Информационные w> технологии ч бухгалтерскою учета, 1 страница

<&т о^ьг.

Москва 2004

Ср

Г.В. Федорова

ИНФОРМАЦИОННЫЕ w> ТЕХНОЛОГИИ Ч БУХГАЛТЕРСКОЮ УЧЕТА,

| АНАЛИЗА И АУДИТА

К

ИЗДАТЕЛЬСТВО

Чь ОМЕГА-Л

РАЗДЕЛ I

ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ И МЕТОДИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ И ТЕХНОЛОГИЙ

Глава 1

ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ В ЭКОНОМИКЕ

1.1. Информатизация общества

За время своего существования цивилизация пережила не­сколько информационных революций, которые были связаны с принципиальными изменениями в способах и средствах сбора, хранения, накопления, обработки и передачи информации между людьми.

Первая информационная революция была обусловлена возник­новением и развитием человеческой речи. У людей появилась воз­можность передавать информацию «из уст в уста», накапливать и обобщать опыт предшествующих поколений «дед—отец—сын». Однако условия существования приводили к гибели не только от­дельных людей, но и целых племен, что тормозило накопление и передачу человеческого опыта, представляющего собой высшую форму информации — знания, от поколения к поколению.

Вторая информационная революция позволила человеку сохра­нять, накапливать и передавать информацию, несмотря на гибель людей, являющихся ее носителями. Изобретение письменности дало человеку возможность фиксировать информацию на долго­срочном, твердом носителе, в качестве которого использовались камень, глиняные таблички, папирус, ткань, бумага и т. п. Благода­ря возникновению письменности стали интенсивнее накапливать­ся и обобщаться знания, ускорились процессы обмена информа­цией между людьми, живущими на различных континентах Зем­ли. Все это способствовало развитию наук, что в свою очередь при­вело к третьей информационной революции, связанной с изобре­тением в XVI веке книгопечатания.

Книгопечатание полностью изменило подходы человечества к тиражированию и распространению информации, открыло дос­туп к информации широкому кругу людей, способствовало диф­
ференциации наук, ускорению научного и технического прогрес­са. Значение книги как носителя информации и знаний остается велико и сейчас, несмотря на появление современных электрон­ных ее аналогов.

Открытие в XIX веке электричества и изобретение работающих на его основе технических устройств, таких как телеграф, теле­фон, радио, привело к четвертой информационной революции. Обмен информацией между людьми начинает вестись в режиме реального времени. Объемы передаваемой информации еще не­значительные, но скорость распространения информации очень велика. Благодаря этому человечество начинает осознавать себя как единое целое.

Пятая информационная революция связана с открытием элек­трона и изобретением в середине XX века ЭВМ и телеприемника. К этому времени объемы информации различных видов, цирку­лирующей в человеческом обществе, достигают гигантских раз­меров. Для организации хранения, накопления и обработки инфор­мации потребовалось применение электронных вычислительных устройств, телевидение же стало способом передачи не только зву­ковой, но и графической, визуальной информации. В отличие от телевизора ЭВМ не были общедоступны из-за своих физических габаритов, очень высокой стоимости и сложности в эксплуатации. Только в четвертом поколении ЭВМ изобретение большой интег­ральной схемы (БИС) — микропроцессора — способствовало со­зданию нового класса ЭВМ — микроЭВМ.

Изобретение микропроцессорной техники (70-е годы XX века), и прежде всего персонального компьютера, определило начало шестой информационной революции человечества. Почти у каж­дого человека появилась реальная возможность накапливать, обоб­щать, хранить и обрабатывать информацию на собственном пер­сональном компьютере. Как видим, интервалы времени между информационными революциями сокращаются. И вот уже в на­чале XXI века мы можем сказать, что произошла седьмая инфор­мационная революция, которая связана с распространением ком­пьютерных сетей. Основным результатом этой информационной революции является создание единого информационного про­странства всего человечества.

В реальной практике развития науки и техники передовых стран в конце XX века постепенно приобрела зримые очертания карти­на информационного общества.

В информационном обществе, в отличие от индустриального, где все направлено на производство и потребление товаров, произво­дятся и потребляются интеллект, знания, что приводит к увеличе­нию доли интеллектуального труда. Материальной и технологичес­кой базой информационного общества станут различного рода си­стемы на базе компьютерной техники и компьютерных сетей, ин­формационной технологии, телекоммуникационной связи.

Информационное общество—это общество, в котором большин­ство работающих занято производством, хранением, переработкой и реализацией информации, особенно высшей ее формы — знаний.

Характерными чертами информационного общества называют:

• решение проблемы информационного кризиса, т. е. устране­ние противоречия между информационной лавиной, связанной с доступом к гигантскому объему информации в глобальных ком­пьютерных сетях, и информационным голодом, обусловленным трудностями в поиске надежной, достоверной и полезной ин­формации в этом гигантском информационном банке;

• обеспечение приоритета информации по сравнению с дру­гими ресурсами;

■ интегрированные процессы обработки информации;

■ охват информационной технологией всех сфер деятельнос­ти человека, в том числе и социальной;

■ информационное единство всей цивилизации;

■ гуманистические идеи управления обществом.

При переходе человечества от индустриального к информаци­онному обществу прогнозируются опасные тенденции. Среди них выделяют:

■ все большее влияние на общество средств массовой инфор­мации, что может способствовать при негативном стечении обстоятельств массовой истерии и психозу;

" разрушение информационными технологиями частной жиз­ни людей и организаций (например, увеличивается интерес молодежи к виртуальному общению, при котором компью­тер заменяет друзей и родственников);

■ проблема отбора качественной и достоверной информации;

■ опасность возникновения «информационной элиты», зани­мающейся разработкой информационных технологий, и раз­рыва между нею и обычными потребителями.

Ближе всех на пути к информационному обществу стоят стра­ны с развитой информационной индустрией, к числу которых сле­дует отнести США, Японию, страны Западной и Северной Евро­пы. В этих странах уже давно одним из направлений государствен­ной политики являются инвестиции и поддержка инноваций в ин­формационную индустрию, в развитие компьютерных систем и телекоммуникаций.

Информатизация общества — это организованный, социаль­но-экономический и научно-технический процесс создания опти­мальных условий для удовлетворения информационных потреб­ностей и реализации прав граждан, органов местного самоуправ­ления, организаций, общественных объединений на основе фор­мирования и использования информационных ресурсов.

«Информатизация общества» представляет собой более широ­кое понятие, чем «компьютеризация общества», и направлена на скорейшее овладение информацией для удовлетворения своих по­требностей. В понятии «информатизация общества» акцент надо делать не столько на технические средства, сколько на сущность и цели социально-технического прогресса. Компьютеры являются базовой технической составляющей процесса информатизации общества.

Сегодня трудно найти сферу человеческой деятельности, где не применяются средства вычислительной техники и информацион­ные технологии. Возрастает роль информационных технологий в сфере управления, и прежде всего на уровне предприятий и орга­низаций. Это обусловлено ростом объемов обрабатываемой ин­формации, связанным с непрерывно увеличивающейся сложнос­тью производства современных изделий, возрастанием требова­ний к их качеству и техническому уровню, перевооружением про­изводства на базе новейших технологий. Именно поэтому совре­менный специалист должен обладать теоретическими знаниями в области информационных технологий и практическими навыка­ми использования компьютеров, средств связи и других средств управления в своей предметной области.

■ЩИ 1.2. Экономическая информация как основа дпя принятия управленческих решений

Понятие * информация» произошло от латинского informatio, что означает изложение, разъяснение какого-либо факта, собы­тия, явления. В широком смысле информация определяется как сведения о той или иной стороне материального мира и происхо­дящих в нем процессах.

Прежде всего, информацию характеризует предметное содер­жание. Она очень разнообразна и подразделяется по виду обслу­живаемой ею человеческой деятельности: научная, техническая, производственная, управленческая, экономическая, социальная, правовая и т. п.

Информация, которая обслуживает процессы производства, распределения, обмена, потребления материальных благ и обес­печивает решение задач организационно-экономического управ­ления хозяйством и его звеньями, называется управленческой.

Экономическая информация отражает деятельность пред­приятий, организаций и фирм посредством натуральных, сто­имостных и других показателей. Она включает сведения о со­ставе трудовых, материальных, денежных ресурсов, состоянии объектов управления на определенный момент времени и слу­жит для управления социально-экономическими процессами и коллективами людей в производственной и непроизводственной сфере.

* В информационном процессе, каким является управленческая деятельность, информация выступает как один из важнейших ре­сурсов наряду с энергетическими, материальными, трудовыми, финансовыми и другими ресурсами.

Основной составляющей управленческой информации служит экономическая информация. Сведения экономического характе­ра можно фиксировать, передавать, обрабатывать, хранить и ис­пользовать в процессе планирования, учета, контроля, анализа и принятия управленческих решений на всех уровнях отраслевого и регионального управления.

В связи с этим важнейшими свойствами экономической инфор­мации являются:

■ достоверность и полнота;

■ ценность и актуальность;

■ ясность и понятность.

Информация достоверна, если она не искажает истинное по­ложение дел. Недостоверная информация может привести к не­правильному пониманию или принятию неправильного решения. Информация полна, если ее достаточно для понимания и приня­тия решений. Неполнота информации сдерживает принятие ре­шений или может повлечь за собой ошибки.

Ценность информации зависит от того, какие задачи решают­ся с ее помощью. Актуальную информацию, т. е. соответствую­щую современному моменту, важно иметь при работе в постоян­но изменяющихся условиях.

Если ценная и актуальная информация выражена непонятны­ми словами, она может стать бесполезной. Информация становит­ся ясной и понятной, если она передана языком, на котором гово­рят те, кому предназначена эта информация.

Для экономической информации характерны свои особеннос­ти, которые предопределяют научно-техническую необходимость и экономическую целесообразность использования средств вычис­лительной техники при ее обработке:

■ большие объемы;

• многократное повторение циклов ее получения и преобра­зования в установленные временные периоды (месяц, квар­тал, годит, п.);

• многообразие источников и потребителей;

• значительный удельный вес логических операций при ее об­работке (сортировка, группировка, выборка, поиск и др.).

При проектировании компьютерной обработки информации весьма важно правильно классифицировать информацию, что по­зволит:

■ выбрать соответствующий комплекс технических средств обработки различных видов информации;

■ определить эффективные носители для записи данных и спо­собы организации файлов;

■ разработать рациональные технологические процессы сбо­ра, передачи и обработки информации.

Информацию, циркулирующую в любом экономическом объек­те, можно классифицировать по различным признакам:

■ функциям управления;

■ месту возникновения;

■ стадиям образования;

■ временному периоду возникновения;

■ стабильности и др.

По функциям управления информация может подразделяться на учетную, плановую, д ирективную, статистическую и др. При этом информацию, характеризующую уже свершившиеся события, яв­ления, хозяйственные процессы, принято называть учетной, а ин­формацию, отражающую явления и события, которые должны про­изойти в предстоящем периоде, — плановой (прогнозной). Дирек­тивная информация содержит сведения приказного характера, по­ступающие от вышестоящих уровней управления. Статистичес­кая информация отражает процессы и явления, происходящие в хозяйственной деятельности предприятий, организаций, отраслей и в целом в общественной и экономической жизни страны.

По месту возникновения экономическую информацию можно разделить на внутреннюю и внешнюю. Информация, возникаю­щая в процессе производственно-хозяйственной деятельности внутри экономического объекта, называется внутренней, а за его пределами — внешней. К внешней относится информация, посту­пающая на экономический объект из вышестоящих звеньев управ­ления, а также от других предприятий и организаций.

По стадиям образования информация бывает первичной и вто­ричной. Первичная информация возникает на начальной стадии процесса управления и отражает состояние объекта или процесса управления во времени. Вторичная информация получается в ре­зультате обработки первичной и может быть промежуточной или результатной. Промежуточная информация содержит накаплива­емые данные, используемые при дальнейшем решении различных технико-экономических задач. Результатная информация, получа­емая в процессе обработки первичной или чаще всего первичной и промежуточной информации, используется для управления ра­ботой объекта и принятия решений.

По временному периоду возникновения информацию подраз­деляют на периодическую и непериодическую. В периодической информации выделяют долгосрочную с длиной временного интер­вала более года, текущую — от одного месяца до одного года и опе­ративную — от часа до одного месяца. Непериодическая информа­ция возникает по мере необходимости.

По стабильности информация делится на переменную и услов- но-постоянную, которую для краткости называют постоянной. Переменная информация отражает фактические количественные и качественные характеристики производственно-хозяйственных актов и событий. Постоянная информация остается неизменной в течение длительного периода времени и многократно использует­ся при обработке переменной информации.

Изучение экономической информации с различных точек зре­ния позволяет грамотно спроектировать информационную базу экономического объекта управления.

При работе с информацией всегда имеется источник и потреби­тель. Источником экономической информации является производ­ственная и хозяйственная деятельность объектов управления, в ка­честве которых выступают предприятия, организации, фирмы.

К потребителям, относятся работники различных служб управ­ления как внутри, так и за пределами объектов. Эти свойства эко­номической информации предопределяют научно-техническую необходимость и экономическую целесообразность использования средств вычислительной техники, и прежде всего компьютеров, при ее сборе, накоплении, передаче и обработке.

В условиях усложнения функций управления полнота, свое­временность и достоверность получаемой информации оказыва­ют большое влияние на действенность принимаемых управленчес­ких решений, а значит, и на эффективность управления экономи­ческим объектом в целом.

HHI 1.3. Понятие системы и ее свойства

Слово в система» происходит от греческого system а, что озна­чает целое, составленное из частей или множества элементов, свя­занных друг с другом и образующих определенную целостность, единство. Понятие «система» имеет широкую область применения.

С позиций кибернетики подсистемой понимается совокупность связанных между собой и с внешней средой элементов или час­тей, функционирование которых направлено на получение конк­ретного полезного результата.

В соответствии с этим определением практически каждый эко­номический объект можно рассматривать как систему, стремящу­юся в своем функционировании к достижению определенной цели. В качестве примера можно назвать систему образования, энерге­тическую, транспортную, экономическую и др.

Системы можно классифицировать по различным признакам (рис. 1.1). В материальных системах большой удельный вес состав­ляют социально-экономические системы. Абстрактные системы являются продуктом человеческого мышления. Статичные систе­мы остаются без изменений в течение длительного периода време­ни. Динамичные системы изменяют свое состояние во времени.

Для системы характерны следующие основные свойства.

■ сложность;

■ делимость;

■ целостность;

■ многообразие элементов и различие их природы;

р структурированность.

Сложность системы зависит от множества входящих в нее ком­понентов, их структурного взаимодействия, а также от сложности Внутренних и внешних связей.

Делимость системы означает, что она состоит из ряда подсис­тем или элементов, выделенных по определенному признаку, от­вечающему конкретным целям и задачам. Например, в составе системы «Предприятие» могут быть выделены подсистемы: цеха основного производства, цеха вспомогательного производства, службы управления, которые в свою очередь можно рассматри­вать как системы более низкого уровня.

Рис. 1.1. Классификация систем

Целостность системы означает, что функционирование мно­жества элементов системы подчинено единой цели.

Многообразие элементов системы и различие их природы оп­ределяются их функциональной специфичностью и автономнос­тью. Например, в материальной системе объекта, связанной с пре­образованием вещественно-энергетических ресурсов, могут быть выделены такие элементы, как сырье, основные и вспомогатель­ные материалы, топливо, полуфабрикаты, запасные части, готовая продукция, трудовые и денежные ресурсы.

Структурированность системы определяет наличие установ­ленных связей и отношений между элементами внутри системы, распределение элементов системы по уровням иерархии.

Одной из главных функций организационных систем является управление, под которым понимается вид целенаправленной дея­тельности, обеспечивающий согласованность всех выполняемых работ для достижения определенного результата.

Систему, реализующую функции управления, называют системой управления. Важнейшими задачами этой системы служат прогно­зирование, планирование, учет, анализ, контроль и регулирование.

Управление связано с обменом информацией между компонен­тами системы, а также системы с окружающей средой. В процес­се управления получают сведения о состоянии системы в каждый момент времени, о достижении (или недостижении) заданной цели с тем, чтобы воздействовать на систему и обеспечить выполнение управленческих решений.

■■■ 1.4. Информационная система и ее виды

Экономические системы относятся к сложным системам орга­низационного управления, так как имеют целостную иерархичес­кую структуру с многосторонними связями и сложными функци­ями управления. В качестве экономической системы можно рас­сматривать управление отраслью, регионом, предприятием и т. п.

В системе управления экономическим объектом любого уров­ня можно выделить управляющую и управляемую подсистемы (рис. 1.2). Управляющая подсистема осуществляет функции управ­ления, устанавливает общие цели функционирования экономичес­кого объекта в целом и подцели — для его подразделений. В каче­стве управляющей подсистемы на предприятии выступают подраз­деления и службы аппарата управления: отдел кадров, бухгалте­рия, планов о-экономический отдел, канцелярия и т. п.

Рис. 1.2. Система управления экономическим объектом

Управляющая подсистема в лице руководителей подразделений И служб аппарата управления использует сведения о производ­ственно-хозяйственной деятельности экономического объекта и Информацию извне для выработки и принятия управленческих решений, которые передаются в управляемую подсистему.

Управляемая подсистема осуществляет функции, связанные с Производством и выпуском готовой продукции или выполнением Общественно необходимых работ. В состав управляемой подсис­темы входят подразделения и службы предприятия, непосред­ственно занимающиеся производственно-хозяйственной деятель­ностью.

Управляющая и управляемая подсистемы имеют обратную связь, которая позволяет контролировать и учитывать действитель­ное состояние объекта и вносить в него соответствующие коррек­тивы. С помощью кибернетики установлено, что управление по схеме обратных связей представляет собой одно из наиболее об­щих и важных принципов, объединяющих технические устрой­ства, живые организмы и экономические системы. Информация является видом причинной связи, которая возникает в процессе управления. Благодаря ей осуществляется воздействие управляю­щей подсистемы на управляемую, и наоборот.

Таким образом, любой системе управления соответствует своя информационная система, а системе управления экономическим объектом — экономическая информационная система. Информа­ционная система (ИС) является системой информационного об­служивания работников управленческих служб и выполняет тех­нологические функции по накоплению, хранению, передаче и об­работке информации. Она складывается, формируется и функци­онирует в регламенте, определенном методами и структурой уп­равленческой деятельности, принятой на конкретном экономичес­ком объекте, реализует цели и задачи, стоящие перед ним. Инфор­мационные системы разнообразны и могут классифицироваться по нескольким признакам (рис. 1.3).

Экономическая информационная система (ЭИС) — это сово­купность внутренних и внешних потоков прямой и обратной ин­формационной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений.

Отраслевые информационные системы функционируют в сфе­рах промышленного и агропромышленного комплексов, в строи­тельстве, на транспорте, в здравоохранении и в других отраслях производственной и непроизводственной сфер. Эти системы ре­шают задачи информационного обслуживания аппарата управле­ния соответствующих ведомств.

Территориальные информационные системы предназначены для управления административно-территориальными районами. Деятельность территориальных систем направлена на качествен­ное выполнение управленческих функций в регионе, формирова­ние отчетности, выдачу оперативных сведений местным государ­ственным органам.

Межотраслевые информационные системы являются специа­лизированными системами функциональных органов управления национальной экономикой (банковских, финансовых, снабженчес­ких, статистических и др.).

ч

Ч

I

К

Рис. 1.3. Виды информационных систем

А

Имея в своем составе мощные вычислительные комплексы, межотраслевые многоуровневые информационные системы обес­печивают разработку экономических и хозяйственных прогнозов, государственного бюджета, осуществляют регулирование деятель­ности всех звеньев хозяйства, а также контроль наличия и распре­деления ресурсов.

Информационные системы управления технологическими про­цессами наиболее широко применяются в промышленности, и в пер­вую очередь в отраслях, имеющих непрерывные технологические процессы. В металлургической промышленности они используют­ся для управления плавкой стали, процессом получения чугуна, в химической промышленности для управления технологическими процессами производства аммиака, азотной и серной кислот и т. п.

В машиностроении автоматизация технологических процессов осуществляется за счет применения станков с программным уп­равлением и робототехники; на транспорте — за счет использова­ния специальных машин и устройств, для автоматического вожде­ния поездов, самолетов, автомобилей, сортировки вагонов и др.

С помощью информационных систем организационного (адми­нистративного) управления осуществляется руководство больши­ми коллективами людей, выполняющими огромную работу по уче­ту, планированию, анализу и контролю деятельности на всех уров­нях управления экономикой: межотраслевом, отраслевом, терри­ториальном и на уровне предприятий, организаций, фирм.

Примерами таких информационных систем являются:

■ банковские ИС;

■ ИС фондового рынка;

■ финансовые ИС;

■ страховые ИС;

■ ИС налоговых органов;

■ ИС таможенной службы;

■ государственные статистические ИС;

■ ИС управления предприятий и организаций; особое место по значимости и распространенности в них занимают бух­галтерские, справочно-правовые, кадровые информацион­ные системы, а также системы делопроизводства, информа­ционно-аналитические системы;

■ другие информационные системы.

Информационные системы управления организацией.но-техно- логическими процессами являются сложными интегрированными системами и сочетают выполнение функций управления техноло­гическими процессами с функциями управления объектом в целом.

В автоматических системах все операции управления выпол­няются с помощью компьютера автоматически. Роль человека в этих системах сводится лишь к наблюдению за работой машин и выпол­нению функций контроля. Автоматические системы применяются дш управления техническими объектами и технологическими про­цессами и работают обычно в реальном масштабе времени.

В автоматизированных системах управления операции по пре­образованию информации выполняются с помощью технических средств, но при участии человека. Человек здесь выбирает и кор­ректирует цели и критерии эффективности управления, вносит творческий элемент в поиск наилучших путей достижения постав­ленных целей, осуществляет окончательный отбор решений и при­дает им юридическую силу.

■■■ 1.5. Состав и структура информационной системы

Под структурой системы следует понимать организацию ее отдельных элементов с учетом их взаимосвязей и поставленных перед системой целей. Элементом системы является любая ее Часть, не подлежащая расчленению при данном рассмотрении.

В рамках информационной системы выделяют различные по своему назначению подсистемы, которые можно рассматривать как самостоятельные системы. С точки зрения роли отдельных подсистем в решении задач управления их разделяют на функци­ональные и обеспечивающие (рис. 1.4).

Функциональная часть ИС фактически является моделью сис­темы управления экономическим объектом. В ходе декомпозиции функциональная часть разбивается на подсистемы, конкретный состав которых определяется признаком декомпозиции. Инфор­мационная система как сложная и многофункциональная система может быть декомпозирована по различным признакам. Приме­нительно к системам управления распространенными признака­ми структуризации служат вид управляемого ресурса и функции Управления экономическим объектом. Однако в качестве призна­ка декомпозиции могут быть выбраны и другие признаки. Выбор зависит от специфики объекта управления и целей создания ин­формационной системы.

Рис. 1.4. Состав подсистем информационной системы

Состав функциональных подсистем во многом определяется особенностями экономической системы, ее отраслевой принад­лежностью, формой собственности, размером, характером дея­тельности предприятия.

Структура бухгалтерского аппарата зависит от численности ра­ботников, объема учетно-контрольных работ, их значимости и слож­ности. Поэтому на небольших предприятиях структура бухгалтерии более проста. В бухгалтерии средних и крупных предприятий круг объектов учета значительно шире, поэтому возникает необходи­мость подразделить аппарат бухгалтерии на части. Как правило, та­кое деление производят по главным участкам работы бухгалтерии.

Поскольку бухгалтерская информационная система призвана автоматизировать работу аппарата бухгалтерии, состав ее функ­циональных подсистем соответствует основным участкам бухгал­терского учета. В этом случае признаком структуризации являет­ся вид управляемого ресурса.

Например, в бухгалтерской информационной системе «БЭСТ- ОФИС», предназначенной для автоматизации учета на предприя­тиях малого бизнеса, выделены следующие функциональные под­системы:

Дата добавления: 2015-11-04