Назначение и состав кадровой документации

Система кадровой документации

Назначение и состав кадровой документации

Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, наложения дисциплинарного взыскания и т.д. составляют группу документов, относящихся к системе кадровой документации. Система кадровой документации (или документация по личному составу) достаточно обширна по своему составу и сложна в оформлении.

Обязательный объем кадровой документации включает: трудовой договор, приказы по личному составу и т.д. Кроме того, на каждого работника ведутся трудовая книжка и различные учетные формы. Требования к их заполнению и оформлению установлены законодательством и должны неукоснительно соблюдаться в силу огромной значимости документов по личному составу в жизни каждого отдельного человека и роли этих документов в деятельности любой организации.

При оформлении приема на работу создается ряд персональных и первичных учетных документов, подробно характеризующих производственную, научную, педагогическую и иную деятельность, а также человеческие качества кандидата (резюме, заявление, автобиография, личный листок по учету кадров и т.д.).

Резюме является предельно краткой и вместе с тем достаточно полной справкой о том, что представляет собой кандидат на должность в профессиональном отношении и социальном аспекте.

В заявлении содержится просьба кандидата о приеме его на работу с указанием должности и структурного подразделения. Следует отметить, что кроме заявления о приеме на работу, в практике документирования трудовых правоотношений оформляются и другие заявления (заявление о переводе на другую должность, о предоставлении отпуска, об увольнении и т.д.).

Автобиография представляет собой краткое письменное жизнеописание с указанием основных персональных данных кандидата, наиболее важных сведений о его ближайших родственниках, об этапах учебно-трудовой деятельности кандидата, а также другую необходимую работодателю информацию, предоставление которой не противоречит законодательству.

Основная масса необходимых сведений о кандидате на должность концентрируется в личном листке по учету кадров, который имеет широко распространенную типовую анкетную форму и содержит следующие анкетно-биографические показатели: фамилию, имя отчество, год и место рождения, образование, выполняемую работу с начала трудовой деятельности, отношение к воинской обязанности и др.

Основополагающим документом, регламентирующим правовые взаимоотношения работников и работодателей, является трудовой договор. Трудовой договор – это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

Трудовая книжка является единственным персональным документом, в котором последовательно и всесторонне отражаются факты трудовой биографии гражданина, его квалификационный и служебный рост, отношение к труду, длительность работы на одном месте, причины увольнения. На основании записей в трудовой книжке определяется общий и непрерывный стаж при назначении гражданину государственной пенсии, пособия по государственному социальному страхованию.

Приказы по личному составу входят в комплекс распорядительной кадровой документации и обязательно издаются в случаях оформления приема на работу, перевода на другую работу, прекращения действия трудового договора (увольнения с работы), предоставления всех видов отпусков, изменения фамилии, командирования работника, его поощрения или наложения дисциплинарного взыскания. Приказы служат единственным основанием внесения соответствующих записей в трудовые книжки, учетные и другие документы.

Учетная кадровая документация выполняет функцию персонального учета работников и является накопителем персональных данных, полученных при первичной регистрации и последующем обновлении необходимых индивидуальных сведений по составу и движению кадров. Одной из учетных форм является Личная карточка работника унифицированной формы № Т-2 (Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты). Она заполняется на лиц, принятых на работу, на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником.

Следует отметить, что перечисленные документы представляют далеко не полный состав документов, входящих в кадровую систему документации. Кадровая информационно-документационная система включает и другие документы, входящие в комплексы плановой, организационно-правовой, персональной, договорной, учетной, отчетной и отчетно-справочной документации.

Дата добавления: 2015-07-17