Додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа.

Якщо документ має додатки, повних назв яких не зазначено в тексті, то їх потрібно подати після тексту, зазначивши кількість аркушів у кожному додатку та кількість їхніх примірників.

Наприклад: Додаток: «Проект реконструкції ділянки» на 5 арк. у 2 прим.;

Якщо є кілька додатків, то їх нумерують арабськими цифрами. Назви додатків один від одного відділяють 1,5 міжрядковими інтервалами. Якщо назва додатка займає декілька рядків, то їх друкують через один міжрядковий інтервал. Наприклад;

Додатки: 1. Довідка про виконання алану набору учнів на 2014/2015н.р.

на 5 арк. в 2 прим.;

2. Графік проведення екзаменів на 1 арк. у 2 прим.

Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, то відмітка про це робиться таким чином:

Додаток: Рішення Державної екзаменаційної комісії від 04. 10. 2013 і додаток до нього, всього на 1 арк. у 2 прим.

Якщо додатками є книги або журнали, кількість аркушів не зазначається. При великій кількості додатків окремо складають їх опис, а в самому документі після тексту зазначають:

Додаток: відповідно до опису на 34 арк.

Якщо додаток надсилають не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітку про наявність додатка оформляють так:

Додаток: на 7 арк. в 1 прим. на першу адресу.

Підпис (реквізит 23)

Це обов’язковий реквізит службового документа, що розміщується під його текстом або відміткою про наявність додатків. В установах, які функціонують на основі єдиноначальності, документи, що відправляються у вищі організації, а також розпорядчі і найважливіші внутрішні підписує керівник. Право підпису на документах заступником чи керівником структурного підрозділу встановлюється наказом керівника установи або інструкцією з діловодства.

Підпис складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ надруковано не на бланку, скороченої - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища особи, яка підписала документ.

Наприклад:

Президент корпорації «Фаворит» ________________ П.В.Харченко

(підпис)

У разі відсутності посадової особи, підпис якої зазначено в документі, документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. У цьому випадку обов'язково зазначають посаду і прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом).

Наприклад: «Виконувач обов’язків», «Заступник».
Підписувати документ із прийменником «за» або ставити правобіжну похилу риску перед назвою посади не дозволено.

Якщо документ підписують кілька (дві або більше) осіб, то їхні підписи розташовують один під одним відповідно до підпорядкованості посадових осіб. Наприклад:

Директор _____________________________ І.Т. Мироненко

(підпис)

Головний бухгалтер ____________________ Н.О. Власенко

(підпис)

Якщо особи, що підписують документ займають посади однакового рівня, їхні підписи розташовуються також на одному рівні.

Наприклад:

Директор школи № 125 Директор школи № 129

__________К.Т.Петрів __________Т.І. Власенко

(підпис) (підпис)

Документи колегіальних органів підписують дві особи – голова та секретар колегіального органу, наприклад:

Голова зборів ______________________ В.М. Семенченко

(підпис)

Секретар зборів ____________________О.Р. Сохан

(підпис)

У навчальних закладах та науково-дослідних установах прийнято вказувати наукові ступені та вчені звання тих, хто підписує документи.

Наприклад:

Завідувач кафедри філософії,

Доктор філософських наук, професор ___________________ А.А. Герасимчук

(підпис)

При направленні документів одночасно кільком вищим установам керівник підписує всі примірники. Якщо документ надсилається одночасно кільком підвідомчим установам, то підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи-автора, а на місця розсилаються примірники, засвідчені канцелярією.

Гриф погодження документа (реквізит 24)

Зазначений реквізит фіксує згоду іншої організації, структурного підрозділу або посадової особи, що не є автором документа, з його змістом. Це робиться з метою перевірки доцільності і своєчасності документа і відповідно до чинних законодавчих і нормативних актів.

Погодження може проводитися як всередині установи, так і за її межами. Внутрішнє погодження проводиться з тими підрозділами, участь яких передбачена під час реалізації даного документа. В установах, де є юридичні служби, документи до підпису керівником погоджуються з юрисконсультом. Гриф погодження розміщують нижче реквізиту «Підпис» біля межі лівого берега на лицьовому боці сторінки або на окремому аркуші паперу (якщо документ стосується більше ніж трьох адресатів). Цей реквізит складається із:

- слова ПОГОДЖЕНО (без лапок);

- назви посади особи, яка погоджує документ (разом з назвою організації);

- особистого підпису;

- розшифрування підпису (ініціали, прізвище);

- дати погодження.

Оформляється погодження документа згідно з відповідними вимогами у двох варіантах:

- погодження з конкретною посадовою особою;

Наприклад:

ПОГОДЖЕНО
Заступник Міністра оборони України
Підпис _______ І.М. Литвин

(підпис)
05.02.2001

- погодження з колегіальним органом.

Якщо документ погоджують актом, протоколом чи листом, то гриф погодження оформляють так:

ПОГОДЖЕНО

Протокол зборів

трудового колективу

ЗАТ «Атлант»

23. 04. 2014 №26

Якщо зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається «Аркуш погодження», про що робиться відмітка у самому документі на місці грифа погодження:

Аркуш погодження додається

Аркуш погодження оформляють за такою формою:

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

Назва документа

Найменування посади Найменування посади

Підпис Підпис

Дата Дата

Візи документа (реквізит 25)

Візування – це внутрішнє узгодження документа. Віза – це напис, зроблений посадовою особою, яка висловлює згоду або незгоду зі змістом документа. Віза складається з:

- назви посади;

- особистого підпису;

- ініціалів і прізвища особи, яка візує;

- дати візування.

Наприклад:

Начальник технічного відділу

_____________В.В. Марченко

(підпис)

23.04.2014

Віза проставляється під реквізитом «Підпис» на лицьовому боці останнього аркуша підготовленого до підпису документа. Якщо місця на лицьовому боці останнього аркуша не вистачає, то візи проставляють на його зворотному боці. За внутрішнього узгодження візи ставлять на першому примірнику документа, а листи та інші вихідні документи візують тільки на примірнику, що залишається в установі.

Зауваження, пропозиції й доповнення до проекту документа висловлюються на окремому аркуші, про що на проекті документа роблять відповідну відмітку. У цьому випадку віза має такий вигляд:

Юрисконсульт___________Р.В. Гурак

(підпис)

02. 10. 2013

Зауваження додаються

Невеликі зауваження (1-2 рядки) розташовуються перед візою.

Вважаю за потрібне вилучити п. 5 через те,

що він суперечить вимогам п. 1

Інспектор_________І.І. Кононова

(підпис)

16. 09. 2014

Якщо під час візування з’ясовується, що у підготовлений до підписання проект документа необхідно внести суттєві зміни, він потребує повторного візування.

Відбиток печатки (реквізит 26)

Відбитком печатки організації засвідчують на документі підпис відповідальної особи. Перелік документів, на які ставлять відбиток печатки, визначається «Інструкцією з діловодства організації». Печатки є гербові та прості. Порядок виготовлення, зберігання і обліку гербової печатки та користування нею визначають законодавчі акти та інструкції. Печатки із зображенням Державного герба України не можуть використовуватися суб’єктами підприємницької діяльності недержавного сектора.

Проста печатка може бути різною за формою: кругла, квадратна чи трикутна. Вона відтворює найменування відповідної установи або її структурного підрозділу. Герб на них не зображується. Відбиток печатки ставлять так, щоб він охоплював останні кілька літер назви посади особи, яка підписала документ.

Відмітка про засвідчення копії (реквізит 27)

Відмітку про засвідчення копії проставляють нижче від реквізиту «Підпис» і вона складається з:

- слова «Згідно з оригіналом»;

- назви посади;

- особистого підпису особи, яка засвідчує копію;

- розшифрування підпису;

- дати.

Наприклад:

Згідно з оригіналом

Начальник відділу

управління персоналом

__________Ю.А. Ткаченко

(підпис)

12.08. 2009

Якщо копія документа пересилається до іншої організації чи видається на руки, то проставляється і відбиток печатки.

Прізвище виконавця і номер його телефону (реквізит 28)

Прізвище, ім'я та по батькові виконавця документа і номер його службового телефону зазначають на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша документа. Цей реквізит є обов’язковий на вихідних документах.
Наприклад:

Онищенко О.В.

Тел. [phone]

Дата добавления: 2015-07-18