Бюджет выставки

Стоимость участия в выставке является одним из важнейших критериев для предприятия при выборе выставки, поэтому рассмотрению данного момента необходимо уделить особое внимание. Затраты крупных фирм на участие в выставочных мероприятиях могут составлять 15–30% всех средств, расходуемых на маркетинговые коммуникации. После установления целей участия в выставке предприятие составляет смету стоимости участия, которая представляет собой способ определения расходов, необходимых для его осуществления. Смета устанавливает пределы, в которых должны проводиться расходы, чтобы обеспечить достижение целей,

продиктовавших необходимость участия в выставке. Как показали соответствующие исследования, примерно половину суммарных выставочных расходов составляет арендная плата

(10–15%) и затраты на изготовление стенда (30–35%). Цена 1 м2 выставочной площади включает:

1) общего электроосвещения закрытых выставочных площадей и открытой территории;

2) общей охраны территории;

3) пропусков на право входа персонала фирмы-экспонента;

4) одного экземпляра каталога выставки;

5) вывоза мусора и строительных отходов из специально отведенных мест в период монтажа, работы и демонтажа выставки;

6) другие дополнительные услуги.

Дополнительно следует определить основные приоритеты. Расходов обычно требуют:

- мероприятия, проводимые на стенде;

- тип и оформление стенда;

- персонал на стенде;

- реклама до выставки;

- работа с прессой;

- особые формы обращения к посетителям;

- угощение на стенде;

- транспорт;

- монтаж и демонтаж стенда;

- текущие затраты по стенду.

Статистические данные о том, что сумма, расходуемая на изготовление стенда, превышает 1/3 общих затрат по участию в выставке, подчеркивают значение стенда как средства коммуникации, но в то же время и свидетельствуют о необходимости серьезного подхода ко всей проблеме в целом, начиная с выбора места и заканчивая оформлением экспонатов. Правильное и своевременное изучение фасада выставочного зала помогает фирме в ее стараниях добиться подходящего размещения стенда и суметь воспользоваться большим стечением посетителей к «знаменитым» стендам. Выставочный бюджет устанавливается за 12 месяцев до начала выставки, то есть на самом первом этапе ее организации. В отличие от многих других проектов, разрабатываемых компанией, выставка имеет одно большое преимущество- срок. Обычно срок проведения выставки известен уже за год, поэтому разрабатывать план можно исходя из этой даты. Впрочем, некоторые компании составляют планы за 18–24 месяца до открытия выставки.

Типичная структура затрат на участие в крупной международной выставке выглядит так: арендная плата 30–40%;

монтаж экспозиции - 40–50%;

демонтаж - 5–10%;

расходы на рекламоносители - 5–10%;

представительские

расходы - 15–25%.

Представленная форма бюджета выставки (табл. 2) облегчит данную задачу.

Та б л и ца 2 Форма бюджета выставки

№	Статья затрат	План	Факт
	Аренда места
	Расходы на экспозицию: Дизайн и конструкция Графическое оформление Упаковка Экспонаты Аренда и киоски Покупка использованного киоска Общие расходы на экспозицию
	Транспортировка и хранение: Фрахт Вспомогательная транспортировка Хранение экспозиции Общие расходы на транспортировку и хранение
	Выставочный сервис: Работа на месте (распаковка) Работа на месте (упаковка) Проводка электричества Фурнитура Аксессуары Телефон Ковровое покрытие Разметка Уборка Охрана Аренда компьютерной техники
	Персонал: Заработная плата Помощь со стороны Обучение персонала
	Реклама и продвижение: Предвыставочная реклама и продвижение Реклама и продвижение на месте Послевыставочная реклама и продвижение
	Поездка и отдых: Стоимость билетов Размещение персонала Расходы на питание Обслуживание и развлечение клиентов Комната отдыха Прочее
	Общие расходы на выставку

Дата добавления: 2015-10-24