Технология подготовки информационной базы

Подготовка информационной базы является важнейшим этапом организации автоматизации бухучета. На этом этапе используются соответствующие пункты меню пользовательского интерфейса или «Путеводитель по конфигурации».

Путеводитель существенно упрощает работу с конфигурацией на начальном этапе, позволяет сделать понятными и прозрачными ее возможности, оказать помощь в ведении учета, если бухгалтер еще недостаточно освоил меню пользовательского интерфейса.

Путеводитель включает все необходимые разделы для организации начала автоматизированного бухучета.

В отличие от главного меню конфигурации, в основе которого лежит объектный подход («Справочники», «Документы» и т. д.), каждый «учетный» раздел Путеводителя построен по принципу полного технологического цикла решения учетной задачи.

Работа с программой начинается с ввода сведений об организации, которые относятся к категории постоянной или условно-постоянной информации. В типовой конфигурации подобную информацию хранят в константах. Для автоматизированного заполнения констант, предусмотрена для хранения сведений об организации, предназначена обработка «Сведения об организации», которая автоматически запускается при первом запуске системы в режиме «1С:Предприятие». Экранная форма обработки включает несколько закладок, которые позволяют ввести все необходимые сведения об организации.

Важным этапом подготовки системы к эксплуатации является заполнение отдельных справочников, предназначенных для хранения условно-постоянной информации. Например,информация о налогах приводится в справочнике «Налоги и отчисления». Каждый налог или его составляющая – это отдельный элемент справочника. Он описывается набором значений реквизитов, которые используются в процессе ведения учета и составления отчетности. К обязательным реквизитам относятся «Код» и «Наименование».

Дополнительными реквизитами элемента справочника являются:

· Регистрационный номер;

· Срок уплаты;

· Бухгалтерский счет учета расчетов по налогу и аналитические признаки;

· Платежные реквизиты (статус составителя, код бюджетной классификации, код по ОКАТО, реквизиты получателя, очередность платежа, периодичность платежа);

· Ставка (ставки) налога.

Для автоматизированного расчета суммы налога в документах типовой конфигурации, предназначенных для отражения хозяйственных операций, используется справочник «Варианты расчета налогов», а для выбора одного из вариантов в шапке экранных форм соответствующих документов имеется реквизит «Налоги».

Код варианта расчета присваивается автоматически при создании нового элемента справочника. Наименование варианта расчета формируется автоматически при создании и редактировании элемента справочника.

Платежные реквизиты контрагентов заносят в справочник «Банковские счета». Одним из реквизитов этого справочника является ссылка на справочник «Банки». Это позволяет многократно использовать сведения об одном и том же банке, обслуживающем разных контрагентов.

В компьютерной бухгалтерии 7.7 можно настроить отдельные параметры работы системы. Различают общую и индивидуальную настройку параметров системы.

Общая настройка предназначена для работы в режиме монопольном (однопользовательском). При совместной работе нескольких пользователей дополнительно предусмотрена индивидуальная настройка для каждого рабочего места в отдельности.

Если с конфигурацией работают несколько пользователей, то для конкретного рабочего места можно выполнить индивидуальную настройку значений по умолчанию. Такая настройка производится с помощью обработки «Индивидуальная настройка конфигурации» (меню «Сервис»→ «Индивидуальная настройка»).

Подготовку информационной системы к эксплуатации завершает ввод входящих остатков на счетах. Для этого сначала сопоставляется рабочий план счетов, применяемый организацией, с планом счетов компьютерной бухгалтерии 7.7 и составляется схема переноса остатков. Входящие остатки можно ввести одной или несколькими операциями. Проводки с остатками по счетам (субсчетам) и объектам аналитического учета вводятся в корреспонденции с вспомогательным счетом «00».

Прежде всего следует определить дату, начиная с которой предполагается вести автоматизированный бухучет. На автоматизированный учет можно перейти с начала отчетного года, начала квартала, начала месяца и даже с произвольной даты. Решение обычно принимается как компромисс между необходимостью ввода большого количества проводок (за период с начала года до текущего квартала или месяца) и пользой от возможности анализа данных бухгалтерского и налогового учета за весь отчетный период, а также автоматического составления отчетности. Тем не менее, в качестве отправной точки рекомендуется выбрать начало календарного года, поскольку это позволяет: во-первых, освоить основные приемы работы с программой; во-вторых, проверить в какой степени документы типовой конфигурации учитывают специфику деятельности организации; в-третьих, при составлении квартальной и годовой отчетности использовать регламентированные отчеты.

Выбор некоторой даты начала учета предполагает, что по состоянию на эту дату вводятся входящие остатки, далее учет ведется средствами компьютерной бухгалтерии. Например, при начале учета с начала года (1 января), начала квартала (например1 апреля), начала месяца (например 1 мая) операции по входящим остаткам вводятся с последней датой соответственно предыдущего года, квартала, месяца (например 31.12.2003, 31.03.2004, 30.04.2004).

При вводе остатков по балансовым счетам в качестве корреспондирующего счета используется вспомогательный счет «00», который не имеет субсчетов. Остатки по счетам, учет по которым ведется без корреспонденции (забалансовые и вспомогательные счета), вводятся простой записью, т.е. в проводке указывается только один счет.

Если в Плане счетов компьютерной бухгалтерии учет по счету ведется с использованием субсчетов, то в проводках система предлагает выбрать один из субсчетов счета.

Если для счета установлен признак ведения валютного учета, то при вводе остатков выбирается конкретная валюта и указывается валютный остаток. Рублевое покрытие валюты рассчитывается в проводке как произведение валютного остатка на курс валюты на дату операции.

Если по счету ведется аналитический учет, то при вводе остатков указываются конкретные значения объектов аналитического учета.

Если аналитический учет на счете или субсчете ведется в нескольких разрезах (по нескольким видам субконто одновременно), то в проводках указываются все значения субконто.

Если информация об объекте аналитического учета учитывается не только в стоимостном, но и в натуральном выражении, в проводках указывается количество.

При вводе остатков на забалансовых счетах вспомогательный счет «00» не используется.

Проверку правильности ввода начальных остатков можно оценить по оборотно-сальдовой ведомости. Если на вспомогательном счете «00» отсутствует сальдо, то это означает, что сумма дебетовых остатков совпадает с суммой кредитовых остатков. Кроме того, следует проверить остатки по субсчетам, валютным суммам и количеству, если они должны иметь место.

Особое внимание следует обратить на проверку остатков по объектам аналитического учета. Такую проверку удобно проводить с помощью отчета «Оборотно-сальдовая ведомость по счету». Если обнаружено, что объект аналитики не связан со счетом, нужно найти соответствующую проводку в журнале операций или журнале проводок и внести исправления.

Вопросы для самоконтроля

1. Что включает в себя подготовка автоматизации бухучета?

2. Какую функцию выполняет «Путеводитель по конфигурации?

3. Расскажите про общие сведения об организации.

4. Что содержится в справочнике «Налоги и отчисления»?

5. Где хранится информация о дебиторах и кредиторах?

6. Что означает общая и индивидуальная настройка бухучета?

7. Опишите процедуру ввода начальных остатков по счетам.

8. Как оценить правильность ввода начальных остатков в информационную систему?

Заключение

Вы закончили работу над курсом «Автоматизация бухучета». В ходе его освоения получили теоретические знания основ бухучета и его автоматизации на основе современных технических средств.

Надеемся, что полученные знания Вы сможете применить при изучении других дисциплин, а также в дальнейшей профессиональной деятельности.

Дата добавления: 2015-07-12