Склад учасників проекту. Чинники, що впливають на склад учасників

Учасники проекту – це юридичні і фізичні особи, які ініціюють, замовляють, інвестують, реалізують проект, продають і споживають кінцевий продукт проекту.

В залежності від виду проекту в його реалізації можуть брати участь від однієї до кількох десятків (іноді сотень) організацій, які вважаються учасниками проекту.

Учасники проекту реалізують різні інтереси у процесі здійснення проекту, формують власні вимоги відповідно до цілей та мотивації і впливають на проект, виходячи зі своїх інтересів, компетенцій та ступеню залучення до проекту.

Синонімом словосполучення «учасники проекту» є «зацікавлені сторони» (stakeholders) — цей термін був схвалений ISO і прийнятий в базисі компетенцій IPMA (ICB). Всі зацікавлені сторони можуть здійснювати вплив на проект прямо і опосередковано. Такі джерела впливу, як інтереси зацікавлених сторін, організаційна зрілість в управлінні проектом, встановлений порядок управління проектом, стандарти, проблеми, тенденції і повноваження можуть впливати на зародження і розвиток проекту.

Склад учасників проекту, їх ролі, розподіл функцій і відповідальності залежать від типу, виду, масштабу й складності проекту, а також від фаз його життєвого циклу.

Для визначення складу учасників проекту, побудови його функціональної та організаційної структур для кожного проекту на стадії розробки концепції необхідно визначити:

· предметну галузь;

· цілі, завдання, роботи та основні результати, тобто, що потрібно зробити, щоб реалізувати проект, а також його масштаби, складність, припустимі строки;

· відношення власності, залученої до процесу здійснення проекту;

· основні ідеї реалізації проекту;

· основних активних учасників проекту;

· основних пасивних учасників проекту;

· які мотивації учасників проекту.

Згідно з PMBOK (Звід знань по управлінню проектами) розрізняють таких учасників проекту:

Менеджер (керівник) проекту (Project Manager) — особа, відповідальна за управління проектом.

Спонсор (куратор) проекту (Project Sponsor) — особа усередині або поза організацією, що забезпечує фінансові ресурси проекту.

Замовник (Project Customer) — особа (організація), яка приймає результати роботи і платить за її виконання.

Користувач продукту проекту (User) — особа усередині або поза організацією, яке використовуватиме результати проекту.

Зацікавлені сторони в проекті (Stakeholders) — учасники проекту.

Виконуюча організація (Performing organization) — організація, співробітники якої безпосередньо залучені у виконання проектних робіт.

Члени проектної команди (Project team members) — група, що виконує роботу за проектом.

Впливові особи (Influencers) — особи або групи осіб, які прямо не будуть розпоряджатися або використовувати результати проекту, але через своє положення в організації можуть вплинути, позитивно або негативно, на просування проекту.

Проектний офіс (Project Management Office) — підрозділ, що прямо або побічно відповідає за результат проекту.

Команда управління проектом — частка проектної команди, що бере участь в управлінні.

За іншими джерелами розрізняють такі основні категорії учасників:

Ініціатор проекту — фізична особа або організація, що виступає з ініціативою створення проекту. Він формує основну ідею, готує попереднє обґрунтування і пропозиції по реалізації.

Замовник – це майбутній власник і користувач результатів проекту. Замовник є головною рушійною силою проекту. Найчастіше саме він є ініціатором, автором проектної ідеї (задуму). Замовник визначає цілі, основні параметри проекту, організовує фінансування, обирає виконавців і контролює хід його виконання.

Інвестор – це юридична чи фізична особа, яка інвестує грошові засоби, майно, майнові права і інтелектуальні цінності в проект. Інвестором може бути замовник проекту, якщо він вкладає в проект власні інвестиційні ресурси. Найчастіше інвесторами проектів виступають різноманітні кредитні організації – банки, інвестиційні фонди і компанії, пенсійні фонди і страхові компанії, лізингові фірми.

Проектувальник – це особа чи організація, яка розробляє проектно-кошторисну документацію. Проектувальник, який відповідальний за виконання усього комплексу робіт щодо створення проектної документації, називається генеральним проектувальником. За кордоном такі роботи найчастіше виконують архітектори та інженери – особи чи організації, які мають відповідно оформлені права (ліцензії) на здійснення такого роду діяльності.

Підрядник – це юридична чи фізична особа, яка відповідає за весь комплекс (генеральний підрядник), чи частину (субпідрядник) робіт з матеріалізації проекту.

Постачальник (генеральний постачальник) – це організація, яка здійснює матеріально-технічне забезпечення робіт проекту матеріалами, машинами і устаткуванням.

Консультант – це фірма чи спеціаліст, які на контрактній основі надають учасникам проекту консультаційні (консалтингові) послуги з питань його реалізації.

Ліцензіар – юридична чи фізична особа, власник ліцензій і “ноу-хау”, які використовуються у проекті. Ліцензіар на основі контракту надає право на використання в проекту відповідних ліцензованих машин, технологій, науково-технічних розробок.

Керівник проекту (проект-менеджер, менеджер проекту) - це особа, якій замовник (або інвестор) проекту делегує повноваження з управління роботами за проектом. Під керівництвом проект-менеджера працює специфічна організаційна структура – команда проекту.

Команда проекту – організаційна структура, склад, функції якої визначаються типом проекту і яка створюється лише на період існування даного проекту.

Наведений перелік учасників може змінюватися і доповнюватися залежно від умов конкретного проекту.

Зазвичай, у літературі приводиться така класифікація команд за кількісним складом:

· маленькі команди (менше 4 чоловік);

· середні команди (від 5 до 9 чоловік);

· великі команди (понад 10 чоловік).

Для всіх етапів процесу змін найбільш небажаними є маленькі команди, тому що вони найбільш вразливі, зменшення їхньої чисельності хоча б на одну людину призводить до наростання нестійкості. Є небезпека, що в маленьких командах будь-які ухвалені рішення будуть жити доти, поки поруч із виконавцем невідступно перебуває лідер.

Серед учасників проекту особливо виділяють команду управління проектом – менеджера проекту й функціональних менеджерів як членів команди проекту, безпосередньо зайнятих його управлінням. У невеликих проектах команда управління проектом може включати практично всіх членів команди проекту. Команда управління має не тільки договірні або правові зобов’язання по відношенню до проектної команди, вони наділені необхідними повноваженнями і несуть відповідальність за управління ресурсами згідно з графіком робіт, обумовленим рівнем витрат і цілями.

Управління командою передбачає лідерство в її створенні, налагодження її роботи, дослідження групової динаміки.

Лідерство — це здатність мобілізувати потенційні психологічні потреби послідовників (підлеглих) і спиратися на них в момент гострого суперництва чи конфлікту.

Лідерство — це стосунки, які виникають в ході взаємного стимулювання і підтримки, завдяки чому стимули людей перетворюються в їх участь, що дає конкретні результати.

Якщо команда починається з лідера, то управління командою — з його знань і навичок організовувати роботу команди.

Особливо велике значення серед зацікавлених у проекті осіб має керівник (менеджер) проекту. Керівник проекту повинен завжди знати цілі компанії, її стратегію і політику. Тим самим керівник зможе вирішити проблему, яка часто виникає, конфлікту інтересів проекту і організації. Завдання керівника проекту — пошук компромісів, проте вирішальне слово все одно залишається за топ-менеджментом материнської організації.

Також важливо знаходити точки зіткнення між цілями окремих учасників проекту, оскільки часто вони можуть перебувати у протиріччі. Наприклад, ціль постачальника — отримання максимального прибутку, а ціль компанії, що реалізовує проект, — мінімізація витрат. Особливо важливо узгоджувати цілі різних учасників на початкових етапах проекту.

Менеджерові проекту слід виявити всі зацікавлені сторони, визначити критерії зацікавленості в проекті і розташувати їх в порядку важливості для проекту. Такі заходи поліпшать шанси на успішне завершення проекту. Оточення накладає обмеження на проект, який може бути скоригований, щоб задовольнити потреби зацікавлених сторін. Очікування зацікавлених сторін теж потребують управління зі сторони проектного менеджера.

Керівником проекту ведеться розвиток внутрішньої і зовнішньої мереж, як формальної, так і неформальної, які взаємодіють з проектом (компанії, агентства, менеджери, експерти, співробітники, неформальні лідери і авторитетні особи).

Основні зацікавлені особи мають такі функції й повноваження:

■ керівництво членами проектної команди;

■ розміщення ресурсів, які повинні використовуватися при проектуванні, розробці й створенні результатів проекту;

■ налагодження і підтримка зв’язків з усіма зацікавленими особами;

■ формування умов прийняття рішень з розробки і реалізації стратегій при узгодженні з ресурсами проекту;

■ використання особистого прикладу з метою створення культурного середовища проекту для того, щоб виявити і реалізувати найкращі професійні й людські якості команди менеджменту й персоналу проекту;

■ здійснення постійного контролю за впровадженням проекту щодо його відповідності плану-графіку, рівню витрат і технічним характеристикам і, де це необхідно, проведення перерозподілу ресурсів відповідно до результатів проведених спостережень;

■ періодична оцінка результативності й ефективності діяльності проектної команди з урахуванням її обов’язків і повноважень.

■ управління другорядними зацікавленими особами.

Другорядні зацікавлені особи здатні значною мірою впливати на проект і його результати як у позитивному, так і в негативному відношенні. Фактично керівник проекту може використати тільки особисті зв’язки, власні знання, силу переконання – будь-які, але головне дієві засоби впливу з метою встановлення ефективного співробітництва з другорядними зацікавленими особами.

До найважливіших особливостей діяльності останніх відносяться:

■ відсутність обмежень на те, з ким і як вони можуть вести переговори з метою впливу на проект;

■ наявність у них реального інтересу, оскільки проект і його результати можуть торкатися сфери їхньої власної діяльності;

■ їх знаходження у колі зацікавлених осіб залежить від того, чи дозволить їм така участь одержати певні переваги в досягненні власних цілей, що співпадають з цілями проекту;

■ можливість об’єднуватися з іншими зацікавленими особами на тимчасовій або умовній основі для забезпечення власних інтересів, що полягають у сприянні або протидії проекту;

■ прояв їхнього впливу на проект має різні форми (політичний тиск, юридичні й правові заходи, кампанії у ЗМІ, громадський вплив, використання експертної думки та ін.);

■ здатність самостійно вирішувати, чи приймати їм відповідальність за свої стратегії й дії.

Однієї із складових завдання ідентифікації зацікавлених осіб проекту є збір інформації стосовно останніх. Аналіз слабких і сильних сторін зацікавлених осіб має важливе значення у справі розробки стратегії проекту.

Взаємовідносини між учасниками проекту регулюються договорами (контрактами), в яких відображаються предмет та умови договору (ціна, терміни, порядок розрахунків обов’язки і відповідальність сторін, гарантії, порядок вирішення спорів та ін.).

До складу учасників проекту відноситься також держава у формі державних регулюючих та контрольних організацій, державних установ – розпорядників державних інвестиційних ресурсів, споживачів кінцевої продукції проекту.

В остаточному підсумку через значну кількість учасників і різноманітність їх цілей та інтересів задоволення сподівань учасників проекту може бути ускладненим.

Якщо в організації реалізується портфель проектів, то для відпові-дальності за хід роботи над проектами створюються Центри інтеграційної відповідальності, куди входять особи, що обіймають посади, які передбачають рівень вищого виконавчого керівництва:

· виконавчий директор (провідний менеджер);

· група управління портфелем проектів;

· інвестори проектів;

· директор (провідний менеджер) портфеля проектів.

Для керівництва найбільш значущим проектом або портфелем організація може найняти директора проекту. Зазвичай для управління програмою притягуються провідний менеджер проекту або директор. Провідний менеджер портфеля повідомляє провідного менеджера організації про суттєві проблеми на рівні портфеля, а також про варіанти їх вирішення на підставі фактичної інформації.

Дата добавления: 2015-07-12