Этапы проведения аудитов

1. Начало аудита:

· назначение руководителя аудиторской группы;

· определение объема, целей и критериев проверки;

· определение осуществимости проверки;

· создание аудиторской группы;

· установление первоначального контакта с проверяемой организацией.

Требования к аудиторам в России:

- высшее образование в конкретной области, которая будет в дальнейшем им проверяться;

- обучение правилам аудита (3 месяца);

- 4-5 стажировок по аудиту;

- сдача экзаменов в Госстандарте России с подачей личного заявления руководителю Центрального органа системы сертификации экспертов Госстандарта.

Требования к аудиторам за рубежом:

· высшее образование;

· 4 года опыта работы;

· 2 года опыта работы в области менеджмента качества;

· формальный тренинг-курс;

· опыт проведения консультаций;

· опыт проведения аудитов.

Личные качества аудитора:

- этичность, т.е. корректность, правдолюбие, искренность, честность и сдержанность;

- открытость, т.е. готовность рассмотреть альтернативные идеи или точки зрения;

- дипломатичность, т.е. тактичность и умение общаться с людьми;

- наблюдательность, т.е. способность активно осознавать физическое окружение и действия;

- восприимчивость (сила восприятия), т.е. способность воспринять ситуацию и понять её;

- приспособляемость, т.е. способность легко приспосабливаться к различным ситуациям;

- упорность, т.е. настойчивость, направленная на достижение целей;

- решительность, т.е. способность своевременного принятия решений, основанных на логической оценке и анализе;

- уверенность в себе, т.е. способность действовать и функционировать независимо в сообществе с остальными.

Руководитель группы аудиторов должен иметь дополнительный опыт в проведении проверок, т.е. иметь знания и навыки в проведении проверок. Обязанности руководителя группы аудиторов:

- планирование проверки и эффективное использование ресурсов в ходе проверки;

- представление аудиторской группы на переговорах с заказчиком проверки и проверяемой организацией;

- организация и руководство членами аудиторской группы;

- обеспечение руководства и контроля за аудиторами-стажерами;

- руководство аудиторской группой при вынесении заключения по результатам аудита;

- предотвращение и разрешение конфликтов;

- подготовка отчета о проверке.

Установление первоначального контакта с проверяемой организацией. Контакт может быть официальным или неофициальным. Цели:

- установление каналов связи с представителем проверяемой организации (по телефону, анкетированием, предварительным посещением);

- подтверждение полномочий на проведение аудита;

- предоставление информации по предполагаемым срокам аудита и составу группы;

- запрос доступа к соответствующим документам;

- определение применимых правил техники безопасности;

- подготовка мероприятий аудита;

- достижение соглашения о присутствии наблюдателей и необходимости в сопровождающих для аудиторской группы.

2. Рассмотрение документации -анализ соответствующих документов системы менеджмента (РК, процедуры), включая отчетные документы, и определение их адекватности.

Руководитель аудиторской группы принимает решение о продолжении процесса оценки или указывает организации на необходимость устранения недостатков.

3. Подготовка к проведению аудита на месте:

1) Подготовка плана аудита. План аудита - описание видов деятельности и мероприятий аудита.

Программа аудита -совокупность одного или нескольких аудитов, запланированных на конкретные сроки и направленных на достижение определенной цели.

Председатель комиссии подготавливает план аудита, в который входят:

- цели аудита;

- сроки и график проведения аудита, включая предварительное и заключительное совещание с руководством проверяемой организации и обзорное ознакомление группы с организацией;

- область аудита, включая идентификацию структурных подразделений проверяемой организации;

- даты посещения структурных подразделений, где будет проводиться аудит;

- объекты аудита;

- идентификация членов группы, ответственных за выполнение плана аудита;

- идентификация представителей проверяемой организации (лиц, сопровождающих экспертов);

- требования конфиденциальности.

Если применимо, план аудита также должен включать следующее:

- рабочий язык аудита и язык отчетных документов, если он отличается от языка аудитора и/или проверяемой организации;

- разделы аудиторского отчета;

- техническое обеспечение (поездки, оборудование на местах и т.д.).

План должен быть проанализирован и подписан руководителем службы качества в случае внутреннего аудита, руководителем органа по сертификации в случае сертификации и представлен проверяемой организации до начала проведения аудита на местах.

Главный аудитор заполняет бланки плана аудита системы менеджмента качества и за 7 дней направляет их начальнику проверяемого подразделения. При необходимости, начальник этого подразделения на основании этих данных организует самопроверку.

2) Распределение обязанностей в аудиторской группе. Руководитель аудиторской группы, путем консультаций с аудиторской группой, должен установить ответственность каждого члена группы за проверку конкретных процессов, функций, площадок, областей или действий.

3) Подготовка рабочих документов. Члены аудиторской группы должны подготовить рабочие документы, необходимые как ссылочный материал и для регистрации результатов аудита. Такие рабочие документы могут включать:

а) контрольные перечни (чек-листы) и планы выборки для аудита;

б) формы для регистрации информации, такой как дополнительные свидетельства, наблюдения аудита и протоколы совещаний.

Рабочие документы, включая записи по результатам их использования, должны храниться по крайней мере до окончания аудита. Документы, содержащие конфиденциальную или запатентованную информацию, должны храниться в течение всего времени членами аудиторской группы с соблюдением соответствующих требований безопасности.

Преимущества подготовки рабочих документов:

· подготовка чек-листов заставляет аудиторов тщательно изучить документацию;

· сокращается время на аудит;

· является «памяткой» при проведении аудита;

· следование чек-листу обеспечивает выполнение объема аудита;

· является отчетным документом для фиксирования наблюдений.

4. Проведение аудита на местах:

1) Проведение вступительного совещания. Предварительное совещание проводят под руководством главного аудитора с участием членов группы и руководства проверяемой организации.

Участники совещания должны быть зарегистрированы. Целью предварительного совещания является:

· подтверждение возможности реализации плана аудита;

· краткое изложение используемых методов и процедур аудита;

· установление официальных процедур взаимодействия между членами группы и сотрудниками проверяемой организации;

· обсуждение возникших вопросов.

На предварительном совещании ведущий аудитор:

· представляет участников комиссии с указанием их роли в проведении аудита;

· сообщает график проведения работ по аудиту, дату и время заключительного совещания и других мероприятий, касающихся аудита, таких как промежуточные совещания, проводимые комиссией и руководством проверяемой организации;

· знакомит с методами и процедурами аудита;

· согласовывает официальные каналы связи между комиссией и проверяемой организацией;

· сообщает порядок информирования проверяемой организации о ходе аудита;

· согласовывает использование ресурсов (материально-техническое обеспечение, транспорт, бытовые условия), необходимых для проведения аудита;

· подтверждает соблюдение комиссией требований конфиденциальности;

· информирует о правилах принятия решений по результатам сертификации;

· знакомит с правилами составления акта;

· информирует об условиях, при которых аудит может быть прекращен;

· информирует о задачах проверяемой организации и последующих действиях органа по сертификации в случае, если акт будет содержать несоответствия.

2) Связь в процессе аудита. Аудиторская группа должна периодически совещаться для обмена информацией, оценки хода аудита и, при необходимости, перераспределения обязанностей между аудиторами.

В процессе проведения аудита руководитель аудиторской группы должен периодически доводить до сведения проверяемой организации и заказчика аудита информацию о ходе аудита и любых проблемах, если это применимо. Любая проблема по вопросу, не входящему в объем аудита, должна быть отмечена и доведена до сведения руководителя аудиторской группы для возможного информирования заказчика аудита и проверяемой организации.

3) Роли и обязанности сопровождающих и наблюдателей. Сопровождающие и наблюдатели не должны влиять или вмешиваться в проведение аудита. В их обязанности может входить следующее: организация посещений конкретных мест на площадке или в организации; обеспечение ознакомления и соблюдения членами аудиторской группы правил, касающихся техники безопасности на местах и охранных процедур; выступление в качестве свидетеля по поручению проверяемой организации; разъяснение или помощь в сборе информации.

4) Сбор и проверка информации. Аудиторы собирают и проверяют информацию, касающуюся области и объектов аудита, включая информацию о взаимодействии подразделений предприятия и процессов системы менеджмента качества. В качестве источников информации используют:

· интервью с персоналом;

· собственные наблюдения экспертов за деятельностью персонала, функционированием процессов, условиями труда и состоянием рабочих мест;

· данные обратной связи от потребителей;

· документы системы менеджмента качества регламентирующего характера, такие как политика и цели в области качества, руководство по качеству, планы по качеству, процедуры предприятия, регламенты, положения, договоры, контракты и др.;

· документы, содержащие данные (записи) о процессах, такие как акты (отчеты) по внутренним аудитам, отчеты об анализе со стороны руководства, протоколы испытаний продукции, решения совещаний по проблемам качества, информация по результатам мониторинга и измерений продукции и процессов, рабочие журналы, формы, бланки и др.;

· данные обзоров, анализов результативности функционирования системы менеджмента качества;

· результаты оценки и рейтинги поставщиков.

Дата добавления: 2015-07-08