Перечислите основные этапы ввода БИС в эксплуатацию.

Для ввода системы в эксплуатацию должны быть созданы следующие условия:

1. Гарантированное надёжное функционирование технических средств.

2. Укомплектовано системное и прикладное ПО.

3. Подготовлена информационная база.

4. Разработан технологический процесс.

5. Составлены должностные инструкции персонала, занимающегося учётом в рамках функционирования системы.

6. Персонал бухгалтерии должен пройти специальную подготовку по работе с данной системой.

Помимо адаптации программ к особенностям ведения учёта на предприятии, при вводе системы в эксплуатацию выполняют следующие этапы работ:

1. Аудиторская проверка ведения бухгалтерского учёта и инвентаризация ТМЦ и расчётов.

2. Установка программного обеспечения. Особенности;

· Порядок установки всегда подробно описывается в документации.

· После успешной установки бухгалтерские программы, работающие под управлением DOS, как правило, требуют внесения изменений в ряд параметров и перезагрузки компьютера.

· Системы, работающие в Windows, как правило, сами производят необходимые настройки в процессе инсталляции.

· Для предотвращения возможности незаконного копирования программных продуктов разработчики используют различные методы защиты (ключевые диски, регистрационные номера, электронные ключи).

· Необходимо обращать внимание на использование сетевых ключей, которые помимо защитных функций могут контролировать и ограничивать количество одновременно работающих копий программы.

3. Создание и заполнение справочников условно-постоянной информации. Особенности:

· Работа любой бухгалтерии строится на использовании как оперативной, так и нормативно-справочной информации.

· Оперативная информация вводится в систему в процессе повседневной работы, а ввод нормативно-справочной информации осуществляется на этапе внедрения самой системы.

· В некоторых системах справочники с нормативной информацией могут пополняться и в процессе повседневной работы.

· Справочники разделяются на:

a) пользовательские: обеспечивают хранение условно-постоянной информации, настраиваются и модифицируются самим бухгалтером применительно к особенностям ведения учёта (например, план счетов бухгалтерского и план счетов налогового учёта или справочники контрагентов, номенклатуры, сотрудников и т.п.);

b) системные: используются разработчиками для обеспечения функционирования системы, не могут быть скорректированы или удалены бухгалтером (например, справочники со значениями параметров, информации о БД, схемах взаимодействия АРМ, а также групп пользователей и их полномочий).

4. Ввод начальных остатков по синтетическим и аналитическим счетам учёта. Особенности:

· Подобная работа выполняется после или одновременно с созданием и заполнением всех необходимых справочников.

· Существует два способа ввода остатков.

a) Предполагает простое редактирование сальдо счёта или субсчёта. Этот способ применяет по каждому счёту открытые аналитические счёта. Программа откроет их список и для каждого из них пользователь должен ввести начальный остаток. В процессе ввода производится контроль равенства сумм дебетовых и кредитовых сальдо по всем счетам. Если сальдо не сбалансировано, то программа выдаст предупредительное сообщение и не выпустит из экранной формы.

b) Использование фиктивных проводок. При этом способе ввода в системе применяется фиктивный счёт (например, в 1С 7 счёт 00 “Вспомогательный”), его используют в корреспонденции с активными и пассивными счетами, по которым имеются остатки. Например, по дебету счёт “Основные средства” (А) – по кредиту “Вспомогательный счёт” или по дебету “Вспомогательный счёт”, а по кредиту “Уставный капитал” (П)).

· Необходимо правильно установить дату ввода начальных остатков. При первом способе используется число начала года, квартала или месяца внедрения системы. При втором способе остатки вводятся последней датой предыдущего отчётного периода; в этом случае система требует закрывать предшествующий период или делает это автоматически, все введенные остатки переносятся на начало отчётного периода. Независимо от способа ввода программой должно быть обеспечено автоматическое формирование сальдо по цепочке: аналитические счета à субсчета à счёт.

· После того как введены начальные остатки составляются оборотно-сальдовая ведомость и вступительный бухгалтерский баланс.

· Если система внедряется не с начала года или квартала, то для автоматизированного построения отчётности за квартал или год необходимо ввести сальдо счетов за все предшествующие периоды (месяц) с начала года или квартала. Иногда система требует последовательно закрыть все учётные периоды.

Дата добавления: 2015-10-02