Учет движения музейных фондов

Все выдачи музейных предметов в обязательном порядке проходят и оформляются через отдел (сектор) учета или через главного храните­ля. Внешние выдачи за пределы музея (на временное и на постоянное хранение) как внутри страны, так и за границу оформляются специаль­ным разрешением Министерства культуры. Выдаваться из музея могут лишь те предметы, которые записаны в инвентарную книгу и имеют номер. Временные выдачи музейных предметов внутри музея (из отде­ла в отдел, в экспозицию, в филиалы, на реставрацию, на фотокопиро­вание и т.п.) производятся по передаточной ведомости (на длительный срок - по акту), заверенной главным хранителем. Внутримузейные вы­дачи на постоянное хранение осуществляются по решению фондово-закупочной комиссии, утвержденном приказом директора музея, и офор­мляются актом приема предметов на материально-ответственное хра­нение принимающим предмет подразделением. По решению ФЗК про­исходит также и перевод предметов из научно-вспомогательного фонда в основной фонд. Для перевода предмета из основного фонда в научно-вспомогательный требуются самые серьезные основания (заключение компетентной экспертной комиссии, решение реставрационного сове­та и т.п.) и разрешение Министерства культуры.

В случае утраты, хищения или разрушения музейного предмета списание производится только Министерством культуры по ходатай­ству музея, которое сопровождается документами, разъясняющими обстоятельства пропажи или гибели музейного предмета и меры, принятые дирекцией музея по его поиску или спасению, а также по наказанию виновных лиц.

Поскольку количество предметов в музейных фондах постоянно меняется (приходят новые поступления, происходят выдачи на посто­янное и временное хранение, осуществляются передачи из обменного фонда и т.п.) музею и его фондовым отделам необходимо иметь свод­ные данные о движении музейных фондов. Для этого все фондовые подразделения обязательно приводят во всех своих годовых отчетах сведения о движении фондов: новые поступления, выдачи на экспо­зиции и выставки, на реставрацию и копирование, перевод из научно-вспомогательного фонда в основной, списание и т.п. На основании этой информации музей составляет сводный годовой отчет о движе­нии фондов.

Для проведения переучета музейных фондов проводятся регулярные сверки музейных предметов с учетной документацией (с актами приема на материально-ответственное хранение, с записями в Главной инвен­тарной книге, с книгами поступлений фондовых отделов и книгами на­учной инвентаризации, с передаточными ведомостями и другими доку­ментами). Результаты сверки, которую проводят назначенные директо­ром одна или несколько комиссий, оформляются актами сверки, утверж­даемыми директором. В небольших музеях, хранящих до трех тысяч му­зейных предметов, сверки должны проводиться каждый год, в крупных музеях разрабатываются перспективные планы сверок на несколько лет с учетом объема хранения различных фондовых подразделений.

Постоянно ведущаяся в музейных фондах учетная работа по­рождает немалое количество учетно-фондовой документации, кото­рая должна тщательно регистрироваться, описываться и храниться в несгораемых шкафах и охраняемых и опломбировывающихся (в не­рабочее время) помещениях. Эта документация никогда не должна покидать стен музея, и доступ к ней должен быть строго ограничен.

Дата добавления: 2015-07-20