2. Предупреждение возникновения на предприятии скрытых резервов. Целесообразно построить систему документирования хозяйственных операций на предприятии так, чтобы уже в процессе оформления первичных учетных документов и тем более при составлении синтетических учетных регистров производился анализ эффективности использования ресурсов на предприятии. Этого можно достичь, в частности, введением в первичные учетные документы и учетные регистры специальных граф, содержащих контрольные показатели (например, нормы расхода материалов, нормы технологических потерь, нормы трудоемкости, справочные данные об аналогичных показателях предыдущего отчетного периода, планируемые значения тех или иных величин). Таким образом, уже в процессе документирования хозяйственных операций будет существенно облегчена возможность предварительного анализа их эффективности и целесообразности.
3. Отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности исходя не только из их правовой формы, но и из экономического содержания фактов и условий хозяйствования. При организации документирования хозяйственных операций большое значение имеет соблюдение принципа приоритета содержания перед формой. На каждом предприятии периодически возникают нестандартные хозяйственные ситуации, которые очень часто связаны с поступлением на предприятие ненадлежащим образом оформленных документов, изменить которые предприятие уже не имеет возможности. Так, если поставщик отказывается дооформить накладную надлежащим образом, предприятию необходимо создать комиссию по приемке товара и оформить получение товара отдельным актом приемки, составленным с соблюдением требований нормативных актов к первичным документам.
4. Тождество данных аналитического и синтетического учета. При организации системы документирования хозяйственных операций необходимо предусмотреть систему взаимного контроля работников бухгалтерии. Обязанности должны быть распределены
t, чтобы бухгалтеры вынуждены были сверять данные, формиру- je ими в учетных регистрах, с данными первичных учетных доцентов и данными учетных регистров, формируемых другими галтерами. Организует эту работу непосредственно главный галтер, либо бухгалтер, отвечающий за составление и предос- ение бухгалтерской отчетности внешним пользователям.. 5. Рациональное и экономное ведение бухгалтерского учета содя из условий хозяйственной деятельности и величины пред- риятия. При организации системы документирования хозяй- енных операций и документооборота необходимо стремиться эму, чтобы каждая операция оформлялась только одним доку- гом.
. В зависимости от величины предприятия и специфики его дея- юсти оно выбирает удобную для себя форму ведения бухгал- эского учета, которая представляет собой строение учетных ре- эов и их взаимосвязь, а также последовательность и способы той регистрации. Рационально организованная форма бухгал- эского учета должна обеспечить:
■ получение необходимой информации о хозяйственных процессах;
■ группировку и регистрацию сданных первичных документов; ' ■ повышение производительности труда счетных работников
в процессе подготовки первичных данных, их обработки и записи в учетные регистры;
■ уменьшение числа ошибок при регистрации и обобщении учетных данных;
■ хранение информационного фонда, способствующего принятию управленческих решений.
С точки зрения информационных технологий форму счетовод-. можно представить в качестве информационно-поисковой сигмы, предназначенной для хранения данных. Регистры любой эрмы счетоводства являются способом организации и хранения аформационных массивов. Теоретически все формы счетоводства зноправны. В настоящее время считаются наиболее распростра- энными и используемыми такие формы бухгалтерского учета, как «емориально-ордерная, журнально-ордерная, журнал-Главная.
Мемориально-ордерная форма имеет несколько разновиднос- вй. В «классической» применяются следующие виды учетных ре- *стров: мемориальные ордера, регистрационный журнал, Главная книга (рис. 5.6).
Рис 5 6 Схема мемориально-ордерной формы бухгалтерского учета (модификация с регистрационным журналом) |
Основное отличие формы журнал-Главная заключается в том, что регистры синтетического учета — регистрационный журнал и Глав ная книга — объединяются в одной книге журнал-Главная (рис 5 7}
Рис 5 7 Схема формы бухгалтерского учета журнал Главная (без мемориальных ордеров) |
Однако следует отметить, что не всегда каждый первичный документ регистрируется непосредственно в книге журнал-Главная 1ри большом количестве первичных документов сначала состав- 1яются накопительные и группировочные ведомости, затем на их >снове составляются мемориальные ордера, которые в свою очередь регистрируются в книге журнал-Главная (рис 5 8)
Ряс S 8. Схема формы бухгалтерского учета журнал Главная (с мемориальными ордерами) |
Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета (рис 5 9) 1меет следующие учетные регистры
■ журналы-ордер а,
■ вспомогательные ведомости,
■ Главная книга
Форма бухгалтерского учета определяет организацию документооборота в бухгалтерии предприятия
Рис. 5.9. Схема журнально-ордерной формы бухгалтерского учета |
Согласно п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н, первичные учетные документы оформляются и передаются в бухгалтерию для отражения в бухучете в соответствии с утвержденным на предприятии графиком документооборота. Этот график разрабатывается под руководством главного бухгалтера и утверждается руководителем предприятия.
График документооборота составляется в виде схемы или таблицы, в которой указываются ответственные за оформление, исполнение, обработку и проверку каждого документа, а также устанавливаются срок исполнения по нему и порядок передачи в архив.
Отсутствие графика документооборота не влечет за собой административной или финансовой ответственности, но усложняет работу руководства и бухгалтерии.
Наличие же правильно составленного графика документооборота и его соблюдение позволяют рационально распределить должностные обязанности между работниками, вести точный учет и своевременно составлять отчетность. График документооборота отражает взаимосвязи между структурными подразделениями по поводу создания и сроков представления документов.
Современные информационные системы управления предприятием включают в себя подсистему документооборота. Модель исументооборота зависит от уровня автоматизации функций уп- рления. В корпоративных информационных системах предпоч- щяе отдается модели полного документооборота, в которой доцент представляет собой полноправную информационную еди- |ду. При этом в рамках системы автоматизации управления чет- рустанавливаются информационные связи подразделений и проезживается движение отдельных документов и их взаимосвязи. i В бухгалтерских информационных системах реализуются сле- дощие модели документооборота: j.m «проводка —» первичный документ»;
■ «первичный документ —» проводка»;
у ■ «первичный документ —> хозяйственная операция —» проводка». |i Модель документооборота «проводка—» первичный документ» | рассматривает документ как основу для фиксации хозяйствен- № операции. Первичный документ трактуется лишь как выход- h форма, которая является дополнением к хозяйственной one- пии. Информационной основой учета становится проводка. Не- гтаток этой модели состоит в том, что введенная запись о хозяйкиной операции сразу же становится актуальной и определяете ею проводки участвуют в расчетах оборотов и сальдо. На прак- ■се между выпиской первичного документа и совершением на Ь основании самой хозяйственной операции существует проме- ргок времени, в пределах которого могут произойти события, от- «няющие или откладывающие хозяйственную операцию. Поэто- f бухгалтеру приходится проводить дополнительный контроль, |стоялась ли хозяйственная операция и является ли проводка резной.
'i Модель документооборота «первичный документ —> проводка» |иже к практике ведения бухгалтерского учета. В ней первично- f документу отводится важная роль как основе для отражения юяйственной операции в учете. Однако и в этой модели подго- Ька первичного документа и отражение хозяйственной опера- Ки не разнесены во времени.
Наиболее приемлемой считается модель документооборота гервичный документ —» хозяйственная операция —> проводка», сновным достоинством этой модели является отделение действий > регистрации документов в базе данных от их преобразования в лиси массива информации о хозяйственных операциях. В ходе;ализации этой модели документооборота бухгалтер заполняет:ранную форму первичного документа, документ формируется, печатается, регистрируется в реестре документов и сохраняется в электронном архиве. После совершения хозяйственной операции бухгалтер вновь обращается к документу через реестр и дает программе команду сформировать по документу проводки, которые регистрируются в информационном массиве хозяйственных операций. При этом соблюдается естественная последовательность работы с документами за счет разделения моментов формирования самого первичного документа и соответствующих ему проводок. Данная модель обработки документов реализована в бухгалтерских информационных системах фирм «Парус», «Интеллект- Сервис», «Авер», «Олникс», «Контур» и др.
Модель документооборота «первичный документ ^хозяйственная операция —» проводка» позволяет в дальнейшем перейти к модели полного документооборота всего предприятия.
На российском рынке предлагается достаточно широкий выбор прикладных программ для автоматизации управления документооборотом.
Программа «1С: Электронный документооборот» предназначена для автоматизации движения потоков документов, их обработки и хранения. Ею предусмотрены шаблоны документов и правил их заполнения пользователем и маршруты прохождения документов. В состав пакета входит дизайнер форм, который является средством визуального проектирования. Схема поиска системы позволяет формировать простые и сложные запросы и сохранять результаты поиска на период работы.
В программе «Галактика» модуль «Управление документооборотом» предназначен для учета, хранения и обработки документов (договоров, писем, приказов, протоколов совещаний и т. п.) в электронном виде. Документы могут быть получены в результате сканирования, по электронной почте или подготовлены в текстовом редакторе. Модуль «Управление документооборотом» обеспечивает создание и ведение перечня дел фирмы, продвижение документов по маршруту обработки, контроль исполнения документов, поиск документов, массовую рассылку в подразделения.
Программа «Кодекс: Документооборот» предусматривает комплексное решение проблем, связанных с организацией электронного делопроизводства в органах государственной власти и коммерческих организациях, и ориентирована на выполнение следующих задач:
■ обеспечение полного компьютерного учета основных документов, обращающихся в организации;
■ регистрацию информации о ходе рассмотрения и исполнения документов;
■ полный электронный обмен информацией о документах, исключающий необходимость их повторной ручной регистрации;
■ организацию оперативного доступа ко всем банкам и базам документов на основе технологии Internet/Intranet, что обеспечивает информационную поддержку при принятии управленческих решений.
Система «Кодекс: Документооборот» имеет модульную струк- у и включает в себя следующие функциональные подсистемы: ужебную корреспонденцию, Контроль положения документов, исьма и обращения граждан, Электронную протокольную служ- и др. Система «Кодекс: Документооборот» внедрена в админи- ации Санкт-Петербурга, на ее основе организовано 150 рабо- мест, предполагается расширение до 500 рабочих мест. Система автоматизации документооборота «БОСС-референт» ирма «АйТи») выполнена на базе Lotus Notes. Система Lotus tes — это сетевая платформа типа клиент-сервер для разработ- и размещения прикладных программ, обеспечивающих совме- работу людей над общими проектами, выполнение общих кций.
Рабочее пространство Notes представляет собой графическую зовательскую панель с пиктограммами баз документов. База кументов сочетает в себе свойства базы данных и приложения, на содержит разноформатные документы, бланки документов, росы и средства просмотра содержимого базы и ее докумен-. База документов, как правило, находится в коллективном ис- зованци и располагается на одном или нескольких серверах, может быть и локальной, например, для размещения незавер- нной разработки или копии коллективной базы данных при уда- юй работе. Документ является базовым понятием системы otes. Его структура определяется бланком и может содержать еловые, текстовые и «расширенные» поля. Последние состав- ют основу документов и обеспечивают их разнообразие. Они гут содержать текст, таблицы, графику, звук, видео, а также гкты, вложенные средствами OLE (Windows), в том числе и льтимедиа-пр одукты.
Система Lotus Notes является устойчивой и безопасной средой зработки приложений, посредством которой разработчики могут быстро создавать кросс-платформные приложения в архитектуре клиент-сервер. Эти приложения совместного использования информации позволяют многим пользователям обрабатывать сложные документы, обмениваться информацией и осуществлять автоматизацию бизнес-процессов для географически рассредоточенных объектов.
Наряду с объектно-ориентированным интерфейсом, документной структурой данных и сетевой организацией ценность Lotus Notes как среды разработки систем автоматизации документооборота обеспечивается такими ее особенностями, как:
■ функция полнотекстового поиска документов по словам, фразам, числам и датам с использованием обобщающих символов, логических операторов и других средств;
■ контекстный поиск по заданным документам и полям;
■ поддержка версий документов (хранение и обработка нескольких редакций одного документа);
■ встроенная почтовая система со средствами уведомления, автоматической маршрутизации и циркулярной рассылки документов;
■ механизм репликации баз документов по времени и факту установления связи;
■ полная система защиты (ограничения доступа, шифрования, электронной подписи) баз, документов и отдельных полей;
■ развитая система разработки приложений, включающая средства проектирования бланков, настройки средств просмотра баз и документов, использования макросов и функций;
■ средства поддержания открытости системы в виде версий для различных платформ, поддержки различных коммуникационных протоколов и внешних баз данных;
■ широкая инфраструктура фирмы Lotus и третьих фирм, обеспечивающая поддержку пользователей и разработчиков консультациями, интеграцией, многочисленными дополняющими продуктами и готовыми приложениями.
Фирма «АйТи» разрабатывает системы автоматизации документооборота для конкретного заказчика на базе Lotus Notes. Возможна интеграция созданной системы с другими продуктами, например с системами управления базами данных.
Среди клиентов компании «АйТи» — государственные структуры и ведомства, крупнейшие промышленные, торговые, строительные предприятия, предприятия связи, финансовые учреждения.
Одним из крупнейших заказчиков и пользователей системы СС-референт» является Магнитогорский металлургический ком- ат (ММК). На комбинате работает более 50 тыс. человек. Систе- объединяет в единую инфраструктуру документооборота более подразделений предприятия, создано 160 рабочих мест системы ктронного документооборота «БОСС-референт», в перспективе руется оснастить системой еще 50—60 рабочих мест. Масштаб ентооборота на предприятии колоссален — около 10 тыс. доку- нтов в день, причем укрупнение структуры ММК, усложнение исходящих внутри и вне предприятия технологических и бизнес- цессов влечет за собой еще большее увеличение документообо- а. Руководство ММК планирует завершить полномасштабное вне- ние системы электронного документооборота, для эффективно- развития системы внешнего документооборота внедрить в систе- средства криптозащиты и электронно-цифровой подписи. Помимо перечисленных выше фирм, активное участие в разра- ке систем электронного документооборота принимают такие сийские компании, KaxDocumentum, «Оптима», «Ланит», ABBYY, есть — Метатехнология», «ТерраЛинк», НТЦ «ИРМ» и др. Совершенствование средств связи и обработки, использование ислительных сетей и электронной почты оказывают большое ние на организацию документооборота и его автоматизацию. Электронный документооборот способствует повышению опе- тивности и качества решения всех задач в системе управления едприятием, в том числе бухгалтерского учета.
нтрольные вопросы 1 1 =г
1. Какие функциональные модули можно выделить в подсистеме «Основные средства»?
2. Перечислите основные функции модуля «Складской учет» в подсистеме «Учет материалов».
3. Какие особенности расчетов по оплате труда необходимо учитывать при разработке подсистемы «Заработная плата»?
4. Назовите основные свойства бухгалтерской отчетности.
5. Дайте определение бухгалтерской отчетности.
6. Какими нормативно-законодательными документами регламентируется формирование бухгалтерской отчетности в РФ?
7. Охарактеризуйте комплекс задач подсистемы «Сводный учет и отчетность».
8. Определите порядок разработки форм бухгалтерской отчетности на персональном компьютере.
9. Какие модели документооборота реализованы в бухгалтерских ин формационных системах?
10. Назовите пакеты электронного документооборота.
Тесты для самопроверки
5.1. Для какого системотехнического принципа проектирования информационных систем подходит следующее определение: «этот принцип предполагает взаимодействие информационных систем различных видов и уровней в процессе их совместного функционирования»:
а) принцип декомпозиции;
б) принцип системности;
в) принцип совместимости;
г) принцип непрерывности.
5.2. Какой системотехнический принцип проектирования информационных систем определяет возможность улучшения организации и качества проектирования, разбиение системы на подсистемы, блоки, модули, комплексы задач с последующим формированием проектных решений:
а) принцип системности;
б) принцип интеграции;
в) принцип совместимости;
г) принцип декомпозиции.
5.3. Определите, какие модули входят в состав подсистемы «Основные средства»:
а) учет материалов в производстве;
б) расчет амортизационных отчислений;
в) учет выбытия;
г) складской учет;
д) учет ремонта.
5.4. Какие функции являются специфическими для модуля «Складской учет» подсистемы «Учет материалов»:
а) контроль неликвидов, сверхнормативов, дефицитных позиций;
б) сторнирование ранее начисленных и удержанных сумм;
в) учет пересортицы;
г) расчет амортизационных отчислений?
5.5. Определите порядок действий пользователя при проектировании эскиза бухгалтерского документа в виде таблицы:
1.
2.
3.
а) формирование форматной строки;
б) формирование заголовка документа;
в) заполнение информационно-содержательной части документа
Глава 6...... —... ^...................
ОСОБЕННОСТИ АВТОМАТИЗАЦИИ УЧЕТНЫХ РАБОТ НА МАЛЫХ ПРЕДПРИЯТИЯХ
6.1. Формы бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства
Создание малых предприятий — необходимое условие для раз- конкуренции, организации новых рабочих мест, наполне- рынка товарами и услугами. Малые предприятия быстрее и ше, чем средние и крупные, реагируют на изменения конъюн- эы рынка, диверсификацию производства, осуществление ин- вационной деятельности.
Диверсификация производства — отклонения, изменения, исходящие в производстве под воздействием конъюнктуры конкуренции; переход от односторонней (одного продук-) производственной структуры к многопрофильному производ- - с широким ассортиментом, что способствует повышению ус- Йчивости и конкурентоспособности.
Инновационная деятельность — вид работы, связанный трансформацией идей в новый или улучшенный продукт, вне- нный на рынке, например в модифицированный технологичес- процесс или в новый подход к социальным услугам. В соответствии с Федеральным законом от 14 июня 1995 г. 88-ФЗ «О государственной поддержке малого предприниматель- L в РФ» субъектами малого предпринимательства считают ком- ческие организации, в уставном капитале которых доля госу- рственной собственности РФ, субъектов РФ, муниципальной 'ственности, собственности общественных и религиозных орга- заций, благотворительных и иных фондов не выше 25%, а сред- численность работников не превышает: в промышленности, строительстве и на транспорте — 100 чел.; в сельском хозяйстве и научно-технической сфере — 60 чел.; в оптовой торговле — 50 чел.;
в розничной торговле и бытовом обслуживании населения — 30 чел.;
в остальных отраслях — 50 чел.
Для нашей страны в условиях рыночной экономики малые предприятия становятся одним из важнейших элементов рыночной структуры. В настоящее время, по данным Госкомстата РФ, удельный вес занятых на малых предприятиях москвичей составляет 32% всех занятых. Далее идут Санкт-Петербург и Алтайский край — по 25%. В последнее время малые предприятия становятся стабильной базой поступления доходов в местные бюджеты. В столице такие поступления составляют до 40%. Поэтому грамотная организация бухгалтерского учета на малом предприятии приобретает особое значение.
В Российской Федерации применяются следующие формы бухгалтерского учета:
■ журнально-ордерная;
■ мемориально-ордерная;
» упрощенная форма для субъектов малого предпринимательства;
■ автоматизированная.
Под формой бухгалтерского учета понимается совокупность применяемых учетных регистров с установленным порядком и техникой регистрации хозяйственных операций, технологией и организацией учетного процесса.
Упрощенная форма бухгалтерского учета может вестись малым предприятием одним из следующих способов:
■ по простой форме бухгалтерского учета {без использования регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия);
■ по форме бухгалтерского учета с использованием регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия.
Малые предприятия, имеющие незначительное количество хозяйственных операций, не осуществляющие производства продукции (работ, услуг), требующего больших затрат материальных ресурсов, имеют право вести бухгалтерский учет всех операций путем их регистрации только в книге (журнале) учета фактов хозяйственной деятельности по форме № К-1, что соответствует упрощенной форме бухгалтерского учета.
Ведение книги по указанной форме не исключает ведения в установленном порядке кассовой книги, журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов, лицевых счетов работников, налоговых карточек работников и т. п.
Для малого предприятия, имеющего до 300 хозяйственных операций в месяц, применима упрощенная форма бухгалтерского учета с использованием регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия. Информация о хозяйственных операциях накапливается в регистрах бухгалтерского учета в течение месяца.
Регистры бухгалтерского учета малого предприятия при упрощенной системе учета включают в себя:
■ ведомость учета основных средств, начисленных амортизационных отчислений — форма № В-1;
■ ведомость учета производственных запасов и товаров, а также НДС, уплаченного по ценностям — форма № В-2;
• ведомость учета затрат на производство — форма № В-3;
• ведомость учета денежных средств и фондов — форма № В-4;
■ ведомость учета расчетов и прочих операций — форма № В-5;
■ ведомость учета продаж — форма № В-6 (оплата);
» ведомость учета расчетов и прочих операций — форма № В-6 (отгрузка);
■ ведомость учета расчетов с поставщиками — форма № В-7;
• ведомость учета оплаты труда — форма № В-8;
■ ведомость (шахматная) — форма № В-9.
Каждая ведомость, как правило, применяется для учета операций по одному из используемых бухгалтерских счетов.
Обобщение месячных итогов финансово-хозяйственной деятельности малого предприятия производится в ведомости (шахматной) по форме № В-9, на основании которой составляется оборотная ведомость. В свою очередь, оборотная ведомость является основанием для составления бухгалтерского баланса малого предприятия.
Помимо упрощенной формы, малые предприятия могут вести бухгалтерский учет по единой журнально-ордерной форме учета. Малое предприятие само выбирает форму бухгалтерского учета исходя из потребностей своего производства и управления, их сложности и численности работающих. При этом малое предприятие может приспосабливать применяемые учетные регистры к специфике своей работы при соблюдении основных принципов ведения учета.
6.2. Специфика бухгалтерского учета в компьютерной среде на малом предприятии
При простой форме бухгалтерского учета без использования регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия книга по форме № К-1 является регистром аналитического и синтетического учета, на основании которого можно определить наличие имущества и денежных средств, а также их источников у малого предприятия на определенную дату и составить бухгалтерскую отчетность.
Книга является комбинированным регистром бухгалтерского учета, который содержит все применяемые малым предприятием бухгалтерские счета и позволяет вести учет хозяйственных операций на каждом из них. При этом она должна быть достаточно детальной для обоснования содержания соответствующих статей бухгалтерского баланса.
Бухгалтер малого предприятия может вести учет вручную либо автоматизировать свою работу с помощью персонального компьютера (рис. 6.1). Данная форма учета является простейшей, поэтому для ее автоматизации бухгалтер самостоятельно может использовать ППП общего назначения, такие как электронные таблицы, системы управления базами данных, а также текстовые редакторы. Наиболее распространенным пакетом офисного назначения является Microsoft Office, в состав которого входят:
■ электронные таблицы — Excel;
■ система управления базами данных — Access;
■ текстовый редактор — Word.
Рассмотрим применение бухгалтером электронных таблиц Excel для автоматизации упрощенной формы бухгалтерского учета малых предприятий. Электронные таблицы удобно использовать для вычислительной обработки экономической информации, представленной в табличной форме.
Основными достоинствами электронных таблиц являются:
1. Возможность внесения формул расчетов в результирующие графы и строки таблицы, причем расчет по внесенной формуле может производиться многократно и автоматически. Сама формула после ее однократного внесения запоминается в указанном месте таблицы, а вместо нее на экран в том же месте таблицы выдается рассчитанное числовое значение. При изменении исходных данных, ссылки на которые сделаны в формулах электронного документа, происходит автоматический перерасчет результатов.
2. Возможность создавать связные электронные таблицы (рис. 6.2) я связные файлы электронных таблиц за счет внешних ссылок, которые устанавливает бухгалтер. Это позволяет автоматически передавать информацию из одной таблицы в другую.
Рис. 6.2. Схема информационной связи между электронными таблицами и файлами в Excel при простой форме учета |
3. Возможность экспортировать таблицы или фрагменты таблиц в текстовый редактор Word для подготовки к печати отчетов установленного образца.
Определим основные технологические этапы в работе бухгалтера при автоматизации упрощенной формы бухгалтерского учета на малом предприятии с использованием Excel:
Этап 1. Начальное проектирование электронных таблиц. 1.1. Разработка форм электронных таблиц на компьютере. Для каждой формы выделяется отдельный электронный лист, порядок разработки следующий:
■ ввод заголовочной части документа;
Ведомость Ns 3-8 |
Регистрация и ввод данных в электронную форму (в течение месяца) Книга № К-1 |
Учетные первичные документы
О
(уZ
|
Дата добавления: 2015-11-04; просмотров: 39 | Нарушение авторских прав
| <== предыдущая лекция | | | следующая лекция ==> |
