Схема разработки, утверждения, издания, рассылки и хранения

внутреннего нормативного документа

Этап	Инициирующее действие, исходные данные	Свидетельство выполнения
Принятие решения о разработке	Новый процесс в деятельности организации	Распоряжение, план работ
Разработка проекта	Нормативные документы	Проект
Согласование проекта	Лист согласования, список согласователей	Подпись, замечание, предложение
Окончательная редакция	Замечания	Подпись руководителя
Утверждение, идентификация	Лист согласования, согласованный проект	Гриф утверждения, распорядительный документ
Издание	Решение о тираже и адресатах	Экземпляры документа

Перед утверждением документа целесообразно провести его предварительное апробирование на рабочих местах в подразделении непосредственным исполнителем с целью оценки применимости. Предварительное апробирование позволяет выявить несоответствия до момента утверждения документа и способствует лучшему освоению в подразделениях документов СМК.

Организация работ с документами СМК должна гарантировать, что:

· документы находятся в наличии в подразделениях и на рабочих местах, где выполняются операции, оказывающие решающее влияние на качество;

· документы легко доступны для специалистов-адресатов (исполнителей) и в тоже время защищены от посторонних лиц;

· устаревшие документы незамедлительно изымаются из соответствующих компонентов документации и из употребления.

Для облегчения внутреннего документооборота необходимо разработать систему кодирования и соответствующей индексации документов. Рекомендуется разработать перечень внутренних нормативных документов СМК, с помощью которого можно было бы вести их учет и контроль за статусом пересмотра с целью поддержания в актуальном состоянии.

Процесс управления документами СМК должен состоять из следующих этапов:

· утверждение документов (для внутренних документов);

· поступление документов в организацию (для внешних документов);

· учет, регистрация, идентификация документов;

· определение оригинала документа;

· определение контрольного экземпляра документа;

· определение адресатов, кому должен быть направлен документ;

· тиражирование документа;

· присвоение учтенных номеров учтенным экземплярам документа;

· рассылка учтенных экземпляров документа;

· ознакомление персонала с документами,

· хранение оригинала документа;

· хранение контрольного экземпляра документа;

· аннулирование, изъятие и хранение аннулированных документов.

Управление изменениями документов осуществляется по аналогичному алгоритму.

Дата добавления: 2015-07-08