Глава 3. Составление консолидированных отчетов

На практике очень часто исходные данные для составления отчетов располагаются в разных местах рабочего листа или на отдельных листах. Составить такой отчет можно с помощью консолидации данных. Консолидация позволяет объединить данные отдельных листов или отдельных блоков, подвести по ним итоги и поместить в указанное место рабочего листа.

При консолидации данных очень важно правильно подготовить исходные данные для консолидации.

Источниками данных могут служить как рабочие листы одной книги, так и листы сразу нескольких рабочих книг. В любом случае необходимо следить за тем, чтобы данные каждого листа имели одни и те же заголовки строк и столбцов, иначе вместо итогового отчета можно получить список детальных элементов.

Кроме того. консолидируемые данные не должны содержать никаких итогов, т.к. итоговые данные будут консолидированы в отчет как исходные.

Рассмотрим процесс создания консолидированного отчета на примере. Допустим данные о продаже ксероксов и факсов расположены на рабочих листах: на первом и втором соответственно. Для получения отчета фирмы "Плюс" о продаже персональной, деловой и профессиональной оргтехники необходимо выполнить следующие действия.

1. Подготовка данных для консолидации:

· проверьте наличие итоговых на обоих листах;

· убедитесь, что заголовки столбцов на обоих листах идентичные.

2. Подготовьте место для размещения итогового отчета:

· перейдите на новый лист;

· создайте заголовок и шапку будущего отчета (рис.21);

· выделите ячейки с заголовками граф консолидируемого отчета. В нашем случае – это ячейки C5-G5.

3. Выберите функцию консолидации:

· в меню Данные выберите команду Консолидация. Откроется диалоговое окно Консолидация;

·

в раскрывающемся списке окна Функция выберите нужную для получения итогов функцию. В нашем случае – Сумма.

4. Выделите данные для консолидации:

· щелкните в текстовом поле Ссылка, а затем на вкладке листа 1;

· выделите блок ячеекA1:G11, содержащий строку заголовка и исходные данные о ксероксах. Если диалоговое окно Консолидация мешает это сделать, переместите его в сторону.

Название листа Факсы и адрес блока ячеек автоматически занесется в поле Ссылка;

· щелкните на кнопке Добавить. Содержимое поля Ссылка внесено в окно Список диапазонов;

· щелкните на ярлычке листа 2;

· выделите на нем блок ячеек A1:G5 (если он не выделен);

· щелкните на кнопке Добавить.

Обе таблицы с данными для консолидации занесены в Список диапазонов. Диалоговое окно Консолидация должно выглядеть как на рис.22.

5. Добавьте метки и завершите консолидацию:

· в группе Использовать метки установите флажки напротив В верхней строке и В левом столбце;

· щелкните по кнопке ОК.

Диалоговое окно Консолидация закроется. Данные по Факсам и Ксероксам теперь сведены в единую таблицу, которая представлена на рис.23.

Дата добавления: 2015-07-18