Администрация города красноярска

РАСПОРЯЖЕНИЕ

07.05.2014

№ 150-р

Об утверждении Инструкции по делопроизводству

в администрации города Красноярска

В целях совершенствования и повышения эффективности документационного обеспечения управления в администрации города, на основании Государственных стандартов Российской Федерации Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», приказа Федерального архивного агентства от 23.12.2009 № 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», в соответствии со статья- ми 41, 58, 59 Устава города Красноярска:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации города Красноярска согласно приложению.

2. Руководителям органов администрации города обеспечить порядок подготовки, систематизации и сохранности документов, соблюдение правил их оформления в соответствии с утвержденной Инструкцией по делопроизводству в администрации города Красноярска, ознакомить работников возглавляемых ими органов с положениями настоящей Инструкции.

3. Признать утратившими силу:

постановление администрации города от 30.12.2004 № 610 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Красноярска»;

пункт 1 постановления администрации города от 28.04.2005 № 266 «О внесении изменений в постановления администрации города от 31.12.2004 № 610 и от 21.03.2005 № 131»;

распоряжение первого заместителя Главы города от 28.05.2009 № 33-орг «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в администрации города Красноярска»;

пункт 5 распоряжения первого заместителя Главы города от 23.07.2009 № 47-орг «Об утверждении Инструкции по рассылке информационных сообщений в электронном виде»;

распоряжение администрации города от 19.05.2010 № 38-орг «О порядке организации контроля за исполнением поручений Главы города»;

распоряжение администрации города от 07.12.2011 № 173-р «О порядке применения факсимильной подписи Главы города»;

распоряжение администрации города от 26.02.2013 № 37-р «О внесении изменений в постановление администрации города от 30.12.2004 № 610».

4. Управлению делами, управлению информатизации и связи администрации города обеспечить размещение утвержденной Инструкции по делопроизводству в администрации города на портале администрации города.

5. Настоящее распоряжение вступает в силу по истечении 30 дней с даты его принятия.

6. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на первого заместителя Главы города – руководителя департамента Главы города.

Глава города

Регистрируемые документы сканируются, проставляется штамп установленного образца в правом нижнем углу первого листа документа, на котором указываются очередной порядковый номер в пределах календарного года, дата поступления.

Поступившая служебная корреспонденция в день ее получения заносится в электронную базу данных отдела документооборота, после чего заводится регистрационная карточка в электронном виде и на бумажном носителе.

Нерегистрируемые – газеты, журналы, брошюры, книги, сводки, статистические отчеты, пригласительные билеты и другая ежедневная корреспонденция, не подлежащая возврату в Управление делопроизводства.

Например, журнал регистрации обязательств:

ЖУРНАЛ

регистрации обязательств

┌─────────┐

│ КОДЫ │

├─────────┤

Форма по ОКУД │ 0504064 │

├─────────┤

Дата открытия │ │

├─────────┤

Дата закрытия │ │

├─────────┤

Учреждение ______________________________________ по ОКПО │ │

├─────────┤

Структурное подразделение _______________________ │ │

├─────────┤

Единица измерения: руб. по ОКЕИ │ 383 │

└─────────┘

Документ	Номер счета бухгалтерского учета	Сумма	Дата	Примеча- ние
наименование	дата	номер	постановки на учет	снятия с учета

Исполнитель _____________ ___________ _______________________

(должность) (подпись) (расшифровка подписи)

"__" ______________ 20__ г.

Исходящий документ – документ, отправляемый из организации. Гербовые бланки Исполнительного комитета, утвержденные распоряжением Руководителя Исполнительного комитета, хранятся в отделе документооборота, подлежат учету и выдаются сотрудниками отдела помощникам (референтам) Руководителя Исполнительного комитета, первых заместителей, заместителей Руководителя и руководителя аппарата Исполнительного комитета под роспись в специальном журнале с указанием порядкового номера, проставленного нумератором. Уничтожение бланков осуществляется по акту. Гербовые бланки должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам. Руководители комитетов, управлений, отделов Исполнительного комитета осуществляют ведение делопроизводства на бланках установленного образца.

Право подписи на служебных бланках структурных подразделений Исполнительного комитета имеют руководители (их заместители), а также иные должностные лица структурных подразделений, наделенные правом соответствующей подписи.

При приеме исходящих документов для регистрации или для передачи на подпись Руководителю Исполнительного комитета отделом документооборота проверяется наличие визы руководителя структурного подразделения на обратной стороне бланка, правильность оформления документа, наличие правок корректора, а также наличие на втором экземпляре следующих реквизитов: наименования адресата, подразделения, должность, Ф.И.О. исполнителя, контактный телефон, визы руководителя подразделения, курирующего заместителя Руководителя Исполнительного комитета или руководителя аппарата Исполнительного комитета, исходящий номер и дата документа, на который дается ответ (например, на № ___ от ____).

Например, бланк извещения об осуществлении расчетов между организациями является исходящим документом.

ИЗВЕЩЕНИЕ N ______

┌─────────┐

│ КОДЫ │

├─────────┤

Форма по ОКУД │ 0504805 │

├─────────┤

от "__" ________ 20__ г. Дата │ │

├─────────┤

по ОКПО │ │

├─────────┤

Учреждение (отправитель) __________________________ главы по БК │ │

├─────────┤

по ОКПО │ │

├─────────┤

Учреждение (получатель) ___________________________ главы по БК │ │

└─────────┘

Настоящим подтверждается осуществление расчетов между учреждениями с

отражением следующих записей:

Содержание записи	Учреждение (отправитель)	Учреждение (получатель)
номер счета	сумма, руб.	номер счета	сумма, руб.
дебет	кредит	дебет	кредит
1.
Итого	X	X		X	X

┌─────┬──────┬───────────┬─────┬──────┬──────────┐

Обороты в журнал │ │ │ │ │ │ │

операций │ │ │ │ │ │ │

├─────┼──────┼───────────┼─────┼──────┼──────────┤

│ │ │ │ │ │ │

├─────┼──────┼───────────┼─────┼──────┼──────────┤

│ │ │ │ │ │ │

├─────┼──────┼───────────┼─────┼──────┼──────────┤

│ │ │ │ │ │ │

└─────┴──────┴───────────┴─────┴──────┴──────────┘

Приложение: ____________ документов

Отправитель Получатель

Руководитель Руководитель

учреждения учреждения

(уполномо- (уполномо-

ченное лицо) _________ ____________ ченное лицо) _________ ____________

(подпись) (расшифровка (подпись) (расшифровка

подписи) подписи)

Главный бухгалтер Главный бухгалтер

учреждения учреждения

(уполномо- (уполномо-

ченное лицо) _________ ____________ ченное лицо) _________ ____________

(подпись) (расшифровка (подпись) (расшифровка

подписи) подписи)

"__" _______________ 20__ г. "__" _______________ 20__ г.

Внутренние документы оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 без использования гербовых бланков с указанием должности подписавшего (заместители Руководителя Исполнительного комитета или руководитель аппарата Исполнительного комитета) и расшифровкой подписи. Указание руководителя структурного подразделения и исполнителя на 1-м экземпляре внутреннего документа не допускается. Второй и третий экземпляры внутреннего документа готовятся, так же как и исходящие документы. Например, акт о списании материальных запасов является внутренним документом. Об этом говорит использование стандартных листов бумаги формата А4.

Руководитель ___________ ______________

учреждения (подпись) (расшифровка подписи)

"__" _____________ 20__ г.

АКТ О СПИСАНИИ МАТЕРИАЛЬНЫХ ЗАПАСОВ

┌─────────┐

│ КОДЫ │

├─────────┤

Форма по ОКУД │ 0504230 │

├─────────┤

от "__" ________ 20__ г. Дата │ │

├─────────┤

Учреждение ______________________________________ по ОКПО │ │

├─────────┤

Структурное подразделение _______________________ │ │

├─────────┤

Материально ответственное лицо __________________ │ │

└─────────┘

Комиссия в составе ________________________________________________________

(должность, фамилия, инициалы)

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

назначенная приказом (распоряжением) от "__" ___________ 20__ г. N ________

произвела проверку выданных со склада в подразделения материальных запасов

и установила фактическое расходование следующих материалов:

Материальные запасы	Еди- ница изме- рения	Норма рас- хода	Фактически израсходовано	Направление расхода	Бухгалтерская запись
наименование материала	код	дебет	кредит
коли- чество	цена, руб.	сумма, руб.

Форма 0504230 с. 2

Материальные запасы	Еди- ница изме- рения	Норма рас- хода	Фактически израсходовано	Направление расхода	Бухгалтерская запись
наименование материала	код	дебет	кредит
коли- чество	цена, руб.	сумма, руб.
Итого

┌──────────────┐

│┌────────────┐│

Всего по настоящему акту списано материалов на общую сумму ││ ││

│└────────────┘│

└──────────────┘

________________________ руб.

(сумма прописью)

Заключение комиссии: ______________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Председатель комиссии: _______________ ____________ _______________________

(должность) (подпись) (расшифровка подписи)

Члены комиссии: _______________ ____________ _______________________

(должность) (подпись) (расшифровка подписи)

_______________ ____________ _______________________

(должность) (подпись) (расшифровка подписи)

_______________ ____________ _______________________

(должность) (подпись) (расшифровка подписи)

_______________ ____________ _______________________

(должность) (подпись) (расшифровка подписи)

"__" _____________ 20__ г.

С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

Номенклатура дел – систематизированный (упорядоченный по логическому и функциональному принципу) перечень заголовков дел, заводимых в органах исполнительной власти с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Номенклатура дел – это классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться:

– положением об органе исполнительной власти и его структурных подразделениях;

– штатным расписанием;

– планами и отчетами о работе;

– перечнями документов с указанием сроков их хранения;

– номенклатурами дел за предшествующие годы (изучаются вид документа, их состав и содержание).

Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в архивную службу на согласование.

Например, номенклатура дел УСЗН Администрации Октябрьского района в г. Красноярске:

_________________________________________

(наименование структурного подразделения)

Номенклатура дел

На ___ год

		УТВЕРЖДАЮ
		Руководитель УСЗН Октябрьского района в г. Красноярске
		_______________
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ на 2014 год		«___» ________________ 2014
Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел	Срок хранения дела и № статей по перечню	Примечание

Наименование должности руководителя

структурного подразделения подпись расшифровка подписи

Согласовано

Наименование должности

руководителя архивной службы подпись расшифровка подписи

Дата

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году в структурном подразделении

По срокам хранения	Всего	В том числе
переходящих	с отметкой ЭК
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет) включительно
ИТОГО:

Наименование должности ответственного

за делопроизводство подпись расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в архивную службу

Наименование должности

передавшего сведения подпись расшифровка подписи

Дата

Работа любого государственного или муниципального учреждения направлена, в конечном счете, на достижение цели – принятие управленческих решений. Для того, чтобы принимаемые решения были максимально эффективны, нужно с наибольшей эффективностью образовать и сам процесс. Исходными данными для принятия управленческих решений были и остаются документы. В виде документов представляются и необходимая информация и сами решения.

Дата добавления: 2015-07-08