Особенности оформления приказов по личному составу

В комплекс распорядительной документации кадровой системы документации входит набор различных по назначению приказов (распоряжений) по личному составу. Приказы составляются совместно отделом кадров и заинтересованными структурными подразделениями. В установленных законом случаях приказы должны иметь гриф согласования с профсоюзным органом. Проект приказа согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом, руководителями заинтересованных и функциональных структурных подразделений. Обязательна виза руководителя служба персонала (начальника отдела кадров). Приказ подписывается руководителем организации или его заместителем в соответствии с распределением полномочий.

Для подавляющего большинства приказов по личному составу разработаны унифицированные формы, включенные в Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) и обязательные для применения в организациях всех организационно-правовых форм. В них приведены все необходимые элементы (реквизиты), используемые для оформления приказов. Все унифицированные формы приказов имеют практически одинаковые реквизиты в заголовочной части, каждый реквизит должен быть заполнен при оформлении всех видов приказов по личному составу. Сотрудник, отвечающий за эту документацию, заполняет форму переменной информацией, соблюдая установленную последовательность и полноту реквизитов, порядок подписания приказов. Различают приказы индивидуальные, т.е. касающиеся одного лица, и сводные – охватывающие круг лиц.

Прием на работу оформляется по форме № Т-1«Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу». Она предназначена для документирования индивидуального приема. Заголовочная часть формы содержит наименование организации. Напротив наименования организации в специальном окне проставляется ее код по ОКПО. В заголовочной части формы размещено наименование вида документа «Приказ (распоряжение)», его код по ОКУД уже проставлен в форме, его следует просто воспроизводить на каждом конкретном приказе. В форме предусмотрено место для проставления номера и даты приказа, являющиеся обязательными элементами оформления любого приказа, т.к. оказывают прямое влияние на его юридическую силу (в соответствии с Трудовым кодексом РФ приказ о приеме на работу должен быть подготовлен не позднее трех дней после заключения трудового договора). Содержательная часть приказа начинается с распорядительного действия и указания его продолжительности (Принять на работу с... по...), в этом окне проставляется срок действия трудового договора. Кроме этого содержательная часть формы № Т-1 включает следующие данные: фамилию, имя, отчество работника, его табельный номер, наименование структурного подразделения, должности (специальности, профессии), разряда, класса (категории) квалификации, условия приема на работу, характер работы, условия оплаты труда, продолжительность испытательного срока. Основанием издания приказа (распоряжения) о приеме на работу является трудовой договор с указанием его даты и номера. Оформляющая часть приказа о приеме на работу содержит подпись руководителя организации и отметку об ознакомлении работника с приказом (виза ознакомления). Отметка об ознакомлении работника с приказом (С приказом (распоряжением) работник ознакомлен) – обязательный реквизит всех кадровых приказов. Ряд статей Трудового кодекса установил трехдневный срок ознакомления работников с приказ. Визы согласования на приказах по личному составу могут быть расположены ниже подписи руководителя на лицевой стороне документа или на его оборотной стороне. Как правило, приказы о приеме на работу визируют руководитель структурного подразделения, в котором будет работать данный работник, главный бухгалтер, юрисконсульт и лицо, отвечающее за ведение кадровой документации (инспектор по кадрам). Состав лиц, визирующих приказы по личному составу, в различных организациях определяется их организационной структурой и порядком работы с документами.

В Альбом унифицированных форм включена также форма Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу». По реквизитам заголовочной и оформляющей части она полностью совпадает с оформлением формы № Т-1 и предназначена для оформления одним приказом приема на работу нескольких лиц. Ее содержательная часть включает столько пунктов, сколько работников оформляют на работу. Форма № Т-1а построена в виде таблицы, граф которой содержат те же самые сведения, которые включены в индивидуальную форму. Унифицированные формы № Т-1 и Т-1а приведены в приложении У и приложении Ф соответственно.

Перевод работника на другую работу оформляется с применением унифицированной формы № Т-5 «Приказ о переводе работника на другую работу» (форма № Т-5а «Приказ о переводе работников на другую работу»). Текст приказа начинается словами «Перевести на другую работу с... по...». Далее указываются фамилия, имя, отчество, табельный номер работника, вид перевода (постоянно, временно), структурное подразделение, должность по старому и новому месту работы. Основанием для издания таких приказов является изменение к трудовому договору с указанием его даты и номера или другой документ (заявление, медицинское заключение и пр.). Порядок визирования устанавливается организацией. Как минимум на таком приказе необходимы визы начальников структурных подразделений прежнего и нового места работы. При переводе на другую работу на должности, связанные с материальной ответственностью, обязательна виза главного бухгалтера.

Документирование процедуры предоставления отпуска осуществляется с применением унифицированной формы № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику» (формы № Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»). Текст приказа о предоставлении отпуска начинается совами «Предоставить отпуск», затем указывают фамилию, имя, отчество, табельный номер, должность и структурное подразделение, в котором работает сотрудник, период, за который предоставляется отпуск, вид отпуска (основной ежегодный оплачиваемый, ежегодный дополнительный оплачиваемый, учебный, без сохранения заработной платы и др.) с указанием количества календарных дней отпуска, даты ухода в отпуск и возвращения на работу. Основанием для издания приказа о предоставлении отпуска служит заявление, объяснительная или докладная записка, справка, график отпусков.

Увольнение работников документируют с применением унифицированной формы № Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)» (формы № Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)»). Текст приказа начинается со слов «Прекратить действие трудового договора от... уволить...» (с указанием даты трудового договора и даты увольнения). Правильное оформление даты увольнения в приказе об увольнении очень важно, т.к. день увольнения является последним днем работы. Затем указывается фамилия, имя, отчество, табельный номер, структурное подразделение, должность. В приказе о прекращении трудового договора обязательно указывают причины, т.е. основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения) – по собственному желанию, в связи с переводом на другую работу, по сокращению штатов, и делают ссылку на соответствующую статью и пункт Трудового кодекса РФ. Кроме того, в приказе должна быть ссылка на документ, инициирующий увольнение (Основание (документ, номер, дата)) – заявление работника, служебная записка, медицинское заключение и т.д. В формы приказов № Т-8 и Т-8а введен реквизит, которым оформляется согласие профсоюзного органа на увольнение работника (Мотивированное мнение выборного профсоюзного органа в письменной форме (от «__» _____ 20__ г. №__) рассмотрено). Проект приказа о прекращении действия трудового договора визируют отдел кадров, руководитель структурного подразделения, из которого увольняется работник, бухгалтерия.

Направление работника в командировку оформляется приказом унифицированной формы № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку» (формы № Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»). Текст приказа начинается со слов «Направить в командировку». Затем указываются фамилия, имя, отчество работника, табельный номер, структурное подразделение, должность, место назначения (страна, город, организация), срок (календарные дни), даты начала и конца командировки, цель, источник финансирования (Командировка за счет средств), основание (документ, номер, дата) – служебное задание и т.д. Проект приказа визируется у заинтересованных лиц. На основе приказа о направлении работника в командировку оформляется командировочное удостоверение.

Приказ о поощрении работника оформляется с использованием унифицированной формы № Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника» (формы № Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников»). Содержательная часть приказа включает фамилию, имя, отчество, табельный номер работника, структурное подразделение, должность, мотив поощрения, вид поощрения (благодарность, ценный подарок, премия и др.), сумму прописью, основание (представление). Проект приказа визируется отделом кадров, руководителем структурного подразделения, в подчинении которого находится работник, бухгалтерией.

Унифицированные формы документов, представленные в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, охватывают не все кадровые операции. Форма приказа о наложении на работника дисциплинарного взыскания не закреплена в Альбоме. Он составляется в текстовой форме, как правило на бланке приказов. Основанием для издания приказа о наложении дисциплинарного взыскания может быть объяснительная записка работника, совершившего дисциплинарный проступок, докладная записка руководителя структурного подразделения с резолюцией руководителя организации. В заголовочной части приказа размещается наименование организации, ее код по ОКПО, наименование вида документа, место для даты и номера, место издания. Содержательная часть включает заголовок к тексту – «О наложении дисциплинарного взыскания...». Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (или вводной) и распорядительной. В первой части указываются причины наложения дисциплинарного взыскания с изложением существа нарушения, даты его совершения, отягчающих или смягчающих обстоятельств. Распорядительная часть содержит предписываемые действия, т.е. вид дисциплинарного взыскания (объявить выговор, сделать замечание и т.п.), фамилию, имя, отчество, структурное подразделение, должность работника, на которого налагается дисциплинарное взыскание. Если приказ касается нескольких работников, распорядительная часть обычно делится на пункты, нумеруемые арабскими цифрами. Дисциплинарное взыскание в форме увольнения документируется приказом (распоряжением) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении). Приказ визируют работник кадровой службы (ее руководитель), руководитель структурного подразделения, в подчинении которого находится работник. Во всех случаях целесообразно проект приказа согласовывать с профсоюзным органом.

В текстовой форме оформляется также приказ об изменении фамилии. В заголовочной части этого приказа размещаются те же реквизиты, что и в приказе о наложении дисциплинарного взыскания. В содержательной части вводная часть опускается, а текст приказа начинается с распорядительного действия «Изменить в документах организации фамилию... (указывается структурное подразделение и должность) на фамилию...». Основанием для издания такого приказа будут личное заявление и документы загса.

Дата добавления: 2015-07-17