Технология контроля исполнения документов и поручений

Контроль исполнения конфиденциальных документов включа­ет в себя непосредственную проверку и регулирование хода испол­нения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых до­кументов в установленные сроки.

Учитывая сложный и неординарный характер функции контро­ля исполнения документов и поручений, ее в предметном плане можно условно разделить на два неразрывно связанных компонен­та: контроль исполнения документов по существу затронутых в них вопросов и контроль сроков исполнения этих решений. Такое деле­ние является условным и служит лишь целям изучения объекта исследования, его регламентации и совершенствования.

Контроль фактического исполнения документов по существу затронутых в них вопросов осуществляют: руководитель фирмы, его заместители, руководители структурных подразделений и дру­гие должностные лица. Эту работу они ведут лично или с помощью уполномоченных ими сотрудников, например помощников, рефе­рентов, экспертов, советников, кураторов и других лиц.

Контроль сроков исполнения документов (сроковый конт­роль) является обеспечивающей, информационной частью факти­ческого контроля и сосредоточивается в службе КД.

Основные задачи системы срокового контроля за исполнением документов:

— запоминать все поставленные на контроль документы, указа­ния, поручения, задания, мероприятия, управленческие решения и помнить о них до окончания реального выполнения;

— формировать справочно-информационный банк данных по контролируемым документам и поручениям;

— корректировать массив хранимой контролируемой информа­ции при изменении срока исполнения, состава исполнителей, содер­жания заданий и при движении документа в процессе работы с ним;

— информировать руководителей, специалистов (исполните­лей) и сотрудников службы КД о состоянии и ходе исполнения до­кументов, осуществлять оперативный поиск справочных сведений о документах;

— напоминать (сигнализировать) руководителям и исполните­лям о наличии неисполненных документов и поручений;

— фиксировать факты исполнения или неисполнения контро­лируемых документов;

— анализировать уровень исполнительской дисциплины в фир­ме в целом, по структурным подразделениям, специалистам, ви­дам документов и другим аспектам.

Контроль исполнения документов включает в себя две обяза­тельные составные части: предупредительный контроль и контроль последующий.

Предупредительный (текущий, оперативный) контроль оказывает активное управленческое влияние на ход исполнения доку­мента и осуществляется путем периодической проверки и регулирования процесса исполнения, сигнализирования руководите­лям и исполнителям о приближении срока окончания работы над документом. Ведется в течение всего периода исполнения доку­мента. Всегда носит индивидуальный характер по отношению к до­кументу, поручению, заданию и охватывает массив, как правило, наиболее важных документов.

Последующий (итоговый, сплошной) контроль проводится пе­риодически (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Он пред­ставляет собой аналитическое обобщение исполнительской дис­циплины структурных подразделений фирмы и по исполнителям. При отсутствии в фирме предупредительного контроля последую­щий контроль решает только одну задачу — констатацию факта выполнения или невыполнения того или иного решения, когда сро­ки его исполнения истекли и исправить создавшееся, часто крити­ческое, положение уже практически невозможно.

В основе рациональной организации контроля исполнения доку­ментов в фирме лежат определение категорий документов, подле­жащих контролю, установление сроков их исполнения и правильное построение технологического процесса контроля исполнения, в том числе прямой и обратной связи с исполнителями контролируемых документов.

Контролю исполнения подлежат все зарегистрированные до­кументы, требующие принятия решения и (или) выполнения опре­деленных управленческих действий, составления ответного или иного документа, внесения изменений в нормативные, инструктив­ные, плановые и другие документы.

Предметом контроля в распорядительных, плановых и других подобных документах, решениях коллегиальных органов являют­ся не сами документы, а содержащиеся в них задания. Контроли­руется процесс ознакомления руководителей и специалистов с до­кументами, предназначенными для использования в работе (при­казами, инструкциями и др.) или присланными во временное пользование, для согласования или утверждения.

В деятельности фирм сложилась практика постановки на конт­роль не всех документов, требующих проверки исполнения, а опре­деленной группы (категории), т. е. индивидуальный выборочный контроль исполнения, позволяющий наиболее внимательно и тех­нологически четко организовать наблюдение за исполнением наи­более ценных документов и производимых работ. Ставятся на конт­роль обычно поручения и документы вышестоящих органов управ­ления, распорядительные документы данной фирмы и решения ее коллегиальных органов управления, важнейшие документы дру­гих учреждений, плановые, программные документы, графики важ­нейших работ и т. д.

Любой контролируемый, документ всегда должен иметь строго определенный срок исполнения. Срок исполнения документов мо­жет быть типовым и индивидуальным.

Типовой срок указывается в перечне документов, подлежащих обязательному контролю. Как правило, типовой срок исполнения основной массы документов — 10—15 дней. Для документов, не ука­занных в перечне, сроки исполнения не должны превышать 10 дней.

Индивидуальный срок исполнения документа определяется ру­ководителем и фиксируется в распорядительных пунктах доку­мента или резолюции. Этот срок не должен быть больше типового для данной категории документов. В распорядительных докумен­тах и документах коллегиальных органов индивидуальный срок исполнения указывается отдельно в каждом пункте — по задани­ям и поручениям. Следует помнить, что срок исполнения — это ко­нечная дата работы над документом. Срок исчисляется в календар­ных днях.

Срок исполнения всегда должен быть реальным и учитывать время, необходимое для выполнения технических операций с до­кументами, степень загруженности исполнителя, территориаль­ную отдаленность подразделения и другие факторы. В противном случае указанный срок будет носить формальный характер и бу­дет заведомо невыполнимым.

Технологические процедуры контроля исполнения докумен­тов организуются таким образом, чтобы в любой момент руково­дители фирмы и сотрудники службы КД имели полную и досто­верную информацию о ходе исполнения каждого контролируемого конфиденциального документа без обращения к самому документу или исполнителю.

В основе построения технологических процедур контроля испол­нения документов лежит применяемая в фирме система учета кон­фиденциальных документов и ведения справочно-информационного банка данных по документам.

В технологическом процессе контроля выделяются четыре основных последовательно выполняемых этапа: постановка доку­ментов на контроль, ведение контроля, снятие документов с конт­роля, анализ исполнительской дисциплины.

1. Этап постановки документов на контроль

— Этап включает в себя следующий типовой комплекс процедур:

— выявление документов, требующих контроля исполнения;

— запись исходных сведений о документе в традиционную или электронную карточку;

— включение карточки в рабочий (предварительный) массив картотеки контролируемых документов;

— контроль срока нахождения документов на рассмотрении ру­ководства учреждения;

— внесение в карточку документа резолюции руководителя или отметки службы КД о направлении документа в структурное подразделение и передача документа;

— перемещение карточки документа из рабочего в основной массив картотеки службы КД.

Начало цикла контрольных операций должно совпадать с мо­ментом учета поступивших и подготовленных документов. Часто контроль исполнения поступивших документов начинается после рассмотрения документа руководителем, что нельзя признать правильным, так как на стадии рассмотрения могут быть значи­тельные нарушения срока работы с документом.

При традиционной технологической системе учета на контроли­руемый конфиденциальный документ заполняется дополнитель­ный экземпляр учетной карточки для обеспечения контрольной картотеки. Дополнительный экземпляр карточки может иметь цветовые отличия (цветовые полосы, различную окраску).

В целях контроля исполнения распорядительных документов, планов, решений и других документов, содержащих несколько за­даний (поручений), исполняемых несколькими подразделениями и имеющих различные сроки исполнения, заполняется контрольный экземпляр карточки на каждое задание (поручение). Контрольные экземпляры карточки заполняются также при контроле исполне­ния устного поручения руководителя, при возвращении к доку­менту, который ранее считался исполненным, и в других аналогич­ных случаях.

Систематизированный массив традиционных контрольных эк­земпляров учетной карточки на документы образует контрольную картотеку службы КД. Контрольная картотека (раздел) строится по срокам исполнения документов, поэтому ее часто называют сроковой. Независимо от местонахождения и объема карточек картотека формируется по единому принципу. Она состоит из 31 ячейки (по числу дней в месяце), которые образуют ее основной массив, и двух дополнительных отделений: для карточек на просроченные доку­менты и для карточек на документы, исполнение которых намечено на следующий месяц или на более длительный срок. Карточки рас­полагаются в картотеке по ячейкам в соответствии с установленны­ми датами окончания исполнения документов. Внутри ячеек карточ­ки могут размещаться по индексам структурных подразделений или по фамилиям исполнителей. Учитывая, что в карточках фикси­руются задания по исполнению документов и ход исполнения, конт­рольная картотека является строго конфиденциальной.

При автоматизированной технологии контроля исполнения до­кументов ввод исходной информации о контролируемом докумен­те осуществляется или одновременно с автоматизированным уче­том документов, или после рассмотрения документа руководите­лем и принятия им решения о необходимости контроля исполнения документа. В последнем случае ввод информации в систему ведет­ся в режиме корректирования исходных сведений о документе. Входными документами могут быть:

— непосредственно сам контролируемый бумажный или маши­ночитаемый документ;

— электронный документ, поступивший по линиям связи;

— традиционная регистрационно-контрольная карточка на до­кумент;

— перечень (ведомость) документов, поставленных на контроль;

— карточка внесения изменений, откорректированная тради­ционная карточка на документ и другие виды документов-коррек­тировок.

2. Этап ведения контроля

Этап ведения контроля заключается в выполнении действий по предупредительному наблюдению за ходом исполнения конфи­денциального документа и регулированию процесса исполнения. Включает следующий типовой состав процедур:

поиск в традиционной или электронной картотеке (разделе) необходимых карточек;

внесение в карточку отметок о передаче документа из одного структурного подразделения в другое, от одного исполнителя дру­гому;

— устное или письменное напоминание исполнителю о прибли­жении срока окончания работы над документом (например, за 10,5, и 2 дня);

— внесение записи о состоянии исполнения в соответствующую зону карточки;

составление сигнальных перечней документов и заданий, на­ходящихся в структурном подразделении и подлежащих исполне­нию в текущем или последующем периоде (месяце, декаде);

— регулярное беззапросное информирование руководителей о ходе исполнения документов, причинах задержек в исполнении, мерах по обеспечению своевременного исполнения документов;

— внесение в карточку отметок об изменении срока исполнения документа или задания, состава исполнителей, работающих над до­кументом, и т. п., перестановка карточек в традиционной картотеке;

— выдача оперативной поисковой и справочной информации о контролируемых документах по запросам руководителей;

— возвращение карточек в ячейки картотеки (раздела)

Указанные операции выполняются службой КД с использовани­ем традиционной картотеки или базы данных автоматизированной системы. Проверка хода исполнения осуществляется в следующем порядке: задания последующих лет контролируются не реже од­ного раза в год, задания последующих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц, задания текущего месяца — каждые 10 дней, за 5 дней и затем ежедневно до истечения срока.

Информация о ходе исполнения документа должна поступать тому руководителю, который рассматривал документ и принимал по нему решение. В результате рассмотрения этой информации руководитель должен убедиться, что исполнение идет в соответ­ствии с намеченным планом, или предпринять действия по коррек­тированию хода исполнения документа: уточнить задание, изме­нить состав исполнителей и соисполнителей.

3. Этап снятия документов с контроля

Этап снятия документов с контроля включает следующий типо­вой состав процедур:

— принятие руководителем решения о снятии документа с конт­роля и отдача соответствующего распоряжения службе КД;

— внесение отметки об исполнении документа в экземпляры

— учетной карточки;

— перестановка карточки из контрольной картотеки (раздела) в справочную картотеку (раздел) вместо хранившегося там экзем­пляра карточки;

— подшивка контролируемого документа, имеющего отметку об исполнении, и всех относящихся к нему материалов в дело.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после реального и окончательного выполнения всех заданий, поручений и решений, содержащихся в документе и резолюции руководи­теля, сообщения результатов заинтересованным учреждениям, организациям, фирмам и лицам или наличия другого документи­рованного подтверждения факта исполнения (например, внесения дополнений в другие документы).

4. Этап анализа исполнительской дисциплины Этап анализа исполнительской дисциплины включает следую­щий типовой состав процедур:

— сбор необходимой информации по традиционной или элект­ронной картотеке (разделу);

— рукописное или автоматическое составление итоговых пе­речней документов, количественных сводок и справок по резуль­татам контрольной работы за определенный промежуток вре­мени;

— распечатка (печатание) итоговых документов контроля;

— передача итоговых документов по результатам контрольной работы и материалов анализа исполнительской дисциплины на рассмотрение руководству фирмы и структурных подразделений;

— выработка и осуществление мер, стимулирующих высокий уровень исполнительской дисциплины в фирме.

Перечни заданий, поручений и документов, сводки и справки по видам документов всегда составляются в разрезе структурных подразделений и исполнителей. Например, справка о состоянии исполнения документов на определенное число в конкретном структурном подразделении может иметь следующие графы: на­именование документа; его краткое содержание; дата, номер; срок исполнения; фамилия исполнителя; состояние исполнения; причи­ны невыполнения. Целесообразно добавить графы: предполагае­мый срок исполнения и роспись исполнителя. Графы, содержащие сведения о причинах невыполнения здания и предполагаемом сро­ке исполнения, должны заполнять лично исполнители.

При использовании автоматизированной системы контроля в установленные графиком сроки (в беззапросном режиме) или по запросам пользователей можно выдавать следующие итоговые до­кументы по результатам контроля, например:

— список всех заданий, подлежащих предупредительному конт­ролю;

— список зданий, подлежащих промежуточному контролю;

— список заданий, не исполненных в срок (в разрезе руководи­телей);

— список заданий, не исполненных в срок (в разрезе структур­ных подразделений и исполнителей);

— список исполненных заданий;

—состояние исполнения всех неисполненных заданий. Одновременно может осуществляться сопоставительный ана­лиз исполнительской дисциплины по годам и месяцам.

Итоговые документы контроля должны поступать руководите­лям вместе с аналитическими докладами, докладными записками, письменными заключениями и рекомендациями о состоянии и ме­рах улучшения исполнительской дисциплины, по ускорению ис­полнения документов, заданий и поручений.

При этом следует учитывать, что задержки в исполнении доку­ментов и поручений могут быть связаны с объективными причина­ми общей неупорядоченности управленческих и документационных процессов в фирме. Помимо этого, руководитель, принимав­ший решение по документу, должен иметь в виду, что задержки г. исполнении могли быть и по его вине, например: решение было нечетко сформулировано и не понято исполнителем, не было необходимых объективных условий для его выполнения, непра­вильно был определен срок исполнения.

При невыполнении задания в установленный срок руководи­тель должен изучить причины этого факта и только после этого выработать меры, направленные на исключение в будущем подоб­ных явлений, или определить степень вины нижестоящих руково­дителей и исполнителей. Ошибки, допущенные самим руководите­лем в порядке принятия и оформления решения, должны быть им своевременно исправлены. Повторное распоряжение в этом случае обычно не издается, обеспечивается выполнение откорректиро­ванного ранее изданного задания.

Следовательно, своевременный и фактический контроль исполнения документов и поручений в аппарате управления яв­ляется основой эффективной реализации контрольной функции, составляющей в совокупности с другими функциями фундамент любой управленческой системы. Правильная организация и тех­нология контроля исполнения документов предопределяет успеш­ную работу фирмы, качественное решение ею производственных задач.

Дата добавления: 2015-12-07