Ход выполнения работы. Практическая работа №13.

Практическая работа №13.

(ИКТ – 2 курс – о.о.)

Создание отчетов.

Цель: приобрести практические навыки по созданию разных отчетов с применением инструментальных средств их конструирования.

План:

1. Общие положения.

2. Автоматическое создание отчета на основе таблицы “Товары”.

3. Создание отчета с помощью Мастера.

4. Создание отчета на основе запроса.

5.

6. Добавление новой диаграммы в отчет.

Ход выполнения работы

1. Общие положения.

Одной из основных функций баз данных является предоставление информации по различным аспектам деятельности объекта, характеристики которого содержатся в таблицах баз данных. Такого рода информация должна поступать вовремя и быть надлежащим образом оформлена.

Отчеты — это объект MS Access, которые позволяют выбрать из базы данных необходимую информацию и оформить ее в виде документов, которые можно просмотреть и распечатать на принтере. Источником данных для отчетов служат таблицы и запросы.

В процессе конструирования отчета определяются состав и содержание его разделов, оформляются заголовки, подписи реквизитов, размещение вычисляемых реквизитов и выражения для их получения. При необходимости вывода в отчете сведений из нескольких таблиц в основу его конструирования может быть положен многотабличный запрос.

Все отчеты, создаваемые в MS Access, делятся на следующие категории:

· ленточные, в которых данные отображаются построчно в каждом отдельном столбце;

· столбцовые, в которые все поля отображаются в один столбец и выравниваются по левому краю;

· почтовые наклейки, предназначенные для печати почтовых наклеек в разнообразных форматах.

Отчеты можно создавать в режиме: Конструктор, Мастер отчетов, Мастер диаграмм и Автоотчеты.

2. Автоматическое создание отчета на основе таблицы “Товары”.

Автоотчет является средством создания отчета, в котором выводятся все поля и записи из базовой таблицы или запроса. Это один из быстрых способов создания нужного документа и не требующий особых временных затрат.

· Создадим отчет о товарах, которыми торгует фирма. Следовательно, отчет будет создаваться на основе таблицы Товары.

1. В окне базы данных выберите вкладку Отчеты.

2. Нажмите кнопку Создать.

3. В диалоговом окне Новый отчет выберите один из следующих мастеров: Автоотчет: ленточный — поля каждой записи образуют отдельную строку. Заголовки печатаются сверху на каждой странице.

4. Выберите таблицу Товары, содержащие данные, выводящиеся в отчете.

5. Нажмите кнопку OK. На экране появится отчет.

Microsoft Access применяет последний автоформат, использованный для создания отчета. Если вы ранее не создавали отчет с помощью мастера или не использовали команду Автоформат, будет применен стандартный автоформат. Для того чтобы изменить стиль Автоотчета выполните следующие действия:

1. На панели инструментов нажмите кнопку Автоформат , после чего откроется диалоговое окно Автоформат.

2. В списке стилей (Деловой, Обычный, Полужирный, Сжатый, Спокойный, Строгий) можно выбрать автоматическое оформление отчета.

3. Переключитесь с помощью кнопки Вид в режим Предварительный просмотр. Впредь все отчеты, созданные с помощью функции Автоотчет будут иметь тот стиль, который использовался в последний раз.

4. В меню Файл щелкните на кнопке Сохранить, введите имя отчета Наши товары и нажмите ОК.

3. Создание отчета с помощью Мастера.

1. Находясь во вкладке Отчеты, нажмите кнопку Создать.

2. В диалоговом окне Новый отчет выберите элемент Мастер отчетов.

3. Выберите из списка имя таблицы Клиенты, содержащей данные, по которым строится отчет. Нажмите кнопку ОК.

4. Определите поля из таблицы Клиенты, которые нужно включить в отчет: Фамилия, Должность, Адрес, Телефон. Нажмите кнопку Далее.

Примечание. Microsoft Access по умолчанию использует эту таблицу или запрос как базовый источник данных для отчета. Однако мастер позволяет изменить источник данных, и выбрать поля из различных таблиц или запросов.

5. Определите дополнительные уровни группировки по полю Фамилия. Для этого выделите поле Фамилия и перенесите его в правую часть окна Создания отчета с помощью кнопки >.

6. Мастер отчетов позволяет задать интервалы группировки. Нажмите на кнопку Группировка. Изменяя группировку можно влиять на способ группировки данных в отчете. Для создаваемого отчета выберите из списка Интервалы группировки вариант Обычный. Нажмите кнопку ОК. Нажмите кнопку Далее.

7. Сортировать записи мы не будем, поэтому пропустите окно сортировки и перейдите к следующему. Выберите вид макета отчета – блок инажмите кнопку Далее.

8. Выберите требуемый стиль по своему усмотрению. Нажмите кнопку Далее.

9. Задайте имя отчета - Наши клиенты. Нажмите кнопку Готово.

4. Создание отчета на основе запроса.

Представим, что нам необходимо распечатать информацию об общей сумме каждого заказа, сделанного клиентом. Это сделать на основе формы, где рассчитывались эти данные невозможно, поскольку отчет создается на основе таблиц или запросов.

Для того чтобы это проделать изучим процесс создания запроса с вычисляемым полем.

Дата добавления: 2015-10-29