Читайте также:
|
Личное дело (досье) представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике организации и его трудовой деятельности.
Организация работы с личными делами работников регулируется Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2.
Личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь.
Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам). Контроль за оформлением и хранением личных дел возлагается на руководителя организации.
Согласно Инструкции личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).
При формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности:
внутренняя опись документов личного дела;
дополнение к личному листку по учету кадров;
личный листок по учету кадров;
автобиография;
копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;
заявление о приеме на работу;
копия (выписка) приказа о приеме на работу (назначении на должность).
При формировании личных дел состав личного дела:
- копии приказов об изменении фамилии, имени, отчества (если эти изменения произошли в период работы сотрудника в данной организации),
- копии приказов о присвоении квалификационных категорий, классов государственных служащих и другие документы, содержащие информацию, которая может быть использована впоследствии при подготовке и выдаче справок о трудовом стаже, размере заработной платы и по другим вопросам социально-правового характера.
Рекомендуется включать в личное дело также:
- служебные характеристики,
- списки научных трудов,
- аттестационные документы,
- документы, подтверждающие повышение квалификации,
- копии приказов о поощрении (награждении).
В личные дела могут также включаться трудовые договоры (контракты) с работниками.
Копии приказов о наложении взысканий, предоставлении отпусков, командировании в личные дела не подшиваются.
Личное дело заводят после издания приказа о приеме на работу. Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления (в хронологическом порядке) подшивают в папку-скоросшиватель. На ее обложке указывают полностью Фамилию Имя и Отчество сотрудника в И.п. и индекс личного дела.
Личные дела сотрудников организации хранятся у инспектора по кадрам или секретаря в сейфе и выдаются во временное пользование лишь определенным должностным лицам. Изменения в личные дела вносят только лица, ответственные за их ведение.
Срок хранения личных дел уволенных работников – 75 лет.
Личные дела работающих по совместительству и имеющих полный оклад по основному месту работы хранятся 5 лет.
Начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, а конечной – дата приказа об увольнении.
Внутренняя опись
Внутренняя опись составляется после оформления личного дела и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках.
Необходимость составления внутренней описи к личным делам определяется требованиями нормативных актов по делопроизводству. Наряду с Инструкцией к ним относятся:
- примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденная приказом Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23.05.1995 № 13;
- основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденные решением Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30.04.1997 № 5;
В п. 8.2. Примерной инструкции и п.5.1.20. Основных правил работы архивов содержится норма прямого действия, предусматривающая составление внутренней описи к документам личного дела.
Согласно требованиям указанных нормативных актов внутренняя опись всегда включается в дела, которые отвечают двум условиям:
дело должно передаваться на хранение в архив и соответственно иметь постоянный или долговременный (свыше 10 лет) срок хранения;
необходимо, чтобы заголовок такого дела был «глухим», т.е. по нему нельзя было определить содержание документов дела (например, из заголовка «личное дело» прямо не вытекает, что в деле содержатся автобиография, копии документов об образовании и др.)
Внутренняя опись документов личного дела включается в дело сразу же при его заведении и заполняется по ходу его ведения. Именно поэтому согласно п.10 Инструкции во внутренней описи отражаются включение в личное дело новых документов, а также изъятие документов из личного дела, замена подлинников копиями (фиксируется в графе «Примечание»). При оформлении других дел (например, дел с приказами по основной деятельности, приказами по личному составу, дел, содержащих документы о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий и др.) внутренняя опись составляется уже после завершения их ведения при подготовке к передаче на архивное хранение.
Инструкцией установлена форма внутренней описи документов личного дела, заголовочная часть которой имеет следующий вид:
| № п/п | Название и заголовок документа | Дата документа | Индекс документа | Номера листов дела | Дата включения документа в личное дело | Примечание |
Внутренняя опись включает семь граф.
В графе 1 указывается порядковый номер, под которым документ включен в личное дело.
Согласно п.6. Инструкции под первым номером в описи всегда будет указан личный листок по учету кадров, под вторым – дополнение к личному листку по учету кадров и т.д.
В графе 2 указывается название и заголовок документа.
Название документа – это обозначение его вида, которое оформляется на самом документе (выписка из приказа о приеме на работу).
В графе 3 внутренней описи указывается дата документа
В графе 4 указывается индекс документа.
Листы нумеруются и находят отражение в графе 5.
В графе 6 указывается дата включения в личное дело. Должна указываться точная календарная дата, когда документ был подшит в дело.
Для документов, включаемых в личное дело на этапе его формирования, дата, указываемая в графе 6, будет одинаковой. Это обусловлено тем, что согласно Инструкции организации работы с личным делом работника включает в себя три основных этапа:
формирование личного дела;
ведение личного дела;
учет, использование и хранение личного дела, включая подготовку личного дела уволенного работника к передаче в архив организации.
В соответствии с п.5 Инструкции личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) с ним и издания приказа о приеме на работу. Это означает, что до того как документально будет оформлен прием на работу, документы. Подлежащие включению в личное дело работника, должны собираться в отдельную обложку (папку), однако само дело по установленным правилам не оформляется. Лишь после издания распорядительного документа о приеме на работу собранные документы располагаются в деле в последовательности, установленной п.6 Инструкции.
В графе 7 делаются отметки, связанные с особенностями формирования и ведения личного дела работника.
В конце внутренней описи оформляется заверительная надпись, отражающая количество включенных в нее листов. Так как внутренняя опись заполняется по ходу ведения личного дела, заверительная надпись оформляется после закрытия личного дела при подготовке его к передаче на хранение в архив организации.
Листы личного дела нумеруются отдельно от внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.
БИЛЕТ №15
1. Охарактеризуйте правила оформления и расположения реквизитов 25, 27.
25. Гриф согласования
Проекты подготовленных документов перед их подписанием у руководителя согласовывают с должностными лицами, заинтересованными в этих документах. Это выражение согласия или несогласия должностного лица с содержанием документа. Согласование может быть внешним и внутренним.
Внешнее согласование проводится с работниками других предприятий и оформляется грифом «Согласование».
Располагается гриф «Согласование» сразу от границы левого поля, ниже реквизита «Подпись».
Гриф «Согласование» может иметь два варианта оформления:
1) согласование с конкретным должностным лицом:
состоит из следующих элементов:
-СОГЛАСОВАНО, которое пишется прописными буквами, после него знаки препинания не ставятся;
-наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование предприятия);
-подпись, расшифровка подписи;
-дата
СОГЛАСОВАНО
Начальник управления
образования Гродненского
Исполкома
_____________ И.И.Иванов
10.10.2004
При подготовке проекта документа гриф согласования может оформляться в виде трафарета, в который потом рукописно вносятся необходимые части. Трафарет заменяет личную подпись и дату.
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Ректор института Директор института
высшей школы и проблем материнства
гуманитарного образования и детства
_____________П.П.Петров ________ Ю.Ю.Юкошко
«__» ____________200__ _________
2) согласование с коллегиальным органом или письмом:
| состоит из следующих элементов:СОГЛАСОВАНО название вида документа в И.п. наименование организации, органа, дата и номер | СОГЛАСОВАНО Протокол заседания методической комиссии 01.09.2004 № 1 | СОГЛАСОВАНО Письмо Министерства здравоохранения Республики Беларусь 12.10.2005 |
№ 02-01/890 Если грифов согласования несколько, они могут располагаться на одном уровне вертикальными рядами. При чем второй гриф располагается, начиная от 5 положения табулятора.
Если содержание документа затрагивает интересы большого количества организаций или на документе отсутствует место, грифы согласования оформляются на отдельном листе согласования. Об этом на документе делается отметка на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования.
Дата добавления: 2015-12-08; просмотров: 80 | Нарушение авторских прав