Функциональная матрица организации

№

п/п

Должностные лица и струк- Задачи, турные подразде- решаемые в ления структурных подраз- делениях

  К^t_i

директор

Зам. директора

Плановый отдел

Производственный отдел

Лаборатория № 1

    ..

Лаборатория № 2

Разработка перспективных планов

УОК

ИП

П

П

П

..

П

Обеспеченность работ материально-техническими ресурсами

РОК

-

П

И

П

..

П

..

...

...

...

...

...

...

..

…

..

Загруженность должностных лиц и структурных подразделений (С_З)

К^t_i - коэффициент трудоемкости решаемых задач С_З – загруженность должностных лиц и структурных подразделений

При помощи этой матрицы определяют сравнительные (весовые) оценки символов (табл.2).

Таблица 2

Форма матрицы предпочтений (парных сравнений)

	К1	К2	КЗ		Кn	Баллы
К1
К2
КЗ
Кn

В приведенной матрице символы сравниваются один с другим. При этом используют следующие обозначения:

• более предпочтительному символу присваивается 2;

• менее предпочтительному — 0;

• если символы равны по значимости, то каждому из них при­сваивается 1.

Техника заполнения формы: прежде всего заполняется диа­гональ, где символы сравниваются сами с собой; по диагонали ста­вится 1, затем заполнение проводится построчно. Если символу присваивается 2, то по горизонтали в столбце сравниваемого сим­вола ставится 0 и т. д. Таким образом, сначала заполняются 1-я стро­ка и 1-й столбец, затем 2-я строка и 2-й столбец и т. д. Пример запол­нения одной из таких матриц приведен в табл. 6

При сравнении К1 и К2, например, выявлено, что символ К1 предпочтительнее символа К2. Тогда в четвертый столбец первой строки матрицы записывают 2 и по аналогии, поскольку символ К2 менее значим, чем К1, в третий столбец второй строки записывают 0. Так как К1 по значимости равен К5, то в седьмом столбце первой строки записывается 1. Особенность приведенной матрицы состоит в том, что по каждой ее строке даны значения К-го символа по сравнению со всеми остальными. Следовательно, суммируя число предпочтений по стро­ке, можно получить значимость каждого символа функциональной матрицы. Так, К1 имеет значимость åK1 = 12, а К2 — åК2 = 8 и т.д.

Таблица 3

Символы	К1	K2	КЗ	К4	К5	К6	К7	К8	åki
К1
К2
КЗ
К4
К5
Кб
К7
K8

Проверка правильности заполнения матрицы:

1) суммы оценок символов по горизонтали и вертикали должны равняться квадрату количества символов;

2) сумма оценок любого символа по горизонтали и вертикали должна равняться удвоенному количеству символов.

Далее находят относительную значимость (долю) каждого сим­вола, например:

VK1 = (12/64) × 100 = 19; VK5 = (7/64) × 100 = 11;

VK2 = (8/64) × 100 = 12.5; VK6 = (3/64) × 100 = 5;

VK3 = (8/64) × 100 = 12.5; VK7 = (8/64) × 100 = 14;

VK4 = (6/64) × 100 = 9; VK8 = (12/64) × 100 = 19;

Полученные экспертные оценки обрабатывают. Для этого запи­сывают индивидуальные оценки (суммы баллов по символам). Так как все оценки принадлежат группе участников, но являются инди­видуальными, необходимо найти коллективную оценку. Наиболее приемлемый метод получения коллективных оценок — нахождение средней арифметической величины.

Коэффициенты трудоемкости решения управленческих задач (К^t_i) рассчитывают способом, аналогичным изложенному выше, т. е. используя матрицу предпочтений. Коэффициент К^t_i заносят в стол­бец матрицы (табл.4).

Имея рассчитанные веса операций (K_i) и коэффициент трудоем­кости решения управленческих задач (К^t_i), можно определить трудо­емкость решения каждой задачи по формуле:

где К^t_i - коэффициент трудоемкости решения i-й задачи;

K_i — сумма весов операций j-го структурного подразделения или должностного лица i-й задачи;

j = 1,2,..., n —перечень должностных лиц и структурных подразделений.

Загруженность структурного подразделения или должностного лица (общую трудоемкость всех выполняемых функций подразделе­нием или должностным лицом) можно определить по формуле:

где i = l,2,.., m — перечень управленческих задач, решаемых аппаратом управления.

Определяя трудоемкость решения управленческих задач, можно делегировать все задачи по степени трудоемкости их исполнения. Определяя загруженность должностных лиц и структурных подраз­делений аппарата управления, можно выделить наиболее загружен­ные отделы и провести оптимизацию функциональной структуры, учитывая при этом, например, фонд заработной платы структурных подразделений (F_i). Для этого необходимо рассчитать норму (сте­пень) загруженности структурного подразделения или должностно­го лица по формуле:

Данный показатель по всем структурным подразделениям и должностным лицам должен быть приблизительно одинаковым. Если выполненные расчеты свидетельствуют о наличии больших расхождений в значениях показателя A_j по подразделениям, то целесообразно уравнять нормы загруженности. Для этого необходимо либо изменить фонды заработной платы структурных подразделений, либо передать некоторые операции наиболее загруженных отделов в менее загруженные.

Рассмотрим технологию решения этой задачи на примере.

В организации существуют проблемы с организацией работ исполнителей. Одни из них заняты исполнением работ в течение всего рабочего дня. А другие имеют много свободного времени в течение рабочего дня. Руководитель предприятия принял решение о проведении функциональной диагностики организации с целью добиться равномерной загрузки всех сотрудников.

Диагностика проводилась в соответствии со следующим алгоритмом.

1. Определяется цель и задачи диагностики и формируется команда для ее проведения.

2. Специалистами диагностической команды определяется состав экспертной группы (количественный и качественный) и разрабатываются экспертные таблицы. При этом выделяются задачи управления и функции управления.

3. Эксперты проводят попарное сравнение административных функции (отдельно ответственность и реализацию задач) и заполняют таблицы (смотри табл.4). После этого эту же операцию повторяют для управленческих задач, решаемых сотрудниками организации (табл.5).. Перечень задач заранее готовится специалистами диагностической команды.

Таблица 4

i → Функции (1 эксперт)

	Ц	П	О	Г	Р	М	У	А	К		Vj
Ц											0,21
П											0,19
О											0,15
Г											0,11
Р											0,05
М											0,08
У											0,01
А											0,05
К											0,15

Таблица 5

i → Задачи (1 эксперт)

	З1	З2	З3	З4	З5	З6		Vj
З1								0,31
З2								0,19
З3								0,14
З4								0,14
З5								0,14
З6								0,08

4. а) Проверяется правильность заполнения матриц попарного сравнения, используя формулы

где S_ij – результат попарного сравнения i – го и j – го символов (параметров),

n – количество сравниваемых символов (параметров).

б) проводится статистическая обработка результатов экспертизы, определяется вес (важность) каждой функции, по формуле

в) оценки усредняются по всем экспертам

где l – номер эксперта,

L – количество экспертов.

5. Заполняется итоговая таблица важности задач и функций (табл.6).

Таблица 6

Средняя значимость функций и задач

Функции
	Ц	П	О	Г	Р	М	У	А	К
	0,22	0,2	0,14	0,1	0,05	0,08	0,01	0,06	0,14
Задачи
	З1	З2	З3	З4	З5	З6
	0,3	0,2	0,14	0,14	0,15	0,07

6. Заполняется матрица РАФУ (специалисты диагностической команды, совместно с экспертами) и определяются значения загруженности по формулам.

где k _ij – сумма весов операций j-го структурного подразделения

(должностного лица) при выполнении i-ой задачи;

- коэффициент трудоемкости i-ой задачи;

- загруженность j-го подразделения (должностного лица);

- трудоемкость i-ой задачи;

j = 1,..., n – подразделения и должностные лица;

i = 1,..., m – задачи.

МАТРИЦА РАФУ

№ п/п	Должностные лица и структурные подразделения задачи, решаемые в структурных подраз- делениях		директор	Зам. директора	Плановый отдел
	З1 Разработка перспективных планов	0,3	Ц К 0,22+0,14	О 0,14	П 0,2	0,7х0,3=0,21
	З2	0,2	М 0,08	О 0,14	У 0,01	0,23х0,2 = 0,046
	З3	0,14	Г 0,1	К 0,14	П У 0,2+0,01	0,45х0,14=0,063
	З4	0,14	Ц 0,22	О 0,14	К 0,14	0,37х0,14=0,052
	З5	0,15	К 0,14	Г 0,1	А П 0,06+0,2	0,41х0,15=0,062
	З6	0,07	Ц О 0,22+0,14	Г 0,1	К 0,14	0,6х0,07=0,042
	Загруженность должностных лиц и структурных подразделений		0,215   0,173	0,132   0,174	0,16

7. Путем перераспределения функций, задач и ответственности, добиваются равномерной загрузки сотрудников организации.

8. По решению лица, принявшего решение о проведении диагностики, задача перераспределения может решаться и с учетом фонда заработной платы структурных подразделений. При этом необходимо применить следующую формулу

где A _j – загруженность j-го подразделения (должностного лица) с учетом

фонда заработной платы;

F _j – фонд заработной платы j-го подразделения (должностного лица).

Метод можно применять и на этапе проектирования организации, распределяя задачи и функции между исполнителями и добиваясь их равномерной загрузки.

Дата добавления: 2015-07-15