Экспертиза ценности научно-технической документации

ГЛАВА 20. ПОНЯТИЕ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

105. Одним из важнейших направлений работы государственных и ведомственных архивов является обеспечение передачи в государственные архивы научно-технических документов, представляющих научно-историческую ценность, в объеме, достаточном для получения реального представления о существе и характере исследований и разработок.

Экспертиза ценности документов - это всесторонний и комплексный анализ научно-технической документации с целью определения научной, народнохозяйственной, исторической и практической ценности документов.

106. Целями экспертизы ценности научно-технической документации являются: выявление документов, имеющих научно-историческую ценность и подлежащих передаче на государственное хранение; выявление документов, имеющих практическое значение, с целью использования их в деятельности организации; выявление научно-технической документации, не имеющей научно-исторической ценности и утратившей практическое значение и не подлежащей дальнейшему хранению.

107. Методологическими принципами экспертизы ценности документов являются историзм и всесторонняя комплексная оценка документов.

Исторический метод позволяет дать оценку разработкам на момент их осуществления с учетом реальной исторической обстановки, уровня организации научно-технических работ и развития науки и техники, исходя из характера научно-технических разработок и исторических особенностей их документирования.

Всесторонняя комплексная оценка предполагает анализ документации не по единичному объекту экспертизы, а по целому комплексу родственных или аналогичных объектов исследования.

108. При комплексном подходе в процессе экспертизы ценности научно-технических разработок наряду с общими критериями применяются специфические критерии и критерии общественного признания:

108.1. к общим критериям экспертизы ценности относятся: подлинность, физическое состояние документов, полнота комплекта документов;

108.2. специфическими критериями являются: значимость научно-технических разработок для развития народного хозяйства, степень новизны, уникальности и оригинальности решения проблемы в конкретной отрасли науки, техники, строительства, производства; экономическая эффективность внедрения результатов исследования или технической идеи; социальная эффективность исследования или разработки; степень механизации и автоматизации технологических процессов в строительстве и при изготовлении изделий промышленного производства; фундаментальность научно-исследовательских работ; степень отражения уровня развития науки и техники в исследовании, проекте, объекте капитального строительства или изделия промышленного производства, а также технологии его изготовления; количество типовых решений, внедряемых в строительство и промышленное производство; модификация, максимальная унификация изделий промышленного производства, их техническая эстетичность, надежность; массовость или серийность производства, степень реконструкции объекта строительства, национальные особенности архитектуры, специфика геологических и гидрологических условий;

108.3. критерии общественного признания: присуждение разработкам международных, государственных или именных премий; выдвижение исследований и разработок на соискание премий; демонстрация их на международных ярмарках; патентно-коммерческая ценность (патентование разработок, покупка лицензий зарубежными фирмами);

108.4. таким образом, для определения практической и исторической ценности научно-технической документации существует целый ряд критериев, основными из которых являются:

принципиальная новизна, уникальность, оригинальность решения проблемы, конструкции, технологии, проекта;

степень отражения уровня науки и техники, производства в определенный период развития общества. Государственному хранению подлежит научно-техническая документация на разработки и исследования, которые превосходят мировой уровень, осуществлены впервые в мире, Республике Беларусь, отрасли;

значимость проблемы, проекта, модели конструкции, технологии на момент внедрения для развития конкретных отраслей и народного хозяйства в целом;

экономическая эффективность внедрения результатов исследования или технической идеи;

социальная эффективность исследования или разработки.

109. Научно-техническая документация передается на государственное хранение в подлинниках, если подлинник утерян или имеет повреждения, которые невозможно устранить, то на государственное хранение передаются копии документов на бумажных носителях.

110. Экспертиза ценности инновационных проектов (проектов, которые финансируются инвестором) состоит в оценке научного и технического уровней проекта возможностей его выполнения и эффективности. На основании экспертизы ценности принимается решение о целесообразности и объеме финансирования.

Оценка научно-технического уровня и конкурентоспособности проектов направлена на информационное обеспечение принимаемых решений по важнейшим проблемам научно-технического, производственно-технического и социально-экономического развития государства.

Приоритетность проекта определяется следующими критериями: экономичностью, эргономичностью, эстетичностью, уровнем механизации и автоматизации, надежностью, производительностью, материалоемкостью, металлоемкостью, энергоемкостью, трудоемкостью технологического процесса, уровнем токсичности, степенью загрязнения окружающей среды, прогрессивностью конструктивной базы.

Данные критерии необходимо учитывать при отборе научно-технической документации на государственное хранение.

В результате всестороннего анализа вариантов решений, связанных с выбором приоритетов, делается объективная оценка научной и производственной значимости проектов, что обеспечивает передачу на государственное хранение научно-технической документации, представляющей научно-историческую ценность.

ГЛАВА 21. ОРГАНИЗАЦИЯ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

111. Для проведения экспертизы ценности научно-технической документации в учреждениях, организациях и на предприятиях приказом руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия. В состав ЭК входят ведущие специалисты и представитель государственного архива. Председателем назначается, как правило, один из заместителей руководителя или главный инженер, главный конструктор. Членами комиссии планируется время для работы в составе комиссии.

Члены экспертной комиссии принимают также участие в оценке научно-технического уровня и конкурентоспособности инновационных проектов.

112. В своей работе члены экспертной комиссии руководствуются Законом Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь", типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков хранения, положением об ЭК организации. Работа экспертной комиссии организации регламентируется положением о постоянно действующей экспертной комиссии, которое разрабатывается каждой организацией, согласовывается с государственным архивом и утверждается руководителем организации. К работе по экспертизе ценности привлекаются специалисты структурных подразделений, а в необходимых случаях и госархива.

ЭК организации рассматривает и выносит решения о представлении на согласование и утверждение в государственный архив перечней, описей, актов о выделении к уничтожению документов.

Заседания экспертной комиссии проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год. Решения принимаются большинством голосов. Заседания ЭК протоколируются.

ГЛАВА 22. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ПРОЕКТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

113. Проектная документация создается в процессе проектирования во всех отраслях народного хозяйства. Проектная документация разрабатывается преимущественно на конкурсной основе, в том числе через торги подряда (тендер). На основании экспертной оценки принимаются решения о целесообразности инвестирования проектов. При экспертизе проектов учитывается потенциальное воздействие результатов проектирования на социальную, экономическую и экологическую среду. Значимость определения эффекта от реализации инноваций возрастает в условиях рыночной экономики. При отборе проектов на государственное хранение необходимо учитывать значимость объекта для народного хозяйства определенной отрасли, а также роль объекта в комплексе сооружений.

114. По жилищно-гражданскому строительству на государственное хранение поступают индивидуальные проекты зданий, сооружений, в которых отражены оригинальные архитектурно-планировочные, конструктивные и архитектурно-художественные особенности.

Из серий типовых проектов рекомендуется оставлять на государственное хранение типовые проекты, наиболее часто применяемые в практике с учетом прогрессивных методов строительного проектирования.

Для строительства жилых и общественных зданий и сооружений широкое применение получили проекты привязок. На государственное хранение поступают проекты-привязки, разработанные для зон сложного геологического строения, в которых оригинально решены инженерные вопросы, внесены значительные изменения, улучшающие качество проекта.

Из экспериментальных проектов на государственное хранение передаются проекты планировки и застройки экспериментально-показательных поселков сельских населенных мест, проекты жилых и общественных зданий.

115. При выборе объектов промышленного строительства необходимо учитывать специфику промышленного проектирования, которое является в основном индивидуальным, а также характеризуется большим объемом объектов реконструкции. При выборе индивидуальных проектов наибольший интерес представляют крупные объекты и комплексы, являющиеся знаменательными вехами в истории народного хозяйства. В отдельных случаях отбору подлежат небольшие объекты, имеющие оригинальные объемно-планировочные решения, в которых учтены новейшие отечественные и зарубежные научно-технические достижения, новые методы проектирования, в которых применены новые строительные материалы, новые виды оборудования и прогрессивные технологические процессы.

116. Водохозяйственное строительство характеризуется зависимостью проектных решений от топографических, геологических и гидрологических условий, большими объемами земельных работ. Поэтому основным видом проектирования крупных объектов водохозяйственного строительства является индивидуальное проектирование. При отборе объектов на государственное хранение необходимо исходить из масштаба сооружения. На государственное хранение отбираются объекты крупных водохранилищ, магистральных каналов, насосных станций.

117. Из проектной документации по реконструкции исторической части городов и реставрации памятников архитектуры и садово-паркового искусства на государственное хранение поступают: проекты планировки и застройки городов с памятниками истории и культуры; проекты охраняемых территорий памятников истории, архитектуры и природного ландшафта; проекты планировок центральных (исторических) районов городов; проекты реставрации и восстановления архитектурных памятников и памятников садово-паркового искусства.

118. Состав проектной документации, отбираемой на государственное хранение, зависит от практики разработки проектов в разные хронологические периоды.

На государственное хранение, как правило, поступает рабочая документация.

При проведении экспертизы ценности документов необходимо руководствоваться техническими нормативными правовыми актами, которые определяют состав, порядок разработки проектной документации на момент проведения экспертизы ценности.

ГЛАВА 23. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ КОНСТРУКТОРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

119. Отбор на государственное хранение конструкторской документации осуществляется на основе общих и специфических критериев оценки, позволяющих отобрать изделия, которые характеризуют общий технический уровень развития техники, принципиальную новизну и своеобразие конструкторских решений, отражают связь науки с производством и их взаимное влияние.

При отборе конструкторской документации основное внимание уделяется базовым моделям, уникальным изделиям, головным образцам серийного производства, гаммам машин и механизмов. Из модификаций отбираются лишь те, которые представляют собой практически новую модель.

120. При проведении экспертизы ценности необходимо руководствоваться нормативно-техническими документами, которые определяют состав, порядок разработки конструкторских документов.

121. На стадии "техническое предложение" на государственное хранение поступает пояснительная записка и ведомость технического предложения.

На стадии "эскизный проект" - пояснительная записка и ведомость эскизного проекта.

Передача документов на государственное хранение на этих стадиях допускается при разработке особо сложных изделий.

На стадии "технический проект" на государственное хранение поступают следующие виды документов: пояснительная записка, ведомость технического проекта, чертеж общего вида, технические условия на изготовление образцов изделий.

Особое внимание уделяется документам на стадии "рабочая документация". На стадии "рабочая документация" на государственное хранение передаются: чертежи общего вида унифицированных узлов, групповой конструкторский документ, схемы изделий.

Чертежи деталей поступают на государственное хранение только в случае новизны и оригинальности конструкции.

ГЛАВА 24. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ТЕХНОЛОГИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

122. Экспертиза ценности технологической документации аналогична методике экспертизы ценности конструкторской документации.

При отборе объектов на государственное хранение необходимо учитывать такие специфические критерии, которые присущи только технологическим разработкам: степень автоматизации, механизации и типизации технологических процессов, оригинальность и уникальность индивидуальных технологических процессов, масштабность применения каждого из этих процессов и их экономическую эффективность. Особое внимание уделять типовым технологическим процессам, так как именно типизация технологических процессов позволяет автоматизировать и механизировать производство, сделать его более рентабельным.

123. На государственное хранение отбирается технологическая документация, относящаяся к конструкции и технологическим процессам ее изготовления, включая комплекты документов на типовые и групповые технологические процессы (операции), комплекты документов на единичные технологические процессы, применяемые в среднесерийном, крупносерийном и массовом типах производств.

124. При экспертизе ценности технологической документации важное значение имеет документация на стадии "рабочая документация", а также на стадиях "опытный образец", "установочная серия", если на этих стадиях содержатся оригинальные технические решения.

125. Основными технологическими документами, подлежащими передаче на государственное хранение, являются: маршрутная карта, комплектовочная карта, ведомость технологических документов, ведомость технологических маршрутов, ведомость сборочных единиц к типовому (групповому) технологическому процессу (операции); ведомость сборки изделия; ведомость оборудования, карта технологического процесса, карта типового (группового) технологического процесса; постоянный технологический регламент веществ, продуктов, лекарств и микроорганизмов, лабораторный технологический регламент, технологические инструкции по экспериментальному производству опытных партий продуктов и лекарств; технологические рекомендации по изготовлению новых видов продуктов, лекарств; технологические карты и описания технологии получения веществ, продуктов, лекарств и микроорганизмов, сводные технологические (производственно-технологические) схемы, рецептура, регламенты, рекомендации по технологическим процессам; нормы допусков отклонений от технологических режимов производства, технологический паспорт, карта уровня качества аттестуемой продукции; сводные отчеты о соответствии новых продуктов и лекарств требованиям международных и отечественных стандартов; технологические (технические) характеристики и расчетные данные по обработке и сборке изделий; сводные расчеты поверхностей, площадей и других геометрических характеристик, изготовляемых изделий, технико-экономическая характеристика оборудования, альбомы технологических процессов, комплекты специального технологического оборудования (приспособления, инструменты, штампы), комплект переналаживаемой универсальной оснастки.

ГЛАВА 25. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКОЙ (НАУЧНОЙ) ДОКУМЕНТАЦИИ

126. На государственное хранение отбирают научно-исследовательскую документацию по проблемам, относящимся к фундаментальным и прикладным исследованиям, позволяющим судить об уровне развития науки в данной области, о назначении их для развития народного хозяйства.

127. Порядок выполнения научно-исследовательских работ включает следующие этапы:

выбор направления исследования;

теоретические и экспериментальные исследования;

обобщение и оценка результатов исследований.

Этап "выбор направления исследования" включает выполнение комплекса подготовительных работ, связанных с предстоящими исследованиями, сбор и детальный анализ имеющейся научно-технической информации.

Этап "теоретические и экспериментальные исследования" - это выполнение теоретических исследований, проведение комплекса экспериментальных работ, проработка вопросов методологического характера.

Этап "обобщение и оценка результатов исследований" включает составление и оформление отчета по НИР в целом, а также разработку технического задания (далее - ТЗ) на научно-конструкторскую работу (ОКР) при условии продолжения работы на стадии ОКР.

Этап содержит: окончательную отработку, анализ всех выявленных факторов; обобщение результатов НИР; оценку полноты решения задач, разработку рекомендаций и предложений по использованию результатов выполнения НИР, а также разработку ТЗ на ОКР, если это вытекает из результатов НИР.

128. На государственное хранение поступают: технические и тактико-технические задания; технические требования и тактико-технические требования на выполненные НИР и ОКР, если они включены в государственные, международные, межотраслевые программы; этапные и промежуточные отчеты, имеющие самостоятельное значение, содержащие информацию, имеющую научно-историческую ценность и не повторяющуюся в других документах, а также составленные видными деятелями науки и техники или имеющие их автографы; отчеты по законченным темам НИР, ОКР, ОТР; сводные годовые отчеты о НИР, содержащие итоговую, обобщенную информацию.

ГЛАВА 26. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ПАТЕНТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

129. На государственное хранение отбираются рассмотренные заявки на изобретения (открытия), по которым приняты решения о выдаче авторского свидетельства (патента).

При экспертизе ценности заявок данной категории необходимо обращать внимание на важность научно-технических решений, содержащихся в них, на предполагаемую степень эффективности при использовании конкретных изобретений (открытий) в различных сферах деятельности общества. Кроме того, в документах заявки могут содержаться научно-технические решения, выдвинутые на присуждение государственных или именных премий, а также награжденные дипломами, медалями и удостоенные премий на международных и республиканских выставках и конкурсах. На такую документацию, а также на заявки, содержащие в числе авторов (заявителей) выдающихся деятелей науки и техники, целесообразно обращать особое внимание при их отборе на государственное хранение.

130. На государственное хранение отбираются рассмотренные заявки на предполагаемые изобретения (открытия), по которым приняты решения об отказе в выдаче авторского свидетельства (патента), если в упомянутых заявках содержатся рациональные научно-технические решения.

131. На государственное хранение отбираются законченные рассмотрением заявки на промышленные образцы, по которым приняты решения о выдаче свидетельства или патента. Промышленный образец представляет собой художественное или художественно-конструкторское решение, определяющее внешний вид изделия. На государственное хранение передаются также законченные рассмотрением заявки на промышленные образцы, по которым приняты решения об отказе в выдаче свидетельства или патента, поданные иностранными гражданами и гражданами Республики Беларусь, при наличии в числе авторов выдающихся деятелей науки и техники, поданные ведущими организациями в области художественного конструирования, содержащие художественно-конструкторские решения, выдвинутые на присуждение государственной или именной премии, содержащие оригинальные художественно-конструкторские решения, награжденные дипломами, медалями и премиями на выставках.

132. На государственное хранение поступают аннулированные свидетельства (патенты), документы на изобретения, по которым даны лицензии (лицензионные паспорта, рекламно-технические описания о технической готовности, технико-экономические расчеты).

ГЛАВА 27. СОСТАВЛЕНИЕ ПЕРЕЧНЕЙ НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ, ПОДЛЕЖАЩЕЙ ПЕРЕДАЧЕ НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ

133. Экспертиза ценности научно-технической документации осуществляется экспертными комиссиями учреждений, организаций, предприятий в два этапа.

На первом этапе проводится выбор проблематики исследований, проектов изделий промышленного производства и технологических процессов, объектов планировки и капитального строительства, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение. Конечным результатом работы является составление перечня научно-технической документации согласно приложению 10, подлежащей передаче на государственное хранение, который включает графы: "№ п/п"; "Обозначение (индекс) разработки"; "Наименование научно-технической разработки"; "Этап (стадия)"; "Год окончания разработки"; "Организации, принимавшие участие в разработке"; "Количество учетных единиц"; "Обоснование отбора документов на государственное хранение"; "Примечание (срок передачи в госархив)".

В графе "Обоснование отбора документов на государственное хранение" определяется степень важности конкретного объекта, разработки согласно действующим критериям экспертизы ценности научно-технической документации.

134. Перечень научно-технической документации, подлежащей передаче на государственное хранение, составляется экспертной комиссией организации-разработчика за определенный период времени, начиная с начала деятельности организации.

В перечень научно-технической документации, подлежащей передаче на государственное хранение, включается также документация организаций-предшественников, хранящаяся в данной организации. Перечень НТД составляется не реже одного раза в пять лет.

135. Систематизация проектов, изделий, включенных в перечень научно-технической документации, подлежащей передаче на государственное хранение, осуществляется по хронологическому, тематическому, тематико-хронологическому признаку.

136. Перечень НТД подписывается членами экспертной комиссии организации, утверждается руководителем организации и представляется на утверждение в государственный архив. К нему прилагается протокол заседания ЭК организации или выписка из протокола заседания экспертной комиссии.

После утверждения ЭМК государственного архива один экземпляр перечня возвращается организации, а другой остается в государственном архиве.

ГЛАВА 28. ОФОРМЛЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ И ПОРЯДОК УНИЧТОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

137. В результате экспертизы ценности научно-технической документации одновременно с отбором документов на государственное хранение осуществляется выявление документов, не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение.

Документы, имеющие практическое значение, хранятся в организации в течение сроков, предусмотренных типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения.

На дела с истекшими сроками хранения и утратившие практическое значение составляется акт о выделении их к уничтожению согласно приложению 11.

138. Акты о выделении документов к уничтожению рассматриваются экспертной комиссией организации, утверждаются руководителем организации, после чего представляются на согласование в государственный архив.

Запрещается уничтожать документы с истекшими сроками хранения до утверждения перечней и описей на дела постоянного хранения ЭМК госархива.

139. Научно-техническая документация, отобранная к уничтожению, сдается организациям по заготовке вторичного сырья.

Сдача документов оформляется приемо-сдаточной накладной.

Дата сдачи документов и номер накладной указываются в акте.

Номера уничтоженных документов другим документам не присваиваются. Они исключаются из учетных документов и в графе "Примечание" делается запись: "Уничтожено по акту о выделении к уничтожению документов от _________ № ________".

Дата добавления: 2015-07-15