Сумма штрафа - от 40 000 до 50 000 рублей. За это же нарушение на руководителя организации может быть наложен административный штраф от 4 000 до 5 000 (ст., 15.1 КоАП РФ).

Лимит остатка наличных денег — это максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться в кассе на конец рабочего дня.

Сверх лимита разрешается хранить в кассе наличные деньги, предназначенные только для выплаты заработной платы, пособий или если организация получает наличность в выходные или праздничные дни.

Сверх лимита в Кассе могут находиться денежные средства в течение 5 рабочих дней в период выплаты заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности, премий (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты). По истечении указанного срока не выданная (депонированная) сверхлимитная наличность сдается в банк.

То есть суммы сверх установленного лимита кассы должны быть сданы на расчетный счет организации. Первичным документом при этом выступает объявление на взнос наличными, состоящее из трех частей.

Прием наличных денежных средств в кассу осуществляется с обязательным применением ККМ.

Если организация оставит в кассе наличные денежные средства свыше установленного лимита, то организация может быть оштрафована.

Сумма штрафа - от 40 000 до 50 000 рублей. За это же нарушение на руководителя организации может быть наложен административный штраф от 4 000 до 5 000 (ст., 15.1 КоАП РФ).

Размер лимита может быть пересмотрен и в течение года. Чтобы установить новый лимит, надо издать новый приказ, и к приказу приложить необходимые расчеты на установление лимита.

Если на сумму лимита остатка кассы не издан приказ (распоряжение), то лимит считается равным нулю. В этом случае необходимо сдавать в банк всю денежную наличность.

Банки по прежнему должны проверять своих клиентов не реже одного раза в 2 года соблюдение кассовой дисциплины. Поступающая в кассу предприятия выручка может расходоваться на следующие цели:

Ø на заработную плату;

Ø на иные выплаты работникам (в том числе социального характера);

Ø стипендии;

Ø командировочные расходы;

Ø на оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ и услуг;

Ø выплату за оплаченные ранее за наличный расчет и возвращенные товары, невыполненные работы, не оказанные услуги;

Ø выплату страховых возмещений (страховых сумм) и др.

Расходование выручки на другие цели не допускается.

Чтобы избежать споров с контролерами, цели расходования наличной выручки лучше утвердить приказом руководителя или другим распорядительным документами.

Одним из направлений контроля за денежным обращением в Российской Федерации является установление предельной суммы расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами. В настоящее время расчеты наличными деньгами между юридическими лицами не должны превышать 100 ООО рублей по одной сделке (указание Банка России от 20 июня 2007г. №1843 - У).

Организация, нарушившая установленный лимит расчета наличными, может быть оштрафована.

Сумма штрафа - от 40 000 до 50 000 рублей. За это же нарушение на руководителя организации может быть наложен административный штраф от 4 000 до 5 000 (ст., 15.1 КоАП РФ).

Пример:

Если организация заплатила поставщику наличными по одному договору 100.001 руб. (при лимите расчетов 100.000 руб.) - вашу организацию могут оштрафовать от 40 000 до 50 000 рублей. За это же нарушение на руководителя организации может быть наложен административный штраф от 4 000 до 5 000 (спи. 15.1 КоАП РФ).

Если же договор разбить на 2, то есть на 100.000 руб. и на 1,0 руб., то никакого нарушения не будет.

Банки систематически (не реже 1 раза в два года) проверяют порядок ведения кассовых операций по следующим позициям:

1. Целевое использование денежных средств, полученных по чеку с расчетного счета,

2. Соблюдение лимита денежных средств в кассе.

3. Соблюдение предельной суммы расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами.

4. Полнота оприходования в кассе денежной наличности.

За нарушение порядка ведения кассовых операций согласно Кодексу РФ об административных правонарушениях от 30.12.2001 года № 195-ФЗ, на должностных лиц организации может быть наложен административный штраф в размере от 4 000 до 5000 руб, а на юридических лиц от 40 000 до 50 000 руб.

3. Документальное оформление кассовых операций

Несмотря на многообразие кассовых операций, их можно разделить на

2 группы:

• связанные с поступлением денежных средств в кассу (приход);

• связанные с выдачей денежных средств из кассы (расход).

Для оформления кассовых операций используются формы первичной учетной документации, в соответствии с «Положением

о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации от 12.10.2011 г. №373-П:

1) приходный кассовый ордер (форма № КО-1) код 0310001;

2) расходный кассовый ордер (форма № КО-2) код 0310002;

3) журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма №КО-3);

4) кассовая книга (форма № КО-4) код 0310004;

5) расчетно-платежная ведомость - код 0301009;

6) платежная ведомость - код 0301011.

7) книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств - код 0310005

Приходные и расходные операции оформляются кассовыми ордерами имеющими цифровые коды форм документов, приведенные в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 01193.

Кассовые документы заполняются синими или черными чернилами, либо пишутся механизированным способом черным шрифтом без подчисть, помарок и исправлений.

Кассовые операции зависят от состояния расчетного счет» организации, поскольку получить денежную наличность возможно при наличии остатка на расчетном счете или оформив ссуду банка.

Право на получение денежных средств наличными оформи иск и организацией посредством выписки денежного чека. Все чеки сброшурованны в чековую книжку по 25 или 50 чеков. Чек состоит и двух частей: корешок чека и собственно чек.

Корешок чека остается в сброшюрованной чековой книжке и хранит информацию о дате, сумме и подписи получателя чека.

Подписывается корешок чека руководителем и главным бухгалтером. На оборотной стороне корешка чека подтверждаются факт получения с расчетного счета денежных средств, оприходованных по приходному кассовому ордеру №, дата за подписью главного (старшего) бухгалтера.

Вторая часть - собственно чек - содержит информацию владельца расчетного счета: номер счета, дату чека, сумму, кому заплатить, подписи руководителя организации и главного бухгалтера; контрольную марку. На оборотной стороне чека содержится информация о целевом назначении получаемых денежных средств, подпись получателя информация о документе, удостоверяющим личность получателя, и банковские свидетельства об оплате чека. Эта часть чека остается в банке, а корешок у организации. Чек действителен в течение 10 дней с момента его выписки.

При получении денежных средств в банке по чеку бухгалтером выписывается приходный кассовый ордер с регистрацией его номера и дата на оборотной стороне корешка чека, свидетельствующей о выполнении банком Приказа организации.

Приходные кассовые ордера выписываются на основании чеков, документов на отгрузку продукции покупателям и заявлений, а также других документов.

Приходные кассовые ордера должны быть погашены штаммом "Получено"

Приходный кассовый ордер состоит из двух частей— собственно кассового ордера и квитанции к приходному кассовому ордеру. Приходный кассовый ордер остается в кассе предприятия. Квитанция к приходному кассовому ордеру за подписью главного бухгалтера и кассира, скрепленная печатью и штампом организации выдается на руки лицу, сдавшему денежные средства в кассу.

Выдача наличных денег из кассы предприятий производится по расходным кассовым ордерам или другим надлежаще оформленным документам на цели указанные в чеке (платежным или расчетно-платежным ведомостям, счетам и др). Расходный кассовый ордер (форма № КО-2, код 0310002) выписывается в экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем, главным бухгалтером и кассиром. В случае если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (счетах, заявлениях) имеется разрешительная подпись руководителя, подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна.

Деньги отдельному лицу, не работающему в данной организации, выдаются по расходному кассовому ордеру при предъявлении им паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. При этом в расходном кассовом ордере проставляются:

• предъявленного документа, удостоверяющего личность получателя;

• сумма прописью;

• дата;

• подпись в получении денежных средств.

Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. По истечении срока выплаты заработной платы (пяти рабочих дней) оформляется расходный кассовый ордер на всю выплаченную сумму, указанную в платежной ведомости.

Срок выдачи наличных денег определяется руководителем организации, и не может превышать пяти рабочих дней.

Если работник болеет или в командировке, то за него может получить деньги лицо по доверенности. Тогда в графе роспись кассир пишет: по доверенности и лицо, получившее деньги расписывается. Если работник не получил оплату труда в течение 5 рабочих дней, то кассир в графе: «Роспись» ставит штамп: «Депонировано» и на сумму не полученной заработной платы работниками уменьшается сумма выплаченных денежных средств из кассы и расходный кассовый ордер выписывается на действительную сумму выплаченных денежных средств из кассы.

На общую сумму депонированной заработной платы составляется реестр депонированных сумм.

Депонированная заработная плата оформляется следующей бухгалтерской записью:

Д 70 К 76/4

В реестре указывается Ф.И.О., сумма и дата возникновения задолженности, а сумму неполученных денежных средств из кассы кассир по объявлению на сдачу наличными сдает в Банк.

При этом делается проводка:

Д 51 К 50

Согласно заявления работника, не получившего в установленные сроки заработную плату получают в банке по чеку денежные средства и выплачивают депонированную заработную плату.

Д 76/4

К 50

Деньги по кассовым ордерам принимаются и выдаются только в день составления этих документов. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы не выдаются на руки лицам, вносящим или получающим деньги. Они передаются в кассу лицом, выписавшим документ.

При выдаче денежных средств по доверенности они прилагаются к расходному кассовому ордеру или ведомости на выдачу средств. При поступлении приходных и расходных кассовых ордеров кассир обязан проверить следующее:

а) наличие и подлинность на документах подписей главного бухгалтера, а на расходном или заменяющем его документе - разрешительной надписи (подписи) руководителя организации или лиц, на это уполномоченных;

б) правильность оформления документов;

в) наличие перечисленных в документах приложений;

г) наличие всех обязательных реквизитов.

В случае несоблюдения одного из перечисленных условий документ передается в бухгалтерию на доработку. По мере выполнения кассовых операций кассир обязан подписать их и, кроме того, их и приложенные к ним документы погасить штампом или надписью «ОПЛАЧЕНО» или «ПОЛУЧЕНО» («ЧИСЛО, МЕСЯЦ, ГОД»).

При заполнении приходных и расходных кассовых ордеров бухгалтер использует следующие условные цифровые кодовые обозначения:

■ ОКПО - номер, присвоенный организации по государственной статистике в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций.

■ Код структурного подразделения - отделы организации (капитального строительства- 1, маркетинг-2... детские учреждения - 5 ит.д.);

■ Номер счета и субсчета, зафиксированные в учетной политике организации;

■ Код аналитического учета, характеризующий последнюю дистанцию бухгалтерского учета (ФИО сдатчика или вносителя денежной наличности и пр.);

■ Код целевого назначения, который разрабатывается организацией самостоятельно, отражая для нее самые существенные для анализа и отчетности причины поступления и выдачи наличных денежных средств, включая требования отчетности.

Все указанные показатели в дополнение номера документа и даты составления помещены в рамки, что свидетельствует об их важности при ведении бухгалтерского учета, особенно при использовании средств автоматизации.

Расходные ордера погашаются штампом «Оплачено». Никаких подчисток, помарок, исправлений в кассовых документах не допускается.

Все приходные и расходные ордера подлежат обязательной регистрации в «Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов» (форма № КО-3). Согласно общепринятому правилу, нумерация приходных и расходных кассовых ордеров начинается с порядкового номера 1 (один) с начала года и в порядке возрастания номеров ведется до конца года. После выписки приходных и расходных кассовых ордеров, кассир обязан зарегистрировать их в названном Журнале.

В обязанности кассира входит ведение кассовой книги (форма № КО-4, код 0310004), в которой учитываются все поступления и выдачи наличных денег в организации. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью на последней странице, где делается запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано листов». Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Записи в кассовой книге производятся кассиром сразу после получения или выдачи денег по каждому кассовому ордеру или заменяющему его документу через копировальную бумагу в двух экземплярах. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число. Второй экземпляр кассовой книги отрывной (служит отчетом кассира), с приложенными к нему приходными и расходными кассовыми ордерами, кассир под расписку в кассовой книге сдает в бухгалтерию (т.е. кассир сдает кассовый отчет кассира).

В бухгалтерии проводят бухгалтерскую обработку отчета кассира. Бухгалтер (главный бухгалтер) проверяет кассовый отчет по форме (наличие всех первичных документов, подписей) и по содержанию (соответствие начального остатка денежных средств конечному остатку по предыдущему кассовому отчету, сумм, указанных в кассовом отчете и в первичных документах) и принимает его вместе с приложенными к нему первичными кассовыми документами. На приходных и расходных кассовых документах проставляются номера корреспондирующих счетов.

Допускается ведение кассовой книги в организации автоматизированным способом. При этом листы кассовой книги формируются в виде распечатки «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира», которые должны: включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги, иметь одинаковое содержание и составляться к началу следующего дня. При компьютерном ведении лист книги распечатывается и подписывается кассиром, либо подписывается электронной цифровой подписью (ЭЦП).

Листы кассовой книги нумеруются автоматически в порядке возрастания с начала года. По окончании календарного года распечатки «Вкладной лист кассовой книги» брошюруют в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации, и книга опечатывается. Правила ведения кассовой книги при автоматизированном и при ручном способе одинаковые.

Контроль за правильным ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер организации. Кассовые документы и книги следует хранить не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии).

4. Синтетический учет кассовых операций

Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассе предприятия Планом счетов бухгалтерского учета финансово­хозяйственной деятельности организации, утвержденный приказом МФ от 31 октября 2000 г. № 94н (с последующими изменениями и дополнениями), предназначен активный синтетический счет 50 «Касса», к которому могут быть открыты соответствующие субсчета:

• 50-1 «Касса организации»;

• 50-2 «Операционная касса» - открывается организациями транспорта и связи при необходимости для учета наличия и движения денежных средств в кассах, товарных контор (пристаней), эксплуатационных участков, остановочных пунктов.

речных переправ, судов, в билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.д.

• 50-3 «Денежные документы» - В кассе также должны храниться и денежные документы: почтовые марки, оплаченные путевки в дома отдыха, оплаченные авиабилеты.

По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление наличных денежных средств и денежных документов в кассу организации, при этом кредитуются счета, характеризующие источник поступления денежных средств (51 «Расчетные счета», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и др.).

Пример 1. Организацией получено в кассу по чеку с расчетного счета на выплату заработной платы и на командировочные расходы 53000 руб.

В бухгалтерии предприятия поступление денежных средств в кассу с расчетного счета, оформляется приходным кассовым ордером на сумму 53000 руб. и составляется бухгалтерская запись:

Дебет 50 «Касса»

Кредит 51 «Расчетный счет»-53000 руб.

Пример 2. Организацией получено в кассу от покупателя за отгруженную продукцию 15000 руб.

В бухгалтерии предприятия поступление денежных средств от покупателя за отгруженную продукцию, оформляется приходным кассовым ордером на сумму 15000 руб., лицу сдающему денежные средства должна быть выдана квитанция к приходному кассовому ордеру. Указанная операция отразиться следующей бухгалтерской записью: Дебет 50 «Касса»

Кредит 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»-15000 руб.

По кредиту счета 50 «Касса» отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации, в корреспонденции с бухгалтерскими счетами, в зависимости от направления расходования денежных средств (51 «Расчетный счет»,60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»,71 «Расчеты с подотчетными лицами»,76 «расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и др.).

Пример 3. Выдана из кассы заработная плата работникам организации по платежной ведомости №7 на сумму 50000 руб.

Из кассы заработная плата выдается работникам по платежной ведомости. В бухгалтерии предприятия на общую сумму, выданную по ведомости, оформляется расходный кассовый ордер на сумму 50000 руб. и указанная операция отразиться следующей бухгалтерской записью:

Дебет 70 «Расчет с персоналом по оплате труда»;

Кредит 50 «Касса»- 50000 руб.

Пример 4. Из кассы организации выдано в подотчет работнику аппарата управления на командировочные расходы 3000 руб.

В бухгалтерии предприятия оформляется расходный кассовый ордер на сумму 3000 руб., работник аппарата управления заполняет в расходном кассовом ордере графу «Получил». Указанная операция отразиться следующей бухгалтерской записью:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кредит 50 «Касса»-3000 руб.

Регистрами синтетического учета в журнально-ордерной форме бухгалтерского учета являются журнал-ордер №1- для отражения приходных кассовых операций.

Основанием для заполнения журнала-ордера №1 и ведомости №1 служат отчеты кассира. Каждому отчету в регистре отводится одна строка независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. (Записи делаются по счету 50 «Касса»)

Счет 50-активный, основной и денежный

Д__ к

Сн. наличие денежных соедств на начало месяца	Выплата денежных средств из кассы:
Заработной платы; премий; пособий по
Поступление денег в кассу:	временной нетрудоспособности
по чеку	Д 70
Д 50	К 50
К 51	Аванс подотчетным лицам
При реализации проданной продукции	Д71
за наличный расчет	К 50
Д 50	Пособия на рождение, погребение
К 90 (1) (62)	Д 69/1-1
Остаток неиспользованного аванса	К 50
подотчетным лицом	На сумму выявленной недостачи
Д 50	Д 94
К 71	К 50
Приходуется излишек денежных	Но так как материально ответственное
средств, выявленный при	лицо-кассир, то недостача относится на
инвентаризации	него
Д 50	Д 73/2
К 91	К 94 Поступление (сдача на расчетный счет) денежных средств по объявлению на сдачу наличными из кассы Д 51 К 50
Ск. наличие денежных соедств на конец месяца

В кассе организации могут храниться не только наличные деньги, но и денежные документы(почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты, оплаченные путевки в дома отдыха и санатории, единые и проездные билеты и т.п.), а также бланки строгой отчетности.

Денежные документы отражаются в учете по фактической стоимости их приобретения.

Пример 5. Организация приобрела путевку в санаторий за 32 ООО руб. В бухгалтерии будут составлены следующие записи:

1.Перечисление денег санаторию в оплату путевки

Дебет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»

Кредит 51 «Расчетный счету- 32000 руб.

2. Оприходование полученной путевки в кассу организации

Дебет 50-3 «Денежные документы»

Кредит 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»-32000 руб. Путевка храниться в кассе до момента ее выдачи работнику.

3. Выдана путевка работнику в санаторий на сумму 32.000 руб

Дебет 73

Кредит 50-3 32000 руб.

4. Поступили денежные средства в кассу от работника за путевку 12.000 руб.

Дебет 50-1

Кредит 73 12.000 руб.

5. 3а счет Фонда социального страхования РФ оплачена часть путевки работнику - 20.000 руб.

Дебет 69/1-1

Кредит 73 20.000 руб.

Бланки строгой отчетности (трудовые книжки и вкладные листы к ним. Квитанции путевых листов автотранспорта и т.п.) учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности».

Предприятия по денежным средствам составляют годовой отчет формы 0710004 «Отчет о движении денежных средств».

5. Инвентаризация денежных средств в кассе предприятия.

Статьей 11 Федерального закона от Об декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с последующими изменениями и дополнениями) и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ установлены случаи, при которых проведение инвентаризации обязательно. Порядок инвентаризации кассы регламентирован Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. №49. Порядок и сроки проведения инвентаризации в кассе определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Контроль за работой кассира и за правильностью ведения кассовой книги возложен на главного бухгалтера. В сроки установленные руководителем организации и в случаях, установленных законодательством Российской Федерации проводиться инвентаризация кассы, целью которой является установление соответствия фактического наличия денежных средств и других ценностей в кассе остатку, который числиться в учете по кассовой книге.

Основанием для проведения инвентаризации в кассе является приказ (распоряжение) руководителя, в котором указывается состав инвентаризационной комиссии, дата начала и окончания инвентаризации, ее вид. Комиссией в присутствии кассира проводиться внезапная инвентаризация (ревизия) кассы. При этом полистаю проверяются наличные деньги, денежные документы, ценные бумаги, бланки строгой отчетности.

Расписки на выданные суммы наличными, не оформленные расходными ордерами, в остаток по кассе не включаются.

Результат инвентаризации денежных средств в кассе оформляется актом, который подписывает председатель, члены инвентаризационной комиссии и кассир. В случае если инвентаризация проводится при смене кассира, то акт подписывают и сдающий, и принимающий ценности работник: один в графе «Сдал», другой в графе «Принял».

При обнаружении недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

Выявленная в результате инвентаризации недостача денежных средств подлежит взысканию с материально ответственного лица и оформляется следующими бухгалтерскими записями:

1.В результате инвентаризации выявлена недостача денежных средств В кассе:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кредит 50 «Касса»

2. Сумма недостачи отражается как задолженность виновного лица:

Дебет 73-2 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

3. Виновным лицом возмещена недостача денежных средств:

а) внесены в кассу наличные:

Дебет 50 «Касса»

Кредит 73-2 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

В случае, ели виновное лицо не выявлено, делается запись:

Дебет 91-2 «Прочие расходы»

Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Если недостача произошла в результате чрезвычайных обстоятельств, то она относиться на счет 91 «Прочие расходы», при этом составляется запись:

Дебет 91/2 «Прочие расходы»

Кредит 50 «Касса»

Выявленные в результате инвентаризации излишки денежных средств приходуются, и соответствующая сумма зачисляется на увеличение финансового результата организации, при этом составляется следующая запись:

Дебет 50 «Касса»

Кредит 91-1 «Прочие доходы».

Инвентаризация денежных средств в кассе проводится внезапно главным бухгалтером не реже 1 раза в месяц.

Инвентаризация денежных средств проводится также в ходе аудиторских проверок.

Прибыв на место проверки, аудитор может сразу провести инвентаризацию денежных средств, хранящихся в кассе. Ее проводят в присутствии кассира и главного бухгалтера организации. При наличии нескольких касс аудитор опечатывает их, чтобы нельзя было покрыть недостачу денег из других источников, изменить остаток денег, выведенный в кассовой книге. Кассир предоставляет для проверки последний кассовый отчет и документы по операциям последнего дня, а также дает расписку в том, что все приходные и расходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации в кассе нет неоприходованных или неописанных в расход денег.

Результаты инвентаризации оформляют актом, который подписывают кассир и главный бухгалтер организации. Акт является письменным аудиторским доказательством, и его данные необходимы аудитору для дальнейшей проверки.

Одновременно с инвентаризацией проводится проверка условий хранения денежных средств, в ходе которой аудитору необходимо выяснить:

- обеспечена ли сохранность денег при доставке из банка и во время выдачи заработной платы;

- имеется ли для хранения денег и других ценностей в кассе сейф или несгораемый шкаф;

- застрахована ли касса организации;

- соблюдаются ли правила хранения ключей от сейфа (несгораемого шкафа). Так, в Порядке ведения кассовых операций установлено, что ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей предприятий. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем предприятия, результаты ее фиксируются в акте;

- соблюдается ли установленный лимит хранения денежной наличности по отдельным датам.

6. Документация и учет подотчетных сумм.

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает необходимость приобретения материальных ценностей, работ и услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. Для этих целей предприятия выдают наличные денежные суммы из кассы работникам организации в подотчет.

Подотчетные лица - это работники предприятия, получившие авансом наличные денежные средства на предстоящие хозяйственные или служебные командировочные расходы. Руководителем организации, приказом (распоряжением) должен быть утвержден:

§ перечень лиц, имеющих право на получение средств под отчет;

■ сроки, на которые могут выдаваться подотчетные суммы;

■ требования, предъявляемые к оформлению первичных документов по учету расчетов с подотчетными лицами;\

■ порядок их представления, обработки и утверждения и др.

Подотчетными называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы предприятия:

•для оплаты командировочных расходов;

•на хозяйственные расходы (канцелярские, почтово-телеграфные, приобретение бензина, на оплату мелкого ремонта);

•на расходы по предстоящим командировкам;

Выдавая деньги под отчет необходимо соблюдать требования, установленные Положение о порядке ведения кассовых операций. Так, Положение о порядке ведения кассовых операций запрещает:

• выдавать подотчетные суммы работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным деньгам;

• передавать подотчетные суммы от одного работника к другому.

Если работнику из кассы выданы деньги под отчет, то необходимо сделать проводку по дебету счета 71:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

Каких-либо ограничений на суммы, выдаваемые работникам под отчет, законодательство не устанавливает.

Однако, оплачивая расходы подотчетное лицо действует от имени фирмы. Следовательно, работник, получивший деньги под отчет, должен соблюдать предельный размер расчетов наличных (100.000 руб. по одному договору). Это установлено указанием Центрального банка РФ от 20 июля 2007 г. №1843-У.

Если работник нарушит установленный лимит расчетов, ваша организация может быть оштрафована. Сумма штрафа - от 40.000 до 50.000 рублей.

За это же нарушение на руководителя вашей организации может быть наложен штраф от 4.000 до 5.000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).

Пример:

Если работник из подотчетных денег заплатил другой организации наличными по одному договору 100.001 руб. (при лимите расчетов 100.000 руб.), ваше предприятие могут оштрафовать на сумму от 40.000 до 50.000 руб., а руководителя - на сумму от 4.000 до 5.000 руб.

Если же сумму, превышающую 100.000 руб., ваш работник внесет в кассу другой организации не по одному, а по разным договорам (например, по договору купли-продажи товаров 100.000 руб., а по договору поставки 1,0 руб.), никакого нарушения не будет.

Таким образом, подотчетное лицо не может заплатить по одному договору более 100.000 руб., но может иметь под отчетом и более 100.000 руб.

Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены Положением о порядке...

Первичными документами по учету расчетов с подотчетными лицами являются авансовые отчеты, приходные кассовые ордера, расходные кассовые ордера, приказы (распоряжения) о направлении работников в командировку (форма ЖГ-9 и Т-9а), командировочные удостоверения (форма №Т -10), служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма №Т-10а) и другие.

Авансовые отчеты - это отчеты подотчетных лиц об использовании полученных сумм или самостоятельно израсходованных средств с обязательным приложением оправдательных документов (чеки, билеты, накладные и др.).

Приказы (распоряжения) о направлении работников в командировку применяются для оформления и учета направления работников в командировку. Форма №Т - 9 оформляется на одного работника, а форма №Т- 9а - на нескольких работников, направляемых в командировку.

Командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке. В отличие от служебных поездок по России при загранкомандировке не нужно выписывать командировочное удостоверение. В этом случае количество дней командировки рассчитывают на основании приказа руководителя и отметок в загранпаспорте работника о пересечении границы на контрольно - пропускных пунктах РФ.

Исключение составляют поездки в страны СНГ, с которыми подписаны соглашения о том, что в документах не проставляются отметки о въезде- выезде при пересечении границы. Для них командировочные удостоверения оформляются, как и для поездок по России.

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

По дебету счета указываются суммы, выданные под отчет или в возмещение израсходованных средств.

По кредиту счета списываются подотчетные суммы, использованные на необходимые для предприятия цели и подтвержденные авансовыми отчетами, а также отражаются возвращенные неиспользованные подотчетные суммы.

Дебетовое сальдо отражает сумму остатка денежных средств у подотчетных лиц.

Кредитовое сальдо показывает сумму невозмещенных средств, израсходованных работниками на нужды предприятия.

71 «Расчеты с подотчетными лицами» (активно-пассивный, основной, расчетный)

Сн. наличие задолженности за подотчетными лицами	Сн. наличие задолженности подотчетному лицу (невозмешенные средства, израсходованныеработниками на нужды предприятия).
Д 71 - выдано в подотчет или в возмещение К 50(51) израсходованных средств (выплата перерасхода по авансовому отчету)	1.Утвержден авансовый отчет: Д 10 (15) - на приобретение материальных ценностей Д 44 - на расходы по реализации готовой продукции Д 26 - на расходы по служебным командировкам К 71 2.Д 50 - неиспользованный аванс или остаток по К 71 авансовому отчету возвращается в кассу

Выдача средств подотчетным лицам происходит следующим образом.

Выдача наличных денег под отчет оформляется расходным кассовым ордером на основании заявления работника и приказа руководителя организации. Сумму аванса определяют по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, квартирных и других расходов. Работники предприятия получают из кассы предприятия по расходным кассовым ордерам определенные суммы денежных средств - авансы. В течение определенного времени (не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы или в течение 3 дней по возвращении из командировки) подотчетное лицо обязано отчитаться за полученные и израсходованные суммы. Руководитель может устанавливать срок, в течении которого подотчетное лицо должно отчитаться. Для этого подотчетные лица сдают в бухгалтерию авансовые отчеты с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, товарные чеки, счета и другие оправдательные документы). Авансовые отчеты составляются подотчетным лицом и работником бухгалтерии. В бухгалтерии работником бухгалтерской службы проверяется целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность оформления документов и подсчета сумм. Затем он указывает в авансовом отчете суммы расходов, принятых к учету, и делает соответствующие бухгалтерские записи. После этого авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету.

На основании утвержденных авансовых отчетов происходит списание произведенных расходов в зависимости от их назначения.

Для осуществления контроля за расходованием подотчетных сумм, учет осуществляют по каждому работнику в ведомости или журнале-ордере №7 по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», который составляется линейно-позиционным способом по каждому подотчетному лицу.

Выдача денежных средств в подотчет отражается записью:

Д 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

К 50 «Касса»

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают бухгалтерской проводкой:

Д 10 «Материалы»

Д 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов

К 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Подотчетные лица, приобретенные материалы должны сдать на склад, а кладовщик выписать приходный ордер.

Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают в бухгалтерском учете с подотчетных лиц следующей записью:

Д 50 «Касса»

К 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Новый аванс работникам выдается только после расчета по предыдущему. В ситуации, когда работник вовремя не представил авансовый отчет и не вернул неизрасходованную сумму, по распоряжению работодателя, но не позднее срока, установленного приказом руководителя, эта сумма удерживается из зарплаты работника.

При выплате зарплаты удержания не должны быть больше 20% от суммы заработной платы работника. Если работник оспаривает данную ситуацию, то денежные средства могут быть взысканы в судебном порядке. Если представлены два или больше исполнительных документов, то согласно статье 138 ТК РФ размер удержаний может быть увеличен до 50%.

В бухгалтерском учете отражаются следующие проводки:

Д 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

К 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - отражены не возвращенные в установленные сроки денежные средства

Д 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

К 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - удерживаются из заработной платы работника не возвращенные в установленные сроки денежные средства

Д 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

К 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - взысканы не возвращенные в установленные сроки денежные средства в случае, когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника организации.

Командировочные расходы.

Служебная командировка - это поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы (Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС «О служебных командировках в пределах СССР» №62 от 7 апреля 1988г., изданная на основании Постановления Совмина СССР от 18 марта 1988 г. № 351).

Направление в служебную командировку носит временный характер и ограничено определенным сроком (при командировке в пределах России - не больше 40 дней, не считая времени нахождения в пути, при командировке за рубеж - 60 дней).

Согласно Трудовому кодексу РФ предприятие, направляя работника в командировку, обязано оплатить:

1) проезд до места командировки и обратно,

2) наем жилья,

3) суточные и другие расходы.

Возмещение расходов осуществляется в следующих размерах:

1) оплата найма жилого помещения - по фактическим затратам, подтвержденными соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки, при отсутствии документов — в размере 12 руб. в сутки;

2) норма суточных за день нахождения в командировке на территории РФ составляет 100 рублей;

3) расходы по проезду до места командировки и обратно, а также за пользование в поездах постельными принадлежностями оплачиваются в полном объеме по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами и т.п.

Кроме того, в порядке исключения, руководители организации могут разрешить производить дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх установленных норм. При этом, порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются либо в коллективном договоре, либо в другом внутреннем документе предприятия (например, в приказе руководителя предприятия), который является локальным нормативным актом. Но следует помнить, что для целей налогообложения эти выплаты учитываются в пределах норм, а сверхнормативные суммы подлежат обложению налогом на доходы работника.

В бухгалтерском учете командировочные расходы включаются в издержки производства и обращения в фактически произведенном размеренна основании подтверждающих документов).

При оплате расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход командированного работника организации, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в пределах норм, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

В Законе о налоге на доходы физических лиц (НДФЛ) установлено, что не облагаются данным налогом суточные в пределах норм, установленных законодательно. В настоящее время такие нормы законодательно не установлены, и поэтому с превышения суточных по решению Высшего Арбитражного Суда РФ от 26 января 2005 г. № 16141/04 не надо начислять налог на доходы физических лиц. Налоговые органы с такой трактовкой не согласны и считают, что с превышения суточных НДФЛ платить надо. Решение в этом случае остается за организацией: начислять НДФЛ с превышения суточных или нет. Если будет принято решение не начислять НДФЛ, то придется вступать в споры с налоговыми органами.

7. Учет операций по расчетному счету в учреждениях Банка. Документация, порядок ее обработки и учет движения денежных средств на расчетном счете.

Предприятие для ведения хозяйственной деятельности открывают расчетные, текущие, валютные счета.

На расчетном счете сосредотачиваются свободные денежные средства и поступления за реализованную продукцию, выполненные работы и оказанные услуги, краткосрочные и долгосрочные ссуды, получаемые от банка, и прочие зачисления.

Порядок открытия расчетного счета регламентирован инструкцией Банка России, в соответствии с которой каждой организации могут быть открыты расчетные счета в одном или нескольких банках по ее выбору для хранения денежных средств и осуществления всех видов расчетных, кредитных и кассовых операций.

В соответствии со статьей 23 Налогового Кодекса Российской Федерации организации обязаны сообщать в налоговый орган по месту учета сведения об открытии или закрытии счетов в семидневный срок. Согласно статье 118 Налогового Кодекса РФ нарушение данного срока влечет взыскание штрафа в размере 5000 рублей. За это же нарушение на руководителя организации также может быть наложен административный штраф от 1000 до 2000 рублей (ст. 15.4 КоАП РФ).

Для открытия расчетного счета организация должна представить в банк следующие документы:

1. заявление по установленной форме на открытие счета (на бланке банка);

2. копию устава и учредительного договора, заверенные нотариально;

3. копию свидетельства о государственной регистрации (о включении в реестр юридических лиц);

4. свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;

5. свидетельство о регистрации в органах Фонда социального страхования, в Фонде медицинского страхования и Пенсионном Фонде Российской Федерации;

6. карточку с образцами подписей и оттиска печати в двух экземплярах, заверенную нотариально и документы, подтверждающие избрание или назначение на должность лиц, имеющих право первой и второй подписи;

7. копия справки о присвоении организации статистических кодов;

8. лицензию.

После проверки указанных документов банк присваивает организации номер, открывает ей лицевой счет и этот лицевой счет является номером расчетного счета организации. В настоящее время используются 20-значные номера расчетных счетов.

Между банком и организацией заключается договор на расчетно - кассовое обслуживание, в котором, как правило, оговариваются:

- стоимость открытия счета;

- стоимость услуг по расчетно-кассовому обслуживанию;

- проценты, выплачиваемые банком клиенту за средства на счетах.

Прием и выдача наличных денег с расчетного счета или безналичные расчеты производятся банком на основании документов, утвержденных Центральным Банком РФ. Наиболее распространенными из них являются:

• объявление на взнос наличными;

• денежные чеки;

• платежные поручения;

• аккредитивы;

• чеки;

• платежные требования;

• инкассовые поручения.

Безналичные расчеты производятся при соблюдении следующих условий:

- банк хранит денежные средства организации на счетах, зачисляет поступающие на эти счета суммы, выполняет распоряжения организации об их перечислении и выдаче со счетов и о проведении других банковских операций, предусмотренных банковскими правилами и договорами;

- средства со счетов организации списываются по распоряжению владельцев счетов;

- без распоряжения клиента списание денежных средств, находящихся на счете, допускается по решению суда, а также в случаях, установленных законом или предусмотренных договором между банком и клиентом;

- списание средств со счета осуществляется в порядке поступления распоряжений клиента и других документов на списание (календарная очередность);

- при недостаточности денежных средств на счете организации, предъявленные к оплате платежные документы, банк перемещает в картотеку. Документы из данной картотеки банк оплачивает по мере поступления средств на расчетный счет в очередности, определенной статьей 855 Гражданского кодекса РФ:

• в первую очередь, по исполнительным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств со счета для удовлетворения требований о возмещении вреда, причиненного жизни и здоровью, а также требований о взыскании алиментов;

• во вторую очередь, по исполнительным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств для расчетов по выплате выходных пособий и оплате труда лиц, работающих по трудовому договору, в том числе по контракту, по выплате вознаграждений по авторскому договору;

• в третью очередь, по платежным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств для расчетов по оплате труда с лицами, работающими по трудовому договору, в том числе, по контракту, а также по отчислениям в Пенсионный Фонд РФ, Фонд социального страхования РФ и Фонды обязательного медицинского страхования;

• в четвертую очередь, по платежным документам, предусматривающим платежи в бюджет и внебюджетные фонды, отчисления в которые не предусмотрены в третьей очереди;

• в пятую очередь, по исполнительным документам, предусматривающим удовлетворение других денежных требований;

• в шестую очередь, по другим платежным документам в порядке календарной очередности.

Суммы штрафов в бесспорном порядке не списываются.

Банк о всех изменениях денежных средств на расчетном счете сообщает предприятию выписками банка. К выписке прилагаются все оправдательные документы: платежные поручения, платежные требования, корешки чеков (на основании корешка выписывается квитанция к приходному кассовому ордеру), объявления на взнос наличными.

В выписке банка отражается остаток денежных средств на начало дня, зачисление денежных средств, перечисление с расчетного счета, остаток на конец дня. Инвентаризация денежных средств на расчетных счетах происходит по мере поступления выписок банка.

Неправильно зачисленные денежные средства или списанные относятся на счет 76/2 «Расчеты по претензиям». Эти суммы подлежат выяснению в течение 10 дней. На основании выписки банка и приложенным к ним документам учет операций по расчетному счету ведется на счете 51 (активный, основной, денежный). По кредиту 51 счета ведется журнал-ордер №2, а по дебету 51 счета ведется ведомость №2.

Счет 51 «Расчетные счета» -активный, основной, денежный

Д	К
Сн. Наличие денежных средств на начало месяца (должно соответствовать данным выписки банка) Зачисление денежных средств на расчетные счета: а) выручки от реализации продукции (выполненных работ, услуг) Д 51 К 90/1 (62) б) кредитов банка Д 51 К 66 (67) Ск	Перечисление с расчетных счетов: Д 66 (67)- в погашение задолженности банку за кредиты Д 60-в погашение задолженности поставщикам и подрядчикам Д 68- в погашение задолженности в бюджеты по налогам К 51 Получение денежных средств по чеку в кассу: Д 50 К 51

---

Дата добавления: 2015-07-15