Внутренние источники информации

К внутренним источникам информации необходимо обратиться в первую оче­редь. Как правило, под источниками информации, прежде всего, понимают источники внешние. Тем не менее, внутри самой организации имеется большой объём информации пря­мого, а чаще всего косвенного характера.

Владельцы процесса. Анализируя процесс, логично обратиться к владельцам процесса и к специалистам, ответственным за его непосредственное осуществ­ление. Необходимо выяснить, что им известно и к каким источникам информа­ции, с их точки зрения, следует обратиться. Архивная информация обязатель­но существует в том или ином виде - либо она учтена и организована офици­ально, либо рассеяна по шкафам, полкам и рабочим столам сотрудников. Ос­новной принцип заключается в следующем: те лица, которые имеют непосред­ственное отношение к процессу, знают о нем больше всех, и именно к ним сле­дует обратиться в первую очередь.

Функциональные эксперты. Функциональными экспертами являются сотрудники организации, которые обладают специальными знаниями в силу своего слу­жебного положения. Это могут быть инженеры по организации производства, инженеры-технологи, специалисты в сфере дистрибуции товаров или аналити­ки, в обязанности которых входит постоянное усовершенствование деятельно­сти организации. Функциональные эксперты находятся в курсе последних дос­тижений в своей сфере деятельности, информацию о которых они получают через периодические издания, на конференциях и благодаря участию в про­фессиональных объединениях. Они могут принимать участие в деятельности команды по проведению бенчмаркинга. По меньшей мере, этим специалистам стоит задать вопрос о том, какими источниками информации необходимо, с их точки зрения, воспользоваться. Могут существовать специальные исследования в области обслуживания клиентов или отраслевые сравнительные исследова­ния различных процессов, в которых они уже принимали участие и которые могут помочь команде обрести новое видение процесса

Сети и картотеки, содержащие информацию о прошлых периодах. Наряду с ростом интереса к бенчмаркингу, наблюдается значительное увеличение коли­чества баз данных, хранящих информацию прошлых периодов. Таким обра­зом, информация доступна широкой аудитории - пользователям электронных сетей. Зачастую такие сети состоят из назначенных лиц, которые занимаются сбором и распространением информации в пределах своей организации.

Такие базы данных, которые точнее будет назвать базами хранения знаний, поскольку они содержат в основном информацию, а не данные, создаются, глав­ным образом, с целью документирования, обеспечения сохранности и даль­нейшего использования лучших методов организации производственных про­цессов. Базы хранения знаний могут быть достаточно обширными и позволяют проводить поиск текстов и перекрестные ссылки по отрасли промышленности, процессу и названию компании, являясь внушительным хранилищем инфор­мации, которая может быть использована для проведения бенчмаркинга. Обыч­но такие базы носят уникальный характер и создаются в организации с помо­щью поисковых программ. Поскольку документы по бенчмаркингу создаются в электронном виде, их сохранение происходит достаточно быстро, простым на­жатием на пиктограмму, представляющую собой инструментальное программ­ное средство.

Кроме баз хранения знаний, существуют электронные сети и сети, состоя­щие из профессионалов в сфере бенчмаркинга. И те, и другие сети, являясь внутренними, все больше приобретают характер сетей внешнего пользования. Электронные сети позволяют распространять сообщения отдельным лицам через список распределений, таким образом, сети, объединяющие большое ко­личество профессионалов, обеспечивают быстрое и своевременное получение информации. Такие сети могут быть крайне полезными источниками информа­ции о компании, в отношении которой команда намеревается провести бенчмаркинг.

Часто такие сети содержат картотечные ящики, содержащие копии программ, протоколы собраний, отчеты об исследованиях в сфере бенчмаркинга, свиде­тельства достижения успехов и другие материалы, которые могут оказаться по­лезными с точки зрения обмена информацией. Такие материалы могут вклю­чать следующее: библиографию всех работ, посвященных теме бенчмаркинга, ссылки на все материалы внутренних источников для проведения бенчмаркин­га и подготовки команды, материалы службы немедленного оповещения, пред­ставляющие интерес для профессионалов в области бенчмаркинга, содержа­ние отсканированных ключевых публикаций на ту же тему.

Внутренние сети назначенных лиц, представляющих свою организацию в целях осуществления бенчмаркинга, являются еще одним значимым источни­ком информации. Как правило, существуют два типа внутренних сетей: инфор­мационные и операционные. Многие крупные компании прово­дят семинары по бенчмаркингу. Такие семинары обычно проводятся в течение одного дня. Программа семинаров предполагает предоставление заинтересо­ванным сторонам информации о ходе проводимого бенчмаркинга, положи­тельном опыте и передовых методах в данной области, а также информации, представляющей интерес для профессионалов. На такие встречи часто пригла­шаются лекторы, представляющие новые идеи и освещающие накопленный опыт в данной сфере деятельности. Цель проведения подобных мероприятий, прежде всего, заключается в обмене информацией.

Существуют также и операционные сети, целью которых является обновле­ние информации о проводимых исследованиях в области бенчмаркинга, коор­динация посещений компании и предоставление информации о контактах, что помогает избежать неоднократных посещений одной и той же компании, зача­стую по одному и тому же поводу. Операционная сеть обеспечивает поддержку команды по проведению бенчмаркинга и содействует успеху проводимых ею исследований. Существуют многочисленные примеры того, как наличие такой сети предотвратило накладки, помогло обнаружить потенциально слабые мес­та при проведении бенчмаркинга или взаимовыгодно провести совместные исследования двум организациям. Сеть также обеспечивает взаимную поддер­жку ее пользователям, предоставляя возможность обмениваться идеями и пред­ложениями в отношении особо сложных ситуаций.

Дата добавления: 2015-10-30