Информационные w> технологии ч бухгалтерскою учета, 2 страница

■ учет операций;

■ расчеты;

■ основные средства;

■ заработная плата;

■ материалы;

■ баланс;

• налоги.

Другим примером служит контур учета в многопользовательс­кой сетевом комплексе полной автоматизации предприятия «Га­лактика»! который ориентирован на средние и крупные предпри­ятия. Здесь состав функциональных подсистем следующий:

■ учет материальных ценностей;

■ учет основных средств и нематериальных активов;

■ учет труда и заработной платы;

■ учет банковских, кассовых и валютных операций;

■ учет фактических затрат;

■ сводный учет и консолидированная отчетность.

Состав функциональных подсистем может быть дополнен в за­висимости от специфики ведения бухгалтерского учета в опреде­ленной отрасли.

Все чаще функциональные подсистемы бухгалтерского учета становятся составной частью комплексных систем автоматизации предприятия. Внедрение таких систем характерно для предприя­тий среднего и крупного бизнеса. Дальнейшее развитие экономи­ческих информационных систем связано с разработкой корпора­тивных систем управления, в которых бухгалтерские информаци­онные системы являются одной из основных подсистем.

Состав обеспечивающих подсистем не зависит от выбранной Предметной области. Он может варьироваться в зависимости от сложности информационной системы. При выборе информаци­онной системы следует иметь в виду, что чем более полно пред­ставлен состав обеспечивающих подсистем, тем более качествен­ней является информационная система. Однако это в свою оче­реди влияет на ее цену.

Обеспечивающая часть способствует эффективному функци­онированию системы в целом и ее отдельных подсистем. Обеспе­чивающие подсистемы можно подразделить на подсистемы, обес­ценивающие функционирование системы в целом, и подсистемы, обеспечивающие ее информационную часть (рис. 1.5). Все обес­печивающие подсистемы связаны между собой и с функциональ­ными подсистемами.

Подсистема организационно-правового обеспечения представ­ляет собой совокупность организационных и правовых актов, рег­ламентирующих разработку, внедрение и функционирование И С.

Информационная часть

Подсистема кадрового обеспечения решает вопросы определе­ния потребности в кадрах, количественного и качественного со­става работников в различных звеньях системы, подбора и расста­новки их на этапах проектирования, внедрения и функциониро­вания ИС. Кадровое обеспечение определяет должностные инст­рукции и уровень квалификации исполнителей, участвующих в функционировании ИС.

Обеспечивающие подсистемы

Функционирование ИС в целом

Организационно-правовое обеспечение

Кадровое обеспечение. Научное обеспечение Экономическое обеспечение Эргономическое обеспечение

Информационное обеспечение

Техническое обеспечение Математическое обеспечение Программное обеспечение

Технологическое обеспечение Лингвистическое обеспечение

Ряс. 1.5. Классификация обеспечивающих подсистем ИС

Подсистемы научного и экономического обеспечения призва­ны выполнять задачи, связанные с разработкой критериев опти­мальности и эффективности системы, эффективности от внедре­ния новейших достижений науки и техники, новой информаци­онной технологии проектирования, а также определения основ­ных направлений дальнейшего развития и совершенствования системы.

J

Эргономическое обеспечение представляет собой совокупность методов и средств, создающих оптимальные условия для исполь­зования информационной системы на рабочем месте специалис­та, для быстрейшего освоения информационной технологии, ка­чественной и безошибочной работы с ИС. Например, оптималь­ное размещение средств вычислительной техники на рабочем ме­сте специалиста очень важно для экономических информацион­ных систем, работающих в режиме реального времени. Это харак-
дерно для банковских, налоговых и других ИС, где ведется обслу- л щряяи е клиентуры в момент ее присутствия.

В составе эргономического обеспечения важное место занима­ют государственные стандарты по эргономике и инженерной пси­хологии, отраслевые стандарты, специализированные методики по эргономической оценке периферийных технических средств и другие норматив но-методические документы.

Подсистема информационного обеспечения является одной из важнейших и включает в себя всю совокупность информации, циркулирующую на объекте, а также отражает процессы ее сбо­ра, преобразования и использования и служит основой связи объекта с внешней средой.

Подсистема технического обеспечения представляет собой ком­плекс технических средств (КТС), техническую документацию, методические и руководящие материалы по использованию КТС. Основой этой подсистемы служит комплекс технических средств, обеспечивающих сбор, регистрацию, передачу, арифметическую Я логическую обработку, накопление, хранение и выдачу инфор­мации пользователю ИС. Центральным элементом КТС является компьютер.

Подсистема математического обеспечения состоит из совокуп­ности математических методов, моделей и алгоритмов обработки информации, используемых при создании системы.

Подсистема программного обеспечения включает в себя все многообразие типовых и стандартных программ и процедур, па­кетов прикладных программ (ППП), реализующих решение задач и» компьютере для всех функциональных подсистем ИС.

Технологическое обеспечение — совокупность проектных реше­ний, определяющих технологию обработки информации на всех Технологических этапах:

■ сбора и регистрации первичной информации;

Р подготовки и контроля файлов и баз данных;

• передачи информации;

■ арифметической и логической обработки;

■ накопления и хранения;

■ выпуска выходных документов.

Подсистема лингвистического обеспечения представляет собой совокупность научно-технических терминов и языковых средств, используемых в целях облегчения общения персонала с компью­терами и другими средствами вычислительной техники.

Состав обеспечивающих подсистем определяется на этапе про­ектирования информационной системы и может быть различным в зависимости от целей и задач автоматизации экономического объекта. Однако надо иметь в виду, что функционирование инфор­мационных систем невозможно, если отсутствует хотя бы одна из трех основных обеспечивающих подсистем: информационное обеспечение (ИО), техническое обеспечение (ТО), программное обеспечение (ПО). Эти три обеспечивающие подсистемы являют­ся основой любой информационной системы.

ШЯШ 1.6. Характеристика основных обеспечивающих подсистем информационной системы

1.6.1. Информационное обеспечение_________________

Внемашинное

Локальные файлы

Базы и банки данных

Базы знаний

В теории автоматизированных систем обработки экономичес­кой информации информационное обеспечение (ИО) принято де­лить на внемашинное, представляемое в виде, удобном для воспри­ятия человеком, и внутримашинное, связанное с хранением, по­иском и обработкой информации (рис. 1.6).

Информационное обеспечение

Внутримашинное

Система показателей производственно- хоэяйстйенкой деятельности экономического объекта

■ Система классификации и кодирования информации

Унифицированная система документации

Схемы внешних и внутренних информационных потоков объекта

Рис. 1.6. Состав информационного обеспечения

₍{{домашинное ИО включает в себя разработку систем класси­фикаций и кодирования информации, применение унифицирован- jUix форм первичной документации, системы показателей, проек­тирование схем внешних и внутренних информационных потоков объекта управления.

Система показателей представляет собой упорядоченную со­вокупность взаимосвязанных показателей, характеризующих за­кономерности производственно-хозяйственной деятельности эко­номического объекта. Система показателей является методологи­ческой основой всей системы сбора и обработки экономической информации.

С информационной точки зрения показатели рассматривают­ся с трех основных позиций: прагматической, семантической и синтаксической.

Прагматический аспект рассматривает систему показателей «позиции ее практической полезности и ценности для потреби­теля. Прагматическое изучение информации позволяет устано- деть состав показателей, необходимых для формирования и при­нятия управленческих решений на различных уровнях управле­ния, разработать унифицированную систему показателей и до­кументов на входе и выходе информационной системы экономи­ческого объекта.

Семантический аспект при изучении системы показателей дает возможность раскрыть ее содержание, вскрыть отношения меж­ду смысловыми значениями информации.

> Синтаксический аспект рассматривает отношение между зна­ками независимо от содержания информации и характера ее ис­пользования. При этом исследуются закономерности образова­ния информационных совокупностей: показателей из реквизи­тов, документов из показателей, агрегированных показателей из *вХодных. Количественная оценка информации на синтаксичес­кой этапе исследования позволяет получить данные для описа­ния процессов преобразования информации, выбора рациональ­ных маршрутов движения документов и технологических вари­антов их обработки, для построения макетов структуры инфор­мационных файлов.

Изучение системы показателей производственно-хозяйствен­ной Деятельности экономического объекта с различных точек зре­ния дает возможность выявить состав показателей и их структу­ру. закономерности их преобразования, объемно-временные и качественные характеристики (полноту, достоверность, своевре­менность, точность), а также способы их получения, обработки и последующего использования.

Для однозначного описания данных, эффективного поиска и идентификации в электронной памяти компьютерной информа­ционной системы объекта используются соответствующие сред­ства классификации и кодирования информации.

Классификацией информации называется упорядоченное рас­положение значений единиц информации. Система классифика­ции характеризуется как совокупность правил и результат деле­ния заданного множества на подмножества по одному или несколь­ким признакам. Полученные в результате деления подмножества называют классификационными группировками: классы, подклас­сы, группы, подгруппы и др.

Ступень классификации определяет этап деления заданного информационного множества на подмножества, а число ступеней отражает глубину классификации.

После классификации выполняется кодирование информаци­онных единиц, согласно выбранной системе, в результате чего оп­ределенные условные обозначения присваиваются конкретным элементам экономических номенклатур (табельные номера работ­ников, номенклатурные номера готовой продукции, аналитичес­кие счета учета материальных ценностей и др.). При кодировании экономической информации на практике в большинстве случаев применяются порядковый, серийный и позиционный коды.

Код (кодовое обозначение) — условное обозначение единицы информации с помощью цифр или букв, присвоенное в соответ­ствии с принятой системой кодирования информации.

Порядковая система кодирования предполагает последователь­ное присвоение единицам информации кодов, которые выража­ются числами натурального ряда в возрастающем или убывающем порядке либо алфавитными символами. Порядковую систему ко­дирования рекомендуется использовать для небольших, простых и стабильных номенклатур, например категорий работников, ви­дов образования, единиц измерения и т п.

Серийная система кодирования предусматривает разделение множества единиц информации на отдельные группы по задан­ному признаку и присвоение им серии кодов с учетом резерва (свободных кодов) на случай расширения экономических номен­клатур.

I Позиционная (разрядная) система кодирования применяет­ся при строго иерархической структуре информационного мно­жества, что предусматривает классификацию по ряду призна­ков. При этом каждому признаку выделяется строго определен­ное число разрядов в коде. Позиционная система используется для кодирования больших и сложных номенклатур с большим количеством признаков. Например, при построении классифи­катора работников учитываются следующие независимые клас­сификационные признаки (фасеты): пол, возраст, образование и АР- (Р^ис- 1-7).

Фасет 1

Фасет 2

Фасет 3

XX

Идентификационный блок

XXX

| Пол

Возраст

Образование

Личный номер работника

Рис. 1.7. Структура кода работника в позиционной (разрядной) системе

кодирования

Достоинством позиционного кода является четкое выделение каждого классификационного признака, стройность и логичность построения, удобство компьютерной обработки. К недостаткам кеда относится его большая длина.

Для кодирования некоторых номенклатур используется систе- Ш повторения, при которой в коды включаются цифровые или буквенно-цифровые обозначения, непосредственно характеризу­ющие данный объект (размер, вес, возраст и т. п.). Например, при кодировании балансовых счетов и субсчетов применяются кодо­вые обозначения, соответствующие Плану счетов бухгалтерского Учета {табл. 1.1).

При комбинированной системе кодирование информации осу­ществляется одновременно по нескольким системам, например позиционной и серийной, позиционной и системе повторений и АР. Комбинированную систему целесообразно использовать для *®АИрования сложных номенклатур.

А.

Таблица l.J

Структура позиционного кода субсчета

Синтетический счет	Номер счета	Номер и наименование субсчета	Кодовое обозначение
Материалы		1. Сырье и материалы
		2. Покупные полуфабрикаты
		3. Топливо
		4. Тара и тарные материалы
		5. Запасные части
		6. Прочие материалы
		7. Материалы, переданные в переработку на сторону
		8. Строительные материалы
		9. Инвентарь и хозяйтсвенные принадлежности

При построении кодов учитывается ряд требований. Коды дол­жны быть минимальными по длине, максимально логичными по структуре, легко воспринимаемыми зрительно, обеспечивать удоб­ство и эффективность обработки информации, автоматическую группировку и получение итогов по нужным классификационным признакам, быстрый поиск данных.

Таблица соответствия единиц информации и их кодовых обо­значений называется классификатором. Классификатор исполь­зуется для выполнения функций однозначного обозначения объек­тов, для обеспечения возможности группировки информации по ряду признаков, для минимизации объемов хранимых данных в информационной базе системы, для ускорения процедур поиска и обмена данными в компьютерной среде.

В зависимости от сферы применения классификаторы можно разделить на международные, единые для страны, отраслевые и локальные классификаторы предприятий и организаций.

Международные классификаторы входят в состав системы международных экономических стандартов (СМЭС) и обязатель­ны для передачи информации между организациями разных стран мирового сообщества. В состав СМЭС входят классификации

Организации Объединенных Наций (ООН) и ее специализирован­ных образований, в том числе:

■ международная стандартная отраслевая классификация всех видов экономической деятельности (МСОК);

• международная стандартная торговая классификация (МСТК);

■ классификация основных продуктов (КОП);

■ классификация продовольственных и сельскохозяйственных организаций и др.

Единые общероссийские классификаторы применяются во всех отраслях при обмене информацией между системами управ­ления различных уровней. Их разработкой занимается Госстан­дарт РФ- В составе общероссийских классификаторов важное ме­сто занимают:

■ общероссийский классификатор предприятий и организа­ций (ОКПО);

• общероссийский классификатор управленческой докумен-

, тации (ОКУД);

■ общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ);

_f, ■ совокупность обозначений административно-территориаль­ных объектов (СОАТО);., • общероссийский классификатор форм собственности (ОКФС);

■ общероссийский классификатор видов экономической дея­тельности (ОКВЭД);

■ общероссийский классификатор промышленной и сельско­хозяйственной продукции (ОКП) и др.

Рассмотрим для примера состав, структуру и назначение двух общероссийских классификаторов ОКП и ОКПО.

Общероссийский классификатор промышленной и сельскохозяй­ственной продукции (ОКП) включает в себя систематизированный свод кодов и наименований продукции, выпускаемой в стране в соответствии с утвержденными стандартами и техническими ус­ловиями. Он используется при выполнении расчетов в планирова­нии, учете, статистике и анализе деятельности объектов. Структу­ра кода промышленной и сельскохозяйственной продукции пред­ставлена на рис. 1.8.

Вся продукция на основе соответствующих признаков распре­деляется на классы, подклассы, группы, подгруппы и виды. Виды получают дальнейшую конкретизацию в полной ассортиментной номенклатуре. Полная длина кода продукции состоит из 11 зна­ков, 6 из которых отведены для высших классификационных груп­пировок, 4 выделены для низших группировок и 1 разряд предназ­начен для контрольного числа.

Высшие классификационные группировки	Низшие классификационные группировки	Контрольное число
Класс	Подкласс	Группа	Подгруппа	Вид
XX	X	X	X	X	хххх	X

Рис. 1.8. Структура кода промышленной и сельскохозяйственной продукции

Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО) состоит из блоков идентификации, наименования объектов и классификации. В блоке идентификации расположен регистраци­онный номер, который присваивается объекту в зависимости от его принадлежности к отрасли и закрепляется за ним на все время его функционирования. Регистрационные номера предприятий и орга­низаций являются едиными для всех объектов. Блок наименования объектов включает в себя полное наименование предприятия или организации, принятое в официальном документе (уставе или пас­порте), с указанием его местонахождения. Классификационный блок состоит из признаков ведомственной подчиненности, территориаль­ной и отраслевой принадлежности. Комплексное использование при­знаков классификационного блока позволяет решать широкий круг задач планирования, учета и анализа деятельности объектов.

Отраслевые классификаторы разрабатываются министерства­ми, ведомствами, научно-производственными объединениями и отражают отраслевую специфику классифицируемой информа­ции. Примером отраслевого классификатора является классифи­катор товаров, разработанный в проектно-технологическом и производственном объединении по внедрению автоматизирован­ных систем управления торговли.

Классификатор товаров используется в торговле и включает в себя кодовые обозначения товарных групп, подгрупп и наимено­вания товаров. Кодовые обозначения товарных групп построены по порядковой системе кодирования, длина кодового обозначения составляет два знака. При систематизации товарных групп учиты­вается их последовательность в алфавитном порядке.

В (сачестве примера в табл. 1.2 приведен фрагмент кодового обо- дИ»иеНИЯ товарных групп. В составе каждой группы выделены под­группы, например, в группу «Молочная продукция» входят йогур- ТИ, кефир, молоко, сметана, творог и другие виды.

Таблица 1.2 Фрагмент классификатора товарных групп

Наименование товарной группы	Кодовое обозначение
L Колбасные изделия 2, Кондитерские изделия ХЛикероводочиая продукция 4>Молочные продукты 4.1Мясопродукты Хлебобулочные изделия	10 20 30 40 50 60

f?* Количество подгрухш в группе товаров иногда превышает 100 на­именований, поэтому для кодирования подгрупп используются ко­довые обозначения, имеющие три знака. Структура классифика­тора товаров построена с учетом иерархической системы класси­фикации и представлена на рис. 1.9.

* '

.м»

XX

XXX

Наименование товара

Подгруппа

Группа

₍ Рис. 1.9. Структура классификатора товаров

* ' Наличие общероссийских, отраслевых классификаторов не •включает применение локальных классификаторов предприятий ^организаций. При проектировании ИО для каждого экономичес- wto объекта составляется перечень необходимых локальных клас­сификаторов, подлежащих разработке с учетом специфических "^обенностей конкретного объекта.

Комплекс взаимосвязанных общероссийских, отраслевых и локальных классификаторов технико-экономической информа­ции, приспособленный для непосредственной обработки сред­ствами вычислительной техники, составляет единую систему классификации и кодирования — ЕСКК ТЭИ. В Госкомстате РФ для обеспечения информационной совместимости классифика­торов и их взаимодействия на разных уровнях управления эко­номикой используется автоматизированная система ведения классификаторов.

Система документации является основой информационного обеспечения любого уровня и представляет собой совокупность документов, циркулирующих на объекте. В ее составе выделяют­ся системы первичной и результатной (выходной) документации

При проектировании система документации должна отвечать следующим основным требованиям:

■ содержать минимальный объем исходных данных, необхо­димых для получения максимальной результатной информа­ции, используемой для управления объектом;

■ использоваться для обслуживания всех звеньев и видов хо­зяйственного руководства;

■ содержать своевременные и достоверные данные о деятель­ности объекта;

• позволять реализовыватъ функции не только учета, контро­ля и анализа, но и регулирования и оперативного управле­ния деятельностью объекта.

Развитие систем автоматизированной обработки экономичес­кой информации на базе электронной вычислительной техники в 60-х годах XX века потребовало унификации и стандартизации всей документации, предназначенной для отражения экономи­ческой информации. Постановлением Госстандарта РФ были оп­ределены требования к Унифицированной системе документации (УСД).

В соответствии с государственным стандартом УСД представ­ляет собой рационально организованный комплекс взаимосвязан­ных документов, отвечающих единым правилам и требованиям и содержащих информацию, необходимую для оптимизации управ­ления в различных сферах человеческой деятельности.

При проектировании УСД производится выбор необходимых форм, построение уникальных форм в соответствии с требовани­ями государственного стандарта и эксплуатационными характери-

I стнками используемых технических средств. Унификация доку- JL ментов осуществляется в двух направлениях: 1 ■ максимально типизируются формы документов межотрас-

■ левого назначения, пригодные для широкого круга предпри­му ятий, организаций и отраслей;

ж " специализируются формы документов одного и того же вида ь для конкретного предприятия, организации, отрасли. 5 В состав УСД входит учетная, отчетно-статистическая, финан­совая, банковская, расчетно-платежная и другая документация. Каждому документу присвоен код в соответствии с общероссийс­ким классификатором управленческой документации (ОКУД). Применение УСД обеспечивает:

■ сокращение количества форм документов одинакового на- '_г значения;

| ■ использование минимального количества данных, вводимых

для решения функциональных задач;, ■ употребление единой терминологии;

■ использование единых форм документов на различных уров­нях управления;

I ■ стандартизацию и единообразие оформления документов. При разработке системы документации ЭИС экономического ^Объекта определяется перечень входных и выходных документов, «устанавливаются их характеристики, содержание, сфера приме- Жрения, проектируются формы документов и рациональные схемы 'Квх движения.

ft Под информационным потоком понимается направленное Ядвижение информации от источника ее возникновения к ее по- ■Чребителю. Причем информация передается в виде отдельных «первичных документов, массивов первичных документов или Жфайлов на машинных носителях. В ходе проектирования инфор- Шмационной системы экономического объекта разрабатываются ■-Графики документооборота, которые призваны исключить дуб-

■ лирование информации в системе, усилить контроль исполни-

■ тельной дисциплины, оптимизировать систему управления объек- I том в целом.

К Таким образом, мы рассмотрели состав, назначение и требова-

■ ния к внемашинному ИО.

■ Внутримашинное ИО представляет собой совокупность всех н видов информационных файлов системы, расположенных на ма- в шинных носителях. В состав внутримашинного ИО входят файлы m «с текущими данными о состоянии управляемых объектов;

■ нормативно-справочной информации;

■ с данными, поступающими из внешней среды;

■ с накапливаемыми данными за определенный промежуток времени и др.

В зависимости от уровня развития ИО системы внутримашин- ная информационная база может быть организована в виде:

• локальных файлов, ориентированных на конкретную зада­чу или комплекс функциональных задач;

■ баз и банков данных, осуществляющих интегрированное хранение, накопление, поиск, корректировку и выдачу ин­формации для всей информационной системы экономичес­кого объекта;

■ баз знаний, которые, помимо данных о предметной области, содержат еще и правила их использования для принятия уп­равленческих решений.

В отличие от локально организованных информационных фай­лов, базы данных основываются на принципах интегрированного использования информации в системе, что позволяет:

■ сократить избыточность в хранимых данных;

• устранить противоречивость хранимых данных;

■ совместно использовать данные для решения большого кру­га задач пользователей, в том числе новых задач;

■ обеспечить удобство доступа к данным;

» обезопасить данные, хранимые в базе на основе их центра­лизованной защиты;

■ обеспечить независимость данных от программ.

Дальнейшим развитием внутримашинного ИО является созда­ние баз знаний. На основе баз знаний разрабатываются эксперт­ные системы для решения конкретных проблем и задач в различ­ных отраслях человеческой деятельности, в том числе в управле­нии. Особенностью баз знаний по сравнению с базами данных является выработка решений. В экспертных системах накаплива­ются и обрабатываются знания — высшая форма информации.

При проектировании внутримашинного ИО учитывается прин­цип единства информационной базы в рамках создаваемой ЭИС, базирующейся на использовании унифицированной системы до­кументации и технико-экономических показателей, единых клас­сификаторов, общесистемного нормативно-справочного хозяй­ства. Состав и структура информационных файлов системы во многом зависит от правильности выделения функциональных под-
-йстем объектов и выбора состава задач по каждой подсистеме с мегом требований, предъявляемых для выработки и принятия управленческих решений. Внутримашинное ИО систем должно ф0еспечивать эффективное функционирование всех задач, их ком­плексов и подсистем, взаимосвязь и согласованность с информа­ционными базами вышестоящих уровней управления.

Дата добавления: 2015-11-04