? Охарактеризуйте назначения контрольных и справочных карточек.

Цель контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений зафиксированных в документе.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы (входящие, внутренние, исходящие), которые требуют ответа. На контроль могут быть поставленные и устные поручения руководителя.

На контролируемых документах проставляется отметка о контроле (К или КОНТРОЛЬ).

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с датой подписания документа, а для поступивших – с датой поступления (с датой резолюции).

Сроки исполнения могут быть типовые и индивидуальными. Типовые сроки устанавливаются нормативными документами, а индивидуальные – указываются в тексте документа или в резолюции руководителя.

Если срок исполнения документа не установлен, он должен быть исполнен в течении 15 дней.

Исполнение документа может быть поручено нескольким исполнителям. В этом случае ответственными являются исполнитель указанный первым. Он отвечает за исполнение задания в целом, контролирует действия других исполнителей, дает поручения, созывает совещания и т.д.

Учет контролируемых документов отражается в РРК. На один документ может быть заполнено несколько РРК. Один помещается в картотеку, другой может передаваться исполнителю вместе с документом.

Картотека – это совокупность карточек систематизированных в определенном порядке.

Картотеки могут быть контрольные и справочно-информационные.

В контрольных картотеках карточки группируются по дням месяца. Дополнительно могут быть ячейки для переходящих, исполненных и неисполненных документов. Ежедневно картотека просматривается; предупреждения исполнителей осуществляется за 2-3 дня до истечения установленного срока. После исполнения карточка перемещается в “Справочную картотеку”.

Документ снимается с контроля после его исполнения. Свидетельством исполнения документа является исполненный исходящий документ-ответ. На РРК оформляется отметка об исполнении документа и направление документа в дело. Контрольные действия могут осуществляться с использованием автоматизированных систем документационного обеспечения управления (ДОУ). Контроль осуществляют руководитель организации, служба ДОУ (секретарь) и ответственные исполнители.

35. Что такое номенклатура дел? Охарактеризуйте виды номенклатуры дел.

Номенклатура дел – это систематизированный список наименования дел, заводимых в делопроизводстве с указанием сроков их хранения.

По номенклатуре дел исполненные документы группируются в дела, также обеспечивается сохранность и облегчается поиск документов. Номенклатура дел является учетным документом для дел временного (до 10 лет хранения).

Виды номенклатуры дел:

· Типовая – является нормативным документом; содержит заголовки дел однородных по характеру деятельности организации, изменение в заголовке дел не допускается.

· Примерная НД – устанавливает примерный состав дел, предназначенных для организаций однородных по характеру деятельности,.но различных по структуре; носит рекомендательный характер; допускает изменения в заголовках дел, добавление индексов и дел.

Типовые и примерные НД разрабатываются службами ДОУ министерств, утверждаются руководителями и служат пособиями для составления конкретных НД.

· Индивидуальная (конкретная) – систематизированный перечень конкретных заголовков, которые предположительно будут заводиться в организации календарном году с указанием сроков хранения.

Конкретная НД (сводная) составляется на основании НД в структурных подразделений. Ответственным является служба ДОУ (секретарь).

36. Каковы правила составления и оформления номенклатуры дел?

Номенклатура дел составляется в четвертом квартале текущего года, чтобы до 1 января можно было согласовать ее или утвердить. Номенклатура дел подписывается руководителем организации и согласовывается с заведующим архивом.

Ежегодно номенклатура дел уточняется, перепечатывается и утверждается руководителем организации. Номенклатура дел составляется в 2 или 4 экземплярах.

«»» Какова последовательность расположения заголовков дел в номенклатуре?»»»

Заголовки дел размещают в определенной последовательности:

· Первыми размещаются заголовки дел организационных документов – уставы, положения, инструкции, планы, штатные расписания и т.д.

· Далее идут распорядительные документы вышестоящих организации – решения, приказы, распоряжения министерств и ведомств.

· Распорядительные документы организаций.

· Переписка с вышестоящими организациями.

· Переписка с другими организациями.

· Справочно-информационные документы организации – докладные записки, акты, протоколы, журналы регистрации и т.д.

· Последним заголовком будет номенклатура дел.

37. Каковы правила составления заголовков дел?

Заголовки дел формулируются на основании признаков:

· Номинальный – в дело включают документы одного вида (названия) – акты (списания материалов), протоколы производственных совещаний.

· Предметно-вопросный – в дело помещают документы одного содержания – документы об изменении цен (справки, ведомости, поручения).

· Авторский – в дело включают документы одного автора – протоколы заседания, бухгалтерии, организации.

· Хронологический – в деле формируют документы за определенный период – планы о работе цеха за 2007 год.

· Корреспондентский – в деле объединяют переписку с одними или несколькими корреспондентами – переписка с предприятием “Радуга” о поставке продукции.

· Географический – в деле формируют документы авторов связанных одной территорией – договоры о поставке продукции по Минской области.

· Смешанный – включают в себя два или более названых признаков – переписка с филиалом г. Бобруйска о формировании цен.

38. Каковы основные правила формирования дел?

· В дело помещают документы, которые предусмотрены НД. Если в течении года в организации возникают документы не предусмотренные НД, они формируются к самостоятельным делам. Для этого в НД принято оставлять резервные номера (свободные, дополнительные).

· В дела подшиваются только исполненные документы, на документе должна быть отметка об исполнении и направлении документа в дело.

· Переписка подшивается со всеми приложениями и дополнительными материалами.

· Документы постоянного и временного сроков хранения формируются в отдельные дела.

· В дело помещается только один экземпляр документа.

· В деле должно быть подшито не более 250 листов. Толщина дела 30-40 мм.

· В дело включаются документы только одного календарного года.

· Проекты документов (черновики) формируются в отдельные дела (от подлинников).

· Документы должны быть оформлены в соответствии с правилами (СТБ 6.38-2004).

39. Каковы основные признаки формирования дел?

· Номинальный – в дело включают документы одного вида (названия) – акты (списания материалов), протоколы производственных совещаний.

· Предметно-вопросный – в дело помещают документы одного содержания – документы об изменении цен (справки, ведомости, поручения).

· Авторский – в дело включают документы одного автора – протоколы заседания, бухгалтерии, организации.

· Хронологический – в деле формируют документы за определенный период – планы о работе цеха за 2007 год.

· Корреспондентский – в деле объединяют переписку с одними или несколькими корреспондентами – переписка с предприятием “Радуга” о поставке продукции.

· Географический – в деле формируют документы авторов связанных одной территорией – договоры о поставке продукции по Минской области.

· Смешанный – включают в себя два или более названых признаков – переписка с филиалом г. Бобруйска о формировании цен.

40. Каковы основные принципы систематизации документов дела?

Чтобы правильно группировать документы внутри дела следует придерживаться следующих принципов систематизации документов в деле:

· Вопросно-логический – документы располагаются в логической последовательности решения вопросов (в начале помещается документ-запрос, а потом документ-ответ).

· Хронологический – подшиваются документы за определенный период (год, квартал, месяц).

· Нумерационный – используется, когда в дело подшивается однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (приказы, накладные, квитанции и т.д.).

· Алфавитный – документы группируются по фамилиям авторов (например: в деле с лицевыми счетами работников).

· Комбинационный – включает в себя два или более принципов.

41. Что такое оформление дел? Охарактеризуйте полное и частичное оформление дел.

Документы, отобранные в процессе экспертизы на постоянные или временное (свыше 10 лет) хранения, сдаются в архив организации. При этом дела в течении года после их завершения остаются на хранение в структурных подразделениях для использования в практической работе, после чего в течении года оформляются и готовятся для передаче в архив.

Оформления дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится теми же сотрудниками, которые ведут формирование дел, под контролем ведомственного архива. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

К полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. При этом выполняются:

· Подшивка или переплет дел.

· Нумерация листов в деле.

· Составление заверительной надписи дела (листа заверителя), об некоторых случаях и внутренней описи документов дела, оформление реквизитов обложки дела и внесения уточнения в них (наименование организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.).

Дела временного (до 10 лет) включительно хранения подлежат частичному оформлению, т.е. допускается хранить их в скорошевателях, не проводить пересистематизацию документов, листы дела не нумеровать, заверительной надписи и внутренней описи не составлять. Документы в таких делах хранятся в прямой или обратной хронологической последовательности.

Оформление дел – комплекс работ по технической обработке.

Дата добавления: 2015-07-20