Читайте также:
|
21.Текст Текст документа – это информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть документа.
Текст документа рекомендуется делить на две части:
- вводная – указывается основание, причины составления документа;
- основная – излагаются выводы, предложения, распоряжения или просьбы.
Для каждого вида документа определена своя структура текста. Текст приказа по основной деятельности состоит из констатирующей и распорядительной части, текст приказа по личному составу из распорядительной и основания, текст акта - из вводной и констатирующей, текст протокола – из вводной и основной. Тексты сложных по содержанию документов (инструкций, приказов, протоколов) делят на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Нумерация пунктов сквозная, начиная с единицы.
1.
1.1.
1.1.1. …
Язык и стиль служебных документов должен соответствовать требованиям официально-делового стиля: юридическая безупречность формулировок, не допускающая различных толкований и неясностей; нейтральный тон изложения; лаконичность.
В распорядительных документах предприятий, действующих на принципе единоначалия, форма изложения текста должна быть от 1 лица единственного числа (приказываю, предлагаю).
В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от 3 лица единственного числа (совет директоров решил).
Текст протокола излагают от 3 лица множественного числа (слушали, выступили, постановили).
В положениях, инструкциях актах, справках используют форму изложения текста от 3 лица единственного и множественного числа, (отдел осуществляет функции, комиссия постановила).
В письмах могут использоваться следующие формы изложения:
-от 1 лица единственного числа (прошу направить);
-от 1 лица множественного числа (просим выслать);
-от 3 лица единственного числа (Министерство не возражает)
Общие правила использования сокращений в текстах документов: 1. При употреблении слова «город» во множественном числе ставят две буквы без точки между ними: гг.Гомель, Витебск, Барановичи.
2.При обозначении периода от года до года пишут две буквы «г» с точкой после второго «г». При этом второй год пишется полностью, а не двумя последними цифрами (2001-2005 гг.)
Учебные и финансовые года пишут через косую черту, сокращая последний год на две первые цифры и употребляя слово «год» в единственном числе (2005/06 г.)
Слово «год» не сокращается в заголовках, а также при упоминании в тексте только года, например: «… в начале 2009 года»
Формы представления информации в документах Документы могут быть оформлены в виде: связного текста, анкеты, таблицы, соединения форм.
Связный текст документа – слова и предложения в определенной связи, содержащие информацию об управленческих действиях, грамматически оформленные с использованием различных видов синтаксической связи. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы должны быть пронумерованы и на последующих страницах печатают только номера граф, но если таблица вмещается на 1 страницу, то номера граф печатать не следует.
В виде анкеты представляют текст, который содержит словесную или цифровую характеристику одного или нескольких объектов по ряду выделенных признаков. Постоянной информацией в анкете является перечень признаков. Постоянной информацией в анкете является перечень признаков, расположенных в определенной последовательности, а переменной – их конкретная характеристика. Внесение переменной информации в анкету допускается как машинописным, так и рукописным способом.
Тексты всех документов начинают печатать с абзаца (1 положение табулятора), а при переносе от границы левого поля.
Текст внутренних документов печатается, как правило, на двух сторонах листа. Тексты документов, направляемых в вышестоящие органы, печатаются с одной стороны листа.
Дата добавления: 2015-12-08; просмотров: 66 | Нарушение авторских прав