Информационные w> технологии ч бухгалтерскою учета, 14 страница

Расчет по оплате труда (за месяц)

L

Ведомость учета оплаты труда

Выдача ведомости Ne В-8 на печать

Расчет затрат на производство (за месяц)

Рис. 6.1. Схема алгоритма простой формы бухучета малого предприятия (начало)

L

АРХИВ

Создание архивного файла

Рис. 6.1. Схема алгоритма простой формы бухучета малого предприятия (окончание)

Расчет сальдо по каждому счету на 1-е число следующего месяца

	Книга (журнал)
/—^	учета фактов
	хоз. деятельности

/ Вывод книги ' по форме № К-1 (за месяц) на печать,

/ Вывод бух. (фин.) /отчетности за кварталу на печать

Бухгалтерский баланс и другие формы

• формирование шапки таблицы, установление ширины граф ввод заголовков граф;

■ ввод исходных данных, например, для ведомости № В-8_

табельные номера, ф.и.о. работников, должности;

■ проектирование формул расчетов в заданных клетках таб­лицы, например: итого начислено, итого удержано, сумма к выдаче;

■ установление форматов граф и отдельных клеток таблицы, улучшающих внешний вид документа.

1.2. Установление необходимых информационных ссылок меж­ду отдельными электронными таблицами.

1.3.Запись связных электронных таблиц в отдельный файл.

1.4.Установление ссылок между связными файлами.

Этап 2. Сбор первичных документов.

Этап 3. Регистрация и ввод данных в электронные таблицы (блок

I на рис. 6.1).

Этап 4. Автоматические расчеты по установленным в электрон­ных таблицах формулам (блоки 2, 4, 5, б, 7, 8, 9, 13 на рис. 6.1).

Этап 5. Запрос бухгалтера о выдачи на печать форм отчетности (блоки 3, 10, 14 на рис. 6.1).

Этап 6. Создание бухгалтером архивных файлов (блоки 11, 15 на рис. 6.1).

Этапы 2—6 повторяются в соответствии с периодичностью под­готовки бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Упрощенной форме бухгалтерского учета с использованием регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия соответствует более сложная схема алгоритма для блоков с 1 по

II (рис. 6.3), блоки 12—15 являются общими для двух разновидно­стей упрощенной формы бухгалтерского учета.

Данные бухгалтерского учета ведомостей № В-1 — В-8 обобщают­ся в ведомости (шахматной) по форме № В-9 (блок 4 на рис. 6.3). За­тем формируется оборотно-сальдовая ведомость и проводится ее проверка (блоки 6—9 на рис. 6.3). По окончании квартала состав­ляется квартальная бухгалтерская (финансовая) отчетность.

Автоматизировать эту форму бухгалтерского учета с помощью электронных таблиц Excel достаточно сложно, так как увеличива­ется количество проектируемых электронных форм документов, но возможно.

При журнально-ордерной форме (рис. 6.4) бухгалтерского уче­та технология и организация учетного процесса значительно ус­ложняются по сравнению с упрощенной формой.

Поэтому автоматизацию бухгалтерского учета следует прово-, Злять с использованием ППП, разработанными фирмами ■— изго­товителями программного обеспечения.

Классификация ППП, предназначенных для автоматизации бухгалтерского учета, дана нами в теме «Бухгалтерские информа­ционные системы».

6.3. Характеристики ППП

для автоматизации учетных работ на малом предприятии

Классификация, состав и структура бухгалтерских информа­ционных систем были рассмотрены нами в предыдущих темах это­го раздела. Программное обеспечение является одной из основ­ных обеспечивающих подсистем любой информационной систе­мы. Оно связано с информационным обеспечением, с технологи­ей обработки данных, с комплексом технических средств, с орга­низационным обеспечением. Программное обеспечение разраба­тывается и развивается исходя из требований других обеспечива­ющих подсистем.

Основой подсистемы программного обеспечения являются па­кеты прикладных программ (ППП). ППП предназначены для ис­пользования на компьютерах соответствующего класса.

Для автоматизации учетных работ малого предприятия широ­ко используются настольные персональные компьютеры, относя­щиеся к классу микроЭВМ. ППП для этого класса ЭВМ отличают­ся большим разнообразием. Выделим два класса ППП, которые могут быть использованы бухгалтером для автоматизации учетных работ (рис. 6.5).

ППП общего назначения позволяют бухгалтеру самому раз­рабатывать программы автоматизации своей деятельности. В их число входят электронные таблицы, системы управления базами Данных, текстовые редакторы, которые уже рассматривались в п. 1.6.3.

Проблемно-ориентированные ППП предназначены для автома­тизации конкретной прикладной области человеческой деятель­ности. Бухгалтеру, прежде всего, необходимы ППП бухгалтерско­го учета, справочно-правовые, а в последнее время и информаци­онно-аналитические ППП, которые будут рассмотрены в гл. 7.

V

Ведомость учета про и з водств ен н ых запасов № В-2

/ Ведомость учета / затрат Аа производство № В-3 j

I--- j------------------------------------------------ f

Ведомость учета денежных средств и фондов № В-4

Регистрация и ввод данных и (в течение месяца) в ведомость учета ОС № В-1

Учетные первичные документы

Ведомость учета расчетов и прочих операций № В-5

Ведомость учета продаж № В-6 (оплата)

Ведомость учета расчетов и прочих операций № В-б (отгрузка)

Ведомость учета

расчетов с поставщиками №В-7

Ведомость учета оплаты труда № В-8

Рис. 6.3. Схема алгоритма упрощенной формы с использованием регистров бухгалтерского учета (начало)

Рис. 6.3. Схема алгоритма упрощенной формы с использованием регистров бухгалтерского учета (продолжение)

/	Оборотно-
/—»	сальдовая
г	ведомость

Оборотная ведо­мость по синтети­ческим счетам		Бухгалтерский баланс и другие формы		Оборотная ведомость по аналит счетам

Рис. 6.4. Схема документооборота журнально-ордерной формы учета

Рис. 6.3. Схема алгоритма упрощенной формы с использованием регистров бухгалтерского учета (окончание)

Кассовая книга

Жур налы -ордера

Первичные и свод документы

Главная книга

Регистры аналитического учета_________

Вспо м огате л ьн ы е и группировочные ведомости______

I

t

ППП, используемые для автоматизации учетных работ

ППП общего назначения

ППП проблемно- ориентированные

Электронные таблицы

. Системы управления базами данных

■ Текстовые редакторы

■ Справочно-правовые

■ Бухгалтерские

■ Информационно- аналитические

f «ж

If

Рис. 6.5. Пакеты прикладных программ, используемые для автоматизации работ на малом предприятии

% _t Выбор ППП бухгалтерского учета ограничен классом программ, ^Предназначенных для малых предприятий. Внутри этого класса бухгалтеру следует руководствоваться следующими критериями ^оценки:

■ функциональная полнота пакета с точки зрения области его применения (например, вид деятельности, участки учета,

¹ ведение многомерного и многоуровневого аналитического учета, получение оперативной информации о наличии и движении материальных ресурсов, дебиторской и креди­торской задолженности и другие функциональные возмож- * ности);

■ возможность настройки на постоянно изменяющиеся тре- _t бования бухгалтерского и налогового учета;

. • наличие сетевой версии;

■ наличие средств защиты информации и распределения дос­тупа к данным;

■ обучающие возможности и дружелюбие интерфейса;

■ уровень и полнота сервисного обслуживания;

■ качество документации;

■ ценовые параметры.

Характеристики ППП бухгалтерского учета и СПС были рас- щ смотрены нами в предыдущих темах данного раздела.

Контрольные вопросы

1. Какие формы бухгалтерского учета применяются в Российской Федерации?

2. Что понимается под формой бухгалтерского учета'

3. Перечислите регистры бухгалтерского учета малого предприятия используемые при упрощенной системе учета.

4. Охарактеризуйте возможности использования бухгалтером элек­тронных таблиц для автоматизации упрощенной формы бухгал­терского учета малых предприятий.

5. Определите основные технологические этапы в работе бухгалте­ра при автоматизации упрощенной формы бухгалтерского учета с использованием Excel.

6. Дайте характеристику ППП для автоматизации учетных работ на малом предприятии.

7. Какими критериями оценки следует руководствоваться бухгалте­ру при выборе ППП для своей работы?

Тесты для самопроверки

6.1. Какие формы бухгалтерского учета применяются на малых пред­приятиях:

а) журнально-ордерная;

б) мемориально-ордерная;

в) упрощенная.

6.2. Какая специфическая функция электронных таблиц (Excel) позво­ляет широко применять их для автоматизации решения бухгалтерских задач:

а) набор и корректировка текста;

б) возможность внесения формул расчетов в графы и строки таблицы,

в) графические возможности.

6.3. Определите порядок основных технологических этапов работы бухгалтера при автоматизации упрощенной формы бухгалтерского уче­та на малом предприятии с использованием пакета Excel:

а) регистрация и ввод данных в электронные таблицы;

б) автоматические расчеты по установленным в электронных табли­цах формулам;

в) начальное проектирование электронных таблиц;

г) сбор первичных документов;

д) создание архивных файлов;

е) запрос о выдаче на печать форм отчетности.

ППП общего назначения

6.4. Распределите пакеты прикладных программ по следующим видам

ППП проблемно- ориентированные

4.

5.

6.

1. 2. 3.

а) справочно-правовые;

б) электронные таблицы;

в) текстовые редакторы;

г) бухгалтерские;

д) системы управления базами данных;

е) информационно-аналитические.

. Глава 7 —....... _..----

ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ ЭКОНОМИЧЕСКОГО АНАЛИЗА

ЯМ 7.1. Содержание экономического анализа его виды и методы

Экономический анализ как наука представляет собой систему специальных знаний, связанную с исследованием экономических процессов, выявлением закономерностей их развития и выработ­кой на основе этих знаний оптимальных управленческих решений.

Экономический анализ является не только самостоятельной отраслью экономических знаний, но и сферой практической дея­тельности управленческого персонала различного уровня.

Под предметом экономического анализа традиционно понима­ется хозяйственная деятельность организаций, ее эффективность и конечные финансовые результаты.

К важнейшим задачам экономического анализа относятся:

■ объективная и всесторонняя оценка степени выполнения плана, динамики производства и реализации продукции;

■ определение экономической эффективности использования трудовых, материальных и финансовых ресурсов;

■ определение влияния различных факторов на изменение величины этих показателей;

■ выявление внутрихозяйственных резервов увеличения вы­пуска и реализации продукции;

■ разработка мероприятий по освоению выявленных резервов.

Классификацию видов экономического анализа можно прове­сти по разным признакам (табл. 7.1). Необходимо отметить, что какой-либо конкретный аналитический процесс или аналитичес­кая работа могут характеризоваться одновременно несколькими из перечисленных в табл. 7.1 признаками.

Методы по предметным областям и методики проведения ана­лиза разнообразны, знание их необходимо для разработки сцена­риев экономического анализа. Остановимся подробнее на наибо­лее известных методах и методиках.

Анализ инвестиций и инноваций представляет собой самосто­ятельное направление финансово-экономического планирования деятельности предприятий и тесно связан с инженерно-техноло­гическими исследованиями и решениями.

I⁴

I^4 к i] Классифика! >	Таблица 7.1 4ия видов экономического анализа
---- Кдассификационныи ^х признак	Вид анализа
Предметная область 1С	Маркетинговая деятельность Производственная и основная деятельность Снабженческо-заготовительиая деятельность Логический Финансовый Инвестиционный и инновационный Другие
Пбъекты изучения Г	Подразделения (центры ответственности) Предприятия (организации) в целом Отраслевой
■ибъекты управления V It	Проводимый руководством и функциональными службами организации Проводимый собственниками организации Проводимый настоящими и потенциальными инвесторами Проводимый поставщиками и покупателями Проводимый органами исполнительной власти Проводимый аудиторами Проводимый судебно-правовыми органами Другие
Периодичность доведения	Ежедневный Декадный Месячный Квартальный Годовой Другие
Полнота охвата объектов	Сплошной и выборочный Локальный и тематический
Методы анализа	Сравнительный Факторный Функционально-стоимостной Корреляц ионный Маржинальный Другие (перечисленные виды могут объединяться в группы; количественные и качественные; логические; экономико- математические, эвристические; другие).

Задачи анализа в этой области экономической деятельности заключаются в сравнительных оценках альтернатив, мониторин­ге реализации инвестиционных и инновационных проектов по принятой системе показателей. Помимо ставших традиционными финансовых оценок по ряду специальных показателей, использу­ется также функционально-стоимостный анализ. В основе его ле­жат субъективные оценки проектов путем составления иерархии целей, их взвешивания, составления таблиц функций и определе­ния альтернатив реализации функций. Производится расчет по­лезности и формирование последовательности в матрице ценнос­тей целей. Функционально-стоимостной анализ завершается ана­лизом чувствительности полученных данных к изменению весо­вых коэффициентов целей, оценкой и выдачей результата.

К методам оценки инвестиционных и инновационных проек­тов в условиях неопределенности относятся:

• анализ ставки дисконтирования с поправкой на риск;

■ метод достоверных эквивалентов с вариантами использова­ния в качестве их математического ожидания денежных по­токов и состояния предпочтения;

■ методики принятия решений без использования численных значений вероятностей, основанные на построении и ана­лизе матрицы стратегий и состояний природы для инвести­ционного проекта максимакса, максимина, минимакса и ком­промиссного — Гурвица;

■ опционный, использующий подходы, принятые при оценке ценных бумаг.

Стратегический анализ предполагает оценку эффективности целей, долгосрочные прогнозы, исторические оценки процессов и явлений и т. п. Целью стратегического анализа является выбор оптимального пути развития предприятия с точки зрения повыше­ния ценности его капитала. Наиболее известными методиками стратегического анализа являются:

■ SWOT-анализ (strengths, weaknesses, opportunities, threats) — на основе анализа внутренней и внешней среды выявляют­ся слабые и сильные стороны в производственно-хозяйствен­ной и финансовой деятельности предприятий, определяют­ся его внутренние возможности и внешние опасности. Стро­ится четырехклеточная матрица, которая заполняется эти­ми данными. Матрица позволяет сформировать стратегию предприятия, которая закладывается в планы, исполняется, результаты подвергаются очередному этапу анализа;

■ матрица БКГ (Бостонская консультативная группа) представ­ляющая собой схожий подход. Результаты аналитической ра­боты представляются таким же образом. Определяются по­зиции предприятия на рынке по сравнению с ведущей фир­мой в данном сегменте рынка. Все направления деятельнос­ти разбиваются на четыре группы, в отношении которых вырабатываются соответствующие стратегии. Наработаны типовые рекомендации, суть их сводится к поддержке перс­пективных, ликвидации безнадежных направлений деятель­ности;

■ матрица Мак-Кинси, являющаяся развитием матрицы БКГ. Методика предусматривает использование формализован­ных показателей привлекательности рынка и конкурентно-

}■ го статуса. В исходных данных используются экспертные оценки, прогнозные показатели; р анализ цепочки создания стоимости и конкурентный ана­лиз по Портеру. Им предложено представить совокупность выполняемых предприятием функций в виде цепочек про­цессов создания стоимости. В начале и конце цепочек дея­тельность предприятия интегрируется, согласуется с деятель- > ностью партнеров по бизнесу. Конкурентный анализ прово- < дится по пяти основным направлениям: влияние покупате-) 1 лей, влияние поставщиков, возможность появления новых iV конкурентов, существование товаров-заменителей, действия конкурентов внутри отрасли. Исследуются факторы, обус- U ловливающие их значение, оценивается их соотношение. По ft - материалам анализа вырабатывается оптимальная стратегия.

Конкретных рекомендаций методика не дает и ограничива- ' ется качественным анализом;

1* оценка рисков и управления ими — риск рассматривается как возможность потерь в виде убытков, упущенной выгоды или как степень нестабильности, непредсказуемых исходов. Про­водится качественный и количественный анализ рисков. При качественном анализе выявляются факторы, зоны опаснос­ти, виды рисков. Количественный анализ использует мето­ды аналогий, Монте-Карло, экспертные, анализа чувстви­тельности, сценариев. Цель анализа — минимизировать по­тери предприятия при принятии стратегических решений. • Логистический анализ связан с теорией и практикой управле- продвижением, перемещением и хранением товара от произ­водителя к потребителю. К методикам анализа в области логисти ки относятся:

■ анализ цепочек логистических процессов, позволяющие обеспечить руководство предприятия информацией по пред метам логистики и выработать соответствующие решения осуществить согласование и оптимизацию материальных и сопутствующих им информационных потоков с другими процессами, протекающими на предприятии, и с партнер^, ми. Определяются потребности в материалах, транспорте складских площадях и т. д. исходя из планов заказов и про. изводства. Выбирается методика управления складскими запасами по ритмам или срокам поставок. Определяется по­требность в поставке по мере достижения минимально до- пустимого объема или по окончании рассчитанного перио­да времени. Например, вычислением средней скорости по­требления по прошлым периодам или по производственной мощности, темпам производственного процесса;

«анализ издержек логистических процессов, выявляющий места возникновения издержек, сопутствующий информа­ционный обмен, включая документооборот. Определяет на основе методов учета, принятых в логистической цепи, объе­мы издержек. Проводит контроль экономичности по приня­той системе показателей, оценивает степень готовности по­ставок и продвижения, информационное обеспечение и дру­гие показатели.

Экономический анализ хозяйственной деятельности организа­ции состоит из.двух взаимосвязанных разделов: управленческого и финансового анализов (рис. 7.1).

Такое разделение экономического анализа обусловлено сло­жившимся на практике разделением системы бухгалтерского учета в масштабе предприятия на финансовый и управленческий учет Это разделение достаточно условно, потому что внутренний ана­лиз может рассматриваться как продолжение внешнего анализа, и наоборот. Оба вида анализа дополняют друг друга, имеют свои специфические особенности.

Особенностями управленческого анализа являются.

• ориентация результатов анализа на руководство организа­ции;

■ отсутствие регламентации анализа со стороны внешней среды,

в детальный подход к изучению всех сторон деятельности орга- _t низации, не только финансовой,

, а результаты анализа, представляющие собой коммерческую тайну организации.

Рис. 7.1. Состав экономического анализа хозяйственной деятельности

организации

К особенностям внешнего финансового анализа относятся:

■ множественность субъектов анализа и пользователей инфор­мации о деятельности организации;

■ разнообразие целей и интересов субъектов анализа;

■ наличие типовых методик анализа, стандартов учета и отчет­ности;

■ ориентация анализа только на публичную, внешнюю отчет-

' ность организации;

■ максимальная открытость результатов анализа для пользо­вателей информации о деятельности организации.

Общими целями анализа бухгалтерской финансовой отчетнос-

организации являются:

■ объективная оценка финансового состояния предприятия, его платежеспособности, финансовой устойчивости и дело­вой активности;

■ выявление путей увеличения собственного капитала, чистых активов, доходности акций и улучшения использования за­емных средств;

■ разработка прогнозов роста (снижения) финансовых резудь. татов и аргументированных предсказаний о степени реаль- ности банкротства (финансовой несостоятельности) органи­зации;

• выработка вариантов обоснованных управленческих рещ_е. ний как внутренними, так и внешними пользователями дан­ной аналитической информации в целях повышения эффек­тивности хозяйствования, укрепления долгосрочных эконо­мических связей с партнерами.

Управленческий анализ строится на основе ряда методик:

■ анализа объема производства и реализации продукции включая анализ ассортимента, качества и структуры продук­ции, анализ ритмичности производства и реализации про­дукции;

■ анализа использования производственных ресурсов, в том числе основных средств, трудовых и материальных ресур­сов, используя анализ отклонений;

■ анализа и управления затратами, себестоимостью продукции и прибылью, используя методы маржинального дохода, точ­ки безубыточности и др.

Финансовый анализ предполагает расчет показателей на осно­ве информации бухгалтерской отчетности предприятия. Система оценки финансового состояния предприятия включает в себя сле­дующие показатели:

• платежеспособность и ликвидность;

■ финансовая устойчивость;

■ деловая активность;

■ рентабельность;

■ рыночная активность и др.

В рамках финансового анализа могут быть выделены отдельные направления, имеющие конкретные цели и задачи:

■ анализ имущественного положения организации и оценка эффективности использования ее активов;

■ анализ источников финансирования хозяйственной деятель­ности организации;

■ анализ и оценка платежеспособности и финансовой устой­чивости, в том числе выявление и обоснование причин бан­кротства;

■ анализ финансовых результатов деятельности организации и оценка эффективности их использования;

анализ и оценка кредитоспособности заемщика; анализ движения денежных потоков и др. Экономический анализ проводится на основе разнообразной одной информации, собранной и полученной из разных источ- ов.

7.2. Информационная база экономического анализа

Источники информации для анализа можно разделить на внут- ie и внешние. К внутренним источникам относятся: бухгалтерский финансовый учет, включая синтетический и аналитический учет; бухгалтерский управленческий учет; складской учет; статистический учет; деловая переписка;

материалы различных исследований и обследований, выпол­ненных на предприятии; материалы ревизий и аудиторских проверок; информация из баз данных информационных систем, эксп­луатируемых на предприятиях и др. 3 перечисленных источников бухгалтерский финансовый и стический учет являются обязательными для всех предприя- на территории РФ. Информация, собираемая в них, регламен-;^гется нормативно-законодательными документами и наиболее jo отражает все хозяйственные процессы, поскольку фикси- на основании первичных учетных документов, внешним источникам информации относятся: нормативно-законодательные документы; информация из специализированных информационных организаций и их информационных хранилищ: различные фонды, финансовые и биржевые и т. п.; библиотечные фонды и информационные хранилища; средства массовой и специализированной информации; глобальные информационные ресурсы, например компью­терная сеть Интернет и др.;

данные деловой разведки и прочие возможные источники информации.

Таким образом, информация, используемая для экономическо­го анализа, характеризуется многоплановостью, сложностью отоб­ражаемых объектов и систем, а также разнообразием связей меж­ду объектами, явлениями и процессами. Объемы информации необходимой и используемой при принятии управленческих ре­шений, достигают десятков и сотен мегабайт, а в крупных корпо­ративных и общегосударственных информационных системах управления — терабайт.

Совокупность информационных потоков, исходящих из на­званных выше источников, можно определить как систему эко­номической информации, основными принципами создания ко­торой должны быть полезность, объективность, единство, опера­тивность.

Важное место среди внутренних источников информации за­нимает система бухгалтерского учета организации. Формируемая в этой системе бухгалтерская отчетность характеризуется полно­той и достоверностью представленной в ней информации.

Достоинство бухгалтерской финансовой отчетности состоит в том, что в ней содержится большинство финансовых показателей, определяющих количественную сторону финансовых процессов хозяйствующего субъекта. Это предопределяет значительные ана­литические возможности бухгалтерской отчетности, которые мож­но эффективно использовать в управлении капиталом организа­ции, ее активами и обязательствами, доходами и расходами, фи­нансовыми результатами.

Дата добавления: 2015-11-04