Запуск ПО

При запуске ПО автоматически загружается "Главная форма". В Главной форме есть поле для ввода пароля, который является временным, как правило, период действия месяц.

Также в форме есть кнопки "Вход" и "Закрыть"

При вводе верного пароля и нажатии кнопки "Вход" осуществляется загрузка основных форм, указанных выше в главе "Обзор ПО"

Рис. 1 «Автоматически запуск ПО - Главная форма»

Рис 2 «Форма, при которой вы используете неоплаченную копию"

Пользователю доступна только кнопка

Обзор формы "Расписание"

«Расписание» является формой, которая выполняет ряд возможностей:

· администрирование (управления расписанием),

· ввод выручки (начисленной),

· ввод элементов расписания для педагогов и/или аниматоров (он же ввод расходов по заработной плате),

· ввод смены администраторов (он же ввод расходов по заработной плате),

· вывод таких отчетов как расписание на день, расписание на неделю, расписание смен на неделю.

Рис. 3 «Форма "Расписание"

Описание формы «Расписание». Форма состоит из:

· Верхней части, где указаны поля с выпадающими списками и кнопками «Обновить – Очистить». К верхней части также необходимо отнести календарь. Первоочередная задача этой области – ориентация пользователя во всех событиях: занятиях, праздниках, сменах. При создании этой области бы смоделировано ряд сценариев – запросов от клиентов (телефонный звонок или устный вопрос).

Если пользователь нажмет на выпадающий список поля (над кнопками «Обновить» и «Очистить»), пользователь увидит все события, внесенные в систему)

Рис. 4 «Форма "Расписание" – верхняя часть»

· Основной части, где указаны поля, в которых указана информация конкретного события (см. «Терминология»). Поля основной части редактировать, удалить, добавлять не нужно. Информация в этих полях только для просмотра.

Рис. 5 «Форма "Расписание" – основная часть»

· Нижней части, где расположена вложенная таблица для отражения присутствия клиента на конкретном событии. Вводя данные в эту область, пользователь автоматически вводит данные по начисленной выручки.

Рис. 6 «Форма "Расписание" – нижняя часть»

· Области верхнего правого угла, где разместились элементы: поле с выпадающем списком, кнопка «Отчет/Форма».

Рис. 7 «Форма "Расписание" – верхний правый угол»

Справа от кнопки «Отчет/Форма» расположена еще одна кнопка со знаком , которую пользователь использует только однажды при первичном вводе данных.

Данная форма является основной формой в работе администратора с клиентом. Форма смоделирована таким образом, чтобы администратор смог быстро и точно ответить на вопросы клиента о событиях в расписании.

Если пользователь нажмет на выпадающие список поля, что находится над кнопками "Обновить" и "Очистить", то можно будет обнаружить все проводки (созданные события в расписании). Далее можно использовать другие поля с календарем для фильтрации первоначального списка проводок (событий в расписании). Например, нажав на календаре сегодняшнею дату, пользователь сможет увидеть события (занятия/праздники), но только те, которые будут проходить сегодня. Пользователь с таким же успехом может выбрать любую другую дату. Далее в поле, которое находится под надписью «Расписание», можно выбрать время начала события, нажав на , правее от поля «Время» расположено поле «Помещение», выбрав помещение и обновив форму, можно увидеть, какие события проходят в определенном помещении. Правее от поля «Помещение» расположено поле «Наименование события». Отжав треугольник, пользователь сможет увидеть, какие события относятся к занятиям, а какие – к праздникам. Справа от надписи «Расписание» или слева от основного поля с событиями находится поле «Основной участника». В нем указана информация о педагоге и/или аниматоре. Выбрав в этом поле основного участника события, и, обновив форму путем нажав кнопки «Обновить», пользователь, раскрыв события из основного поля, сможет наблюдать, какие события ведет этот конкретный участник.

Каждая проводка основного поля имеет уникальный номер, когда пользователь сделает выбор проводки расписания, в поле можно наблюдать как раз таки этот номер. А в основной части формы «Расписание» пользователь сможет увидеть все параметры проводки: кем, когда, где проводилось событие и кто из клиентов присутствовал на нем.

В форме есть две часто используемые кнопки «Обновить» и «Очистить». Кнопку «Обновить» необходимо использовать всегда при формировании запроса к основному полю. После того, как вы ответили клиенту о будущих событиях (занятия/ праздники), необходимо нажать кнопку «Очистить» и значения параметров, выбранные пользователем, исчезнуть. И можно вновь делать запрос по основному полю.

Например, «Клиент просит узнать:

какие занятия будут в четверг / завтра;

когда будет ближайшая Азбука, можно ли записаться на пробное занятие;

мы бы хотели попасть в Ивановой И.И., говорят, она хороший педагог;

во сколько будет завтра Азбука»

Рис. 8 «Форма "Расписание" – выпадающие списки»

Ввод элементов в расписание, создание графика работы администратора, формирование отчетов по расписанию: все это можно выполнить, обратившись в верхний правый угол формы «Расписание». Раскрыв список поля, которое находится над кнопкой «Отчет/Форма», пользователь обнаружит следующие варианты: «Добавить элементы в расписание - Добавить рабочую смену администратора - Отчет Расписание на неделю - Отчет График работы администратора»:

Рис. 9 «Форма "Расписание" – выпадающий список в верхнем правом углу»

· Выбрав первый или второй пункты из этого списка «Добавить занятие (или праздник) в расписание» и нажав на кнопку «Отчет/Форма», откроется форма «Добавить занятие (или праздник) в расписание». Рассмотрев форму, обнаружите верхнюю панель с копками (слева направо) «Сохранить запись – Добавить запись – Удалить запись – Расписание на день – Закрыть форму - Открыть таблицу». При открытии форма уже готова к внесению проводки, поля с белым фоном подлежать изменению, поля с голубым фоном – нет. После внесения данных в форму следует нажать кнопку «Сохранить запись». Если пользователь закончил работу с этой форму, то необходимо нажать кнопку «Закрыть форму», если пользователь желает ввести еще одну запись, то следует кликнуть кнопку «Добавить запись». В форме предусмотрена возможность удалить запись при помощи нажатия на кнопку «Удалить запись», чтобы удалить текущую запись, нужно кликнуть на кнопку, чтобы удалить любую другую запись, пользователю следует воспользоваться навигацией, расположенной в нижней части формы «Добавить занятие (или праздник) в расписание». Внимание! Форма «Добавить занятие (или праздник) в расписание» при открытии автоматически подгружает все элементы расписания.

Для получения общей картины пользователю необходимо нажать на кнопку «Открыть таблицу» (пользователь сможет открыть таблицу с проводками, нажав на плюс, можно раскрыть подтаблицу, чтобы удалить запись в основной таблице, необходимо удалить все записи в подтаблице) или «Расписание на день». После нажатия на которую, форма «Добавить занятие (или праздник) в расписание» закроется и откроется форма «Формирование расписания на дату», где пользователь должен выбрать дату, на которую нужно сформировать отчет, далее нужно выбрать параметры отчета: выбрать событие и выбрать помещение, после чего начать на кнопку «Расписание на дату». При открытии отчета «Расписание на дату» форма «Формирование расписания на дату» также автоматически закроется. Если пользователь поля в форме «Формирование расписания на дату» оставит пустыми, то отчет сформируется по всем событиям и по всем помещениям.

Рис. 10 «Формы "Добавить занятие (или праздник) в расписание"

Рис. 11 «Форма "Формирование расписание на дату"

Данный отчет предлагается распечатать по каждому событию и помещению и повесить на информационную доску или в уголок покупателя.

Сформированный отчет «Расписание на дату» имеет Заголовок, дату, на которую сформирован, кнопку «Закрыть отчет», которая не выход на печать, и непосредственно данные о событиях на дату, и подпись уполномоченного лица. Нажав на кнопку «Закрыть отчет», отчет закроется и автоматически откроется форма «Добавить элемент в расписание», чтобы пользователь смог продолжить работу по введению данных в расписание. При отсутствии необходимости пользования этой формы предлагается нажать кнопку «Закрыть форму».

Рис. 12 «Отчет "Расписание на дату"

· Выбрав третий пункт из этого списка «Добавить рабочую смену администратора» и нажав на кнопку «Отчет/Форма», откроется форма «Добавить элементы в график работы». Рассмотрев форму, обнаружите верхнюю панель с копками (слева направо) «Сохранить запись – Добавить запись – Удалить запись – График на неделю – Закрыть форму». При открытии форма уже готова к внесению проводки, поля с белым фоном подлежать изменению, поля с голубым фоном – нет. После внесения данных в форму следует нажать кнопку «Сохранить запись». Если пользователь закончил работу с этой форму, то необходимо нажать кнопку «Закрыть форму», если пользователь желает ввести еще одну запись, то следует кликнуть кнопку «Добавить запись». В форме предусмотрена возможность удалить запись при помощи нажатия на кнопку «Удалить запись», чтобы удалить текущую запись, нужно кликнуть на кнопку, чтобы удалить любую другую запись, пользователю следует воспользоваться навигацией, расположенной в нижней части формы «Добавить элементы в график работы». Внимание! Форма «Добавить элементы в график работы» при открытии автоматически подгружает все элементы расписания.

Рис. 13 «Форма "Добавить элементы в график работы"

Рис. 14 «Форма "Добавить элементы в график работы"

Рис. 15 «Форма "Добавить элементы в график работы" - выпадающий список

Для получения сводного отчета пользователю необходимо нажать на кнопку «График на неделю». После нажатия на которую, форма «Добавить элементы в график работы» закроется и откроется форма «Выбор недели для формирования графика работы», где пользователь должен выбрать год, далее нажать кнопку «Обновить» и выбрать номер недели (в указанные поля также можно вводить данные с клавиатуры), после чего нажать на кнопку «График на неделю». Полученный отчет содержит заголовок, период, за который сформирован отчет, кнопку «Закрыть отчет», которая не выводится на печать, данные по сменам и подпись уполномоченного лица. Закрыв отчет, пользователь вернутся в форму «Добавить элементы в график работы». При отсутствии необходимости данную форму можно закрыть или продолжить в ней работу.

Рис. 16 «Отчет "График работы"

· Выбрав третий пункт из этого списка «Отчет Расписание на неделю» и нажав на кнопку «Отчет/Форма», откроется форма «Выбор недели для формирования графика работы». После ввода параметров «год - номер недели» необходимо нажать кнопку «Расписание на неделю», откроется отчет «Расписание на неделю». Отчет содержит заголовок, период, на который отчет сформирован, кнопку «Закрыть отчет», которая не выводится на печать, данные по событиям, подпись уполномоченного лица.

Рис. 17 «Отчет "Расписание на неделю"

· Выбрав четвертый пункт из этого списка «Отчет График работы администратора» и нажав на кнопку «Отчет/Форма», откроется форма «Выбор недели для формирования графика работы». После ввода необходимых параметров откроется отчет, который был рассмотрен во втором пункте.

Рис. 18 «Отчет "График работы"

При первом использовании формы «Расписание» и при вводе некоторых элементов в расписание и график работы форма [«Расписание»] покажет пользователю, что данные в основном поле верхний части формы отсутствуют. Данная ситуация требует обновления системы. Для этого следует нажать кнопку . Это приведет к закрытию и открытию формы «Расписание». После проведения данной процедуры можно возобновить работу с ПО.

Предлагается отдельно рассмотреть ввод клиентов (или ввод начисленной выручки) в форму «Расписание». Данный ввод предусмотрен в нижней части формы "Расписание". В этой же части можно контролировать наполняемость группы. Такие поля как "Субъект - Статья" являются постоянными по содержанию. Другие поля необходимо заполнять в ручную. В поле "ФИО" вводится фамилия клиента, в поле "Категория начисления" указать по какой цене занимается клиент (пробное/разовое/абонемент/абонемент со всевозможными скидками). В поле "Бронь" необходимо указать 0 или 1 в зависимости от того, забронировал ли клиент это посещение или это спонтанное посещение. В поле "Участие" следует указать 0 или 1 в случае, если клиент обозначил свое присутствие в событии и не пришел, то в таком случае необходимо указать причину отсутствия в поле "Причина отсутствия". Такие поля как "Burned & Moved" требуют наличия галочки, если указанное событие "сгоревшее" или "перенесенное" соответственно в отношении конкретного Клиента. Каждое предприятие должно решить самостоятельно, какая будет наполняемость группы. Галочка в поле "Burned" требует от пользователя в поле "Участие" наличия символа 0, так как по логики ПО это означает, что Клиент отсутствовал на занятии по неуважительной причине (на усмотрения Руководства), и ПО считает это занятие как использованное Клиентом, то есть в отчете по клиентам и в ОСВ выручка это занятие будет являться как "присутствие Клиента на занятии без его присутствия". Галочка в поле "Moved" требует от пользователя в поле "Участие" наличия символа 0, так как по логики ПО это означает, что Клиент отсутствовал на занятии по уважительной причине (на усмотрения Руководства), и ПО считает это занятие как неиспользованное Клиентом.

Рис. 19 «Форма "Расписание" - ввод клиентов, с бронью и посещением, Burned и Moved.

Небольшая рекомендация по отражению перенесенных занятий:

У вас появилась необходимость перенести занятие, так как Клиент заболел. Но перед тем, как рассказать последовательность действий, отмечу, что некоторые организации предлагают такой сервис как "перенос" вовсе не бесплатно, то есть, для переноса Клиенту придется доплатить условную плату, например, 100р. Для Клиента это будет просто доплата по 100р за занятие при покупке абонемента на следующий месяц, например. Для Пользователя (Организации) эта продажа этого абонемента будет разделена на две части: продажа перенесенных занятий и продажа оставшихся занятий.

Приведу случай:

Клиент купил абонемент за март 2015 на курс "Умка" за 8 000р., в абонемент входит 8 посещений.

Клиент начал посещать занятия, из которых на два занятий он не явился.

При покупке нового абонемента на апрель 2015г. Клиент желает неиспользованные занятия перенести и показывает справку о том, что болел.

Для переноса Пользователь проводит сторно выручки

Таким образом Пользователь закрылся в нуль с Клиентом в данном периоде.

Далее необходимо провести продажу двух занятий как перенос (которые будут дороже на 100р, а именно 1 100р.)

ИЛИ

Далее Пользователю осталось провести продажу оставшихся 6 занятий из 8 уже по привычной для Клиента цене (1000 р за занятие)

Для того, чтобы просмотреть отчет по перенесенным и сгоревшим занятиям, необходимо в форме "Расписание" нажать на кнопку "Переносы и сгоревшие". Далее целесообразно пользоваться фильтром для поиска нужно информации.

Обзор формы "Сводная Информация о Клиенте"

Форма состоит из блоков, в каждом из которых отражена определенная информация о конкретном клиенте. Клиента можно выбрать путем раскрытия выпадающего списка в поле в верхней части формы (поле находится справа от надписи "Информация о клиенте").

Ниже заголовка расположено поля, где указана первичная информация о клиенте: "Фамилия - Дата рождения - Телефоны - E-mail - Источник знания о бизнесе.

Рис. 20 «Форма "СводИнфаКлиента" - верхняя часть с поисковиком.

Первый блок: История общения.

Рис. 21 «Форма "СводИнфаКлиента" - История общения.

Второй блок: 10 последних занятий

Третий блок: Популярные у клиента занятия (статистика ведется за все время посещения клиентом занятий и праздников)

Рис. 22 «Форма "СводИнфаКлиента" - 10 последних занятий/Популярные занятия

Четвертый блок: Задолженность и просрочка. Показывает в разрезе занятия какой долг перед клиентом или долг перед предприятием, выраженный в рублях и штуках, и количество дней просрочки.

Рис. 23 «Форма "СводИнфаКлиента" - Задолженность клиентов

Пятый блок: Приход выручки от клиента (начисленная выручка). Показывает сколько и с какой период клиент принес бизнесу выручки (денег) и Эффективность вложений в рекламу.

Рис. 23.1 «Форма "СводИнфаКлиента" – Приход выручки от клиента/Эффективность вложений в рекламу

В каждом блоке предусмотрены простые математические функции, такие как сумма, среднее, количество операции.

Обзор формы "Сводная Информация о Сотрудниках"

Форма также состоит из блоков, в каждом из которых отражена определенная информация о конкретном сотруднике. Сотрудника можно выбрать путем раскрытия выпадающего списка в поле в верхней части формы (поле находится справа от надписи "Информация о сотруднике").

Ниже заголовка расположено поля, где указана первичная информация о клиенте: "Фамилия - Дата рождения - Телефоны - E-mail.

Рис. 24 «Форма "СводИнфаСотрудник" - верхняя часть.

Первый блок: История общения

Рис. 25 «Форма "СводИнфаСотрудник" - История общения.

Второй блок: 10 последних занятий

Третий блок: Часто проводимые занятия (статистика ведется за все время посещения клиентом занятий и праздников)

Четвертый блок: Какие занятия вел. Показывает в какой период сколько и какие события проводились.

Рис. 25 «Форма "СводИнфаСотрудник" - 10 последних занятий / Часто проводимые занятия / Какие занятия вел

Пятый блок: Наполняемость группы. Показывает, сколько событий провел сотрудник, сколько клиентов присутствовало на них всего, расчет средней наполняемости группы. Расчет в поле «Наполняемость»: отношение средней наполняемости группы к максимальной наполняемости группы, например: 4/6 = 66,67%. Имеется условное форматирование: зеленый цвет – при наполняемости от 80%, желтый – при наполняемости 50-80%, красный – при низкой наполняемости – ниже 50%

Шестой блок: Выручка принесенная сотрудником и зарплата начисленная. Расчет ведется в разрезе периода в формате (год-месяц) и события. Результат рассчитывается как отношение ЗП к Выручке. Имеется условное форматирование: зеленый цвет – при результате ниже 0,45 (означает, что ЗП составляет 45% от принесенной выручке); желтый – при 0,45-1, красный – при 1 выше. Если у вас получается красный цвет, это означает, что вы платите зарплату больше, чем поступление выручки или имеется убыток.

Рис. 26 «Форма "СводИнфаСотрудник" - Наполняемость группы / Выручка и зарплата

Седьмой блок: Взаиморасчеты с персоналом. Показывает вид долга и сумму долга в разрезе события.

Рис. 27 «Форма "СводИнфаСотрудник" - Взаиморасчеты с персоналом.

В каждом блоке предусмотрены простые математические функции, такие как сумма, среднее, количество операции.

Обзор формы "Фильтр"

Форма необходима для ввода параметров для последующего формирования отчетов.

В верхней части формы находятся заголовок, кнопка «Очистить все поля, кроме «Дата», кнопка «Очистить поля «Дата». В левой части расположены поля, где пользователь может произвести выбор того или иной параметра, либо в зависимости выполняемого отчета оставить поля пустыми.

Рис. 28 «Форма "Фильтр" - верхняя часть

В левой части обозначены такие поля, как: «ЦО – Статья - Категория расходов – Событие – ИмяСобытия – Субъект – ИмяСубъекта - Категория начисления – Тип ДС – Группа материалов – Наименование материалов – Группа ОС – Наименование ОС – Дата1 – Дата2 –Дата3 – Дата4»

Каждое поле имеет выпадающий список.

Рис. 29 «Форма "Фильтр" - левая часть

В правой части находится панель со вкладками: «ОСВ (Оборотно-сальдовая ведомость) – Отчет «Клиенты» - ОПиУ (Отчет о прибылях и убытках) – ДДС (Движение денежных средств)». В каждой вкладке присутствуют кнопки, при нажатии на которые сформируется отчет. Каждой кнопке для формирования отчета соответствует кнопка «Выгрузка в MS Excel». Таим образом, пользователь может себя не ограничивать и проводить свои более сложные расчеты.

Обзор вкладки «ОСВ»:

Для формирования этих отчетов необходимо ввести даты: "Дата1 -Дата2 - Дата3", причем каждая введенная дата должна старше.

Открыв эту вкладу, пользователь может сформировать отчеты:

ОСВ выручка (с выбором параметра «Событие», «ИмяСобытия» и «ИмяСубъекта»). При наличии пустых полей отчет сформируется полным без применения к ним фильтра. Например, чтобы получить ОСВ по выручке только по праздникам, необходимо в поле «События» выбрать «Праздник», Пользователь желает выгрузить выручку по конкретному занятию «Азбука», следует выбрать в поле «ИмяСобытия» «Азбука». Пользователь желает выгрузить выручку по клиенту, например, "Иванов", следует выбрать в поле "ИмяСубъекта" "Иванов". Отчет можно сформировать, используя все параметры одновременно или по отдельности.

ОСВ выручка (с выбором параметра «ИмяСубъекта»). При наличии пустых полей отчет сформируется полным без применения к ним фильтра. Если пользователь желает выгрузить выручку по клиенту, например, "Иванов", следует выбрать в поле "ИмяСубъекта" "Иванов".

ОСВ ЗП (с выбором параметра «Событие», «ИмяСобытия», «Субъект» и «ИмяСубъекта»). При наличии пустых полей отчет сформируется полным без применения к ним фильтра. Например, чтобы получить ОСВ по заработной плате только по праздникам, необходимо в поле «События» выбрать «Праздник», Пользователь желает выгрузить данные по заработной плате по конкретному занятию «Азбука», следует выбрать в поле «ИмяСобытия» «Азбука». Пользователь желает выгрузить данные по заработной плате по конкретным сотрудникам, например, по администраторам, следует выбрать в поле "Субъект" "Администратор". Пользователь желает выгрузить данные по заработной плате по конкретному сотруднику, например, "Сидоров", следует выбрать в поле "ИмяСубъекта" "Сидоров". Отчет можно сформировать, используя все параметры одновременно или по отдельности.

ОСВ ЗП (с выбором параметра «ИмяСубъекта»). При наличии пустых полей отчет сформируется полным без применения к ним фильтра. Например, Пользователь желает выгрузить данные по заработной плате по конкретному сотруднику, например, "Сидоров", следует выбрать в поле "ИмяСубъекта" "Сидоров". Отчет можно сформировать, используя все параметры одновременно или по отдельности.

ОСВ материалы (с выбором параметра «Наименование материалов»). При наличии пустых полей отчет сформируется полным без применения к ним фильтра. Если пользователь хочет сформировать отчет по конкретному материалу, например, краски акварель или пластилин или картон цветной, следует выбрать эти материалы в поле "Наименование материалов".

ОСВ материалы (с выбором параметра «Группа и Наименование материалов). При наличии пустых полей отчет сформируется полным без применения к ним фильтра. Если пользователь хочет сформировать отчет по конкретному виду материалов и конкретному материалу вместе или по отдельности, например, бумага - цветная бумага, следует выбрать эти параметры в полях "Группа материалов" и "Наименование материалов".

ОСВ ОС (Основные средства) (с выбором параметра «Наименование ОС»). При наличии пустых полей отчет сформируется полным без применения к ним фильтра. Пользователь сможет сформировать отчет по конкретному виду ОС, например, стул, стол, пианино, костюм пирата, для этого необходимо выбрать этот параметр в поле "Наименование ОС".

ОСВ ОС (с выбором параметра «Группа ОС», «Наименование ОС»). При наличии пустых полей отчет сформируется полным без применения к ним фильтра. Для формирования отчета с параметрами, необходимо выбрать в полях "Группа ОС" и/или "Наименование ОС", например, "Музыкальный инструмент (Группа ОС) - Пианино (Наименование ОС)".

ОСВ расходы (с выбором параметра «Статья», «Категория расходов»). При наличии пустых полей отчет сформируется полным без применения к ним фильтра. Данный отчет можно сформировать укрупнено указав в поле "Категория расходов", например, "Коммерческие расходы" и более детально по полю "Статья" и указать в поле " 01_Роялти".

Рис. 29 «Форма "Фильтр" - вкладка ОСВ

Обзор вкладки «Отчеты «Клиенты»:

Для формирования этих отчетов необходимо ввести даты: "Дата1 -Дата2 - Дата3", причем каждая введенная дата должна старше.

Задолженность по Клиентам (с выбором параметра "ИмяСубъекта"). Данный отчет можно сформировать по конкретному клиенту.

Задолженность по Клиентам. Данный отчет формируется по все клиентам.

Рис. 30 «Форма "Фильтр" - вкладка Отчеты "Клиенты"

Обзор вкладки «ОПиУ»:

Для формирования этих отчетов необходимо ввести даты: "Дата1 -Дата2 - Дата3", причем каждая введенная дата должна быть старше. Формирование данных отчет сэкономит пользователю массу времени, если кредитные аналитики банка попросят управленческую отчетность по вашему бизнесу, либо получить сводный отчет по бизнесу для осознания текущей ситуации в бизнесе (разумеется, укрупнено). Для формирования отчетов необходимо выделить соответствующий отчет кликом мыши (один клик) и нажать на кнопку "Открыть отчет" или для выгрузки нажать кнопку "Выгрузка в MS Excel".

ОПиУ общий. Отчет представляет набор статей доходов и расходов, плюс строки, в которых производиться расчет суммы или разницы, выводом валовой прибыли, EBITDA, EBIT, чистой прибыли. Также отчет можно выгружать в MS Excel, пользователь может произвести самостоятельные расчеты (анализ), например, расчет удельного веса статей (допустим выручка - 100%, а з/п - 25%)

ОПиУ общий показатели. Отчет представляет набор показателей, которые рассчитываются как деление статей из Отчета "ОПиУ общий". Показатели: Рентабельность реализованной продукции (ROM); Рентабельность продаж (ROS).

ОПиУ общий с показателями. Данный отчет состоит из двух отчетов, что были описаны выше. Пользователь также сможет проследить логику расчета, например, Отнош ВалПрибыли и Выручки (1112/0001); Отнош EBIT к Выручке (4442/0001).

ОПиУ подробный. Данный отчет аналогичен тому, что и Отчет "ОПиУ общий", но в нем существует дополнительная разбивка по ЦО: "1_Занятие"/"2_Праздник"; и группировка этой статьи как сумма статей разных ЦО.

ОПиУ подробный показатели. Аналогичная логика проследует как в отчете "ОПиУ общий показатели"

ОПиУ подробный с показателями. Аналогичная логика проследует как в отчете "ОПиУ общий с показателями"

ОПиУ с выбором ЦО. Данный отчет имеет аналогичную логику формирования, но необходимо выбрать в поле "ЦО" параметр. Параметр нужно выбрать обязательно. Если не выбрать параметр, отчет сформируется пустым.

ОПиУ с выбором ЦО показатели. Отчет по механизму формирования схож с отчетами "ОПиУ общий показатели" и "ОПиУ с выбором ЦО".

ОПиУ с выбором ЦО с показателями. Данный отчет состоит из двух отчетов, что были описаны выше: "ОПиУ с выбором ЦО" и "ОПиУ с выбором ЦО показатели".

Рис. 31 «Форма "Фильтр" - вкладка ОПиУ

Обзор вкладки «ДДС»:

Для формирования этих отчетов необходимо ввести даты: "Дата1 -Дата2 - Дата3-Дата4", причем каждая введенная дата должна старше. Данный вид отчетов формируется не на дату как отчеты группа ОПиУ, а за период. Если пользователь представить эти 4 даты в виде периодов, то можно без труда выделить 3 периода. Формирование данных отчетов также сэкономит пользователю массу времени, если кредитные аналитики банка попросят управленческую отчетность по вашему бизнесу, либо получить сводный отчет по бизнесу для осознания текущей ситуации в бизнесе (разумеется, укрупнено). Для формирования отчетов необходимо нажать соответствующие кнопки. Особенность отчетов "ДДС": при выборе периода формирования пользователю необходимо помнить, что данные будут браться как дата нижней границы +1 день по дату как дата верхней границы включительно.

ДДС общий. Данный отчет представляет Отчет о Движении Денежных средств. Отчет показывает приход денег в виде выручки или других статей и расход денег на заработную плату и другие расходы.

ДДС подробный. Этот отчет имеет дополнительную разбивку по ЦО.

ДДС с выбором ЦО и Типом ДС. При формирование отчета есть возможность выбора параметров: ЦО и Тип ДС (Безнал/Нал (наличные ДС)).

Рис. 32 «Форма "Фильтр" - вкладка ДДС

Обзор формы "Дни рождения"

В этой форме при загрузке отображаются клиенты, сотрудники, у которых вскоре будет день рождения. При появление именинника в форме пользователь должен непременно его поздравить с днем рождения.:)

Рис. 33.1 «Форма "Дни рождения"

Обзор формы "История Общения"

В этой форме при загрузке отображаются клиенты, сотрудники, с кем была договоренность связаться.

Рис. 33.2 «Форма "История общения"

Обзор формы "Основная форма"

Вкладки:

· ОС/Материалы

Вкладка состоит из кнопок "Основные средства" и "Материалы"

· Начисление и оплаты

Вкладка состоит из кнопок "Приход выручки", "Оплата труда", "Начисление расходов" и "Оплата расходов"

· Справочник и настройки

Вкладка состоит из кнопок "Справочник субъекты", "Справочник" и "Прайс и начисление"

Рис. 34 Форма «Основная форма" - вкладка "ОС/Материалы"

Рис. 35 Форма «Основная форма" - вкладка "Начисление и оплаты"

Рис. 36 Форма «Основная форма" - вкладка "Справочник и настройка"

Обзор формы "Основные средства"

Форма предназначена для обобщения информации по Основным средствам (ОС (оборудование, капитальные вложения, например, ремонт). В ней можно указать поступление и оплаты ОС, начисление амортизации и списание ОС.

Форма состоит из трех частей: верхняя, промежуточная и основная часть.

В верхней части расположены заголовок формы, поля с кнопкой "Обновить" для поиска необходимого ОС и кнопочная панель, состоящая из: "Новая запись", "Сохранить", "Удалить запись".

Рис. 37 Форма «Основные средства" - верхняя часть

В промежуточной части находятся поля, которые указывает, какое ОС сейчас активно (то есть подвержено редактированию) и/или какое ОС выбрано при помощи поисковика. В этой части находятся такие поля как "Группа ОС", "Наименование ОС", "Нормативный срок ОС, мес.", "Реальный срок ОС, мес."

Рис. 38 Форма «Основные средства" - промежуточная часть

В основной части представлена таблица со столбцами, куда необходимо вносить информацию о поступлении имущества. При завершении формирования проводки о поступлении ОС на баланс, в таблице появится "+". Раскрыв "+", пользователю будет доступна новая подтаблица, куда необходимо вносить информацию о начисленной амортизации. Если пользователь желает завести проводку по амортизации, то, поставив курсор в поле "Дата расхода", столкнется с невозможностью ввода из-за итоговой строки, в таком случае нужно поставить курсор в конец записи в последнем поле "Статус" и нажать Enter. При раскрытой подтаблице пользователя переместить в поле "Дата расхода" с возможностью ввода операции. Находясь на некоторой стадии во количеству введенных операций в основной части формы "Основные средства", пользователь обязан самостоятельно постоянно актуализировать информацию в полях "Кол-во мес" и "Статус", где указать в первом поле количество месяцев, на протяжении которых ОС амортизируется, как итог по полю "Кол-во" в подтаблице, во втором поле из выпадающего списка "Амортизируется / Самортизировалось". Данные параметры не влияют на процесс учета ОС, это позволяет пользователю, сформировав фильтры по этим полям, найти из всего изобилия необходимых ОС, например, стул № 0001. Для правильности наладки процесса учета в поле "Кол-во" таблицы в основной части необходимо указывать только значение "1", другими словами учет ввести раздельно по каждому ОС и присваивать инвентарные номер ОС. Для ориентации в таком изобилии ОС (стулья, столы, покраска стен, установка видеонаблюдения и т.д.) предназначен поисковик в верхней части. Немного о нем!

Первое поле позволяет выбрать группу ОС, например, мебель, музыкальные инструменты и т.д., далее после нажатия кнопки "Обновить" в следующем поле будут доступны ОС, входящие в ту или иную группу. Далее подробнее по панели с кнопками в верхней части. Эти кнопки – команды относятся исключительно к промежуточной части. Чтобы создать новое ОС, нужно нажать кнопку «Новая запись» и из выпадающих списков выбрать необходимые значения, после чего кликнуть на кнопку «Сохранить», перед тем как воспользоваться кнопкой «Удалить запись», нужно удалить предварительно все движение по этому ОС (приходы и начисление амортизации). Для того, чтоб добавлять запись внутри каждого ОС (в таблице основной части), нужно поставить курсов на первое поле строки со «*», что удалить, выделить мышью все строку и нажать Delete. Обращаю особое внимание, что удалять приход ОС без предварительного удаления начисленной амортизации (проводок в подтаблице) не рекомендуется.

Рис. 39 Форма «Основные средства" - основная часть

Полезный срок определяется исходя из жизненного опыта или согласно Постановлению от 1 января 2002 г. N 1 «О КЛАССИФИКАЦИИ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ, ВКЛЮЧАЕМЫХ В АМОРТИЗАЦИОННЫЕ ГРУППЫ» http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=107931;fld=134;dst=100011;rnd=0.7685218201950192

Обзор формы "Материалы на складе"

Данная форма предназначена для обобщения информации по материалам на складе, используемые на занятиях и праздниках. В ней возможно ставить на баланс материалы, одновременно с этим оплачивать и списывать материалы на различные ЦО и события.

Форма имеет части: верхняя, промежуточная, основная часть.

Верхняя часть содержит заголовок, поля с кнопкой «Обновить» (поисковик) и панель с кнопками «Новая запись», «Сохранить», «Удалить запись».

Рис. 40 Форма «Материалы на складе" - верхняя часть

Промежуточная часть состоит из полей «Группа материалов», «Наименование материалов», «Количественное измерение», «Норма расхода на занятие», «Норма расхода праздник», в которых содержится информация о текущем выбранном материале.

Рис. 41Форма «Материалы на складе" - промежуточная часть

Основная часть также как в форме «Основные средства» содержит таблицу, где отражается приход материала (одновременно с этим его оплата), и подтаблица, куда пользователь должен вводить списание материала. Проводки по приходованию материалов на склад можно заводить по идентичным материалам, то есть в поле «Кол-во» таблицы основной части может оказаться любое значение больше 1, наличие такого значения свидетельствует, пользователь приобрел, например, 10 пачек листов формата А4 по одной цене. Обращаю дополнительное внимание на последние 2 поля «Кол-во списанных» и «Статус», логика следующая, если пользователь оприходовал те же 10 пачек бумаги, то в конечном итоге пользователь должен в поле «Кол-во списанных» поставить тоже «10» и статус «Списано». В дальнейшем пользователь может использовать эти последние поля для фильтрации и поиска не списанных материалов. Количество списанного материала пользователь может обнаружить в итоговой строке в подтаблице основной части.

Механизм ввода данных по материалам аналогичен тому, как в форме «Основные средства»

Кнопочная панель предназначена (как в случае с формой «Основные средства») для управления данными в промежуточной части формы «Материалы на складе». Для ввода и удаления данных в основной части формы «Материалы на складе» используете те же принципы как в форме «Основные средства».

Рис. 42 Форма «Материалы на складе" - основная часть

Обзор формы "Приход выручки"

Данная форма предназначена для обобщения информации по выручке, полученной от клиентов.

Форма представляет собой табличную форму. При вводе проводки пользователь может столкнутся с тем, что некоторые поля уже имеют по умолчанию.

Рис. 43 Форма «Приход выручки"

Особое внимание! Форма "Приход выручки" наделена дополнительным столбцом " Ввод аванса / сторно (при переносе занятий)". Данное поле по умолчанию имеет значение 0,00. Для ввода оплаты от Клиента согласно текущим тарифам достаточно поставить в столбце "Оплата" значение 1, и ПО будет автоматически подтягивать необходимое значение из формы "Оплата и начисление" в зависимости от даты действия тарифа. Значение в последний столбец необходимо вводить в двух случаях:

1. Получение предоплаты / аванса от Клиента. В таком случае Пользователь указывает размер поступившего платежа.

2. Перенос занятия / ввод сторно (с указание отрицательного числа). Пользователь должен указать размер сторнированной выручки. Вы должны помнить, что сторно выручки и поступивший платеж за абонемент нового месяца необходимо проводить внутри одного дня.

Обзор формы "Оплата труда"

Форма «Оплата труда» предназначена для обобщения информации по оплате заработной платы. Форма представляет таблицу с полями, а также с полями, где указаны значения по умолчанию.

В верхней части форма указаны: заголовок, кнопки «Дублировать», «Сформировать Сводную зарплатную ведомость», «Сформировать Подробную зарплатную ведомость», «Проверить задолженность» и поле с выпадающим список всех сотрудников.

Рис. 44 Форма «Оплата труда"

Логично предложить, что выплачивать сотруднику заработную плату нужно в размере задолженности перед ним (ежемесячного оклада), и чтобы выплатить сотрудникам верные суммы, пользователю стоит проверить начисленную заработную плату (в зависимости от проведенных событий) или от должностного оклада (случай с окладом рассмотрим позже) и правильно разбить выплату заработной платы по ЦО (указывается в поле «ЦО») и каналам движения денежных средств (указывается в поле «Тип ДДС»).

Пользователю доступны следующие возможности:

· проверить задолженность перед сотрудником в режиме реального времени (в поле (справа) нужно выбрать Фамилию сотрудника и нажать на кнопку «Проверить задолженность»);

Рис. 45-46 Форма «Оплата труда" -проверка задолженности перед сотрудником

· получить полную картину по задолженности в конкретном месяце по всем сотрудникам (нажмите кнопку «Сформировать Подробную зарплатную ведомость», при формировании отчета система запросит два параметра: номер года и номер месяца, например, нужен декабрь 2014г., порядок ввода будет следующим: 2014, 12). Отчет покажет заработную плату, начисленную в выбранном месяце по каждому сотруднику, с разбивкой по ЦО и событиям;

Рис. 47-48-49 Форма «Оплата труда" - сформировать подробную зарплатную ведомость

· получить сводную картину по задолженности в конкретном месяце по всем сотрудникам (нажмите кнопку «Сформировать Сводную зарплатную ведомость», при формировании отчета система запросит два параметра: номер года и номер месяца, например, нужен декабрь 2014г., порядок ввода будет следующим: 2014, 12). Отчет покажет заработную плату, начисленную в выбранном месяце по каждому сотруднику, без разбивки, в отчете имеется столбец (последний столбец) с названием «Подпись». Этот отчет можно выводит на печать и использовать как полноценную зарплатную ведомость, где в графе «Подпись» сотрудники будут расписываться за полученные ДС, далее этот документ целесообразно хранить на в папке и иметь скан-копию в электронном виде.

Рис. 50-51-52 Форма «Оплата труда" - сформировать сводную зарплатную ведомость

· Возможность дублировать запись. Данная опция необходима для ускорения процесса ввода выплат по заработной плате, как правило, для сотрудников, которые своим трудом обслуживают несколько направлений бизнеса. Например, администратор может ввести обслуживание клиентов, которые пришли на занятие, и которые звонят по телефону узнать цены по праздникам. Чтобы правильно отразить оплату труда администратора, пользователь должен сформировать отчет «Сформировать Подробную зарплатную ведомость» и посмотреть какую разбивку имеют расходы по зарплате администратора. Например, на ЦО «1_Занятие» 4000 рублей, а ЦО «2_Праздник» 7000 рублей, в то же время общая начисленная заработная плата составляет 11000 рублей. Таким образом, получаем соотношение 1_Занятие/2_Праздник = 0,36 / 0,64. Именно эти значения должны быть введены в поле «Факт оплаты». Технически: пользователь должен выделить мышью сроку, которую намерен дублировать, и нажать кнопку «Дублировать».

Обзор формы "Начисление расходов"

Данная форма предназначена обобщения информации по расходам. Форма представлена как таблица с полями. В верхней части расположен заголовок и кнопка «Дублировать».

В этой форме пользователь может отражать как отличные от рассмотренных ранее статей (Заработная плата, амортизация, списание материалов, выручка), так и те, что были рассмотрены ранее. Цель формы: ввод расходов с разбивкой на ЦО. Чтобы корректно произвести разбивку расходов на верные суммы, необходимо сформировать ОСВ по выручке с разбивкой по ЦО за период, к которому относится подготовленный к разбивке расход, вычислив соотношение, примените это соотношение к вашей статье расходов, опять же использую кнопку «Дублировать». При данной операции пользователь задействует те поля формы, что приподняты. Пример, вам необходимо разнести такую статью как аренду, вам известно, что аренду вы начисляете один раз в месяц в размере 50 000 рублей, вы формируете ОСВ по выручке за этот конкретный месяц и приходите к выводу, что в этом месяце соотношение выручки составило как «1_Занятие / 2_Праздник» = 250 000 / 36 500. Учитывая, это соотношение пользователь должен ввести следующие проводки:

4_Начисление расходов
Дата события	ЦО	Статья	Участие в событии	Сумма начисления	Субъект	ФИО Основного Участника	Категория начисления	Событие	Наименование события
19.12.2014	1_Занятие	02_Аренда	0,87	50 000,00	Нет	Нет	Нет	Нет	Нет
19.12.2014	2_Праздник	02_Аренда	0,13	50 000,00	Нет	Нет	Нет	Нет	Нет

Обратите внимание, что Аренда в декабре 2014 у меня в совокупности составляет 1, при этом сумма начисления остается 50 000 рублей, как сумма всей начисленной аренды в месяц.

Технические проводки или уравнительные проводки: для отражения такого рода проводок в форме «Начисление расходов» предназначены графы «Столбцы для ввода Технического занятия». Поля этой области используются пользователем только в одном случае, когда на предприятии наравне со сдельной заработной платой существует месячный оклад. Для получения справедливых данных по работе бизнеса целесообразно использовать форму расчетов с персоналом как сдельную, то есть, сколько провел занятий, столько и начислено заработной платы, однако, на практике же предприниматель имеет индивидуальные договоренности с сотрудниками, чаще всего это ежемесячный оклад без привязки к количеству проведенных занятий. Рассмотрим проводку на примере:

Педагог Петров П.П. провел 24 занятия в месяц, если бы у него была сдельная заработная плата, то он получит 24 000 рублей (1000 р. за одно занятие), но согласно текущей договоренности оклад у Петрова составляет 35 000 р. в месяц. Таким образом, чтобы не допустить в учете «дыр», требуется создать искусственную проводку: «Дата – ЦО (можно использовать основное либо использовать соотношение между ЦО по уже начисленной заработной плате) – Статья - Отметка – Сумма начисление (как разница между окладом и начисленной заработной плате: путь вас не смущает тот факт, что может получиться отрицательное значение(например, оклад меньше чем начисленная заработная плата) – Субъект – ФИО – Категория начисления – Событие (отразить «ТехСобытие») – Наименование события (Техническое событие)»

Рис. 53 Форма «Начисление расходов"

Обзор формы "Оплата расходов и прочие операции"

Данная форма предназначена для обобщения информации по платежам (оплате расходов). Для удобства пользователю следует вносить оплаты так же, как производил начисление. Например,

5_Оплаты
Дата события	Тип ДДС	ЦО	ДС	Факт оплаты	Сумма Оплаты, рубли
20.12.2014	Безнал	1_Занятие	02_Аренда	0,87	50 000,00
20.12.2014	Безнал	2_Праздник	02_Аренда	0,13	50 000,00

С этой целью можно также использовать кнопку «Дублировать запись».

Рис. 54 Форма «Оплата расходов и прочие операции"

Обзор формы "Справочник субъекты"

Данная форма предназначена для ввода данных о субъектах (о клиентах/о сотрудниках). Форма состоит из частей: верхней (включает в себя заголовок, поля с кнопкой "Обновить", кнопка "Новая запись", "Удалить запись"),

Рис. 55 Форма «Справочник субъекты" - верхняя часть

основной (включает в себя поля с данными о субъекте),

Рис. 56 Форма «Справочник субъекты" - основная часть

заключительной (включает в себя историю общения, связанную с этим субъектом).

Рис. 57 Форма «Справочник субъекты" - заключительная часть

В верхней части отображен поисковик. В первом поле необходимо выбрать из выпадающей списке тип субъекта (Клиент - Администратор - Педагог - Аниматор), далее нажать на кнопку "Обновить", после станут доступны субъекты определенного типа - Фамилия субъекта.

Кнопки "Новая запись" и "Удалить запись" говорят сами за себя.

Обзор формы "Справочник"

Данная форма предназначена для отображения элементов в справочнике, которые могут принимать различные роли. В зависимости от назначенной роли элементы этой формы могут быть элементами различных выпадающих списков во всей ПО.

Форма состоит из частей: верхняя часть (заголовок, поля и кнопочная панель),

Рис. 58 Форма «Справочник" - верхняя часть

основная часть (поля с основными данными конкретного элемента и его ролями в виде галочек) и

Рис. 59 Форма «Справочник" - основная часть

нижняя часть (таблица, где отображены вся информация об элементах)

Рис. 60 Форма «Справочник" - нижняя часть

Обзор формы "Прайс и начисление"

Данная форма предназначена для формирования элементов ценовой политики организации.

При открытии форма загружается пустая форма даже если она содержит данные. Для добавления данных необходимо выбрать в поле "Фильтр" "Начисление" или "Оплата".

Рис. 61 Форма «Прайс и начисление" - первое открытие

После выбора необходимого элемента в поле «Фильтр» в форму автоматически подгрузятся данные при наличии, при отсутствии данных ничего не изменится.

Первичный ввод данных в данную форму. Пользователю предлагается определить, сколько тот или иной субъект будет получать /платить за одно или несколько проведенных событий (занятия, праздники или рабочая смена) и каково будет начисление для субъекта по конкретному событию. Пользователь самостоятельно определяет принадлежность проводки к «Оплате» и «Начислению» путем выбора в поле «Начисление/Оплата» и нажатия галочек в полях «Начисление» и «Оплата».

Рис. 62-63-64 Форма «Прайс и начисление" - получение данных

Особое внимание! В форме "Оплата и начисление" произошли существенные изменения. А именно: появился последний столбец "Дата". Это дата, с которой начал действовать тариф включительно.

Данная утилита появилась благодаря вашим просьбам. Приведу пример, как это выглядит и работает.

Пользователь ввел тариф "Умка -Абонемент - начисление - 8 занятий - стоимость 8 000р - дата тарифа 01.04.2015", далее произошли изменения в ценовой политики и появился следующий тариф " Умка -Абонемент - начисление - 8 занятий - стоимость 8 800р - дата тарифа 01.06.2015".

Для Клиента и Пользователя все ясно - произошло цены, а для ПО это значит, что все введенные проводки (занятия, посещения) до 01.06.2015 будут считаться по старому тарифу по 1000р за занятий, а проводки 01-го июля и позже по тарифу 1 100р за занятие. Таким образом, Пользователь в состоянии производить изменения в ценовой политики организации, не боясь за искажение данных прошлого.

Данный изменение также касается ввода оплат в форму "Оплата и начисление".

Дата добавления: 2015-07-11