Реквізити документів та їх оформлення

Зображення Державного герба України (реквізит 1)

Зображення Державного герба України (висота – 17 мм, ширина – 12 мм) на бланках із кутовим штампом розміщують на верхньому березі бланка над серединою рядків із назвою організації, а на бланках із поздовжнім штампом – у центрі верхнього берега.

Зображення емблеми організації або товарного знака (реквізит 2)

Розміщують ліворуч від назви організації. Емблему не відтворюють на бланку, якщо на ньому є зображення Державного герба України.

На бланках документів недержавних організацій зображення емблеми можна розміщувати на верхньому березі документа на місці зображення Державного герба України.

Зображення державних нагород (реквізит 3)

Розміщують на лівому березі бланка на рівні реквізитів «Назва організації» та «Назва структурного підрозділу».

Код підприємства, установи, організації (реквізит 4)

Проставляють у разі потреби згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ) після реквізиту «Довідкові дані про організацію» в лівій верхній частині документа для кутового бланка, а для поздовжнього – посередині рядка.

Код форми документа (реквізит 5)

Зазначають у разі потреби у лівій верхній частині документа поряд із реквізитом «Код підприємства» і вище за реквізит «Назва виду документа» (на бланках із кутовим штампом).

Назва організації вищого рівня (реквізит 6)

Розміщують у верхньому лівому кутку або посередині рядка. Може зазначатися скорочено, а в разі відсутності офіційно зареєстрованого скорочення – повністю.

Повна назва установи, організації або підприємства – автора документа (реквізит 7)

Розміщують у верхньому лівому кутку або посередині рядка залежно від виду бланка. Назва організації повинна відповідати назві, вказаній в установчих документах. Скорочену назву, офіційно зазначену в статуті, подають у дужках чи без них під повною назвою окремим рядком у центрі. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом.

Назва структурного підрозділу організації (реквізит 8)

Зазначають нижче від повної назви організації. Назву філії, територіального відділення, структурного підрозділу вказують, якщо вони – автори документа.

Довідкові дані про організацію (реквізит 9)

Реквізит містить індекс підприємства зв’язку, поштову адресу, номер телефону, факсу, E-mail, адреса сайту, номер рахунку в банку.

Розміщують під назвою організації або структурного підрозділу у верхньому лівому кутку або посередині рядка. Поштову адресу оформляють відповідно до поштових правил:

вул. Л.Українки, 9, м. Київ-030, 01030, тел.: [phone], факс: [phone].

На бланку для листів зазначають номер розрахункового рахунку у відділенні банку: розрахунковий рахунок № 11652416 в Укрінбанку м. Києва, МФО

№ 321518

Адресу електронної пошти вказують, якщо організація має поштову скриньку або web–сторінку: E-mail: highsky@control/com/ua; web: http://www.blok.kyiv.ua

Назва виду документа (реквізит 10)

Реквізит розташовують нижче від реквізиту «Назва організації». Залежно від різновиду бланка цей реквізит розташовують ліворуч або посередині рядка. В усіх документах, крім листів, вказується назва виду документа. Від назви виду документа залежить формуляр, структура тексту, особливості викладу.

Дата документа (реквізит 11)

Документ датується днем його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації. На бланку дату ставлять нижче назви виду документа поряд із реєстраційним індексом на спеціально відведеному для цього місці ліворуч. Якщо документ складено не на бланку, то дату ставлять ліворуч під текстом. Її записують арабськими цифрами у такій послідовності: число, місяць, рік (17. 06. 2014), або рік, місяць, число (2014. 11. 02). У документах матеріально-фінансового характеру та нормативно-правових актах дату оформляють словесно-цифровим способом, наприклад: 01 вересня 2014 року.

Реєстраційний індекс документа (реквізит 12)

Місце розташування залежить від виду бланка та виду документа. Цей реквізит дає змогу забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, контроль виконання. Індекс документа записують арабськими цифрами, де перша цифра – індекс структурного підрозділу, друга – номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя – порядковий номер за журналом обліку, наприклад:

№ 02-10/36, де

02 – шифр структурного підрозділу;

10 – номер справи чи документа;

36 – реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних документів та канцелярії.

Якщо документ підготовлено кількома організаціями, то реєстраційний індекс включає індекси кожної з організацій, які записують через правобіжну похилу риску відповідно до послідовності підписів авторів документа.

Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь (реквізит 13)

Зазначений реквізит заповнюють лише в тому разі, коли оформляють лист-відповідь на будь-який ініціативний документ (звернення, запит, пропозицію тощо). Реквізит розташовують на одному рівні з реєстраційним індексом або нижче на спеціально відведеному місці: на бланку з кутовим штампом – ліворуч, а з поздовжнім – праворуч.

Цей реквізит має включати дату й індекс, вказані організацією, що видала або уклала документ, на який дається відповідь. Наприклад: На № 04-20/83 від 12.12.2013

Місце складання або видання документа (реквізит 14)

Реквізит вказують в тому випадку, якщо його не можна визначити за реквізитами «Назва організації» та «Довідкові дані про організацію». Реквізит вказує назву міста чи населеного пункту, де видається документ. Розміщують у верхній частині сторінки документа під реквізитом «Реєстраційний індекс документа» лівіше від центру, на тому ж місці, що й реквізит 13, нижче від реквізитів 11, 12.

Гриф обмеження доступу до документа (реквізит 15)

Розміщують праворуч на верхньому березі першої сторінки документа. Проставляють без лапок (для службового користування; таємно; цілком таємно), а за потреби цей реквізит доповнюють даними, які регламентують порядок роботи з документами, що містять інформацію обмеженого доступу.

Адресат (реквізит 16)

Адресатами документа можуть бути організації, їхні структурні підрозділи, посадові та фізичні особи. Зазначений реквізит повинен містити сукупність точних і повних даних, за якими документ може бути доставлений за призначенням. В особових офіційних документах цей реквізит розташовують праворуч у верхній частині сторінки. Кожний елемент – назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса – пишеться з середини нового рядка.

Якщо документ адресовано організації чи структурному підрозділу, то їхні назви зазначаються у називному відмінку:

Міністерство освіти і науки України

Загальний відділ

Якщо документ адресовано керівникові установи або його заступникові, то назва установи входить до складу назви посади адресата. Посаду та прізвище адресата вказують у давальному відмінку, а назву установи – в родовому:

Директору Державної

податкової інспекції

м. Києва

Карасику М.В.

Якщо документ надсилають посадовій особі, то назву установи зазначають у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата – у давальному:

Державний комітет архівів України

Відділ архівного фонду і діловодства

Головному спеціалісту

Пилипенку О.М.

Якщо документ адресовано декільком (не більше чотирьох) однорідним установам, то адресата зазначають узагальнено:

Завідувачам кафедр

фізико-математичного факультету

Національного педагогічного

університету імені М.Драгоманова

У документі має бути не більше ніж чотири адресати. Слово «Копія» перед другим, третім і четвертим адресатом не проставляють. За наявності більшої кількості адресатів потрібно складати список для розсилання, а на кожному документі вказувати лише одного адресата.

До реквізиту «Адресат» входить і поштова адреса. Складові поштової адреси адресата й адресанта вказують у називному відмінку у такій послідовності:

1. Прізвище, ім’я, по батькові чи ініціали (для фізичної особи) або назва підприємства, організації, установи (для юридичної особи);

2. Назва вулиці, номер будинку, квартири (корпусу чи офісу);

3. Назва населеного пункту (міста, селища, села);

4. Район і область (у разі потреби);

5. Назва країни (для міжнародних відправлень);

6. Поштовий індекс.

Хмелик Анатолій Петрович

вул. Очаківська, 24, кв. 10

м. Коростишів

Житомирська область

Україна, 02048

Або для фізичних осіб:

Редакція наукового журналу

«Економіка і управління»

просп. Перемоги, 20, оф. 201

м. Полтава, 36012

Крапки і коми в кінці рядків поштової адреси допускається не ставити.

Гриф затвердження документа (реквізит 17)

Розміщують у верхній правій частині першого аркуша документа з відступом від межі лівого берега на 104 мм., вище від реквізиту «Назва виду документа». Документи, що підлягають затвердженню, отримують юридичну силу лише з моменту їх затвердження. Затвердження – спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на певне коло установ, організацій, посадових осіб. Елементи грифу затвердження такі:

- слово ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок);

- назва посади;

- особистий підпис;

- ініціали та прізвище особи, яка затвердила документ;

- дата затвердження. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Виконавчий директор

Підпис І.С.Семенюк

03. 10. 2014

Якщо документ затверджено кількома посадовими особами, то їхні грифи затвердження розташовують на одному рівні:

ЗАТВЕРДЖУЮ ЗАТВЕРДЖУЮ

Керівник відділу навчальної літератури Керівник відділу збуту

Підпис Петренко О.І. Підпис Коваленко В.М.

23. 04. 2014 23. 04. 2014

Якщо документ затверджено постановою, рішенням, наказом чи протоколом, то гриф затвердження має такі елементи:

- слово ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок);

- назва документа, яким затверджено;

- дата затверджувального документа;

- номер затверджувального документа;

Наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Рішення загальних зборів

Протокол 12. 04. 2014. № 5

Резолюція (реквізит 18)

Резолюція – це напис на документі, зроблений керівником установи чи підрозділу, що містить вказівки щодо виконання документа. Проставляється резолюція безпосередньо на документі у правому верхньому кутку нижче від реквізиту «Адресат» паралельно до основного тексту. Якщо площі для даного реквізиту недостатньо, його можна проставляти на вільному від тексту місці лицьового боку першого аркуша документа, але не на березі документа, призначеному для долучення до справи.

Складається резолюція з таких елементів:

- прізвище виконавця (виконавців) у давальному відмінку, якому відправлено документ;

- вказівка про порядок виконання документа;

- термін виконання документа;

- підпис керівника;

- дата.

Коли доручення дається одній посадовій особі, то можна це зробити так, наприклад:

Малишевському Т.Ю.

Прошу підготувати відповідь до

20 вересня 2014 року

_______Розшифрування підпису

(підпис)

09.19.2014 р.

Як виконавці у резолюції зазначаються службові особи, а не структурні підрозділи. Коли доручення дається кільком посадовим особам, то головним виконавцем вважається особа, зазначена у дорученні першою, якщо у документі не обумовлене інше.

Мальцеву В.С

Харченко П.Л.

Козоріз Ю.Ю..

Організуйте проведення заходів

До вказаного в листі терміну

________Розшифрування підпису

(підпис)

09.19.2014 р.

На документі не повинно бути більше однієї резолюції.

Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках допускається у випадках, коли:

- документ підлягає поверненню,

- деталізується порядок його виконання,

- уточнюються виконавці, якими можуть бути тільки службові особи, а не структурні підрозділи.

Резолюція має силу розпорядчого документа, бо пише її керівник установи або його заступник (в особливих випадках або в разі відсутності керівника). Зазвичай у резолюції вказується рішення керівника та шляхи його реалізації. Формулювання резолюції має вичерпно розкривати виконавцеві ідею керівника. Резолюції з конкретними вказівками містять наказову або неозначену форму дієслова, наприклад: «Прошу підготувати…», «Відрядити…», «Про результати і вжиті заходи повідомте…».

Якщо вказівок на те, що і як слід робити, бракує, це означає, що приймати рішення мусить виконавець.

За змістом резолюція може бути:

1. Резолюція-підтвердження. Якщо документ не вимагає ніяких дій з боку заступників та колективу, керівник передає його секретареві, супроводжуючи резолюцією: «До виконання», «До наказу», «До керівництва», «До протоколу» тощо, залежно від того, у якому внутрішньому документі установи враховується його зміст.

У такій резолюції зазначають:

- підпис керівника;

- дату.

Термін виконання не вказують, оскільки мається на увазі найближчий за часом відповідний внутрішній документ установи.

2. Резолюція-розгляд. Якщо документ потребує вжиття заходів чи пропонується на розгляд колективу установи, то керівник вказує:

- безпосереднього виконавця;

- термін виконання, підпис;

- дату.

Резолюції цього виду формулюються так: «Підготувати відповідь до…», «Вжити заходів щодо…», «Розглянути питання», «Розглянути і доповісти в десятиденний термін», «Обговорити на засіданні» тощо.

3. Резолюція-відповідь. У випадку, коли документ надходить до установи з кур’єром, можлива така резолюція, особливо, коли відповідь негативна. За обсягом ця резолюція більша за попередні, але коротша за лист-відповідь, хоч подібна за змістом до нього: «На жаль, змушені Вам відмовити з причини…», «Не заперечуємо…», «Про результати і вжиті заходи повідомимо додатково», «Потрібно розглянути питання детальніше й доповісти в тижневий термін» тощо. Ця резолюція використовується для оперативності ділового листування. У ній вказується:

- основний текст;

- дата;

- підпис;

- посада відповідальної особи, яка розглядала документ і приймала рішення.

Заголовок до тексту документа (реквізит 19)

Реквізит розміщують без абзацу у верхній лівій частині сторінки документа під датою. Пишеться з великої літери, крапка після нього не ставиться. Заголовок повинен відображати головну ідею документа, бути лаконічним і точним, з максимальною повнотою розкривати зміст документа.

Реквізит містить головну ідею тексту. Мета створення заголовка – прискорити процес опрацювання документа. Заголовок до тексту має бути лаконічним, точним, максимально повно розкрити зміст документа. Формується він за допомогою віддієслівного іменника у вигляді відповіді на запитання.

Заголовок відповідає на питання «про що?», «кого?», «чого?».
Наприклад: наказ (про що?) про створення підрозділу установи;

протокол (чого?) засідання експертної комісії;

посадова інструкція (кого?) головного інженера заводу.

Друкується заголовок до тексту малими літерами через один міжрядковий інтервал. Максимальна довжина рядка не повинна перевищувати 73 мм (33 знаки). Загальний обсяг заголовка до тексту не повинен перевищувати 150 знаків (5 рядків машинописного тексту з довжиною рядка 28 друкованих знаків). Не рекомендується завершувати рядок прийменником, сполучником чи числівником, їх краще переносити на наступний рядок. Відділяти заголовок від тексту необхідно трьома міжрядковими інтервалами зверху та знизу.

Відмітка про контроль (реквізит 20)

Ця відмітка означає, що документ взято на контроль з метою забезпечення його виконання у встановлений строк. Строки виконання документа можуть бути визначені законодавчим чи іншим нормативним актом або встановлені розпорядчим документом організації чи зазначені в резолюції. Відмітку про контроль за виконанням документа позначають літерою "К", словом або штампом "Контроль" на лівому березі першого аркуша документа, на рівні заголовка до тексту. ЇЇ можна зробити за допомогою штемпеля або написати від руки.

Текст документа (реквізит 21)

Розміщують по всій ширині сторінки (від берега до берега). Текст, який складається зі вступу, доказу, закінчення, оформляють українською мовою. Внутрішню документацію державних установ національних меншин поряд із державною мовою може бути складено мовою певної національної меншини відповідно до встановленого законодавства.

Тексти документів, що надсилають зарубіжним адресатам, можна оформляти українською мовою чи мовою адресата або однією з мов міжнародного спілкування.

Якщо текст документа складний, багатокомпонентний або містить декілька рішень, висновків тощо, то його слід розбити на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які можна нумерувати, записуючи кожну рубрику з абзацу. Текст оформлюють у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.
Текст документа повинен бути викладений стисло, грамотно, зрозуміло, без повторів та вживання слів і зворотів, які не несуть смислового навантаження.

Відмітка про наявність додатків (реквізит 22)

Розміщують ліворуч під текстом документа, друкуючи через один міжрядковий інтервал.
Розрізняють такі види додатків:

- які затверджуються або вводяться в дію відповідними розпорядчими документами (додатки до розпорядчих актів);

- що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

- які є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

У додатки можуть бути внесені:

- додаткові ілюстрації або таблиці;

- матеріали, які через великий обсяг, структуру виготовлення не можуть

бути внесені до основної частини документа;

- додатковий перелік джерел, на які не було посилань у тексті, але які

можуть викликати інтерес;

- опис нового обладнання і приладів, що використовувалися.

Додатки оформляють так:

Додатки до розпорядчих документів.

Якщо додатки затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами, то відомості про наявність додатків зазначаються у тексті, а додатки мають посилатися на цей документ, його номер і дату. Їх оформляють у верхньому правому куті першого аркуша додатка так:

Додаток 1

До наказу Міністерства

освіти і науки України

від 23.05.3012 № 43

Дата добавления: 2015-07-18