MS excel. Робота з базами даних.

Теоретичні відомості.

За допомогою MS EXCEL можна створювати та обробляти бази даних. База даних в MS EXCEL – це таблиця, яка складається з однотипних записів (строк). Стовпці таблиці є полями запису в базі даних. Під імена полів використовується перша строка бази даних. Наприклад, якщо базою даних вважати телефонний довідник, то полями записів будуть: прізвища, номера телефонів, адреси абонентів.

Для роботи з базою даних необхідно спочатку створити відповідну таблицю. Якщо виділити комірку в таблиці та вибрати одну з команд обробки баз даних в меню Данные, MS EXCEL автоматично визначає та обробляє всю таблицю. Дані, розташовані в стовпчиках та строках робочого листа, обробляються як набір полей, які утворюють записи.

Сортування дозволяє перепорядкувати строки таблиці по любому полю. Для цього слід виділити комірку таблиці та викликати команду Сортировка з меню Данные.

В полі переліку Сортировать по вибирається поле, по якому будуть відсортовані дані та тип сортування:

1. по возрастанию- цифри сортируються по зростанню, текст – в алфавітному порядку

2. по убыванию –сортування в зворотньому порядку.

В полі схованого переліку Затем по вказуються поля, по якому будуть відсортовані дані, які мають однакові значення в першому ключовому полі. У другому полі Затем по вказується поле, по якому будуть відсортовані дані, які мають однакові значення в перших двох ключових полях.

Для сортування даних також використовуються кнопки.

Перед їх використанням слід виділити стовпчик, по якому необхідно сортувати таблицю.

При сортуванні по одному стовпчику, строки з однаковими значеннями в цьому стовпці зберігають впорядкування. Строки з пустими комірками в стовпці, в якому відбувається сортування, розташовано в кінці переліку. MS EXCELдозволяє також сортирувати не всю таблицю, а тільки виділені строки та стовпці.

В MS EXCEL не слід робити нічого особливого для того, щоб використовувати перелік у якості бази даних. При виконанні характерних для баз даних операцій, таких як пошук, сортування, MS EXCEL автоматично розглядає таблицю як базу даних.

При огляді, зміні, додаванні та видаленні запису в базі даних, а також під час пошуку конкретних записів по певному критерію зручно використовувати форми даних. При зверненні до команди Форма меню Данніе MS EXCEL читає дані та створює діалогове вікно форми даних. В формі даних на екран виводиться один запис. При введенні або зміні даних в полях цього вікна змінюється зміст відповідних комірок в базі даних.

Для використання форм даних таблиця має містити імена стовпчиків. Імена стовпчиків стають іменами полів в формі даних. Поле відповідає кожному стовпчику в таблиці. Форма даних автоматично розкривається так, щоб вивести на екран одразу всі поля в цій таблиці. Позиція виведеного запису вказується у верхньому правому кутку. Рухатися по полям форми можна за допомогою миші та клавиш Tab (вниз) Shift+Tab(вверх). З правого боку розташовано такі кнопки:

Добавить – очищує поля для введення нової запису бази даних. Якщо знову нажати цю кнопку, то введені дані будуть додані як новий запис в кінець бази даних.

Удалить – знищує виведений запис. Інші бази даних зсуваються. Видалені записи не можуть бути відновлені.

Вернуть – поновлює відредаговані поля у виведеному записі, видаляючи зроблені зміни. Щоб відновити запис, необхідно зробити це перед натисканням клавіші ENTER або перед переходом до іншого запису.

Назад – виводить попередню запис у переліку

Далее – виводить наступний запис у базі даних

Критерии – очищує поля для введення критеріїв Правка – призначено для виходу з режиму введення критеріїв.

Очистить – видаляє існуючий критерій з діалогового вікна. Доступна лише у тому випадку, коли нажата кнопка Критерии.

Закріть – зачиняє форму даних.

Для додавання запису до бази даних необхідно:

1. Виділити комірку в таблиці, до якої слід додати запис;

2. В меню данні обрати команду Форма;

3. Нажати кнопку Добавить;

4. Заповнити поля нового запису;

5. для переміщення до наступного поля нажати клавішу Tab;

6. після введення даних нажати клавішу ENTER для додавання запису;

7. Після додавання всіх необхідних записів, нажати кнопку Закріть. Нові записи будуть додані до кінця бази даних.

Встановлення інтервалу критеріїв

Критерії бувають двох видів.

1. Критерії обчислення –критерії, які є результатом обчислення формули. Формула має повертати логічний вираз ЛОЖЬ або ИСТИНА. При цьому під час фільтрації будуть доступні лише ті строки, значення яких надають формулі значення ИСТИНА.

2. Критерії порівняння – це набір умов для пошуку, який використовується для пошуку даних при формулюванні запитів.

Для пошуку з допомогою форми записів, які відповідають критерію, необхідно:

1. Виділити комірку в таблиці;

2. В меню Данні обрати команду Форма;

3. Нажати кнопку Критерии;

4. В полях редагування ввести критерії для пошуку даних;

5. Для виведення на екран першого запису, що відповідає критерію, натиснути кнопку Далее;

6. Для виведення на екран попереднього запису, що відповідає критерію, натиснути кнопку Назад.

7. Для пошуку записів в переліку по іншому критерію натиснути кнопку Критерии та ввести новий критерій;

8. По закінченні натиснути кнопку Закрыть.

Щоб знову отримати доступ до записів переліку необхідно натиснути кнопку Критерии, а потім – кнопку Правка.

Команда Фільтр в меню данні дозволяє відшукати та використати потрібні дані в переліку. В відфільтрованому переліку виводяться на екран лише ті строки, які містять певні значення або відповідають певним критеріям, при цьому інші строки є схованими. Для фільтрації даних використовуються команди Автофильтр та Расширенний Фильтр из пункта Фильтр в меню Даннные.

Команда Автофильтр встановлює кнопки схованих переліків безпосередньо в строку з іменами стовпчиків. З їх допомогою можна обрати записи бази даних, які необхідно вивести на екран.

Якщо в схованому переліку обрати пункт Условия, то зявиться вікно Пользовательский автофильтр. В верхньому правому переліку слід обрати один з операторів (равно, больше, меньше), а в полі з правого боку обрати одне із значень. В нижньому правому переліку можна обрати інший оператор, а в полі з лівого боку – значення. Коли ввімкнуто перемикач И, будуть виводитись лише ті записи, які задовільняють обидві умови. Якщо включено перемикач ИЛИ, будуть виводитись записи, які задовольняють одній з умов.

Дата добавления: 2015-09-01