Результаты опроса сотрудников предприятия

На последнем годовом собрании акционеров ОАО «Плодовощ» генеральный директор предприятия, занимавший эту должность с момента его акционирования, сложил с себя полномочия по состоянию здоровья. Вместо него на должность генерального директора был избран новый руководитель «со стороны», занимавший ранее должность директора оптовой компании по торговле стройматериалами.

Новый руководитель видел источником проблем предприятия устаревшую организационную структуру и несоответствующие реалиям сегодняшнего дня подходы к управлению. Для получения более полного представления о положении дел в компании новый директор провел опрос сотрудников предприятия. В опросе участвовали все руководители структурных подразделений и некоторые рядовые сотрудники, всего – 23 человека. Опрос осуществлялся с помощью следующей анкеты.

АНКЕТА

1. Укажите, пожалуйста, Вашу должность ___________________

2. Каковы, на Ваш взгляд, наиболее важные на сегодняшний день задачи ОАО «Плодовощ»? ________________________

3. Существуют ли, по Вашему мнению, на предприятии проблемы организационного характера:

· Да

· Нет

4. Возникают ли проблемы организационного характера в деятельности Вашей службы/ в работе на Вашей должности?

· Да (какие именно?) ________________________________

· Нет

5. Существуют ли проблемы во взаимодействии других служб:

· Да (какие?)_______________________________________

· Нет

· Не знаю

6. Насколько быстро, по Вашему мнению, на предприятии принимаются решения, затрагивающие несколько отделов?

• Очень быстро;
• Достаточно быстро;
• Достаточно медленно;
• Очень медленно;
• Затрудняюсь с ответом.

7. Знаете ли Вы содержание Ваших должностных прав и обязанностей, обозначенных в должностной инструкции?

· Да

· Нет

8. Для сотрудников, являющихся начальниками отделов: как часто на предприятии проводятся совещания, на которых присутствуют руководители разных служб:

· Не проводятся;

· Очень редко;

· Редко;

· Достаточно часто;

· Часто;

· Слишком часто

9. Как, на Ваш взгляд, можно было бы улучшить организацию управления предприятием? ______________________________

Результаты опроса приведены в табл. 2

Таблица 2

Результаты опроса сотрудников

Вопрос	Содержание ответов
Наиболее важные задачи организации	Большинство опрошенных сотрудников указали задачи, связанные с деятельностью своих служб, написали «общие слова», например, «увеличение оборота», или пропустили данный вопрос
Наличие у ОАО «Плодовощ» организационных проблем	21 опрошенных из 23 признали наличие организационных проблем Отрицают наличие организационных проблем начальник диспетчерской службы ж.д. путей и один из сотрудников отдела работы с арендаторами

Наличие организационных проблем в подразделении, в котором работает опрошенный	Большинство респондентов указало на наличие проблем в своей деятельности (21/23)
Наличие проблем в деятельности других служб	50% опрошенных ответили «не знаю», остальные сотрудники указали на наличие таких проблем. Респонденты, ответившие на вопрос утвердительно, указали, что слышали о скандалах между хозяйственным отделом и службой главного инженера в связи с неисправностью санузлов на сдаваемых в аренду площадях. Почти все ответившие «да» указали на большую загруженность начальника коммерческого отдела
Скорость принятия решений	6 человек ответили на этот вопрос: «достаточно быстро», 14 – «достаточно медленно», 3- «очень медленно».
Знание должностных инструкций	15 опрошенных ответили утвердительно, 7- отрицательно, один респондент не ответил. Один из респондентов написал на поле анкеты, что инструкция – это формальность, содержание своих обязанностей он представляет и без неё. О знании инструкций заявили главный бухгалтер, начальник отдела кадров, главный инженер и ряд руководителей подразделений
Частота совещаний	Мнения разделились, 12 респондентов ответили «редко», 1 –«очень редко», 7 «достаточно часто», 3 – «часто»
Пожелания	9 сотрудников не ответили на этот вопрос, 8 респондентов дали общие рекомендации «улучшить координацию», 6 респондентов высказали конкретные пожелания

Изучая ответы сотрудников, генеральный директор особое внимание уделил вопросу об организационных проблемах, а также рассмотрению пожеланий.

Среди организационных проблем в деятельности «своих» служб работниками были указаны следующие:

1. Начальник отдела розничной торговли и сотрудники отдела указали, что для пополнения ассортимента плодоовощной продукции на рынке и в магазине им приходится писать заявки на имя начальника коммерческого отдела, которые долго лежат на рассмотрении; в итоге в розничные магазины и на рынок иногда несвоевременно поступает товар.

2. Начальник отдела розничной торговли высказал также недовольство в связи с содержанием территории предприятия. У входа в промтоварный магазин месяцами не высыхает лужа, после каждого дождя покупатели вынуждены подходить к магазину по мосткам из ящиков, сооруженным продавцами. Директор магазина и начальник отдела розничной торговли неоднократно звонили и писали служебные записки начальнику хозяйственного отдела, но тот не принимает никаких мер, отвечая, что лужи высохнут сами.

3. Начальник розничной торговли и директор рынка указали, что долгое время не могут решить вопрос с заменой вывески продовольственного рынка, которая выцвела и местами проржавела. Они уже обращались с этой просьбой в отдел закупок, находящийся в подчинении начальника коммерческого отдела, и к начальнику отдела управления имуществом, однако обе службы утверждают, что заказ вывески не входит в их обязанности.

4. Главный бухгалтер отметила, что на предприятии нет экономиста, в результате чего ей приходится предоставлять руководству различные аналитические отчеты о факторах, влияющих на продажи, и даже проводить анализ рынка, что отвлекает от прямых обязанностей.

5. Главный бухгалте р также указала, что начальник отдела управления имуществом поздно предоставляет на подпись счета за аренду и коммунальные услуги, в результате поступают жалобы от арендаторов и затрудняется бухгалтерский учет доходов от аренды. Кроме того, это неразумно с точки зрения управления финансами: чем позже выставляются счета, тем позже поступают деньги.

6. Секретарь директора указала, что ей очень часто приходится выполнять поручения, которые не входят в её прямые обязанности (например, давать рекламные объявления о сдаче в аренду помещений). Кроме того, бывший директор просил её наладить контакты с прессой для распространения информации о благотворительной деятельности предприятия, но она не представляет, как это сделать.

7. Начальник отдела управления имуществом указал на невозможность своевременно выставить арендатору счет за коммунальные услуги в связи с тем, что энергетик постоянно опаздывает с предоставлением показаний счетчиков.

8. Начальник отдела аренды, а также сотрудники отдела аренды отметили, что арендаторы недовольны тем, что возникающие неисправности сантехнического оборудования устраняются крайне медленно. Начальник отдела аренды обращается в этих ситуациях к своему непосредственному начальнику – начальнику отдела управления имуществом, а тот – к главному инженеру. Однако главный инженер утверждает, что организация текущего ремонта - обязанность хозяйственного отдела. В итоге хозяйственный отдел и главный инженер долго разбираются между собой, кто должен решать вопрос в каждом конкретном случае, при этом страдают арендаторы, которые исправно платят за услуги и рассчитывают на обеспечение нормальных условий работы.

9. Главный инженер указал, что отдел закупок оперативно не реагирует на возникновение потребности в запчастях и инструменте. Заявки долго лежат на рассмотрении коммерческого директора, поскольку коммерческий директор в первую очередь занимается организацией сбыта. В результате служба главного инженера не может быстро устранять неполадки в работе оборудования. Это, в частности, привело в текущем году к порче продукции в связи с проволочками в устранении неисправности холодильной камеры.

10. Зав. складом указала, что отделы закупок и сбыта, участвующие в планировании объема и структуры закупаемой плодоовощной продукции, не всегда угадывают, сколько чего нужно приобрести, в итоге по ряду позиций к началу нового сезона на складе оказываются нереализованные остатки, которые иногда приходится утилизировать в связи с порчей, в то же время по другим позициям товар заканчивается задолго до прихода продукции нового урожая.

11. Сотрудники отдела закупок отметили проблемы в сфере обеспечения оборудованием, инструментом и хозяйственным инвентарем: другие отделы неграмотно оформляют заявки, поздно их подают и необоснованно завышают потребности.

12. Сотрудники отдела закупок: диспетчер ж.д. путей не берет телефонную трубку, потому что, как правило, сидит не в своем кабинете, а в транспортном отделе, с сотрудниками которого он дружит, поэтому приходится каждый раз самим идти в транспортный отдел и искать его там.

13. Сотрудники из структуры начальника коммерческого отдел а указали, что многие документы, требующие визы начальника коммерческого отдела, долго лежат на рассмотрении, поскольку начальник коммерческого отдела занят многообразными текущими делами и не успевает их изучить.

14. Многие сотрудники (10 человек) из разных подразделений обратили внимание на проблемы с обеспечением компьютерной техникой, канцелярскими принадлежностями и другими необходимыми для работы материалами и оборудованием, возникающие в связи с длительной цепочкой согласований. Так, для замены картриджа необходимо написать заявку на имя начальника хозяйственного отдела, который визирует её у начальника отдела управления имуществом. Затем заявка подписывается у начальника коммерческого отдела и передается в отдел закупок, сотрудники которого ищут необходимую модель, выписывают у поставщика счет, подписывают его у директора и передают в бухгалтерию, а после оплаты получают товар. Если же возникает потребность в оборудовании, то заявка должна направляться главному инженеру, а затем проходить по той же цепочке.

15. Сотрудники бухгалтерии выразили сожаление, что пожертвования на благотворительные цели не получили освещения в прессе. Так, в местных новостях недавно прошла информация о восстановлении храма, расположенного неподалеку; часть средств на реставрацию выделена руководством ОАО «Плодовощ», но в репортаже о спонсорах ничего не было сказано. Даже многие работники предприятия не знают об участии в благотворительных программах.

Шесть сотрудников сформулировали пожелания по совершенствованию организации управления:

1. Главный бухгалтер. Взять сотрудника на должность экономиста и освободить бухгалтерию от анализа продаж и обзора рыночной ситуации.

2. Начальник отдела розничной торговли: исключить необходимость подписания начальником коммерческого отдела заявок на плодоовощную продукцию и на транспортное обслуживание; обязать хозяйственный отдел привести в порядок территорию возле магазинов и рынка.

3. Отдел закупок: установить, что заявки на хозяйственный инвентарь, инструмент и канцелярский товары выполняются не ранее чем через 5 дней после подачи заявок.

4. Начальник отдела управления имуществом: установить для энергетика конкретный срок представления показаний счетчиков по арендаторам.

5. Начальник отдела сбыта: увеличить штат отдела на два человека, для того чтобы организовать рекламную деятельность, а также попытаться наладить сотрудничество с сетями супермаркетов.

6. Начальник коммерческого отдела: увеличить штат отдела.

В результате анализа собранной информации руководителю ОАО «Плодовощ» стали ясны основные действия, которые он должен предпринять по реформированию предприятия.

Вопросы и задания

1. Охарактеризуйте организационную структуру ОАО «Плодовощ». Какого типа эта структура? Соответствует ли она условиям внешней и внутренней среды функционирования предприятия? В чем состоят соответствия и несоответствия?

2. Проанализируйте состав и распределение функций на предприятии (табл. 1). Какие недостатки в составе и распределении функций вы обнаружили?

3. Сформулируйте основные направления организационного совершенствования рыночной деятельности ОАО «Плодовощ». Предложения могут касаться состава подразделений, их подчиненности, содержания функциональных взаимосвязей между отделами, порядка организационного взаимодействия подразделений, содержания должностных инструкций, расширения или сокращения штата и т.д.

Таблица 3

Мероприятия по совершенствованию организации деятельности

ОАО «Плодовощ»

Содержание мероприятия	Основания	Ожидаемые улучшения в функционировании компании
1.
2.

4. Если ваш план предусматривает создание каких-либо новых структурных подразделений, проанализируйте различные варианты положения создаваемого(ых) отдела(ов) в системе управления предприятием, их достоинства и недостатки, определите структуру создаваемого(ых) подразделений и функции работников. Определите, какие изменения создание новых(ого) подразделений(я) повлечет в распределении функций в системе управления предприятием.

5. Напишите, каким образом можно было бы оценить экономический эффект от каждого из предлагаемых вами мероприятий. Экономический эффект может выражаться как в дополнительной прибыли, так и в экономии от устранения непроизводительных затрат или потерь. Вам необходимо указать источник дополнительной прибыли или экономии и способ количественного определения суммы дополнительной прибыли или экономии. Перечислите факторы эффективности предлагаемых вами мероприятий, которые невозможно оценить в денежном эквиваленте.

6. Какие еще мероприятия вы могли бы предложить для упрочнения конкурентной позиции ОАО «Плодовощ»?

Задание 2. Организация маркетинга в ООО «Имидж»

Дата добавления: 2015-10-24