Документальное обеспечение выставочного проекта

В организационно-документальном обеспечении выставочного проекта должны быть отражены:

1) требования к организациям, участвующим в выставочно-ярмарочных мероприятиях, в том числе в отношении порядка оформления их участия (подача заявления по утвержденной форме и в установленный срок, своевременное предоставление спецификаций товаров, планируемых для экспозиции и др.);

2) процедура и критерии допуска к участию и исключения экспонентов;

3) права, обязанности и функции администраций выставок и ярмарок в связи с организацией и управлением проведения указанных мероприятий;

4) специфические требования, предъявляемые к выставочно-ярмарочным мероприятиям, включая требования к экспонируемым товарам, а также к ответственности и контролю со стороны организаторов выставок;

5) процедура решения спорных вопросов, возникающих как между участниками выставки, так и между участниками и организаторами выставки.

Следующая проблема — привлечение государства к регулированию выставочной деятельности, в частности к ее лицензированию. Общеизвестно, что государственная политика сейчас сводится к минимизации института лицензирования и развития института добровольной сертификации. Производственно-хозяйственная деятельность выставочной организации и управление ею связаны с огромным количеством документов для решения задач планирования, финансирования, бухгалтерского учета и отчетности, проектирования и монтажа выставок, технологического обеспечения производства, анализа выставочной деятельности. Поскольку процесс подготовки и проведения выставки связан с большими затратами материальных ценностей, трудовых ресурсов и финансов, ни одна выставка не должна проводиться без соответствующего юридического документа, разрешающего эти затраты.

С другой стороны, каждая выставка преследует определенные цели, которые не могут быть достигнуты без четко установленного задания как организаторам выставки, так и организациям-участникам. Подобные вопросы рассматриваются в рамках соответствующего распорядительного документа о проведении выставки. Чаще всего это приказ, в котором констатируется принятое решение организовать выставку, устанавливаются цели, задачи, место и сроки ее проведения, ориентировочная программа подготовительных мероприятий.

Помимо рекламы оргкомитета о предстоящей выставке, необходима реклама самой фирмы и ее продукции. Кроме рекламы в газетах и журналах, нужно заказать рекламные щиты фирмы с упоминанием названия выставки, места и сроков проведения, номеров телефонов фирмы, размещенных на территории выставки или на улицах города. Реклама внутренняя (оформительская) — это вся текстовая или изобразительная информация о фирме и ее продукции (плакаты, экраны с бегущей строкой или изображением, название фирмы или ее знака, размещенные непосредственно над или около выставочного стенда). Ни одна выставка не обходится без так называемого раздаточного материала: информационных, рекламных листов, буклетов, проспектов, прайс-листов, а также сувенирных изделий с фирменными знаками. Цель – оставить у посетителей материал для более детального знакомства с продукцией, фирмой. Это и наиболее удачный вариант передачи адреса и телефона фирмы потенциальным покупателям.

Однако не каждая фирма может позволить себе такое удовольствие - расходы и содержание постоянного штата. Чаще всего прибегают к услугам организаций, специализирующихся на проведении выставок, располагающих оборудованными

помещениями, а то и специалистов-организаторов.

Выставочная деятельность - высокодоходный бизнес (аренда помещений и оборудования, зарплата специалистов, дополнительные полиграфические услуги).Важный момент - издание каталога участников выставки. Каталог участников выпускают организаторы - это входит в аренду. Этот материал важен не только во время ее проведения, сам по себе он очень ценен в организации PR в качестве сувенира, раздаточного материала, иллюстрации и приложения к другим материалам. Поэтому очень многое зависит от его качества (фотоматериалов, текста, полиграфии).

Нередко проведение выставок связано с транспортировкой ее материалов, среди которых могут быть и предметы, представляющие немалую ценность. Поэтому целесообразно при проведении выставок идти на расходы по различного рода страхованию. В российской практике страховка выставок (как и вообще любых дорогостоящих публичных акций, зрелищ), к сожалению, практически не используется, тогда как за рубежом страховка - обязательное условие организации выставки.

Другим важным документом является анкета для учета (опроса) посетителей стенда. Для накопления достоверной статистической информации руководство компании должно определить перечень интересующих вопросов и порядок их следования.

За определенный фиксированный срок, не позднее чем за месяц до начала выставки, заполняется и посылается в адрес оргкомитета заявка на участие в выставке. В ней указываются все реквизиты фирмы (страна, адрес, телефон, все реквизиты для выставления счета на оплату). Суть заявки предварительная регистрация и бронирование выставочной площади. Письмо-заявка подтверждает согласие фирмы с положениями данной выставки и правилами ее проведения. Это в своем роде договор между сторонами. По получении заявки в ответ посылается подтверждение о регистрации фирмы в каталоге участников и выделении требуемого количества места при условии оплаты (или просто счет, который означает, что предложение принято). Оплата

участия должна быть произведена в течение 5–10 дней. Подтверждение гарантирует получение базового набора услуг.

Дата добавления: 2015-10-24