Подбор и подготовка персонала

При подборе и подготовке персонала необходимы четкие и продуманные действия. При всей кажущейся простоте задачи очень важно не забыть и не упустить ни одной детали. От того, насколько конкретно будут поставлены цели участия фирмы в выставке и как эти цели поймет персонал, будет зависеть успех или неуспех данного мероприятия.

Менеджеры - собственный персонал компании, который обычно работает в офисе. Во время выставки планируется их посменная работа.

Промоперсонал - имиджевая группа, отбирается руководителем проекта, и выбор согласовывается с руководством фирмы.

Организация участия в выставке обеспечивается группой тесно сотрудничающих лиц, работу которых координирует ответственный за стенд. Ведущей фигурой каждой выставочной инициативы является человек, который принимает на себя руководство стендом: планирует, принимает решение, организует, управляет, координирует, контролирует. Его функции начинаются на стадии планирования участия в выставке и завершаются вместе с самым последним действием уже после закрытия экспозиции. Прочих сотрудников стенда можно разделить на монтажников, наладчиков, стендистов-демонстраторов.

Особая роль в обеспечении успеха в выставочной деятельности фирмы принадлежит стендистам - сотрудникам фирмы, работающим в публичной зоне экспозиции, у стенда непосредственно с посетителями, у выставляемых стендов или объектов. Такие специалисты нужны вне зависимости от того, будут ли они предоставлены заказчиком или фирмой, специализирующейся на проведении выставок. Все равно заказчику - организатору выставки - потребуется полностью ввести этих людей в курс дела, чтобы их работа во время выставки не снизила ее уровень, не нанесла ущерб интересам фирмы. Стендисты постоянно находятся «под прицелом» конкурентов, своих коллег, руководства предприятия и главное- посетителей выставки. При отборе кандидатов на эту должность следует обратить внимание:

- на умение общаться с людьми;

- знание продукции фирмы, ее истории, направлений деятельности;

- выносливость;

- привлекательную внешность.

В данном случае качества располагаются в последовательности от наиболее значимых к менее значимым. Так, в последнее время все большее количество фирм слишком большое значение придают «длинным ногам и большим глазам», забывая, что просто красивая внешность без надлежащего знания предмета только отвлекает от экспонатов. Для стендиста в гораздо большей степени важно то, что называется обаянием: ухоженность, готовность общаться не уставая; повторять 500 раз в день практически одно и то же так, как будто это говорится первый раз и только этому человеку; психологические навыки, хорошее знание одного или двух иностранных языков (обязательное условие — языка страны проведения выставки). Что касается речи стендиста (если он или она уполномочены отвечать гостям), то человек с явно выраженным

акцентом создаст негативную реакцию. Исключение составляет лишь специально подобранные персонажи. Например, возможно использовать молдавский выговор и некоторые местные обороты речи для придания национального колорита стенду «Молдавские вина» и т. д.

До начала выставки каждый стендист должен получить необходимые для его работы на стенде документы и информацию, как правило, в одной или двух папках. Одна папка может содержать сведения, необходимые стендисту, но не предназначенные для показа посетителям: адрес, расчетный счет фирмы, телефоны руководителей, бланки договоров, бланки заказов, коммерческие прайс-листы с возможными скидками и дополнительными условиями и т. п. В другой могут быть собраны все информационные материалы по тому направлению, за которое отвечает данный стендист, или наоборот, только те, в которых он разбирается меньше, - все

зависит от организации работы на стенде и личных качеств стендиста.

До начала выставки необходимо обеспечить участие промоперсонала в обучающих семинарах, где проводится тщательный инструктаж, сообщается вся информация, которую

необходимо знать:

- тематика выставки;

- цели участия в выставке;

- перечень услуг, представляемых на выставке;

- основные новинки;

- задачи, стоящие перед стендистами (ознакомление с новинками, заключение договоров и т. д.);

- план стенда;

- закрепление мест на стенде за каждым стендистом;

- распорядок работы;

- в какие дни и часы кто из руководства фирмы будет находиться на стенде;

- основные категории предполагаемых посетителей;

- модели поведения с каждой категорией посетителей;

- формы регистрации посетителей;

- формы регистрации изменений, замечаний, недостатков на стенде во время работы выставки.

Желательно, чтобы во время работы выставки на стенде постоянно присутствовал специалист, ответственный за проведение выставок. Тогда все замечания и пожелания работающих на стенде можно будет учесть при подготовке к следующей выставке. Обычно за этим специалистом закрепляют и связь с представителями прессы.

Основные функции стендистов сводятся к установлению первичных контактов с посетителями выставки, выявлению среди них потенциальных клиентов или деловых партнеров

и обеспечению дальнейших их контактов с коммерческими представителями фирмы уже в зоне переговоров, созданию атмосферы приятного общения.

Итак, желательно, чтобы:

- стендист стоя, с улыбкой, приветствовал посетителя (сидящий, а тем более лениво развалившийся в кресле стендист производит неблагоприятное впечатление);

- лицо стендиста выражало постоянную заинтересованность и готовность вступить в разговор; немалую роль играют межгендерные отношения: для переговоров с дамами предпочтительнее сексуально привлекательный молодой человек с приятными манерами, для мужчин- девушка, лучше - две, разной фактуры, если клиенты предполагаются разнополые - то и стендисты - тоже.

- стендист начал разговор с посетителями фразами типа: «Я могу вам помочь ознакомиться с нашей фирмой», «Что вас заинтересовало на нашем стенде?» и т. д.;

- стендист мог сообщить информацию об услугах фирмы, исходя из степени подготовленности посетителя: профессионалу в данной области специальные термины помогут разобраться в проблеме, а, допустим, обычному клиенту они, скорее всего, не понадобятся; но главная задача - понравиться и задержать до прибытия старшего менеджера.

- стендист был одет не только строго и красиво, но и удобно.

Нежелательны:

- общение со своими коллегами по стенду или другими стендистами в присутствии посетителей;

- назначение встречи на стенде со своими друзьями и родственниками;

- употребление пищи, жевательной резинки, напитков на глазах у посетителей;

- употребление алкогольных напитков ни до, ни во время работы на стенде, даже если они предлагаются стендистом посетителю.

Чтобы избежать непонимания во время работы, необходимо заранее разработать график работы персонала на стенде, план местонахождения каждого сотрудника, должностную инструкцию в духе приведенных ниже примерных вариантов.

Дата добавления: 2015-10-24