Понятие документирования

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным пра­вилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих до­кументов.

Документирование наряду с организацией работы с документами отражает деятельность аппарата управления в процессе осуществле­ния им управленческих функций, составляя документационное обес­печение управления.

Различные области использования документов Документы исполь­зуются в самых различных областях человеческой деятельности, отрас­лях знаний. Характерным свойством документов является то, что они служат источниками и носителями информации. Слово доку­мент (от лат. documentum — свидетельство) означает поучительный пример, способ доказательства.

Документы широко используются в повседневной деятельно­сти. Они служат основанием для принятия решений, обобщений, справочно-информационной работы, являются историческими ис­точниками.

В документах закрепляется государственное устройство, они слу­жат средством общения между учреждениями, организациями, пред­приятиями и гражданами.

Именно документ, т.е. зафиксированная на материальном носи­теле информация, оформленная должным образом и имеющая юри­дическую силу, служит способом доказательства в суде.

Большинство документов должно удовлетворять таким требо­ваниям, как пригодность к длительному хранению, максимальная наглядность. Для того чтобы документ обладал этими качествами, он должен быть правильно составлен как по форме, так и по содер­жанию.

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, «обязательных для данного вида документа: наименование организа­ции — автора; название вида документа или унифицированной формы документа (включая заголовок); заголовок к тексту, дата, регистрационный номер, текст, визы, подпись. В процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа, его обработка и т.д.

Виды управленческих документов Управление предприятием неиз­бежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решить задачи оперативного управления, планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, кадрового обеспечения и т.п.

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями учреждения, организации, порядком решения, объе­мом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов.

Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать требованиям Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и УСД.

Унифицированные системы документации — это комплекс взаи­моувязанных документов, созданных по единым правилам и содер­жащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традицион­ных методах обработки информации.

Помимо ГСДОУ и УСД управленческие документы должны со­ответствовать также положениям, уставам учреждений, организаций, а также другим нормативным документам, содержащим правила до­кументации.

Руководители организаций и предприятий несут персональную ответственность за соблюдение основ документирования и состоя­ние документационного фонда в них в соответствии с действующим законодательством.

Документирование как составная часть документационного обес­печения управления регулируется помимо законодательства поста­новлениями и распоряжениями Правительства, правилами и указа­ниями его полномочных органов, распорядительными документами министерств и ведомств, инструкциями по документированию управленческой деятельности.

Право издания распорядительных документов определяется Кон­ституцией Российской Федерации.

Отдельные направления деятельности учреждений, организаций и предприятий регламентируются соответствующими законами, постановлениями и распоряжениями органов государственной власти Российской Федерации и субъектов Федерации.

И целом же деятельность каждого учреждения, организации, пред­приятияопределятся Положением или Уставом, утвержденным или зарегистрированным в обусловленном законодательством порядке.

Государственные учреждения и подведомственные им организа­ции, работающие в различных сферах экономики, имеют различия и специфические особенности, требующие специальной регламентации. Министерства и ведомства разрабатывают на основе норма­тивных документов инструкции по документированию управленческой деятельности для учреждений своей отрасли или типовые инструк­ции для подведомственных однотипных учреждений и организаций, на основе которых разрабатываются индивидуальные инструкции применительно к условиям конкретного учреждения, организации.

Инструкция по документированию управленческой деятельно­сти — нормативный документ, регламентирующий организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними в конкретном учреждении с учетом условий и специфики его деятельности.

Негосударственные организации и предприятия, руководствуясь законодательными и нормативными актами и общими правилами документирования, при необходимости также имеют возможность создавать свои внутренние инструкции по делопроизводству в соответ­ствии с Уставом организации.

В целях сокращения количества применяемых форм документов министерства и ведомства разрабатывают табели документов, необ­ходимых для реализации функций и задач организации. В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые сред­ствами вычислительной техники. Табель подписывается ответствен­ным за его составление и утверждается руководителем ведомства.

Ведение табеля, внесение в него изменений осуществляется службой документационного обеспечения. Составление документов, не указанных в табеле, запрещается.

Согласование управленческого документа. Проект управленческого документа должен быть согласован с исполнителями (автором тек­ста), руководителями структурных подразделений или организаций.

Внутреннее согласование проекта документа должно проводить­ся в следующей очередности с:

• отраслевыми, функциональными, территориальными подраз­делениями, совещательными органами и при необходимости с общественными организациями;

• работниками, ответственными за решение функциональных вопросов;

• финансовым подразделением или главным бухгалтером;

• юридической службой;

• службой документационного обеспечения;

• заместителем председателя коллегиального органа или замес­тителем руководителя организации, ведающими вопросами, содержащимися в проекте документа.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляется в следующей очередности с:

• подчиненными организациями, а также с неподчиненными, когда последние выступают обязанной стороной в правоот­ношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредст­венные интересы;

• организациями, занимающимися исследованиями в той об­ласти, к которой имеет отношение содержание документа;

• общественными организациями — при необходимости или в случаях, предусмотренных документами этих органов;

• органами, осуществляющими государственный вневедомст­венный контроль (надзор) в определенной области (санитар­ный, противопожарный и пр.);

• вышестоящими органами общей или отраслевой компетенции в случаях, когда законодательством предусматривается возмож­ность совершения управленческих действий только с разре­шения этих органов.

Управленческий документ подписывается или утверждается ру­ководителем организации или замещающим его должностным ли­цом в соответствии с его компетенцией. Две или более подписи ставятся в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц.

Документы денежного, материального и кредитного характера, служащие основанием для приема и выдачи денег, товарно-мате­риальных и других ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства с другими организациями, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер.

Совместные документы нескольких организаций подписывают руководители всех организаций. Документы, составленные комис­сией, подписывают все члены комиссии.

Решения (постановления) коллегиальных органов подписыва­ются председателем и секретарем. Распоряжения (постановления), издаваемые руководителем коллегиального органа в единоличном порядке, имеют одну подпись.

Право подписи распорядительных документов в форме указаний или распоряжений может предоставляться заместителю руководителя, главному инженеру, руководителям структурных подразделений.

Утверждаемые документы (инструкции, положения, уставы и др.) подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку.

Протокол подписывают председательствующий на заседании коллегиального органа (совета, коллегии, собрания, совещания) и секретарь.

Доклады, докладные записки, справки и другие документы ин­формационного, справочного или аналитического характера могут быть подписаны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции, установленных должно­стной инструкцией.

Дата добавления: 2015-12-07