Охарактеризуйте правила ведения тел. переговоров, когда звонит секретарь.

· К разговору необходимо подготовиться: приготовить список вопросов и примерный список ответов на них.

· Уточнить ФИО, должности тех людей, которым надо позвонить.

· Набрать номер(ожидать до 4-го гудка), после того как ответили, поздороваться, представиться и назвать вопрос по которому мы звоним.

· При передаче телефонограммы говорят: “Примите телефонограмму” и дают время для подготовки ее записи.

· Следует помнить, что нельзя использовать служебный тел. в личных целях, и задерживать его на продолжительное время.

16. Как происходит подготовка командировки руководителя?

Командировка – это когда руководитель уезжает в другой город, в другую организацию по деловым вопросам.

Перед отъездом руководителя секретарь готовит приказ о командировании, заполняет командировочное удостоверение, при необходимости готовит тексты докладов и выступлений, другие материалы; обеспечивает руководителя канцелярскими принадлежностями (ручки, блокноты, карандаши, стержни); готовит сувениры.

Если необходимо секретарь готовит предварительную программу командировки руководителя, в которой указываются время, дата, место проведения деловых встреч, мероприятий, переговоров, совещаний и т.д. В ней также отражается маршруты движения, адреса, телефоны организаций, ФИО деловых партнеров. Предварительная программа составляется в 4 экземплярах:

· ДЛЯ РУКОВОДИТЕЛЯ,

· ДЛЯ ЗАМЕСТИТЕЛЯ,

· ДЛЯ СЕКРЕТАРЯ, КАК РАБОЧИЙ ВАРИАНТ,

· ПОМЕЩАЕТСЯ В ДЕЛО ДЛЯ ПОСЛЕДУЮЩЕЙ РАБОТЫ.

17. Каковы обязанности секретаря во время отсутствия руководителя?

Во время отсутствия руководителя секретарь занимается своими текущими делами; принимает посетителей, отвечает на тел. звонки; больше времени можно уделить формированию и оформлению дел. Все вопросы переадресуются зам. Руководителя. Он также рассматривает входящую корреспонденцию и подписывает документы.

Посетители, которые приходят на прием к руководителю перенаправляются к заместителю. Если есть предварительная запись на прием, секретарь обязан проинформировать людей об отменяющем приеме.

Не следует беспокоить руководителя, когда он в командировке. Если возникает экстренная ситуация секретарю нужно позвонить руководителю, объяснить вопрос, выслушать указания по решению вопроса.

По возвращению из командировки секретарь докладывает руководителю о звонках и посетителях. Вместе они готовят отчет о командировке, анализируют материалы; секретарь их обрабатывает и подшивает в дело.

18-19. Как происходит планирование рабочего времени?

Рабочий ритм задает руководитель. Т.к. секретарь является помощником руководителя, его план работы совпадает с планом работы руководителя. В пределах своей компетентности секретарь вносит изменения в рабочий план и постоянно следит ха исполнением намеченного мероприятия или вносит коррективы.

План работы на день составляется, начиная с заранее известных мероприятий, повторяющихся мероприятий; кроме того, должен быть определенный резерв времени (резервное время) для решения неожиданно возникших проблем и заданий.

Примерный дневной план работы:

Время	Что необходимо сделать
8.30-8.45	Разговор с руководителем о делах, запланированных на день
9.30-10.15	Принять и разобрать почту
10.15-10.45	Передать почту руководителю, выслушать и записать указания по обработке поступившей корреспонденции
10.45-11.15	Передать расписанную почту и указания руководителя сотруднику
16.00-16.05	Передать документы на подпись руководителю
17.00-17.20	Подготовить исходящую почту к отправке

Далее план работы дополняется другими мероприятиями в зависимости от ситуации.

Рабочий день разбивается на 3 части:

· Начало рабочего дня

· Середина рабочего дня

· Конец рабочего дня

В начале рабочего дня обсуждаются намеченные мероприятия, секретарь отвечает на тел. звонки, принимает посетителей.

Середина рабочего дня – самонасыщения часть дня. В это время секретарь оформляет документы, готовит другие мероприятия, продолжает отвечать на тел. звонки, принимает посетителей.

В конце рабочего дня секретарь готовит исходящие документы к отправке и делает заготовки плана работы на следующий день.

План работы на день составляется для выполнения всей работы в рациональной последовательности и с наименьшими затратами.

20. Что такое совещание? Охарактеризуйте виды совещания?

Совещание – это форма управленческой деятельности в результате, которой группа лиц обсуждает вопросы, и принимают решения. Так же могут быть другие названия: собрания, конференции, заседания, пленумы.

В управленческой деятельности можно выделить два вида совещаний:

· Оперативная (планерка)

· Плановое совещание

При проведении небольшого оперативного совещания секретарь должен оповестить всех его участников о проведении. Выяснить и доложить руководителю об отсутствующих и причина их отсутствия. При необходимости секретарь готовит помещение (если невозможно провести совещание в кабинете руководителя); обеспечивая всем необходимым: канцелярскими принадлежностями, бумагой, стульями и т.д. во время работы совещания секретарь принимает все тел. звонки и посетителей.

Важно создать обстановку нормального хода совещания не допуская его срывов. Если возникает экстренная ситуация, которая требует немедленного решения руководителя, секретарь записывает информацию, заходит, в кабинет; не отвлекая внимания, дает записку руководителю и ожидает его указания. Во время совещания секретарь находится в приемной и не отлучается, т.к. в любой момент может понадобиться его помощь.

Совещание оперативного характера обычно проводится в кабинете руководителя, поэтому следует позаботиться в достаточном количестве стульев, обеспечении бумаги для записи и т.д.

К плановым совещаниям и заседаниям с большим количеством участников подготовка начинается за 1,5-2 недели. Вместе с руководителем секретарь уточняет дату, место и время проведения совещания, его повестку, состав участников, докладчиков, назначают других ответственных лиц для проведения совещания.

21 (22). Каковы основные обязанности секретаря при подготовке совещания?

Секретарь составляет список участников совещания, в котором отмечает рассылку приглашений, ответы на них, вносит необходимые уточнения и изменения.

За 3-6 дней до совещания секретарь опять проверяет список участников, печатает текст доклада руководителю. На этом этапе привлекаются другие ответственные лица для подготовки и оборудования помещения; секретарь заказывает транспорт, подбирает материалы для проведения совещания (стулья, доска, плакаты, аппаратура, медикаменты, проверяет исправность розеток, аппаратуры, производится уборка помещения).

За 1-1,5 час до начала совещания секретарь готовит бумагу, карандаши, скрепки, графин с водой и т.д. Во время торжественных собраний на столе устанавливают цветы.

За 30 мин. до начала совещания осуществляется регистрация участника в специально отведенном месте.

23. Каковы основные обязанности секретаря при проведении совещания и после его проведения?

Если секретарь присутствует на совещании, она помогает руководителю с аппаратурой, ведет протокол совещания, выполняет другие поручения. На небольших совещаниях в обязанности секретаря может входить сортировка стола охладительными напитками, стаканами, бутербродами.

Если секретарь не участвует в совещании, она находится в приемной, отвечает на тел. звонки, принимает посетителей, выполняет другие указания и поручения.

По окончании совещания необходимо убрать помещение, собрать тексты докладов, посуду. Секретарь оформляет протокол с решениями; на оформления протокола отводится 2-3 дня.

24. Что такое приглашение? Его назначение, основные реквизиты Правила составления.

Текст приглашения включает в себя:

Название организации, характер совещания, час (время), дату и место его проведения, рассматриваемые вопросы, инициалы и фамилию приглашаемого. Приглашения подписывает руководитель. Текст приглашения указывается продолжительность совещания и просьба подтвердить участие в совещании.

Секретарь составляет список участников совещания, в котором отмечает рассылку приглашений, ответы на них, вносит необходимые уточнения и изменения.

25. Что такое документооборот? Каковы правила организации документооборота?

Документооборот – это движение документов, в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения, уничтожения или передачи на архивное хранение или отправки.

Схема документооборота входящих документов

Поступление – регистрация и обработка – исполнение – подшивка в дело

Схема документооборота исходящих документов

Создание – подписание и регистрация – отправка – подшивка второго экземпляра в дело

Схема документооборота внутренних документов

Создание – подписание и регистрация – исполнение – подшивка в дело.

Дата добавления: 2015-07-20