Информационные w> технологии ч бухгалтерскою учета, 12 страница

Рис. 5.1. Состав электронной базы данных учета ОС

Поступление ОС

Выбытие ОС

Начальное формирование _ки ведение электронной _а картотеки

Подсистема Основные средства»

Рис. 5.2. Подсистема «Основные средства»

Перемещение ОС

Ремонт ОС

Переоценка ОС

Еще одним трудоемким участком бухгалтерского учета являет­ся учет материальных ценностей. Этот участок учета на предпри- ятии должен обеспечить контроль наличия, движения, сохраннос­ти материальных ценностей на складах и расходования их в про­изводстве.

Типовые формы учета материальных ценностей

Большое значение для совершенствования учета и его автома­тизации имеет рационализация форм первичных документов. При­менение типовых форм (табл. 5.2) обусловлено тем, что на пред­приятиях учет материалов осуществляется преимущественно по единой методике.

Таблица 5.2

№ п/п	Операция	Наименование документа	Типовая форма
I	Поступление на склад МЦ со стороны	Приходный материальный ордер	№ М-3
	Поступление на склад МЦ из подразделений предприятия	Сдаточная накладная	N2 M-I2
	Поступление МЦ, доставленных автотранспортом поставщика	Товарно-транс портная накладная	№ М-5
	Перемещение МЦ внутри предприятия со склада на склад	Накладная на перемещение МЦ	№ М-13
	Поступление МЦ на склад при отсутствии сопроводительных или расчетных документов	Акт о приемке материалов	N° М7
	Отпуск со склада материалов для производственно- эксплуатационных нужд	Лимитно-заборная карта	Na М-8 № М-9
	Разовый отпуск МЦ со склада на производственно-эксплуатаци­онные нужды, а также отпуск сверх лимита	Требование	N° М-Ю Ns М-11
	Реализация материалов со склада сторонним организациям	Накладная на отпуск МЦ иа сторону	М» М-14 № М-15
	Текущее движение МЦ на складах	Карточка складского учета	№. М-17

Г Подсистема «Учет материалов» может быть декомпозирована

два модуля: «Складской учет» и «Учет материалов в производ­ив».

Перечислим основные функции модуля «Складской учет»: • ■ ведение приходных и расходных складских ордеров, распре­деление МЦ по материально-ответственным лицам, парти­ям, ячейкам хранения;

■ учет МЦ в нескольких валютах;

» учет операций с МЦ с помощью карточки складского учета;

■ учет внутреннего перемещения МЦ;

• динамический пересчет складских остатков;

• учет партий МЦ, контроль сроков хранения партий, сроков действия сертификатов (лицензий);

• ведение учетных цен, поддержка методик списания по сред­невзвешенным ценам, ЛИФО, ФИФО;

• проведение инвентаризации, формирование ведомости фак­тического наличия, сличительной ведомости по итогам ин­вентаризации, ведомости по рассогласованным позициям, актов о недостаче и об излишке;

• проведение переоценки МЦ в связи с изменением курса ва­лют, по цене последнего приобретения и т. д.;

■ учет операций комплектования и разукомплектования МЦ на складах;

» учет пересортицы;

■ формирование ведомостей наличия МЦ на любую дату в раз­резах: склад, материально-ответственное лицо, партия;

■ формирование ведомостей движения за период в разрезах: контрагент, склад, материально-ответственное лицо, группа

7 МЦ, партия МЦ;

л " формирование оборотных ведомостей по складам, МЦ, партиям;

- ■ формирование накопительных ведомостей по приходам и расходам;

■ контроль неликвидов, сверхнормативов, дефицитных пози­ций;

■ контроль соответствия накладных и складских ордеров;

■ просмотр бухгалтерских проводок по складским ордерам.

Реализованную в модуле «Складской учет» технологию выпол-

1ения складских операций иллюстрирует схема, представленная

ю рис. 5.3.

Учет операций с внешними контрагентами и с производством

Управление снабжением

Управление сбытом

Учет материалов в производстве

Складские операции

Складские операции

О

Учет пересортицы

Ввод остатков

С

Документы: складские ордера накладные акты

Инвентаризация

Переоценка

Классификаторы: склады МОЛ

партии

Комплектование

Учет движения МЦ внутри организации

Рис. 5.3. Схема модуля «Складской учет»

Модуль «Учет материалов в производстве» предназначен для учета движения МЦ между складами и производственными под­разделениями. В этом модуле обрабатывается следующий цикл операций (рис. 5.4):

■ ввод или формирование по производственному заказу доку­мента-основания на отпуск в производство (лимитно-забор­ная карта);

■ формирование накладной на отпуск МЦ в производство и расходного складского ордера;

■ формирование накладных на прием готовой продукции и возврат остатков сырья;

Списание со склада

■ оприходование на склад с созданием приходных складских ордеров;

создание сопроводительных документов на внутреннее пе­ремещение сырья в производстве, переработку сырья в по­луфабрикаты, списание израсходованного сырья; формирование производственных отчетов цехов о балансе движения материалов за период объемах выпущенной про­дукции, затратах материалов на изготовление продукции; расчет цен в производственных отчетах по данным отпуска материалов в производство с учетом сальдовых остатков про­шлого периода.

Рис. 5.4. Схема работы модуля «Учет материалов в производстве»

Модуль «Учет материалов в производстве» позволяет получать Сю необходимую информацию о наличии и движении материаль- ценностей в производстве. Расчет с персоналом по оплате труда является одним из наибо- йе массовых, но в то же время наиболее подходящих для автома- «зации участков бухгалтерского учета. Это объясняется большим количеством первичных документов, необходимостью выполнения расчетов и группировки данных по различным аналитическим при­знакам. Правильно организованный учет труда и заработной пла­ты призван содействовать повышению производительности тру­да, улучшению использования рабочего времени, снижению се­бестоимости продукции.

При разработке подсистемы «Заработная плата» необходимо учи­тывать особенности расчетов по оплате труда в современных усло­виях, включая изменения минимальной заработной платы, тарифной ставки первого разряда, видов и ставок налогов, льготируемых сумм, индексации, а также предусматривать возможности использования районных коэффициентов, северных надбавок, доплат за выслугу лет, выплат материальной помощи и ценных подарков, учета доходов со­вместителей, учета подотчетных и депонированных сумм.

В системе «Галактика», например, в модуле «Заработная пла­та» можно использовать до 320 видов оплат, до 220 видов удержа­ний, которые допускают самостоятельную настройку.

Подсистема «Заработная плата» должна автоматизировать ра­боту бухгалтеров-расчетчиков и табельщиков. Эта подсистема по­зволяет выполнять:

■ разработку графиков работы персонала;

■ формирование табелей;

■ расчет начислений, удержаний и налогов при повременной и сдельной формах оплаты труда;

■ сторнирование ранее начисленных и удержанных сумм,

■ формирование и печать справок, сводок, отчетов.

Модуль «Заработная плата» позволяет получать разнообразную

выходную документацию, начиная от расчетных листков, платеж­ных ведомостей, расходных кассовых ордеров и кончая различны­ми сводами и контрольным журналом по оплате труда. Основной документ по оплате труда — расчетно-платежная ведомость — до­пускает настройку формы в зависимости от специфики конкрет­ного предприятия. При переходе к новому расчетному периоду автоматически формируются бухгалтерские справки о начислени­ях, удержаниях и налогах. Одновременно формируются платеж­ные поручения на перечисление налогов, а также удержаний в пользу других юридических и физических лиц.

Другие участки бухгалтерского учета являются не менее важ­ными, их автоматизация также проводится с учетом системотех­нических принципов проектирования и функционирования ин­формационных систем.

5.2. Автоматизация учета

финансово-расчетных операций, сводного учета и отчетности

Отчетность, формируемая в рамках предприятия, раскрывает личные стороны его функционирования и основывается на вза- освязанных и взаимодействующих видах хозяйственного учета Бухгалтерская (финансовая) отчетность строится на основе дан-: оперативного, бухгалтерских финансового и управленческо- учетов и рассматривает финансово-хозяйственную деятельность дприятия в целом. В условиях рыночных отношений она ста­вится практически единственным достоверным источником —ансовой информации. Бухгалтерская (финансовая) отчетность адает следующими важными свойствами:

■ регулярно составляется любым самостоятельным предпри­ятием;

■ минимальный состав отчетности и ее основных показателей известен;

■ составляется по определенным и общеизвестным алгорит­мам и правилам;

■ ее данные подтверждаются первичными документами по каждой хозяйственной операции;

■ публична и доступна внешним пользователям;

■ достоверность ее данных может быть подтверждена незави­симыми экспертами-аудиторами;

• дает наиболее полное представление об имущественном и финансовом положении предприятия, ее подготовившего;

■ относится к документам, подлежащим хранению в течение определенного и достаточно длительного срока, поэтому с ее помощью можно получить представление о финансовой ис­тории предприятия.

Регламентирование основ формирования бухгалтерской фи- совой отчетности в России проводится в соответствии с:

■ Федеральным законом «О бухгалтерском учете»;

• Положением по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчет­ность организации» (ПБУ 4/99), определяющим состав и структуру отчетности, порядок оценки ее показателей, пра­вила ее представления;

■ Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/98), устанавливающим принципы фор­мирования бухгалтерских данных.

В ПБУ 4/99 бухгалтерская отчетность определена как еди­ная система данных об имущественном и финансовом положении организации и о результатах ее хозяйственной деятельности, со­ставляемая на основе данных бухгалтерского учета по установлен­ным формам.

Бухгалтерская (финансовая) отчетность состоит из бухгалтерс­кого баланса, отчета о прибылях и убытках, приложений к ним и пояснительной записки, а также аудиторского заключения, под­тверждающего достоверность бухгалтерской отчетности органи­зации, если она в соответствии с Федеральными законами подле­жит обязательному аудиту.

Составление бухгалтерской отчетности является заключитель­ным этапом в системе бухгалтерского учета любой организации Все формы бухгалтерской отчетности тесно связаны между собой и представляют единое целое, т. е. систему финансовых показате­лей, характеризующих условия и результаты работы организации за отчетный период.

Бухгалтерская (финансовая) отчетность призвана давать досто­верное и полное представление об изменениях в финансовом по­ложении организации различным группам ее пользователей, она является информационной базой экономического анализа деятель­ности организации. Результаты анализа служат основой принятия оптимальных управленческих решений, позволяют выработать тактику и стратегию финансового развития организации.

Учет финансовых и расчетных операций по своему содержа­нию тесно связан с другими, ранее рассмотренными участками учета. Организация учета финансово-расчетных операций, свод­ного учета и отчетности должна обеспечивать:

■ сохранность денежных средств и контроль за их использо­ванием;

■ своевременную выверку расчетов с поставщиками и подряд­чиками, покупателями и заказчиками, с дебиторами и кре­диторами, прочих расчетов, предупреждение просрочки де­биторской и кредиторской задолженности;

■ своевременное и качественное проведение инвентаризации денежных средств и расчетов;

• контроль за получением и своевременным погашением ссуд и кредитов банков;

■ контроль за движением уставного фонда в части основных и оборотных средств предприятия;

• выявление финансовых результатов деятельности предпри­ятия и контроль за распределением прибыли; ₄ а систематизацию и обобщение данных о производственно-) хозяйственной и финансовой деятельности предприятия в

аналитическом и синтетическом разрезах; ц ■ формирование взаимосвязей системы обобщающих отчет­ных показателей. •>■ Подсистема «Сводной учет и отчетность» включает в себя сле- ртощий комплекс задач (табл. 5.3):

]l 1. Сводный аналитический учет производственной, хозяйствен-

и финансовой деятельности предприятия. |р 2. Сводный синтетический учет производственной, хозяйствен- Ьй и финансовой деятельности предприятия. [>, 3. Составление бухгалтерской отчетности.

Таблица 5.3

\

^Характеристика комплекса задач подсистемы «Сводный учет

и отчетность»

^Наименование R '' задачи	Основное функциональное назначение задачи	Пользователь
р. Сводный |плятичсский г 'а V	Систематизация и обобщение данных хозяйственных операций, наличия я движения денежных средств и их источников в стоимостном выражении Отражение хозяйственных операций на счетах аналити­ческого учета по соответствующим синтети­ческим счетам, раскрытие показателей бухгалтерской отчетности-	Бухгалтерия, финансовый отдел, плановый отдел
2- Сводный Синтетический учет	Обобщение и отражение данных хозяйственных операций, наличия и движения денежных средств и их источников в стоимостном выражении по синтетическим счетам бухгалтерского учета с целью контроля и анализа по соответствующим видам средств и источников, раскрытие показателей бухгалтерской отчетности	Бухгалтерия
3. Составление бухгалтерской отчетности	Формирование показателей, отражающих производственно-хозяйственную деятельность предприятия, в группировках, предусмотренных периодической и годовой отчетностями, для анализа и планирования	Руководство предприятия, бухгалтерия, плановый отдел

Основные выходные документы подсистемы «Сводный учет и отчетность» можно подразделить на следующие группы:

■ ведомости аналитического учета по соответствующим син­тетическим счетам по подразделениям и предприятию в це­лом;

■ оборотная ведомость по субсчетам в пределах каждого син­тетического счета;

■ оборотная ведомость по синтетическим счетам, заменяющая Главную книгу.

Ведомости аналитического учета различаются между собой по составу граф и получаемых итогов. Периодичность их получения регламентируется потребностью предприятия в соответствующей информации. Эти ведомости предназначены для обобщения дви­жения денежных средств в кассе предприятия, на расчетных сче­тах, для раскрытия в аналитическом разрезе прочих хозяйствен­ных операций.

Важным выходным документом является оборотная ведомость по синтетическим счетам и субсчетам, в которой раскрываются хозяйственные операции по синтетическим счетам и субсчетам в разрезе корреспондирующих счетов и субсчетов. Она составляет­ся по всем синтетическим счетам и субсчетам один раз в месяц.

Ведомость «Главная книга» обобщает все хозяйственные опе­рации предприятия по синтетическим счетам.

Ежеквартально формируется бухгалтерский баланс предприя­тия и другие формы бухгалтерской финансовой отчетности. Фор­мирование производится автоматически по запросу пользователя по информационной базе отчетного периода. Отчетные формы могут быть просмотрены бухгалтером на экране дисплея, в случае необходимости откорректированы, а затем выданы на печать. Практически все программы бухгалтерского учета содержат под­систему «Сводный учет и отчетность».

5.3. Разработка форм бухгалтерской отчетности на персональном компьютере

В настоящее время наиболее массовой формой вывода резуль­татов решения экономических задач с помощью компьютера яв­ляется печать информации в разнообразных документах, сводках, отчетах, удобных для восприятия человеком.

I Результатная информация может быть выведена на экраны ви- ютерминальных устройств в цифровой, алфавитно-цифровой и йфической формах. Устройства визуального отображения ин- ррмации обеспечивают наглядность представления данных и воз- эжность оперативной корректировки и компоновки в соответ- даии с требованиями пользователей. Такая форма вывода инфор- ации находит применение при организации информационно- фавочного обслуживания и при решении оперативных задач ользователей.

Выходные документы должны включать в себя необходимый >став реквизитов, установленных в соответствии с целевыми ункциями управления. В условиях создания информационной нсгемы приходится определять состав выходных показателей и Ькументов для системы управления в целом и для различных ее ровней с учетом их взаимосвязей.

Г Выходные документы должны своевременно и полно удовлет- ррять потребности органов управления и обеспечивать качествен- |ый анализ экономической деятельности объектов.» При проектировании выходных документов должны учитывать­ся требования унификации и стандартизации их форм. Унифика­ция форм бухгалтерской и статистической отчетности обеспечи- иется единым законодательным порядком разработки и центра­лизованного утверждения органами Госкомстата и Министерством ринансов РФ форм отчетов и инструкций по порядку их заполне- Ия. Унификация форм отчетов заключается в типизации состава [ структуры размещения показателей, по которым отчитываются [редприятия и организации.

' Кроме того, при проектировании выходных документов опре­деляется.общий состав сводных показателей, устанавливается со- (ержание каждого выходного документа и разрабатывается его скиз.

При анализе сводных показателей учитываются требования [отребителей к составу результатной информации и возможнос- и компьютерной техники.

Зная состав выходных показателей и учитывая требования юльзователей, определяют перечень выходных документов, необ­ходимых для учета, планирования, контроля, анализа и оператив­ного управления объектом и принятия управленческих решений. I состав выходных документов включаются не только документы «гламентированного содержания, но и документы-справки про­извольной формы, содержащие ответы на вопросы пользователей Каждому выходному документу присваивается точное наимено­вание и кодовое обозначение.

Всю бухгалтерскую отчетность можно разделить на три группы

■ бухгалтерская отчетность для внутреннего пользования;

■ исходящая бухгалтерская отчетность;

• расчеты экономических показателей.

К бухгалтерской отчетности для внутреннего пользования от­носятся следующие виды документов;

• ведомости ежедневного учета любого счета;

■ группировочные ведомости;

■ оборотные ведомости в разрезе любого счета или структур­ных подразделений;

■ ведомости аналитического учета;

• журнал (книга) хозяйственных операций;

■ Главная книга;

■ ведомости по расчету курсовой разницы;

■ ведомости по учету труда и зарплаты;

• ведомости по учету ОС и НМА;

■ ведомости по учету МЦ.

Исходящая бухгалтерская отчетность представлена:

■ балансом предприятия (организации);

■ приложением к балансу;

■ отчетами по налогам.

В состав расчетов экономических показателей входят:

■ аналитический баланс;

■ расчет рентабельности;

■ расчет устойчивости;

■ расчет оборачиваемости;

■ расчет ликвидности.

Количество и состав форм исходящей бухгалтерской отчетнос­ти, их оформление и методики расчета могут изменяться в зависи­мости от следующих факторов:

• действующего законодательства;

■ требований вышестоящих организаций и налоговых органов в рамках действующего законодательства;

■ специфики деятельности и структуры предприятий, опреде­ляющих особенности учета.

Все перечисленные факторы приводят к необходимости посто­янной доработки форм бухгалтерской отчетности на предприятии

огие программы бухгалтерского учета предоставляют пользо- 1телю возможность легко скорректировать любую существую- или создать собственную отчетную форму. Эта возможность >нована на использовании встроенного в систему языка проек- вания отчетов.

Определив состав выходных документов и запросов, проекти­руют их содержание с учетом назначения, сроков, периодичности Получения и места использования документов. | При разработке эскиза формы выходного документа учитыва­ется, что он включает в себя:

► ■ заголовок (наименование документа, дату получения, наиме- [ нования и кодовые обозначения некоторых справочных при- [ знаков);

■ форматную строку с наименованиями и нумерацией граф и

линиями, отделяющими одну графу от другой («шапку»); • собственно таблицу, в которой размещается информацион­но-содержательная часть документа. Информация, полученная в результате решения конкретной за­дачи на ЭВМ, формируется в соответствии с определенным програм­мным модулем. Руководствуясь данными о содержании выходного документа и требованиями к последовательности расположения рек- 1Иэитов в нем, можно составить эскиз формы выходного документа. В общем виде эскиз формы выходного документа показан на рис. 5.5.

Заголовок

Подзаголовок 1

Подзаголовок 2

Шапка документа

Информационно-содержательная часть

Рис. 5.5. Эскиз формы выходного документа

При печати документа выделяют три типа строк: заглавные, детальные и итоговые. Заглавные строки содержат постоянную информацию, выводимую на титульный лист и в начало каждого листа документа. Детальные строки состоят из данных всех запи­сей входных массивов. Итоговые строки включают в себя резуль­таты расчетов и количественные и суммовые итоги в разрезе клю­чевых признаков, а также рассчитанные процентные величины, коэффициенты и т. д. В итоговые строки часто входят дополнитель­ные текстовые пояснения, например итоги по поставщику, всего по предприятию. Для удобства пользования в информационно-со­держательной части целесообразно предусматривать печать наи­менований группировочных признаков.

Некоторые программы бухгалтерского учета позволяют исполь­зовать для проектирования форм вывода результативной инфор­мации пакеты прикладных программ общего назначения, такие как электронные таблицы (Supercalc, Excel, Lotus и др.) и текстовые редакторы (Лексикон, MultiEdit, Word и др.).

ППП Excel является одной из популярных программ составле­ния электронных таблиц и деловой графики. Он может экспорти­ровать таблицы в текстовый редактор Word для подготовки отче­тов к печати.

НИ 5.4. Технология электронного документооборота

в информационной системе предприятия

Документооборот определяет последовательность прохождения документов с момента выполнения первой записи и кончая сда­чей их в архив. В составе документооборота можно выделить дви­жение документов до обработки, в процессе обработки и после обработки. В общем документообороте значительное место зани­мает путь прохождения документов по подразделениям и службам экономического объекта до обработки. При этом участвуют раз­личные исполнители, что сказывается на сложности и громоздко­сти документооборота, излишней его многоступенчатости и дли­тельности. Кроме того, для этой стадии характерен невысокий уро­вень автоматизации сбора и регистрации информации.

Уменьшение количества документов, упрощение их форм, уст­ранение дублирования работы при их формировании, сокращение инстанций прохождения документов и широкое внедрение средств ггоматизации сбора и регистрации информации способствует щиональной организации документооборота. Увеличение объе- >в информации и усложнение схем их движения свидетельству- ► о необходимости организации электронного документооборо-! на предприятиях, организациях и фирмах.

Электронный документооборот предназначен для обмена доку- >нтами с внешними информационными системами, системами (томатизированного ведения учета и другими функциональны- I подсистемами системы управления предприятием.

Основные требования, предъявляемые к документам, которые пользуются в системе бухгалтерского учета предприятия, изло- ены в Федеральном законе «О бухгалтерском учете» и в Поло- ении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчет- хгги в Российской Федерации. Учетные документы могут созда­ться как на бумажных, так и на машинных носителях. В после­дам случае организация обязана изготавливать за свой счет ко- 1И документов на бумажных носителях для других участников (зяйственных операций, а также по требованию органов, осуще- вляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда Прокуратуры.

Согласно п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета, •рвичные учетные документы принимаются к учету, если они со- ввлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных Иповых) форм первичной учетной документации, а документы, Ьрма которых не содержится в этих альбомах, должны иметь обя- тельные реквизиты и утверждаться руководством организации. ' Документооборот — это движение документов внутри органи- (ции. В бухгалтерском учете — это создание, получение от дру- IX предприятий и организаций, принятие к учету, обработка и пе-!Дача в архив первичных документов.

Первичный документ представляет собой бухгалтерский документ, ставленный в момент совершения хозяйственной операции, под- ерждающий факт ее совершения и раскрывающий ее содержание.

Руководитель должен утвердить формы применяемых на пред- >иятии учетных регистров, а также систему обработки инфор- Щии и приемы организации документооборота. При этом при- ггая система документирования хозяйственных операций как «мент учетной политики должна обеспечивать:

1. Полноту отражения в бухгалтерском учете всех фактов хо- йсгвенной деятельности. Каждый факт хозяйственной деятель­ности должен быть зафиксирован в первичном бухгалтерском до­кументе, поскольку именно первичные учетные документы, с од­ной стороны, являются подтверждением самого факта соверше­ния хозяйственной операции, а с другой — на основании первич­ных учетных документов формируются бухгалтерская отчетность и данные о финансовом положении предприятия, осуществляется планирование и прогнозирование его деятельности.

Дата добавления: 2015-11-04