Проводить поиск Далее.

Для хранения сведений в базе данных Microsoft Access использует таблицы. Прежде чем приступить к разработке остальных объектов базы данных, например запросов и форм, необходимо создать таблицы.

Таблица - это объект, предназначенный для хранения сведений по конкретному вопросу, например, о сотрудниках и заказах. Каждая запись в таблице содержит сведения об отдельном объекте. Одна база данных может состоять из несколько таблиц, каждая из которых содержит разные сведения. Каждая таблица может содержать данные разных типов, в том числе текст, числа, даты и рисунки.

Создание таблицы

Только что созданная таблица является пустой. При разработке таблицы указывается, для хранения каких типов данных она предна­значена. Сразу после сохранения таблица становится пригодной для заполнения данными.

Чтобы создать.таблицу необходимо:

• Открыть главное окно базы данных и перейти на вкладку Таблицы.

• Нажать кнопку Создать.

• Откроется окно «Новая таблица»

Выбор одного из режимов позволяет:

• Режим таблицы - создать новую таблицу в режиме таблицы.

• Конструктор - создать новую таблицу в конструкторе таблиц.

• Мастер таблиц - создать новую таблицу с помощью мастера.

• Импорт таблиц - осуществить импорт таблиц из внешнего файла и текущую базу данных.

• Связь с таблицами - осуществить создание таблиц, связанных с таблицами из внешних файлов.

Выберите требуемый вариант создания таблицы и нажмите кноп­ку ОК. Создайте структуру таблицу и присвойте таблице имя,

Создание таблицы в режиме конструктора

Записи в таблице могут содержать несколько элементов инфор­мации. Для хранения каждого элемента информации в таблицу долж­но быть добавлено отдельное поле.

Создание таблицы начинается с ввода сведений о полях в верх­нюю часть окна таблицы. В каждую строку необходимо ввести имя поля и выбрать для него тип данных. Кроме того, можно включить необязательное описание, которое отображается в строке состояния при вводе данных в это поле.

Верхняя часть окна таблицы в режиме конструктора содержит описание полей таблицы, а в нижней части отображаются свойства текущего поля.

Рассмотрим определение полей таблицы.

Наименование поля вводится в столбце Имя поля. При задании имени поля необходимо учитывать следующее:

• Наименование поля может содержать до 64 символов.

• Наименование поля может содержать буквы, цифры, пробелы и специальные символы, за исключением точки, восклица­тельного знака, прямых скобок и управляющих символов с ко­дами ASCII 0-31.

• Наименование поля не может начинаться с пробела.

• Два поля в одной таблице не могут иметь одинаковых наиме­нований.

Тип данных поля вводиться в поле Тип данных. В Microsoft Ac­cess допустимыми являются следующие типы данных:

• Текстовый

• Числовой

• Денежный

• Счетчик

• Даты/времени

• Логический

• Поле MEMO

• Поле объекта OLE

• Гиперссылка

• Мастер подстановок

Каждый из типов данных наделен собственными свойствами, ко­торые отображаются в разделе «Свойства поля» окна конструктора.

Рассмотрим свойства общие для всех типов данных.

Размер поля --задает максимальное число символов для ввода в данное поле.

Новые значения - определяет способ изменения значений счет­чика при добавлении новых записей.

Формат доля - задает формат вывода значений данного поля.

Число десятичных знаков - определяет число десятичных зна­ков, используемых при отображении чисел.

Маска ввода - задает маску ввода, облегчающую ввод данных в поле.

Подпись - определяет текст, который выводится в качестве под­писи поля.

Значение по умолчанию - позволяет задать значение, автомати­чески вводящееся в поле при создании новой записи.

Условие на значение - определяет требования к данным, вводи­мым в поле.

Сообщение об ошибке - позволяет указать текст сообщения, вы­водящегося на экран, если введенные данные нарушают условие, оп­ределенное в свойстве Условие на значение.

Обязательное поле — указывает, требует ли поле обязательного ввода значения.

Пустые строки - определяет, допускается ли ввод в данное поле пустых строк.

Индексированное поле - определяет индекс, создаваемый по одному полю.

№5 Поля: типы полей и их характеристика,свойства полей и их назначение.

Текстовые поля могут содержать буквы, цифры и специальные символы. Максимальная ширина поля составляет 225 символов.

При вводе поля с текстовым типом, по умолчанию, ширине поля присваивается значение 50.

Числовые поля.

Могут иметь следующие форматы:

• Байт- числа от 0 до255 без дробной части.

• Целое - числа от -32768 до 32767 без дробной части.

• Длинное целое - числа от - 2147483648 до 2147483647 без дробной части.

• С плавающей точкой (4 байт) - числа от - 3.402823*10³⁸ до 3.402823*10³*

• С плавающей точкой (8 байт) - числа от -1.79769313486232+10³⁰* до 1.79769313486232+10³⁰⁸

• Код репликации — уникальный глобальный идентификатор.

Для указания количества десятичных знаков используется свой­ство поля Число десятичных знаков. Оно может принимать значение от 0 до 15. Атрибут Авто данного свойства служит для автоматиче­ской установки количества знаков после запятой..

Поля денежного типа.

С помощью полей денежного типа можно производить вычисле­ния с точностью до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части. Во всем остальном денежное поле аналогично цифровому.

Поля типа счетчик.

Предназначены для хранения данных, значение которых не ре­дактируется, а устанавливается автоматически при добавлении каж­дой новой записи в таблицу. Они могут быть любыми случайными числами или числами, последовательно возрастающими на единицу.

Поля дат/времени.

Используются для хранения дат и времени в спец. форматах.

Конкретный вариант отображения даты/времени устанавливается в свойстве Формат поля окна конструктора таблиц. При вводе дат Microsoft Access проверяет формат данных и не допускает ввод неправильных дат.

Логические поля.

Используются для хранения данных, которые могут принимать одно из 2-х возможных значений. Специальные форматы логических полей Microsoft Access: Истина/Ложь, Да/Нет, Вкл/Вкл.

Поля МЕМО.

Это текстовые поля - произвольной длинны. Могут содержать те же типы данных, что и простые текстовые поля, но при этом размер поля МЕМО может достигать 65 535 символов.

Поле OLE.

Используются для хранения в базах данных изображений, звуко­записей данных электронных таблиц, любых двоичных данных. Объем данных поля этого типа может; содержать один Гбайт,

Пота гиперссылки.

Предназначены для хранения строк, состоящих из букв и цифр представляющих адрес гиперссылки. Адрес гиперссылки может состоять из 3-х частей: текст, адрес, дополнительный адрес.

Тип данных мастер подстановок

Выбор этого типа данных, запускает мастер подстановок, предна­значенный д ля создания поля, в котором предлагается выбор значений из раскрывающегося! списка, содержащего набор постоянных значе­ний или значений из другой таблицы

№6 Понятие и назначение индексов. Виды индексов.

Индексы

Одним из главных требований, предъявляемых к системам управления базами данных, является возможность быстрого поиска требуемых записей среди большого объема данных.

Использование индексов позволяет значительно ускорить поиск данных в таблицах. В зависимости от количества полей, используе­мых в индексе, различают простые и составные индексы.

Ключевые поля таблиц индексируются автоматически. Невозможно создать индекс для MEMO - полей и полей объектов OLE. Все остальные поля имеет смысл индексировать при совпадении следующих условий:

• Поле является текстовым, числовым, денежным или да­ты/времени.

• Планируется выполнять поиск конкретных значений или зна­чений, лежащих в указанном диапазоне, в данном поле или сортировать таблицу по этому полю.

• Поле должно содержать много разных значений. Если поле содержит много одинаковых значений, то ускорение выполне­ния запросов может быть незначительным.

Основное назначение индекса - ускорение выполнения запросов, поиска и сортировки. Если эти операции и так выполняются доста­точно быстро то возможно, не стоит создавать индекс, кроме того, при необходимости его можно добавить в любой момент. Как правило, индексы ускоряют выполнение поиска, однако необходимо учиты­вать, что реальный выигрыш во времени зависит от числа записей в таблице и использование индексов замедляет ввод данных в таблицу.

Чтобы создать индекс, необходимо:

• В окне конструктора таблицы в верхней половине окна вы­брать поле, для которого создается индекс.

• В нижней половине окна для свойства Индексированное по­ле выбрать одно из значений:

• Да - допускаются совпадения

• Да - совпадения не допускаются (обеспечение уни­кальности каждого значения данного поля) Чтобы создать составной индекс или изменил» существующие индексы, необходимо:

• Открыть таблицу в режиме конструктора.

• Выполнить последовательность команд Вид /Индексы

• В появившемся окне диалога ввести имя индекса в первом пустом поле столбца Индекс. В качестве имени индекса мож­но использовать имя одного из полей, включенных в индекс, или любое допустимое имя.

• В столбце Имя поля той же строки нажмите кнопку раскры­тия списка я выберете первое поле индекса.

• В столбце Имя поля следующей строки выберите имя сле­дующего поля индекса. Поле столбца Индекс остается в этой строке пустым. Определите, таким образом, остальные поля индекса. (Индекс может содержать до 10 полей) Закончив выбор полей для индекса, выберите в столбце Порядок сортировки вид сортировки данного индекса. При сортировке табли­цы по составному индексу записи сначала сортируются по полю, ко­торое идет первым в списке полей в окне «Индексы». Если первое по­ле содержит повторяющиеся значения, то записи упорядочиваются по второму поля в этом списке и т.д.

Для корректировки индексов проведите соответствующие изме­нения (удаление, вставку, замену полей таблицы) в окне «Индексы».

№7 понятие ключевого поля.Виды и способы задания ключа в таблице.Установка связей между таблицами.

Эффективность работы Microsoft Access повышается при наличии в таблице ключа. Ключ таблицы — это одно или несколько полей таблицы, совокупность значений которых однозначно определяет каждую запись этой таблицы.

Как правило, ключевым назначается поле, содержащее уникальный код или номер.

Таблица в которой определены ключи обладает следующими свойствами:

• Существенно ускоряется выполнение запросов и некоторых других операций.

• По умолчанию записи в форме или таблице изображаются в порядке, определяемом ключом.

• Автоматически поддерживается уникальность записей в таблице, т. к. Microsoft Access не допускает наличия в таблице записей с одинаковыми значениями ключа.

Кроме того, наличие ключа необходимо для установки связей между таблицами и одновременного обновления нескольких связанных таблиц..

В связи с тем, что Microsoft Access использует для хранения в базах данных связную совокупность данных, задание ключевых полей является обязательным для каждой таблицы. Поэтому, если ключ в таблице не задан, Microsoft Access создает его автоматически. Он создает поле КОД с типом данных Счетчик. Это означает,, что каждый раз при создании новой записи значение счетчика увеличивается на 1. Этот номер и является первичным ключом для каждой новой записи.

Чтобы определить ключ, необходимо:

• Выделить строку с описанием нужного поля. Для того чтобы создать составной ключ, нажмите клавишу Ctrl и, не отпуская ее, выделите по очереди все нужные поля.

• На панели инструментов «Конструктор таблиц» нажмите кнопку Ключевое поле.

Для последующего изменения или удаления ключа используется окно «Индексы».

В большинстве случаев достаточно определить одно. ключевое поле, однако если ни одно поле таблицы не содержит уникальных значений, можно определить составной ключ, состоящий из несколь­ких полей. Ключи необходимы для установки связей между таблица­ми и одновременного обновления нескольких связанных таблиц.

Чтобы создать составной ключ, надо:

Удерживая кл. Ctrl выделить поля, составляющие ключ.

удерживая кл. Ctrl выполнить команду Правка – определить ключ

Первичный ключ – это специальный вид индексированного поля, каждая таблица должна иметь первичный ключ. Это позволит лучше упорядочить данные в таблице.

Правила при создании первичного ключа

таблица должна иметь только один первичный ключ, хотя индексы могут создаваться для каждого поля

Если при создании таблицы первичный ключ не был назначен, Access делает запрос и напомнит о необходимости создания первичного ключа.

В большинстве случаев первичным ключом будет первое поле, но иногда его функции могут выполнять несколько полей и тогда ключ будет составным

В качестве ключей не могут быть использованы поля типа MEMO, OLE и логические

Записи автоматически сортируются по первичному ключу, благодаря чему данные в таблице содержатся в порядке

По умолчанию значения в поле ключа должны быть уникальными

Для Access не имеет значения, где физически в таблице находится ключевое поле.

Главное качество первичного ключа – это уникальность, т.е. значения, находящиеся в этом поле не должны повторяться. Если такого поля в таблице нет, то рекомендуется ввести поле счетчик, в котором автоматически Access введет для каждой новой записи уникальный порядковый номер.

№8.Установка связей между таблицами

• Объединения таблиц в запросах. При добавлении в запрос свя­занных таблиц и запросов установленные между ними связи используются для их автоматического объединения.

• Отображения связанных записей в подчиненных формах и отчетах. Обычно подчиненные формы и отчеты используют­ся для отображения записей из связанных таблиц. При разме­щении формы или отчета в другой форме или отчете установ­ленные между ними связи используются для отбора данных, которые следует отображать в подчиненной форме или отчете.

* Поддержка целостности данных, т.е. сохранения сущест­вующих межтабличных связей при вводе, изменении и удале­ния записей.

Для того чтобы установить связь между таблицами или запроса­ми, следует указать одно или несколько полей, которые содержат одинаковые значения в связанных записях. Обычно эти поля имеют одинаковые имена в обеих таблицах, и одно из этих полей является ключевым полем своей таблицы.

Базы данных могут иметь 2 основных вида связей:

В виде системы плоских файлов, когда все данные содержатся в 1 большом файле;

2). Реляционные базы, где данные хранятся в 2-х и более таблицах, которые связываются с помощью связывающего поля (чаще всего в этом качестве – первоначальный ключ первой таблицы, а в других таблицах это же поле является обычным полем)

Между связанными таблицами могут существовать отношения «один – к -одному», «один -к- многим», «много- к- одному» или «много - ко- многим'».

Отношение «один –к -одному» означает, что каждая запись в глав­ной таблице может быть связан* не более, чем с одной записью в под­чиненной таблице. В большинстве случаев оба связанных поля явля­ются ключевыми гаи имеют уникальный индекс.

В случае отношения «один- к- многим» каждая запись в главной таблице может быть связана с несколькими записями в подчиненной таблице, т.е. каждое значение яз ключевого поля главной таблицы может встретиться в подчиненной таблице столько угодно раз. Анало­гично рассматривается хранение данных в отношении «много- к- одному».

Отношение «много -ко- многим» возникает между таблицами, ес­ли одна из записей главной таблиц связана более чем с одной запи­сью подчиненной таблицы и одна из записей подчиненной таблицы связана более чем с одной записью главной таблицы.

Чтобы установить связь между таблицами, необходимо:

• Открыть окно диалога <Схема данных», выполнив команды Сервис/Схема данных.

• Добавить в это диалоговое окно связываемые таблицы, с по­мощью команд Связи/Добавить таблицу.

• Для связывания таблиц выберите поле в первой связываемой таблице и переместите его с помощью мыши на соответст­вующее поле второй таблицы.

• В появившемся окне диалога связи проверьте правильность имен связываемых полей. При необходимости выберите дру­гие имена полей. Нажмите кнопку Создать.

В диалоговом окне «Схема данных» можно не только создавать связи между таблицами, но и:

• Изменить существующую связь

• Удалить связь

• Удалить таблицу из схемы данных.

* Определить связи для запросов

• Просмотреть все имеющиеся связи или связи только для кон­кретной таблицы. (связи – показать все)

Диалоговое окно связи содержит имена связывающих таблиц, полей, по которым осуществляется связь. Имена связываемых полей можно в окне изменить. Параметры устанавливаемой связи задают следующие поля окна связи:

Обеспечение целостности данных

2). Наследование связи – это возможность присоединить таблицы из другой базы данных и использовать их в своей базе данных

Типы связей (отношения)

Каскадное обновление связных полей

Каскадное удаление связных полей

Чтобы удалить связь между таблицами или таблицу:

Выделить таблицу

Delete

Для поиска данных в таблице: Правка – Найти.

В диалоговом окне “область поиска” задается критерий поиска:

Проводить поиск только в текущем поле

Проводить поиск во всех полях таблицы

Проводить поиск первого вхождения

проводить поиск Далее.

№9. Понятие запроса. Виды запросов.

Запросы обеспечивают быстрый и эффективный доступ к инфор­мации, хранящейся в базе данных. Позволяют организовать сортиров­ку таблицы не только уникальному ключу, но и по ключам, содержа­щим повторяющиеся значения, обрабатывать одновременно данные из связанных таблиц.

При выполнении запроса Microsoft Access считывает -данные из таблицы и отображает результат выполнения в режиме таблицы, образуя динамический набор данных. При этом результат выполнения запроса не сохраняется. Структура запроса хранит только инструкции о том, как должны быть организованы данные в результате запроса. На основании запроса можно разработать форму или отчет. Этот процесс не отличается от создания формы или отчета на основе таблицы.

Таким образом запросы позволяют:

• Отображать поля. При этом необязательно включать в запрос все поля таблицы.

• Отобрать записи. При этом можно задать условия, которым должны удовлетворять записи, включаемые в набор.

• Сортировать записи.

• Получить информацию о данных, хранящихся в разных таблицах.

• Выполнять вычисления. С помощью запросов можно созда­вать новые поля, содержащие результаты вычислений.

• Использовать запрос в качестве источника данных для форм, отчетов, и других запросов.

• Изменять табличные данные. С помощью управляющих за­просов можно обновить, удалить или добавить группу записей за одну операцию или создать новую таблицу и включить в нее данные из одной или нескольких существующих таблиц.

Чтобы создать запрос, необходимо:

• Перейти в главном окне базы данных на вкладку Запросы и нажать кнопку Создать.

• В окне диалога выбрать опцию Конструктор и нажать клавишу ОК.

• В связи с тем, что запрос должен выполняться на основе таблицы или ранее созданного запроса, выберите один из этих объектов и нажмите кнопку добавить. Закроите окно диалога. На экране появиться окно конструктора запросов. В верхней части окна конструктора запросов находится схема данных запроса. Она содержит список таблиц, включенных в запрос, и отображает связи между ними.

Нижняя часть окна содержит бланк запроса, содержащий поля и условия их выборки, который и представляет собой сам запрос.

При вызове запроса будут присутствовать только те поля, которые размещены в бланке запроса.

Для того, чтобы добавить тле в бланк запроса, необходимо выделить это поле в схеме ладных и мышкой перенести его в бланк запроса.

Для удаления поля из бланка запроса нажмите на область выбора столбца, а затем на клавишу Delete.

Порядок полей в бланке запроса определяет порядок их появле­ния во время работы запроса.

Для того, чтобы изменить расположение поля в этом списке, необходимо:

1. Выделить перемещаемый столбец

2. Переместить его мышкой в новое место бланка запроса.

Условия, при которых происходим выборка данных из базы дан­ных, задаются с помощью строк бланка запроса. Рассмотрим эти строки.

• Строка Поле. Содержит имена полей базы данных, обрабаты­ваемые запросом.

• Строка Имя таблицы. Показывает из какой таблицы выбрано данное поле.

• Строка Сортировка. Позволяет задать условия сортировки (по возрастанию, по убыванию) для данного поля. При сорти­ровке записей по нескольким полям порядок обработки полей определяется их положением в бланке запроса (сначала сорти­руются значения в крайнем левом поле и далее слева направо). Нельзя сортировать MEMO и OLE поля.

• Строка Вывод на экран. Позволяет установить флажок про­смотра поля.

• Строка Условие отбора. Дает возможность определить усло­вия, которым должны удовлетворять зашей, выводимые на экран при выполнении запроса.

• Строка Или используется для задания условия связывающего определенные значения в разных полях.

Оператор Nоt используется для исключения записей с заданным значением, например если в строке Условие отбора поля Автор вве­сти Not Чехов, то в результате работы запроса будут выведены только те книги, автором которых не является Чехов.

В случаях, когда требуется осуществить выбор записей по усло­вию неточного совпадения значений используете оператор Like. При этом в операторе могут использоваться следующие подстановочные символы:

? - любой один знак

* - нуль или более знаков

# - любая одна цифра

[список _знаков] - любой один знак в списке _знаков

[!список_знаков1- любой один знак, не входящий в список _знаков

Список _знаков позволяет задать диапазон символов, например [Г-Л]

Для задания диапазона значений в окне конструктора запросов используются операторы:<; >;>=; <=. Эти операторы можно использовать с текстовыми, цифровыми полями и полями дат.

Для формирования сложных условий выборки можно использовать операторы Or и And в одной строке.

Часто встречается ситуация, когда перед каждым выполнением запроса приходится изменять условия отбора.

№12. Вычисляемые поля в запросе. Запрос с параметрами.

Вычисляемые поля в запросе.

При выполнении запроса можно вычислять значения по одному или нескольким полям исходной таблицы. При этом результаты вычислений не запоминаются, а выполняются каждый раз при запуске запроса, поэтому всегда содержат текущие значения базы данных.

Чтобы создать вычисляемое поле, необходимо:

Установить маркер в пустую ячейку первой строки бланка запроса.

Вместо имени поля ввести текст, который будет выводиться в этом поле во время выполнения запроса

Затем ввести выражение, причем имена полей заключаются в [ ].

Создание запроса с параметрами

Microsoft Access позволяет задавать параметры в качестве усло­вия в строке Условие отбора. Эти условия должны быть заключены в квадратные скобки []. При выполнении Microsoft Access отображает на экране этот параметр и ожидает ввода с экрана- По умолчанию введенные в запрос параметры преобразуются в текстовый тип данных. Для того, чтобы задать целый, логический или любой другой тип параметра используется набор команд Запрос/Параметры.

Текст параметра должен отличаться от имени полей, хотя может содержать имена полей. Запросы с несколькими параметрами вводятся как сложное условие.

№13. Запросы на подведение итогов.

Чтобы создать итоговый запрос, необходимо:

• Создать обычный запрос, находясь в конструкторе запросов.

• Выбрать Вид/Групповые операции, либо нажать кнопку Групповые операции на панели инструментов. В бланке запроса появится новая строка с наименованием Групповая операция. В этой стро­ке вы должны указать тип выполняемого вычисления.

Для удаления строки Групповая операция необходимо нажать еще

раз кнопку Групповая операция

Операции, допустимые в строке Групповая операция:

• Sum — сложение

• Avg — среднее значение

• Min - минимальное значение

• Мах - максимальное значение

• Count - количество записей, содержащих не пустые значения

• StDev - стандартное отклонение

• Var - дисперсия

• First - значение в первой записи

• Last — значение в последней записи

Группировка позволяет получить вычисляемую информацию о подгруппах записей в таблице. Также можно создавать группы внутри групп.

Можно выполнять итоговые операции и над вычисляемыми полями выборки. Чтобы включить в итоговый запрос выражение, добавьте в запрос вычисляемое поле и укажите тип итоговых вычислений, выполняемых над этим полем, выражения для вычисления могут содержать формулы, связанные арифметическими операторами. В качестве элементов формул могут использоваться поля, константы и функции. Использование круглых скобок позволяет изменить порядок вычислений в выражениях.

По умолчанию поля результирующей таблицы имеют те же наименования, что и поля исходной таблицы, а итоговым полям присваиваются наименования в соответствии с принятыми в системе соглашениями. Начальная часть имени обычно содержит имя итоговой операции, за которым следует имя поля, над которым эта операция выполняется. Для изменения наименования этого поля в строке Поле перед именем поля или выражения напечатайте новое поле и отделите его двоеточием. Имена полей в исходной таблице при этом останутся без изменения.

Дополнительные характеристики запроса можно задать вызвав бланк свойств запроса.

№16. Модифицирующие запросы: запросы создания таблиц, запросы удаления, запросы добавления, запросы замены.

Модифицирующие запросы

MS Access позволяет использовать запросы в -качестве инстру­мента для изменения содержимого таблиц. Этот инструмент позволя­ет одновременно обрабатывать большое количество записей и защи­щает от ошибок при обработке данных.

Типы модифицирующих запросов:

Запросы создания таблиц

Запросы удаления

Запросы добавления

Запросы замены

Изменения, происходящие в результате выполнения запросов этих типов, производятся в таблицах базы данных и являются необратимыми.

Поэтому перед выполнением модифицирующегося запроса реко­мендуется создавать резервные копии данных изменяемых таблиц, а также всех связанных с ними таблиц.

Чтобы создать один из типов модифицирующего запроса, не­обходимо:

1. Создать запрос на базе таблицы (таблиц)

2. Выбрать поля, которые необходимо модифицировать

3. Установить тип создаваемого запроса с помощью команд раз­дела меню Запрос.

Необходимо помнить, что при использовании запросов на удале­ние можно получить непредсказуемый результат, если:

• Таблица является частью отношения один -ко- многим

• В качестве условия обеспечения целостности данных исполь­зована опция Каскадное удаление связанных записей.

При использовании запроса добавления:

• Результирующая таблица может быть расположена в той же самой или другой базе данных.

• Записи в нее могут добавляться по условию.

• Если количество записей в исходной и результирующей таб­лицах различно, то MS Access определяет поля с одинаковыми именами и добавляет в них данные, а остальные игнорирует.

• Если имена полей в результирующей таблице отличаются от имен в исходной таблице, их необходимо указать в строке До­бавление.

Запросы обновления позволяют изменить значение выбранного поля по всем записям таблицы, удовлетворяющим определенным условиям.

Сохранение запросов

Для cохранения запроса выполните команду Файл/Сохранить как. Если будет совершена попытка закрыть не сохраненный запрос MS Access сам предложит вам это сделать.

Задайте имя запроса н нажмите кнопку ОК. Имя запроса не должно повторять имя таблицы.

При выполнении команды Открыть в окне базы данных MS Aссess запустит на выполнение запрос.

Если необходимо изменить запрос выберите его в окне базы данных и нажмите кнопку Конструктор. После внесения изменений можно запустить выполнение, запроса из окна конструктора, нажав кнопку Запуск.

№18. Создание формы,виды форм,назначение и печать.

Формы предназначены для ввода информации в базу данных, а также для изображения этой информации для последующего просмотра, изменения и печати.

MS Access позволяет разрабатывать формы, которые легко использовать, т.к. информация в них представлена в виде, удобном пользователю. Для создания нужной формы можно использовать различные элементы макета (текст, данные, рисунки, линии и цвет). Набор элементов и их расположение определяется пользователем.

Использование форм существенно упрощает ввод данных- В форме в режиме формы па экране изображаются все поля одной записи; в форме в режиме таблицы на экран выводятся все записи. Кроме того, использование форм повышает эффективность ввода данных, поскольку позволяет сэкономить время и избежать ошибок ввода.

Поля и прочие элементы в форме можно расположить в виде, наиболее удобном для ввода, изменения и просмотра записей. Конст­руктор форм MS Access позволяет разрабатывать формы, которые:

• используют при изображении данных различные шрифты, цвета, заливки и другие графические эффекты;

• выглядят, как знакомые бумажные бланки;

• выполняют вычисления;

• содержат диаграммы;

• изображают данные из нескольких таблиц;

• автоматизируют выполнение некоторых операций. Большая часть данных, представленных в форме, берется из таб­лицы или запроса, кроме того, форма может содержать постоянную информацию, не связанную ни с таблицей, ни с запросом, например, название и эмблему предприятия вверху формы. Сведения о постоян­ных элементах формы хранятся в макете формы.

Все данные в форме содержаться внутри элементов управления. Элементы управления - это объекты, размещенные в форме и предна­значенные для изображения данных или выполнения операций. Неко­торые элементы управления связаны с полями базовой таблицы или базового отчета, чтобы их можно было использовать для ввода значе­ний в эти поля или изображения значений из них.

Создание форм

Пользователь может создать форму с помощью или без помощи мастера по разработке форм. Мастера по разработке форм ускоряют процесс создания формы, поскольку выполняют за пользователя большую часть работы. Форму, созданную мастером, можно исполь­зовать в том виде, в котором она была создана, или улучшить путем внесения изменений.

В начале разработки формы для ввода или просмотра данных в базе данных необходимо связать форму с таблицей (запросом), кото­рая будет источником данных для этой формы. Если все данные нахо­дятся в одной таблице, в качестве источника данных необходимо вы­брать эту таблицу. Если данные содержаться в нескольких таблицах необходимо создать запрос, отбирающий нужные данные, и использовать этот запрос в качестве источника данных для формы.

Для создания формы в MS Access можно использовать:

Конструктор форм. В нем вы самостоятельно разрабатываете собственные экранные формы с заданными свойствами для просмотра ввода и редактирования данных.

Мастер форм. Позволяет достаточно быстро создать форму на основе выбранных полей.

Автоформа: в столбец. Позволяет автоматически создать форму с долями, расположенными в один столбец. Значение каждого поля располагается в отдельной строке. Одновременно изображается одна запись.

Автоформа: ленточная. Позволяет автоматически создать ленточную форму. Поля формы расположены в одну строку, что позволяет сочетать преимущества отображения данных в табличном виде и форме. Названия полей расположены сверху, как и в таблице, но каждое значение имеет свое поле для просмотра. На каждой странице размещено более двух записей, что позволяет их сравнивать. Недостатком ленточной формы является то, что с ней неудобно работать, когда ваша таблица содержит много полей.

Автоформа: табличная. Позволяет автоматически создать табличную форму. Табличная форма создается аналогично ленточной, но при запуске на формирование форма открывается в режиме таблицы. В отличии от ленточной формы, каждая запись находится на отдельной странице.

Диаграмма. Позволяет создать форму с диаграммой.

Сводная таблица. Позволяет создать форму со сводной табли­цей MS Excel.

Чтобы создать форму любым из этих способов необходимо:

1. Открыть окно базы данных-

2. В окне базы данных перейти на вкладку Формы.

3. Нажать кнопку Создать.

4. В открывшемся окне диалога Новая форма из списка спосо­бов создания формы выбрать требуемый вариант.

Для вариантов создания форм Автоформа: в столбец, Автофор­ма: ленточная, Автоформа табличная, Диаграмма в поле ввода под списком вариантов создания формы выберите из раскрывающего спи­ска таблицу, для которой создается форма.

Печать форм

Форму можно напечатать находясь в любом режиме окна формы или окне базы данных. Вид напечатанной формы зависит от режима, из которого она напечатана. Можно также изменять параметры печати.

Для того, чтобы начать печатать форму необходимо выбрать команду: Файл/Печать.

После этого откроется окно диалога Печать.

Кнопка Свойства предназначена для открытия окна свойств ва­шего принтера. Состав опций, доступных в этом окне, может сущест­венно меняться, если изменяется используемый принтер, или драйвер.

Кнопка Настройка открывает окно диалога, предназначенное для настройки параметров страницы.

Укажите в окне диалога Печать требуемое число копий, диапа­зон выводимых на печать страниц, и нажмите кнопку ОК.

Если требуется напечатать только одну запись, необходимо:

В режиме просмотра перейти па запись, которую требуется напечатать.

Выбрать команду Правка/Выделить запись.

Выбрать команду Файл/Печать.

В окне диалога Печать выбрать в разделе Печатать Выделен­ные записи.

Нажать кнопку ОК.

.Перед печатью большого количества страниц, можно проставить номера страниц, используя команду Вставка/Номера страниц. В открывшемся окне диалога Номера страниц, можно задать:

• Формат страницы

• Область, в которой будут печататься страницы

• Способ выравнивания

• Следует ли отображать номер на странице.

Напечатанная форма выглядит иначе, чем на экране, поэтому пе­ред печатью формы рекомендуется перейти в режим предварительно­го просмотра, чтобы увидеть, как будет выглядеть напечатанная фор­ма. Для этого необходимо выполнить команду Файл/Предварительный просмотр. Выход из режима предваритель­ного просмотра осуществляется нажатием кнопки Закрыть.

Находясь в режиме предварительного просмотра, можно переме­щаться по страницам с помощью кнопок, расположенных в нижней части экрана.

№19

Дата добавления: 2015-10-29