Документальное оформление движения производственных запасов на предприятии

Документальное оформление поступления и расходования материальных ресурсов является важнейшим аспектом для целей контроля над движением, сохранностью и экономным расходованием средств. Все лица, которые имеют непосредственное отношение к движению товарно-транспортным операциям, несут материальную ответственность перед предприятием за сохранность товарно-материальных ценностей. Со всеми материально ответственными лицами (экспедиторы, заведующие складами, кладовщики) должен быть заключен договор о полной материальной ответственности в двух экземплярах – для администрации и материально ответственных лиц. Материально ответственные лица должны знать правила приемки грузов по количеству и качеству, сроки составления актов, требования по заполнению товарных документов [45,c.326].

Материальные ценности поступают на предприятие ОАО «Радиотехника» по договорам купли-продажи, в порядке децентрализованных закупок, от своих подсобных и вспомогательных производств, от списания пришедших в негодность основных средств, от подотчетных лиц, закупивших материалы в порядке наличного расчета, путем оприходования излишков, выявленных при инвентаризации. На поставку материалов организация заключает договора с поставщиками, которые определяют права, обязанности и ответственность сторон по поставкам продукции. В случае осуществления предварительной оплаты за приобретаемые ценности предприятие сначала производит оплату путем перечисления денежных средств платежными поручениями, только после этого поставщик отгружает материальные ценности покупателю. Если же материал приобретаю без предварительной оплаты поставщику, то расчет с ним происходит следующим образом. После того, как поставщик произвел отгрузку материальных ценностей организации покупателю, он одновременно высылает расчетно-платежные документы вместе с другими отгрузочными документами: сертификатами, качественными удостоверениями, счет-фактурами, товарно-транспортными накладными, железнодорожными квитанциями. Поступившие документы направляются в отдел материально-технического снабжения, где проверяется соответствие отгрузки ценностей договорным условиям поставки и ассортименту, срокам поставки. Затем делаются отметки о выполнении договоров в специальных карточках или на копиях договоров, делается запись в журнале учета поступающих грузов, решается вопрос об оплате платежных документов за приобретаемые ценности. В журнале учета указываются: регистрационный номер, дата поступления груза, наименование поставщика, дата и номер транспортного документа, род груза, акт приемки, отметка об уплате полученного груза. Проверенные документы поступают в бухгалтерию для оплаты. Приложения к расчетно-платежным документам передаются на склад для приемки и оприходования грузов [29,c.257].

При доставке товаров от поставщика своим транспортом на предприятии экспедитору выписывается доверенность в одном экземпляре (форма М-2), в которой указывается полное название организации-покупателя, его адрес и реквизиты, организации (поставщика), его адрес, дата выдачи, фамилия, имя, и отчество лица, получившего доверенность и его паспортные данные, а также наименование приобретаемых ценностей [31,c.239].

Доверенность подписывается: получателем, главным бухгалтером, утверждается печатью и подписью директора или лица на то уполномоченного. Разовые доверенности выписываются на срок до 10 дней, а постоянные сроком до 1 года. Доверенности действительны при предъявлении паспорта [28,c.185]. Учет выданных доверенностей ведется в специальном журнале (форма М-3) (приложение А), где указывают номер доверенности, товарно-транспортной накладной (ТТН-24584785), личные данные работника, который получил доверенность (Ващинко М.М.), наименование поставщика.

Номер доверенности в товарно-трнспортном документе и в журнале выдачи доверенностей должны совпадать. Лицо, которому выдана доверенность, не позднее следующего дня после каждого поступления ценностей независимо от того, получены ли материалы полностью или частично, предоставляет в бухгалтерию документ о сдаче на склад материалов. Неиспользованные доверенности подлежат возврату и аннулированию. Доверенность выдается на срок не более 10 дней [45,c.264].

При централизованной доставке материалов автомобильным транспортом поставщик выписывает товарно-транспортную накладную формы ТТН-1, которая служит основанием для оприходования материальных ценностей в организации (приложение Б). Она выписывается в четырех экземплярах, один из которых остается у грузоотправителя для списания товарно-материальных ценностей. Второй – у грузополучателя для оформления поступления груза. Третий и четвертый экземпляры остаются у грузоперевозчика, один служит основанием для расчета за транспорт, перевозчик его отправит заказчику автотранспорта, и один экземпляр прилагается к путевому листу для учета работы транспорта и начисления заработной платы водителю.

Используется и другая форма накладной – товарная накладная (ТН-2), которой оформляется, если перемещение груза осуществляется без участия автотранспортных средств (почтой или нарочным), она заполняется в двух экземплярах: первый, с подписью и печатью отправителя и получателя груза, остается у грузополучателя второй – у грузоотправителя. Поставщик имеет право вносить в накладную оговоренные исправления [36]. При отсутствии расхождений между фактическими данными груза и данными поставщика в ТТН никаких дублирующих документов не выписывается. На ТТН (№1595105) проставляется штамп грузополучателя с указанием количества и стоимости груза (150 штук, по цене 9 587,0 и 9 219,68 рублей за килограмм; стоимостью 1 703 572,0 рубля) дата (30.12.2013 г.) и фамилии имени и отчества получателя материалов и его подпись (материально ответственного лица). Если при приемке груза установлены расхождения, то сама приемка приостанавливается и создается комиссия с участием представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации для составления акта приемки (форма № М-7), который является основанием для предъявления претензий поставщику. Фактический груз в этом случае принимается по приходному ордеру. Наряду с актом о приемке материалов оформляется приходный ордер особого образца (с красной полосой по диагонали). Приходные ордера и акты приемки продукции по количеству и качеству на оприходованные материальные ценности должны составляться в день их поступления [24,c.257].

Актом оформляются так называемые "неотфактурованные поставки" (прибывшие без сопроводительных документов поставщика). Принимаются меры по розыску поставщика и сопроводительных документов. Цены груза берутся по аналогии с предыдущими поставками. Поставки относятся на забалансовый счет 002 "Имущество, принятое на ответственное хранение". Сырье и материалы заказчика, принятые в переработку (давальческое сырье), учитываются на забалансовом счете 003 "Материалы, принятые в переработку". Поступление материалов собственного изготовления, отходов производства, материалов от списания основных средств оформляется накладными на внутренне перемещение (форма № 11) в двух экземплярах: один предназначен для цеха-сдатчика для списания материалов, второй направляется на склад получателю для их оприходования [9,c.64].

Принятый груз доставляют на склад предприятия и сдают заведующему складом, который проверяет соответствие количества и качества материала данным товарной накладной. Материальные ценности приходуются на склад в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, числовых) [15,c.42]. Если материалы поступают в одних измерения, а расходуются в других, то они учитываются одновременно в двух единицах измерения. В качестве единицы бухгалтерского учета материалов принят номенклатурный номер. Для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру ведется карточка учета материалов (№ 4045) (приложение В). Карточки заполняется и ведется материально ответственным лицом (кладовщиком, заведующим складом) на каждый номенклатурный номер материала. Записи в карточке осуществляются на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции. Кладовщик получает карточки в бухгалтерии и заполняет реквизиты, характеризующие место хранения материалов в соответствии с материальными ярлыками, прикрепленными к месту хранения. Карточки располагаются в картотеке в порядке возрастания номенклатурных номеров с разделением по каждому синтетическому счету, субсчету, группе и подгруппе материальных ценностей. Учет движения материалов в карточках ведется в натуральном измерении. Кроме карточки кладовщик ведет книгу учета материалов, где отражаются реквизиты: наименование поставщика (ОАО «Белхозторг»), сумму груза (1703572,0 рубля), номер доверенности, номер товарно-транспортной накладной (№ 1595105) (приложение Г). Когда материальные ценности от поставщиков поступают прямо в цех, то они отражаются в учете как принятые на склад и переданные в цех.

Материальные ценности со склада организации передают в производство и на переработку, на различные хозяйственные нужды, а также на сторону или для реализации. Расход производственных запасов со склада оформляется лимитно-заборными картами (форма М-8), актами-требованиями на замену материалов (форма М-10), накладными-требованиями на отпуск (внутреннее перемещение) материалов (форма М-11), товарными накладными (форма ТН-2) – при отпуске материалов сторонним организациям [15,c.42].

Лимитно-заборные карты применяются для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при производстве продукции. Они выписываются на один или несколько номенклатурных номеров материалов на один шифр затрат (заказ) в двух или трех экземплярах сроком на один месяц. В отдельных случаях можно открывать в целом на заказ на всю номенклатуру потребляемых материалов. При небольших отпуска материалов лимитно-заборную карту выписывают сроком на месяц. Один экземпляр остается у подразделения – потребителя материалов, второй – на складе, третий экземпляр (если он выписывается) предназначен для подразделений, выполняющих снабженческие функции. Лицо, осуществляющее отпуск материалов, отмечает в обоих экземплярах лимитно-заборной карты дату и количество отпущенных материалов, которые подтверждаются подписями получателя и заведующего складом (кладовщика) [29,c.273].

Отпускаются только те материалы, которые указаны в карте, и в пределах установленных лимитов. В случаях отпуска сверх нормы в лимитно-заборных картах проставляется штамп (надпись) «Сверх лимита». К сверхлимитному отпуску материалов относят дополнительный отпуск, связанный с исправление брака, и перерасход материала в производстве сверх нормы. При получении материала для производства продукции взамен бракованной к карте прилагается акт о браке с указанием шифра изделия, детали или номера заказа. По лимитно-заборной карте также ведется учет неиспользованных материалов, их возврат. При этом никакие дополнительные документы не составляются [1,c.257].

Требование-накладная в организации выписывается в случаях периодического потребления материала, а также сверхлимитного потребления и замене одного материала другим (№ 2018 от 02.12.2013г.) (приложение Д). Отпуск сверх норм и замена материала производится при наличии разрешения руководства или уполномоченных лиц. В конце месяца лимитно-заборные карты и накладные-требования сдаются в бухгалтерию. Кроме сдачи первичных документов материально ответственное лицо должно сдавать в бухгалтерию материальный отчет (приложение Е), в котором отражаются остатки на начало и конец периода (31,9 и 27,8 млн рублей соответственно), отпуск материалов в натуральном и стоимостном выражении. На предприятии материальный отчет составляет бухгалтер по данным первичных документов и карточек складского учета.

Сдача готовой продукции на склад осуществляется приемо-сдаточными накладными, в которых указываются номер цеха, склад, дата сдачи, количество, номенклатурный номер изделия. Накладные подписываются представителями технического контроля, материально ответственным лицом сдающего цеха, кладовщиком, который принял продукцию на хранение. Если договором предусмотрена приемка продукции с участием представителя заказчика, то на документе должна быть его подпись. Накладные могут быть разовыми или накопительными, выписываются цехом – сдатчиком в двух экземплярах. Один экземпляр накладной передается заведующему складом, второй с распиской о приемке продукции остается в цехе. Если продукцию нецелесообразно перевозить из цеха на склад (громоздкие изделия), то она хранится в цехе [45,c.426].

После приемки готовой продукции в местах хранения оформляется карточка складского учета. Бухгалтерия открывает карточки на каждый номенклатурный номер готового продукта и передает их на склад. Записи в карточке ведутся материально ответственным лицом на основании документов о поступлении и выбытии готовой продукции по мере совершения операций. После каждой операции в карточке выводится новый остаток. Карточки хранятся на складе в специальных ящиках и располагаются по группам изделий, внутри группы – по номенклатурным номерам. Форма карточек складского учета готовой продукции аналогична карточкам учета материалов [30,c.17].

Готовая продукция отгружается покупателям (заказчикам) в соответствии с договорами поставки. Отдел сбыта организации дает приказ складу готовой продукции об отгрузке изделий. Фактический отпуск продукции со склада производится по счет-фактуре и товарно-транспортным накладным. Также при расчетах может использоваться платежное требование и требование-поручение. Требование используется между организациями за отгруженную продукцию при расчете через банк путем инкассо. Могут использоваться два варианта расчетов. В первом случае данные документы применяются совместно со счет-фактурой, во втором – платежное требование требование-поручение являются единственным документом, в нем указываются данные, которые содержатся в счет-фактуре.

Все документы по отгруженной продукции передаются в бухгалтерию, где выписываются платежные документы. При доставке товаров покупателям централизованно, в получении продукции со склада расписывается работник экспедиционной службы. Отпуск продукции покупателю оформляется товарно-транспортной накладной (№26767320) (приложение Ж). Обычно ее выписывают в четырех экземплярах: первый остается у грузоотправителя для списания ценностей со склада; остальные экземпляры, остаются у водителя. К товарным накладным прилагаются спецификации (упаковочные ведомости), в которых дается перечень отгруженной продукции (приложение З).

Дата добавления: 2015-09-05