Создание таблиц в Microsoft Office Access

В Microsoft Office Access существует три основных способа создания таблиц:

­ в режиме конструктора;

­ в режиме таблицы;

­ на основе шаблона таблицы.

Способ создания новой таблицы выбирается на вкладке Создание в разделе Таблицы.

Создание таблиц в режиме конструктора

Вызов Конструктора можно осуществить:

­ вкладка Создание – группа Таблицы – Конструктор таблиц;

­ вкладка Главная – группа Режимы – Конструктор;

­ контекстное меню на заголовке открытой таблицы – Конструктор;

­ контекстное меню на названии таблицы – Конструктор.

В Конструкторе создается структура таблицы, т.е. задаются имена полей, выбирается тип данных для каждого поля, устанавливаются свойства полей.

В верхней части окна Конструктора вводятся имена, типы данных и описания полей. В нижней части окна отображаются свойства текущего поля. В правом нижнем углу выводится краткая информация о текущем поле или текущем свойстве поля.

Необходимо произвести следующие действия:

6. В верхней части окна Конструктора в столбце Имя поля ввести имена полей создаваемой таблицы. Имя поля может содержать русские, латинские буквы, цифры.

7. В столбце Тип данных выбрать из раскрывающегося списка тип данных для каждого поля таблицы. Всего можно использовать несколько типов данных: Текстовый, Числовой, Денежный, Счетчик, Поле Memo, Дата/Время, Логический, Гиперссылка, Поле объекта OLE, Вложение (для присоединения файлов таблиц, изображений диаграмм и т.п.), Мастер подстановок.

8. В столбце Описание можно ввести описание полей (не обязательно, эти сведения будут выводиться в строке состояния окна для текущего поля).

9. В нижней части панели окна задать свойства для каждого поля (или оставить значения свойств по умолчанию).

10. Создать ключевое поле: поместить курсор в нужное поле (для определения составного ключа выделить поля, составляющие ключ) и нажать кнопку

Повторное нажатие этой кнопки снимает с поля статус ключевого.

11. Сохранить таблицу, нажав кнопку Сохранить .

12. Перейти в режим Таблицы (кнопка ) и ввести данные.

Удалить созданную таблицу можно с помощью пункта Удалить в контекстном меню.

Создание таблиц в режиме таблицы

После выбора режима Таблица открывается пустая таблица, в которую сразу вводятся данные.

Поля таблицы имеют стандартные имена Поле1, Поле2 и т.д. Поля можно переименовать, дважды щелкнув по заголовку столбца или с помощью кнопки Переименовать столбец или выбрав соответствующую команду в контекстном меню.

Типы и свойства полей определяются автоматически.

Создание таблиц на основе шаблона таблицы

Сначала необходимо выбрать шаблон из предложенного списка шаблонов. После этого в открывшемся окне создаваемой таблицы оставить нужные поля: какие-то поля удалить (пункт меню Удалить в контекстном меню), какие-то переименовать.

Сохранить таблицу, задав ей имя.

Окончательно отредактировать структуру таблицы можно в конструкторе таблиц, перейдя в режим конструктора.

Создание полей подстановок

Поля подстановок используются для того, чтобы вводить в таблицу значения из заданного списка. Источником списка может быть таблица (запрос) или фиксированный набор значений.

Поле подстановок можно создать с помощью Мастера подстановок или используя вкладку Подстановка раздела Свойства поля.

Для создания поля подстановок с помощью Мастера подстановок необходимо выполнить одно из следующих действий:

1. в режиме Конструктор поместить курсор в нужное поле и в столбце Тип данных выбрать вариант Мастер подстановок;

2. в режиме Таблицы на вкладке Режим таблицы в группе Поля и столбцы нажать кнопку Столбец подстановок.

Далее нужно следовать указаниям Мастера подстановок.

Для создания поля подстановок с помощью вкладки Подстановка раздела Свойства поля, необходимо:

1. в режиме Конструктор поместить курсор в нужное поле, в разделе Свойства поля открыть вкладку Подстановка;

2. в строке Тип элемента управления выбрать вариант Поле со списком;

3. в строке Тип источника строк выбрать один из вариантов:

a. Таблица или запрос (для создания списка на основе таблицы или запроса);

b. Список значений (для создания фиксированного списка);

c. Список полей

4. в строке Источник строк:

a. для создания списка на основе таблицы или запроса выбрать нужную таблицу или запрос, затем щелкнуть по кнопке построителя запросов и в списке полей двойным щелчком выбрать нужное поле;

b. для создания фиксированного списка ввести список значений, разделяя их точкой с запятой.

Дата добавления: 2015-10-29