Правила ведения первичных документов о труде устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом.

1. В справочной литературе под документом понимается деловая бумага, подтверждающая какой-нибудь факт или право на что-нибудь.

В статье 1 Закона от 06.09.1995 «Об информатизации» (с изм.) даны следующие определения:

информация — сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах;

документированная информация (документ) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

2. В нормах ТК, в том числе в комментируемой статье, отсутствует определение понятия «первичные документы о труде», а также не указан перечень форм таких документов.

3. Вместе с тем в законодательстве Республики Беларусь употребляется термин «первичные учетные документы» и содержится его определение.

Так, согласно п. 2 Инструкции о порядке организации и проведения органами государственной статистики проверок достоверности первичных статистических данных (утв. постановлением Министерства статистики и анализа Республики Беларусь от 13.03.2006 № 25, с изм. и доп.) первичные учетные документы — это документы, содержащие информацию о регистрации объектов, фактов, событий и процессов, имеющую значение для установления достоверности первичных статистических данных.

Законом от 18.10.1994 «О бухгалтерском учете и отчетности» (в ред. Закона от 25.06.2001, с изм. и доп.) определено, что первичный учетный документ — документ, подтверждающий факт совершения хозяйственной операции, составленный в момент ее совершения или непосредственно после ее совершения и предназначенный для отражения результата хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета.

4. Более полный перечень форм первичных учетных документов был представлен в ранее действовавшем перечне форм первичной учетной документации для предприятий и организаций, утвержденный постановлением Государственного комитета СССР по статистике от 28.12.1989 № 241 (утр. силу в связи с изданием постановления Министерства статистики и анализа Республики Беларусь от 26.10.2007 № 359 «О неприменении некоторых постановлений Государственного комитета СССР по статистике»). Данный перечень включал следующие документы по учету труда и заработной платы:

по учету личного состава — приказ (распоряжение) о приеме на работу (Т-1); личную карточку (Т-2); учетную карточку научного работника (Т-4); приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (Т-5); приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (Т-6); приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (Т-8);

по учету использования рабочего времени — табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (Т-12); табель учета использования рабочего времени (Т-13);

по учету расчетов с рабочими и служащими — расчетно-платежную ведомость (Т-49); расчетную ведомость (Т-51); платежную ведомость (Т-53); лицевой счет (Т-54 и Т-54а).

В законодательстве Республики Беларусь также имеются нормы, называющие формы первичных учетных документов, в том числе по труду.

В статье 9 Закона от 18.10.1994 «О бухгалтерском учете и отчетности»
(в ред. Закона от 25.06.2001, с изм. и доп.) речь идет о первичных бухгалтерских документах.

В ранее действовавшей Инструкции по статистике численности работников и заработной платы (утв. приказом Министерства статистики и анализа Республики Беларусь от 19.12.1994 № 12, с изм. и доп.) было установлено, что основными формами первичной учетной документации по труду являются: приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводе на другую работу, прекращении трудового договора; личная карточка; записка о предоставлении отпуска; табель учета использования рабочего времени и заработной платы; табель учета использования рабочего времени; расчетно-платежные ведомости; расчетные ведомости; платежные ведомости; лицевые счета и другие документы, утвержденные в установленном порядке (п. 5).

Указанная Инструкция утратила силу в связи с изданием постановления Министерства статистики и анализа Республики Беларусь от 17.09.2001 № 80 (с изм. и доп.), которым утверждена Инструкция по заполнению форм государственной статистической отчетности по труду. В данной Инструкции отсутствует
перечень первичной учетной документации по труду и ее форм. Однако в некоторых нормах называются определенные формы такой документации:

для определения списочной численности работников необходимо вести ежедневный учет численности работников, которая должна уточняться на основании приказов (распоряжений) о приеме, переводе работников на другую работу и прекращении трудового договора (контракта). Численность работников списочного состава за каждый календарный день должна соответствовать данным табельного учета использования рабочего времени работников (п. 9);

в численность принятых включаются лица, зачисленные в отчетном периоде в организацию приказом (распоряжением) нанимателя о приеме на работу (п. 36);

в численность уволенных включаются все работники, оставившие работу в организации независимо от оснований прекращения трудового договора (соглашение сторон; истечение срока трудового договора; расторжение трудового договора по собственному желанию работника или по инициативе нанимателя; перевод работника, с его согласия, к другому нанимателю или переход на выборную должность и др.), уход или перевод которых оформлен приказом (распоряжением) (п. 37);

показатели использования рабочего времени заполняются на основании данных табельного или другого учета об использовании рабочего времени. При этом причины неявок на работу должны быть подтверждены соответствующими документами (п. 42);

при составлении государственной статистической отчетности по труду в фонде заработной платы показываются начисленные за отчетный период денежные суммы (включая подоходный налог и обязательный индивидуальный страховой взнос работника), независимо от источников их выплаты и статей смет в соответствии с платежными документами, по которым с работниками были произведены расчеты по заработной плате, независимо от срока их фактической выплаты (п. 67).

В Рекомендациях по учету затрат и калькулированию себестоимости продукции сельскохозяйственных предприятий (утв. приказом Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь от 14.12.1999 № 316) определено, что учет затрат на оплату труда ведется на основе объемов выполненных работ и произведенной продукции, зафиксированных в учетных и путевых листах, книжках бригадира и других первичных документах. Расходы на оплату труда распределяются между объектами учета затрат на основе первичных и сводных документов, накопительных ведомостей.

5. Наряду с упомянутыми первичными документами о труде наиважнейшее место занимают и другие документы о трудовых и связанных с ними отношениях (например, заявления, личные дела, акты, протоколы и т. д.).

6. Процесс создания документа называется документированием. Согласно п. 2.1 Примерной Инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь (утв. приказом Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23.05.1995 № 13, далее — Примерная Инструкция) документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях управленческих действий по установленным правилам, т. е. в создании управленческих документов. Таким образом, документирование — это процесс создания документа. А совокупность процессов по созданию и обработке всех документов, создаваемых в организации, — это документационное обеспечение (делопроизводство).

Согласно ст. 25 Закона от 06.10.1994 «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» (в ред. Закона от 06.01.1999, с изм. и доп.) республиканские и местные органы государственного управления создают надлежащие условия для документационного обеспечения управления в своих аппаратах, на подведомственных предприятиях, в учреждениях и организациях, принимают меры по повышению технической оснащенности делопроизводства, его эффективности и экономичности.

Государственные органы, а также предприятия, учреждения и организации независимо от форм собственности обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку работы с документами, их обработке, движению и хранению.

Порядок документирования информации (систематизация, классификация, обеспечение соответствующими реквизитами с учетом источника, формы, назначения, носителя, условий хранения) регламентируется техническими нормативными правовыми актами в области технического нормирования и стандартизации, а также правилами республиканского органа по архивам и делопроизводству и реализуемыми всеми юридическими и физическими лицами в процессе их деятельности (ст. 11 Закона от 06.09.1995 «Об информатизации»).

Общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в министерствах, государственных комитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь независимо от форм собственности и ведомственной принадлежности установлены Примерной Инструкцией.

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документа, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

В целях эффективного использования средств вычислительной техники устанавливаются единые правила оформления документов и их реквизитов, проводится унификация состава, форм документов, а также процессов работы с документами (п. 2.1. Примерной Инструкции).

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (далее — УСОРД) является рационально организованным комплексом взаимосвязанных унифицированных форм документов, рекомендуемых для применения в деятельности организаций всех организационно-правовых форм (Унифицированная система организационно-распорядительной документации: унифицированные формы, методические материалы по применению классификатора унифицированных форм / Рук. авт. коллект. Н. А. Капмоле — Минск: БелНИИДАД, 2007). В состав УСОРД входят:

Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25 утверждена новая редакция УСОРД;

Методические указания по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

Классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов и пояснительная записка по его применению;

Альбом унифицированных форм организационно-распорядительной документации.

Следует отметить, что Альбом форм организационно-распорядительных документов подготовлен в качестве приложения к Примерной Инструкции (см. Альбом форм организационно-распорядительных документов / Авт.-разраб. Э. Н. Давыдова, П. А. Левчик, А. Е. Рыбаков, А. С. Терехов. — 4-е изд., перераб. — Минск: БелНИИДАД, 2006).

Важное место занимают разработанные отраслевые документы унифицированных форм первичной документации:

альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и заработной платы для организаций Министерства промышленности Республики Беларусь, утвержденный постановлением Министерства промышленности Республики Беларусь от 07.04.2006 № 4 (включает следующие формы первичных документов: акт о браке (форма № Т-46), книгу учета депонированной заработной платы (форма № Т-12), листок на доплату к рапорту (наряду) (форма № Т-48), листок учета простоев (форма № Т-16), лицевой счет (форма № Т-54), маршрутный лист (форма № Т-23), накопительную ведомость по подоходному налогу (форма № Т-55), наряд на сдельные работы (форма № Т-40), платежную ведомость (форма № Т-53), рапорт о выработке бригады (форма № Т-17), рапорт о выработке (накопительный) (форма № Т-28), расчетную ведомость (форма № Т-51), расчетно-платежную ведомость (форма № Т-49), реестр невыданной заработной платы (форма № Т-11));

Инструкция о порядке применения и заполнения унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и заработной платы для организаций Министерства промышленности Республики Беларусь (утв. постановлением Министерства промышленности Республики Беларусь от 07.04.2006 № 4);

альбом унифицированных форм первичных документов бухгалтерского учета для сельскохозяйственных и иных организаций, осуществляющих производство сельскохозяйственной продукции (утв. постановлением Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь от 22.11.2005 № 69, с изм. и доп.);

Инструкция о порядке применения и заполнения унифицированных форм первичных документов бухгалтерского учета для сельскохозяйственных и иных организаций, осуществляющих производство сельскохозяйственной продукции (утв. постановлением Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь от 22.11.2005 № 69, с изм. и доп.).

7. Порядок изготовления (с обеспечением защиты от подделки), учета, хранения, реализации, приобретения, использования и уничтожения бланков первичных учетных документов регулируют:

постановление Совета Министров Республики Беларусь от 22.12.2001 № 1846 «О некоторых вопросах изготовления и использования бланков строгой отчетности» (с изм. и доп.). В силу этого постановления бланки строгой отчетности подлежат обязательной регистрации в Государственном реестре бланков строгой отчетности, учету при их изготовлении и использовании. К бланкам строгой отчетности относятся бланки ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, бланки иных документов, имеющие элементы защиты от подделки, соответствующие требованиям, определяемым Министерством финансов по согласованию с Министерством внутренних дел и Министерством юстиции, и (или) идентификационный номер, нанесенный при их изготовлении. Решение об отнесении бланков ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, бланков иных документов к бланкам строгой отчетности принимают республиканские органы государственного управления, иные государственные организации, подчиненные Правительству, облисполкомы, Минский горисполком в пределах своей компетенции и юридические лица и индивидуальные предприниматели в рамках осуществляемой ими деятельности. Названным постановлением утверждено также Положение о Государственном реестре бланков строгой отчетности;

Инструкция о порядке разработки, производства, учета, хранения, реализации и уничтожения бланков первичных учетных документов, регистрируемых в Государственном реестре бланков строгой отчетности (утв. постановлением Министерства финансов Республики Беларусь, Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь и Министерства связи Республики Беларусь от 16.04.2002 № 61/47/7, в ред. постановления от 15.08.2003 № 117/79/19, с изм. и доп.);

Положение о порядке ведения и использования электронного банка данных об изготовленных и реализованных бланках первичных учетных документов и контрольных знаках (утв. постановлением Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 10.04.2002 № 46, с доп.).

8. Сроки хранения документов определяются:

Перечнем типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения (утв. постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 06.08.2001 № 38, с изм. и доп.);

Перечнем типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения (утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.12.2006 № 82) и др.

9. За нарушение порядка составления (оформления) первичных учетных документов наступает дисциплинарная, административная, уголовная и иная ответственность, предусмотренная законодательством.

Дисциплинарные взыскания — это замечание, выговор, увольнение (ст. 198). Самое суровое взыскание — увольнение. Согласно ст. 47 трудовой договор с некоторыми работниками может быть прекращен в случаях:

однократного грубого нарушения трудовых обязанностей руководителем организации (обособленного подразделения) и его заместителями, главным бухгалтером и его заместителями (п. 1);

совершения виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные и материальные ценности, если эти действия являются основанием для утраты доверия к нему со стороны нанимателя (п. 2).

Административная ответственность предусмотрена КоАП. Так, статьей 23.17 установлено, что нарушение порядка составления (оформления) товарных, товарно-транспортных накладных, платежных инструкций и других первичных учетных документов влечет наложение штрафа на индивидуального предпринимателя или юридическое лицо в размере до 10 % суммы денежной оценки хозяйственной операции, указанной в этих документах.

Указание в первичных учетных документах недостоверной информации о хозяйственных операциях влечет наложение штрафа на индивидуального предпринимателя или юридическое лицо в размере до 10 % суммы денежной оценки соответствующих хозяйственных операций.

Уголовная ответственность может наступить, например, за служебный подлог, служебную халатность. Так, согласно ст. 427 УК внесение должностным или иным уполномоченным лицом заведомо ложных сведений и записей в официальные документы, либо подделка документов, либо составление и выдача заведомо ложных документов, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, при отсутствии признаков более тяжкого преступления наказываются штрафом, или лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, или исправительными работами на срок до двух лет, или ограничением свободы на тот же срок, или лишением свободы на срок до двух лет.

Те же действия, совершенные с целью искажения данных государственной статистической отчетности, наказываются лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью со штрафом, или ограничением свободы на срок до трех лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, или лишением свободы на тот же срок с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью.

В соответствии со ст. 428 УК неисполнение либо ненадлежащее исполнение должностным лицом своих служебных обязанностей вследствие недобросовестного или небрежного отношения к службе, повлекшие по неосторожности причинение ущерба в особо крупном размере или существенного вреда правам и законным интересам граждан либо государственным или общественным интересам, наказываются штрафом, или лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, или ограничением свободы на срок до двух лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью или без лишения, или лишением свободы на срок до двух лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью или без лишения.

Те же деяния, повлекшие по неосторожности смерть человека либо иные тяжкие последствия, наказываются лишением свободы на срок до пяти лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью.

Глава 5
Обязанности работников
и нанимателей

Статья 53. Обязанности работников

Для работников устанавливаются следующие обязанности:

Дата добавления: 2015-08-27