Создание базы данных MS Access

Базы данных MS Access имеют много плюсов, часто программисты предпочитают использовать именно их. Во-первых, база данных MS Access - это один файл. Сколько бы таблиц и индексов она не содержала, все это хранится в одном единственном файле. А значит, такую базу данных легче обслуживать - переносить на новое место, делать резервные копии и так далее. Еще один плюс - имена полей в такой БД можно давать русскими буквами.

Лучше всего изучать новый материал на практике. Для примера создадим базу данных для отдела кадров какого-нибудь предприятия. Какие данные на сотрудника нам понадобятся? Прежде всего, фамилия, имя и отчество. Затем укажем пол (мужской или женский), семейное положение (холост или женат/замужем), количество детей. Также понадобятся дата рождения и дата поступления на работу. Стаж работы в годах. Образование. Военнообязанный сотрудник, или нет. Телефоны, по которым можно связаться с сотрудником в любое время. Должность сотрудника и отдел (если есть), в котором он числится. А также его домашний адрес. При этом учитываем, что сотрудник не обязательно является жителем города, где он работает. А вдруг он приехал на заработки из другого города? Или даже из другой страны? Следовательно, придется вводить и страну, и город - вдруг потребуется делать отчет по сотрудникам, прописанным в Украине, например? Вот сколько данных нужно будет вводить для отдела кадров! А ведь мы еще немного упростили их. Стаж работы подразделяется на общий и непрерывный. Эти данные учитываются при расчете больничных листов. Но для учебной базы данных такими деталями можно пренебречь.

Итак, первым делом оптимизируем данные, исходя из правил трех нормальных форм. В результате получаем целых четыре таблицы:

Рис. 2.1. Оптимизированные таблицы

Главной здесь будет таблица LichData, которая содержит основные данные о сотруднике. Она имеет релятивные связи с другими таблицами. Поле " Ключ " будет автоинкрементным, то есть автоматически будет прибавляться на единицу, гарантируя нам уникальность ключа. В подчиненных таблицах имеется поле "Сотрудник" целого типа, по которому будет обеспечиваться связь. Причем ключевых полей в дочерних таблицах не будет.

Главная таблица поддерживает связь один-к-одному с таблицами Doljnost и Adres, и связь один-ко-многим с таблицей Telephones, ведь у сотрудника наверняка есть и домашний, и рабочий телефоны, а в карманах, возможно, лежит пару мобильников. То есть, один сотрудник может иметь много телефонов.

С полями и связями определились, пора создавать базу данных. Для этого загрузите программу MS Access.

Если в правой части окна у вас нет панели " Создание файла ", то выберите команду " Файл -Создать". Затем выберите команду "Новая база данных ". Сразу же выйдет запрос с именем этой базы данных. Создайте папку, которая все равно нам понадобится для нового проекта, укажите эту папку, а базу данных назовите ok (отдел кадров). Как только вы нажмете кнопку "Создать", появится окно этой базы данных:

Рис. 2.2. Создание БД

Сейчас нам потребуется сделать четыре таблицы. Поэтому дважды щелкаем по команде " Создание таблицы в режиме конструктора", и переходим к конструктору. В левой части мы вводим имя поля, причем русскими буквами. В поле " Тип данныхвыбираем тип", а на вкладке "Общие" делаем настройки поля. Описание поля заполнять необязательно. Итак, создаем поля:

1. "Ключ". Разумеется, имя поля пишем без кавычек. Выбираем тип данных "Счетчик", это автоинкрементный тип данных. В настройках убедитесь, что поле индексированно - Да (Совпадения не допускаются). Правой кнопкой щелкните по этому полю и выберите команду "Ключевое поле". Слева от поля появится значок ключа.

2. "Фамилия". Тип поля текстовый, размер 25 символов. Индексированное поле - Да (Совпадения допускаются). Ведь могут же попасться родственники или однофамильцы!

3. "Имя". Тип поля текстовый, размер 25 символов. Индексированное поле - Да (Совпадения допускаются).

4. "Отчество". Тип поля текстовый, размер 25 символов. Индексы не нужны.

5. "Пол". Текстовый, размер 3 символа. В формате поля укажите "муж/жен", конечно, без кавычек.

6. "Сем_Полож". Логический тип, формат поля "Да/Нет". Здесь мы будем указывать, состоит ли сотрудник (сотрудница) в браке.

7. "Детей". Числовой тип, размер поля Байт (трудно представить, что у кого-то будет более 255 детей!).

8. "Дата_Рожд". Тип поля - Дата/Время. Выберите формат "Краткая форма даты". Затем выберите тот же формат для поля "Маска". При попытке выбора маски выйдет запрос на подтверждение сохранения таблицы. Ответьте утвердительно, а вместо имени таблицы по умолчанию "Таблица 1" впишите " LichData ", так будет называться наша первая таблица. После этого появится окно создания маски ввода. Выберите "Краткий формат даты", нажмите "Далее", после чего в окне "Маска ввода" наберите "00.00.0000". В результате мы будем иметь маску в виде "дд.мм.гггг".

9. "Дата_Пост". Все то же самое, что и в №8.

10. "Стаж". Тип поля числовой, размер - байт.

11. "Образование". Текстовый, размер поля 30 символов. Ведь здесь может быть и длинный текст, например "неоконченное высшее техническое".

12. "Военнообязанный". Логический тип, формат "Да/Нет".

В результате получим такую картину:

Рис. 2.3. Поля таблицы LichData

При попытке закрыть это окно, выйдет запрос о сохранении таблицы " LichData ". Ответьте утвердительно. Главная таблица сделана, осталось еще три.

Снова щелкаем " Создание таблицы в режиме конструктора". Вводим такие поля:

1. "Сотрудник". Тип поля - числовой, размер поля - длинное целое. Делать это поле ключевым не нужно, даже после того, как при попытке закрыть таблицу Access предложит вам сделать поле ключевым.

2. "Отдел", Текстовое, 15 символов.

3. "Должность", Текстовое, 20 символов.

Закрываем таблицу, даем ей имя " Doljnost ", отказываемся от создания ключа.

Делаем следующую таблицу. Поля:

1. "Сотрудник". Тип поля - числовой, размер поля - длинное целое. Не ключевое.

2. "Страна". Тип текстовый, размер 15.

3. "Город". Тип текстовый, размер 20.

4. "Дом_Адрес". Тип текстовый, размер 100.

Закрываем таблицу, даем имя " Adres ", отказываемся от создания ключа.

Делаем следующую таблицу. Поля:

1. "Сотрудник". Тип поля - числовой, размер поля - длинное целое. Не ключевое.

2. "Телефон". Тип текстовый, размер 17. Желательно задать маску. Сразу же выйдет запрос о сохранении таблицы, сохраните ее под именем " Telephones ". Для этого выбираем маску (дважды щелкаем по ней), в окне нажимаем кнопку "Список". Настраиваем маску, как на рисунке:

Рис. 2.4. Маска для телефона

3. "Примечание". Тип текстовый, размер 10. Формат "Рабочий/Домашний/Мобильный".

Закрываем таблицу " Telephones ", отказываясь от создания ключевого поля.

Все, база данных готова. Программу MS Access можно закрыть, больше она не понадобится. Пока база данных еще пустая, желательно сделать резервную копию файла ok.mdb, который и является полученной базой данных. Как видите, никаких связей между таблицами мы не делали - проще будет сделать их в проекте программы.

Дата добавления: 2015-07-18